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Make difficult personnel decisions: dismiss employees or not?
// By Simone Janson
Personnel managers are always faced with the difficult decision to dismiss employees. Or are there alternatives? Find out here how you can systematically reach a decision without having to say afterwards: “I should have known better!”
Take your time to make your decision
You have to make decisions all the time. Some are easier for you, others can make you sleep. When layoffs are pending, decisions are often particularly difficult.
You should save ten percent of the costs in your department. And know: there is nothing left in the material resources! Now you are pondering under time pressure: saving employees? To fire somebody? Whom? Less salary for everyone? Many of your decisions have far-reaching consequences for which you are responsible. Therefore: think carefully about decisions.
Avoid wrong decisions
I would like to, unfortunately I often do not have the time, you will say. This is not only the case with you. Business Objects, a provider of business intelligence solutions and Business Week Research Services, published a study on this.
This confirms that of the 675 managers surveyed in Europe and the USA, two thirds make every second decision spontaneously and intuitively. But: 77 percent of managers also admit frequent wrong decisions. And these can cost companies millions.
But you can learn to make good decisions even under time pressure. First you have to work out the techniques. Over time, the processes in your head run automatically and you can make better, faster and more successful decisions.
| 9 typical decision-making problems - and the right solution: |
| Problem: | Solution: |
| I often roll my thoughts back and forth with no result. | Visualize your thoughts in writing |
| Many decisions are so complex that I don't even know where to start. | Make the guidelines clear, then continue step by step. |
| Most of the time I don't have time to think about the problem sufficiently. | Practice dealing with time pressure. Apply first aid. |
| I like to postpone difficult decisions, see everything too negatively or block myself in a similar way. | Understand what emotionally blocks you from making your decision. |
| I just can't think of any alternatives. | Apply creativity techniques and find useful alternatives. |
| I often need more information | Research relevant information |
| I constantly rethink consequences and alternatives - without result! | Do all the calculations and you will get a concrete result. |
| I often cannot implement decisions - especially with others. | Be consistent and use tools. |
5 steps to make an optimal decision
It's amazing that many people don't think in writing. A decision is rolled back and forth in the head or sometimes a pro and contra list is written, but writing down everything in black and white is something that very few do, says the well-known Munich coach Gitte Härter. In fact, it is easier to make a decision when you have everything visually in front of you. Learn the techniques for it.
Please note: Your procedure differs depending on the form of the day or the complexity of the decisions. At one point you make spontaneous decisions because you have the necessary experience, at other times you analyze everything. There are hardly any gut or head people, so don't put yourself in these drawers, but be open to new approaches.
Step 1: make yourself clear about the framework
You make every decision based on certain parameters. This includes conditions that were there before and may make your decision necessary (for example, economic problems of your company), but also requirements such as the period and goal that you must not lose sight of.
Personal factors also belong in the framework
These are, for example, your character traits and personal experiences, which also influence your decisions unconsciously. You yourself know best how your character is set up. Then align your personal parameters.
Beispiel: Wenn Sie lieber rational entscheiden, sollten Sie dafür sorgen, dass Sie Zeit haben, um die Fakten zu analysieren. Wenn Sie ad hoc eine Entscheidung aus dem Bauch heraus treffen müssten, wären Sie sicher unzufrieden mit dem Ergebnis.
Bedenken Sie: Nur wenn sie sich selbst weitgehend treu bleiben, können Sie Ihre Entscheidung auch vor sich und anderen vertreten.
Visualize your decision framework
Sinnvoll ist ein übersichtliches Schema, damit Sie während des gesamten Entscheidungsprozesses präsent haben, um was es geht. Fragen Sie sich ehrlich: Welche Voraussetzungen sind unveränderbar gegeben? Wie muss das Ergebnis sein? Aber auch: Welche Faktoren sind für mich persönlich unabdingbar? Füllen Sie einen solchen Rahmen mit eigenen Parametern:
Äußere Faktoren:
- Es geht um das Wohl der Firma
- Mein Vorgesetzter will es so
- Der Firma geht es wirtschaftlich schlecht
- Ich muss mich in einer Woche entscheiden
- Es müssen 10 % Einsparungen herauskommen
Persönliche Faktoren:
- Meine Position darf nicht gefährdet werden
- I like to decide analytically-rationally
- I'm more about safety than risk
- Ich habe in einer ähnlichen Situation schlechte Erfahrungen mit dieser Lösung gemacht
Step 2: Overcome time pressure and other blockages
Nächste Woche sollen Sie Ihre Einsparvorschläge auf den Tisch legen – und Sie fühlen sich damit unter Zugzwang. Dabei ist der Druck oft kleiner, als Sie denken. In vielen Situationen bleibt Zeit genug, strukturiert zu überlegen – es kommt nur darauf an, wie Sie mit dem Stress umgehen!
