Zeitmanagement mit Outlook

Die Zeit im Griff mit Microsoft Outlook 2010 - 2019 Strategien, Tipps und Techniken

Lothar Seiwert, Holger Wöltje, Christian Obermayr

• Publisher: O'Reilly
• Year: 2019
• ISBN:
  9783960103639
• Edition: 12
• Topic: Informatik
• Subtopic: Desktop-Anwendungen

Gewinnen Sie Zeit und reduzieren Sie Ihren Stress – mit dem Wissen des führenden Zeitmanagement-Profis!Läuft Ihnen auch die Zeit davon? Zu viele E-Mails, drängende Abgabetermine, Meetingstress? Das muss nicht sein. Denn das Werkzeug zur Bewältigung Ihrer Zeitprobleme haben Sie bereits: Microsoft Outlook.Das hochkarätige Autoren-Team unter Leitung von Lothar Seiwert zeigt Ihnen in diesem Buch, wie Sie systematisch und mithilfe einfacher Techniken wieder aus der Stressfalle herausfinden und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge des Lebens gewinnen.Lernen Sie anhand von praktischen Beispielen, wie Sie Ihre Tage und Wochen optimal planen.Die 12., erweiterte und aktualisierte Auflage berücksichtigt die Outlook-Versionen 2019, 2016, 2013 und 365.

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»E-Müll für dich!« – Wie Sie die Nachrichtenflut in den Griff bekommen

Warum komme ich vor lauter Mails nicht mehr zum Arbeiten?

Inzwischen verbringt der deutsche Büroarbeiter täglich durchschnittlich eineinhalb Stunden mit dem Bearbeiten seiner Mails. Trotz der enormen Vorteile, die dieses Kommunikationsmedium bietet, empfinden es viele als großen Zeitfresser, der zu Ablenkung, Missverständnissen, Stress und weiteren Problemen führt. Auch werden Sie einen großen Teil der Zeit, die Sie in Microsoft Outlook arbeiten, mit Mails verbringen. Grund genug, diesem Thema unser erstes Kapitel mit Taktiken und Methoden zum Lösen solcher Probleme zu widmen. Hier erfahren Sie, wie Outlook Sie dabei unterstützt, und erhalten Tipps & Tricks zum effizienteren Umgang mit elektronischer Post.

Rainers alltäglicher Frust beim Abarbeiten von Mails

Eigentlich wollte Rainer Zufall den Monatsbericht für seinen Vorgesetzten schon vor einer Stunde fertiggestellt haben, aber … Immer wieder öffnet sich das kleine Meldungsfenster, um eine neue Nachricht anzukündigen. »Könnte ja irgendwas Wichtiges sein!«, denkt er sich jedes Mal – war es aber heute zumindest bisher nicht. »Ach, wo ich jetzt eh schon rübergeschaltet habe, kann ich das auch kurz beantworten.« Gedacht, getan. Fünfzehn Minuten später sitzt er wieder an seinem Bericht. Wo war er noch gleich stehen geblieben? In die Zahlen muss er sich erst wieder reindenken …

Etwas später wird die nächste neue Nachricht angekündigt. »Nicht schon wieder!«, brummt Rainer. Gestern ging ein besonders günstiges, auch für den Privateinsatz nutzbares Angebot für ein neues Smartphone an alle Mitarbeiter. Dies ist seitdem die 18. E-Mail, in der jemand eine Bestellmitteilung oder Rückfrage nicht nur an den zuständigen Absender schickt, sondern durch unbedachten Einsatz der Schaltfläche Allen antworten auch gleich noch alle anderen Empfänger der ursprünglichen Nachricht unsinnigerweise damit zumüllt. »Aber immerhin ist es ja mal interessant zu sehen, wer das Gerät bestellt und was die anderen so fragen, auch wenn ich es schon seit drei Wochen besitze und damit die Entscheidung für mich nicht mehr ansteht …« Somit liest er die Nachricht doch wieder komplett durch, bevor er sie löscht.