Trainieren Sie die Techhniken zur Entscheidungsfindung in unstressigen Situtationen. Je mehr Übung Sie haben, desto besser können Sie unter Druck damit umgehen.
When you need more time to decide
Fragen Sie nach dem Grund des Zeitdrucks. Wer macht Ihn? Warum? Was spricht dagegen, die Entscheidung in Ruhe zu fällen? Sprechen Sie mit den Verursachern. Führen Sie Argumente an, warum Sie für Ihre Entscheidung mehr Zeit brauchen. Sie können etwa sagen: Ich muss zunächst alle wichtigen Fakten kennen, um mich optimal zu entscheiden.
Häufig zeigt sich, dass die Entscheidung doch nicht so dringend ist, wie zunächst gedacht. Falls es aber doch brennt, gibt es einige Soforthilfemaßnahmen:
Erste Hilfe im Notfall:
- Behalten Sie einen klaren Kopf. Gehen Sie die einzelnen Schritte dieser Liste durch.
- Nehmen Sie Zeit für sich. Alleine. Wenigstens fünf Minuten. Nicht diskutieren und Zeit verschwenden! Machen Sie klar: Sie brauchen die Pause, um optimal zu entscheiden und das ist auch notwendig für das Wohl der Firma!
- Wie entscheiden Sie sich spontan? Entscheidet Ihr Kopf oder Bauch? Schreiben Sie es auf.
- Analyze rationally: What exactly is the decision about who and what is affected?
- Bringen Sie Ihre spontanen Gefühle mit dem Ergebnis Ihrer Überlegungen zusammen: Wie entscheiden Sie sich jetzt, nach der Analyse?
Overcome uncertainty
Zeitdruck ist nur ein Faktor, der Sie hemmen kann. Tagtäglich müssen Sie mit Ihren Entscheidungen Veränderungen herbeiführen. Gewohntes aufzugeben, kann unsicher machen. Unterdrücken Sie Ihre Gefühle nicht einfach, sondern halten Sie sie schriftlich fest – positive wie negative. Denn: Auch positive Empfindungen können Ihre Entscheidung “vernebeln”, wenn Sie Konsequenzen zu optimistisch beurteilen.
Wichtig ist, dass Sie ein möglichst umfassendes Bild von Ihrer Gefühlslage im Hinblick auf die anstehende Entscheidung bekommen. Erst die Analyse ermöglicht Ihnen, mit unliebsamen emotionalen Einflüssen rational umzugehen. Die folgende Übersicht zeigt Ihnen, mit welchen Argumenten Sie sich in typischen Blockadesituationen selbst davon überzeugen können, dass diese Sichtweise Sie nicht weiterbringt.
| Blockade, die sich so zeigt: | Sie entgehen der emotionalen Falle, indem Sie sich klar machen: |
| Complexity: Ich weiß gar nicht, wo ich anfangen soll. | Split your problem into sub-problems that you solve one after the other - so it's less complex. |
| Selbstbild: Ich hasse es, solche Entscheidungen fällen zu müssen. | You have often and successfully like decisions of this kind, so the negative statement is unfounded. |
| Aufschieben: Das Problem erledigt sich von selbst, wenn ich abwarte! | Jedes Aufschieben ist schon eine Entscheidung. Nehmen Sie die Verantwortung an, setzen Sie sich selbst einen Termin! |
| Weggablung: Es gibt nur zwei Wege. | In vielen Situtaionen gibt es mehrere Alternativen. Suchen und finden Sie sie. |
| Flucht: Ich weiß keine Lösung, also vermeide ich. | So lösen Sie das Problem nicht, sondern nehmen es wahrscheinlich sogar in die neue Situation mit. |
| Bedeutungsaufblähung: Die Entscheidung ist un-widerrufbar oder lebensentscheidend, Alles oder nichts! | Die meisten Entscheidungen, auch wenn Sie momentan noch so schwerwiegend scheinen, sind später noch korrigierbar. |
| Pessismismus: Ich will alles, was passieren könnte, in meine Überlegungen einbeziehen. Bald konzentriere ich mich aber nur noch auf die Probleme. | Machen Sie sich klar, dass Sie spekulieren. Suchen Sie bewusst auch nach positiven Konsequenzen. Wenn das nicht hilft, machen Sie das Gegenteil: Übersteigern Sie Ihren Pessimismus, bis er absurd und lächerlich wirkt. |
| Perfektionismus: Ich möchte keinen Fehler machen und keine Schwäche zeigen. | Jeder Mensch hat Fehler und Schwächen, gestehen Sie sich auch eigene zu. Und machen Sie sich das Positiv... |