Kurz vorm Mittagessen hat er nun endlich den Monatsbericht fertig. Bevor er Richtung Kantine aufbricht, kümmert er sich noch schnell um die letzten Mails. Seine Teamleiterin erinnert ihn noch einmal höflich daran, dass sie ihn vor zwei Wochen gebeten hatte, ein Dokument zur Messevorbereitung noch einmal zu überarbeiten und dann an sie zu senden. Langsam wird es mit der Zeit eng. »Ups, so ein Mist!« Das hatte er doch glatt vergessen. Er scrollt etwa 150 Nachrichten nach unten und da liegt tatsächlich die Anfrage mit der Änderungsbitte von vor zwei Wochen, die er damals nicht sofort bearbeiten konnte – sie hatte ja auch noch zehn Tage Zeit. In seinem überfüllten Posteingang hat er sie danach leider völlig übersehen. Er wird sich gleich nach dem Essen darum kümmern, auch wenn noch genug andere dringende Dinge anstehen …

Die am häufigsten auftretenden und größten Probleme im Zusammenhang mit E-Mail haben die folgenden Ursachen:

• Ständige Unterbrechungen: Oft möchte man sofort reagieren, wenn man eine neue E-Mail sieht. Sei es aus Neugier, sei es eine willkommene Ablenkung von so langweiligen Tätigkeiten wie dem Kontrollieren endloser Zahlenkolonnen oder sei es das Gefühl, man müsste es jedem recht machen und sofort antworten.
• Andere »zumüllen«: Wie oft bekommen Sie E-Mails, die für Sie und Ihre Arbeit nur geringfügig bis gar nicht relevant sind und von Ihnen weder eine Antwort noch Folgeaktion erfordern? Wie oft setzen Sie selbst »vorsichtshalber noch mal drei Personen mehr auf die Empfängerliste, die das ja vielleicht auch noch interessieren könnte«? Hin und wieder erlebt man dazu einen wahren »Antwort-Marathon«.
• Unklares Formulieren: Manche Dinge, die dem Absender der Mail sonnenklar sind, sind dem Empfänger überhaupt nicht klar und werden auch aus dem Text nicht deutlich. Ein Beispiel: »Ich fände es schön, wenn wir Feature XY noch integrieren könnten – aber das wird wohl zu aufwendig.« Ist das nun eine Idee, eine Frage zur Machbarkeit, ein indirekter Kommentar, dass der Zuständige dazu wohl nicht in der Lage ist, eine Mitteilung, dass man darauf verzichten kann, oder ein Appell, es gefälligst zu integrieren?
• Der emotionale Faktor: Bei E-Mail sind Missverständnisse im Vergleich zu anderen Kommunikationsformen geradezu vorprogrammiert. Es gibt keinen Unterton, man sieht keine Mimik/Gestik des Gegenübers und man führt einen relativ langen Monolog, ohne die Möglichkeit, bei Unklarheiten etc. sofort nachfragen/reagieren zu können. Haben Sie schon einmal voller Verärgerung zwei Stunden lang eine Antwort auf eine Mail verfasst und damit eine Eskalation der Diskussion verursacht oder den Text dann doch verworfen, anstatt ihn in dieser Form zu senden?
• »Im Halbschlaf« antworten, ohne nachzudenken: Manchmal schalten wir auf reines Reagieren um, weil es ja so vermeintlich am schnellsten geht. Immer wieder recherchieren wir dazu Dinge bzw. erzeugen Diskussionen, die unerheblich sind. Oder provozieren mehrfache Nachfragen bzw. überflüssige Mehr-/Nacharbeit, weil wir in der Eile bestimmte Informationen vergessen.
• Mangelnde Ordnung führt zum Datenfriedhof: Eine wichtige Nachricht nicht beantwortet oder die benötigte Information im entscheidenden Moment nicht gefunden? Immer wieder trifft man auf Leute, die über 500 oder gar Tausende Mails im Posteingang liegen haben. Auch wenn die Suchen-Funktionen oder ein gutes Gedächtnis (»Claudia Meyer hatte doch vor zwei Wochen zu Projekt XY eine Anfrage geschickt!?«) in 90% der Fälle helfen – die restlichen 10 % der offenen Fragen und zu erledigenden Punkte gehen in diesem »Müllberg« unter.

Packen wir’s an!

Um die tägliche E-Mail-Flut zu bewältigen, helfen uns die folgenden Schritte:

• Lassen Sie sich nicht dauernd ablenken. Antworten Sie bewusst und überlegt, anstatt auf jede Nachricht immer sofort zu reagieren.
• Senden Sie eine E-Mail nur an die Empfänger, die die Nachricht wirklich benötigen.
• Schreiben Sie empfängerorientiert. Sorgen Sie für eine eindeutige, klare Kommunikation.
• Schaffen Sie sich ein System zum Abarbeiten eingehender Nachrichten: So, dass Sie auch später fällige Folgeaktivitäten genau dann im Blick haben, wenn Sie sie benötigen. So, dass Sie wissen, wo Sie eine abgelegte Information schnell und zuverlässig wiederfinden. So, dass Sie mit ein bisschen Übung und ein paar Wochen Eingewöhnungszeit bald nichts mehr vergessen.
• Halten Sie damit Ihren Posteingang aufgeräumt. Maximal 50 Nachrichten – und Sie behalten stets den Überblick.

Praxiserprobte Tipps und Methoden dazu – und wie Outlook Sie dabei optimal unterstützen kann – erfahren Sie im Folgenden.

Nicht E-Mails sind das Problem, sondern wie wir damit umgehen

Nachdem wir die Probleme benannt haben, die uns am effektiven Arbeiten hindern, gilt es, deren Ursachen ausfindig zu machen. Welchen Einfluss haben wir selbst auf die Probleme bzw. inwieweit sind wir für deren Entstehung verantwortlich oder verstärken sie? Wenn wir sie nun nicht verhindern oder ausmerzen können, gilt es, sie zu akzeptieren und unseren Umgang damit zu ändern.

Lassen Sie sich nicht ablenken

Fangen wir direkt mit den Ablenkungen an: Müssen Sie wirklich ständig E-Mails checken und gleich antworten, ohne einmal in Ruhe andere Tätigkeiten zu Ende zu bringen? Oder ist das vielmehr eine (schlechte und hinderliche) Gewohnheit? Oder sogar ein unbewusster Versuch, sich vor der eigentlich gerade anstehenden Aufgabe zu drücken? Was würde schlimmstenfalls passieren, wenn Sie die nächsten zwei Stunden den Posteingang einfach mal ignorieren würden? Meistens lautet die Antwort: nichts. Eher im Gegenteil. Vielleicht bekämen Sie dann ja endlich den Monatsbericht fertig – und hätten nicht mehr dieses flaue Gefühl im Magen.

Aber was, wenn Ihr Vorgesetzter von Ihnen sofort eine Antwort braucht und diese dann erst zwei Stunden später erhält? Nun, sofern Sie nicht immer auf jede E-Mail innerhalb von 15 Minuten reagieren (und wer kann das schon ständig?), sollte Ihr Chef merken, dass das Ganze entweder doch noch Zeit hat, oder andernfalls anrufen und Sie um sofortige Erledigung bitten bzw. die Antwort direkt am Telefon erfragen.

»Erziehen« Sie drängelnde Absender

In dringenden Fällen ist ein Anruf ohnehin die bessere Wahl: ein sofortiger Dialog mit direkter Antwortmöglichkeit statt eine Aneinanderreihung wechselseitiger E-Mail-Monologe mit dazwischen liegenden Wartezeiten. Sofern es nicht Ihre Kernaufgabe ist, im Support oder Kundenservice ständig Anfragen per Live-Chat oder E-Mail innerhalb von Minuten zu lösen, ist es absurd, auf E-Mails eine sofortige Antwort zu erwarten. Sollte also einmal jemand drängeln oder sich beschweren, bitten Sie ihn höflich, künftig in dringenden Fällen einfach ...