Hilfe! Meeting! Effiziente Besprechungen & Konferenzen

Zeit sparen, Erfolg planen Ziele erreichen, Gespräche führen & moderieren, Protokolle schreiben, erfolgreich Projekte leiten

Simone Janson, Simone Janson, Simone Janson

• Publisher: Best of HR – Berufebilder.de®
• Year: 2024
• ISBN:
  9783965960886
• Edition: 4
• Topic: Economics
• Subtopic: International Economics
• Index: Economics

In der 4., komplett neu bearbeiteten Auflage dieses wegweisenden Ratgebers, herausgegeben von einem preisgekrönten Verlag, vereinen renommierte Experten (Übersicht in der Buchvorschau) ihr Wissen mit einer interaktiven KI. Diese einzigartige Kombination aus jahrzehntelanger Erfahrung und modernster Technik ermöglicht es Ihnen, Herausforderungen auf einer ganz neuen Ebene zu meistern. Dank der innovativen Informationsvermittlung, ergänzt durch persönlichen Erfolgserlebnisse, können Sie Ihre Ziele verwirklichen und Ihr volles Potenzial ausschöpfen. Denn wer kennt diese Situation nicht: Hilfe, der Chef hat ein Meeting anberaumt. Und während sich auf dem eigenen Schreibtisch die Arbeit türmt, stellt man sich die bange Frage: "Worum geht es eigentlich diesmal schon wieder?" Und "Muss ich da wirklich hin?" So oder ähnlich geht es vielen Arbeitnehmern, wenn Meetings anstehen. Kein Wunder dass ihnen das Vorurteil "Viele gehen rein, wenig kommt raus" anhaftet. Oft fehlt eine klare Struktur und Zielsetzung, Selbstdarsteller dominieren die Diskussion oder das Team kann sich gar nicht erst zu einer Entscheidung durchringen. Doch nicht nur als Führungskraft, auch als Mitarbeiter kann man mit der richtigen Struktur viel zum Gelingen eines Meetings beitragen und somit die Produktivität erheblich erhöhen. Für sein Konzept "Infos nach Wunsch" wurde der Verlag mit dem Global Business Award als Publisher of the Year ausgezeichnet und staatlich gefördert. Er ist außerdem Partner des Bundesbildungsministeriums. Das Ziel, Ihnen die bestmöglichen Inhalte zu Themen wie Karriere, Finanzen, Management, Recruiting oder Psychologie zu bieten, geht dabei weit über die statische Natur traditioneller Bücher hinaus: Die interaktiven AI Extended Books vermitteln Ihnen nicht nur KI-optimierte Inhalte in mehreren Sprachen, basierend auf Datenanalyse, sondern ermöglichen es auch, individuelle Fragen zu stellen und sich zu Ihren persönlichen Interessen beraten zu lassen. Dazu finden Sie in jedem Buch ausführliche Erläuterungen und Anwendungsbeispiele, die Ihnen das erfolgreiche Benutzen der KI erleichtern. Sie können so quasi kostenlos KI-Software nutzen, eKurse herunterladen, mit Workbooks arbeiten oder sich mit einer aktiven Community austauschen. So erhalten Sie wertvolle Ressourcen, die Ihr Wissen steigern, die Kreativität anregen, Ihre persönlichen wie beruflichen Ziele erreichbar und Erfolge erlebbar machen. Dabei gehen Fachwissen und technische Innovation Hand in Hand, denn wir nehmen die Verantwortung, fundierte und gut recherchierte Inhalte zu liefern sowie das Vertrauen, das Sie in uns setzen, sehr ernst. Aufgrund der einzigartigen Kombination aus menschlicher Expertise und Innovation können wir Werke publizieren, die Ihren Anforderungen in jeder Hinsicht gerecht werden. Und mehr noch: Wir möchten Ihnen die Gelegenheit bieten, Ihre Reise zu persönlichem Wachstum und Erfolg noch unvergesslicher zu machen. Denn wir wissen, dass wahre Veränderung nicht nur im Kopf stattfindet, sondern vor allem durch persönliches Erleben und Anwenden. Deshalb haben wir passend zu jedem Buch für Sie besondere Erfolgs-Reise-Erlebnisse konzeptioniert. Lassen Sie sich also inspirieren, um Ihre Leben auf ein völlig neues Level zu heben. Mit dem Kauf der Bücher können Sie auch Gutes tun: Der Verlag engagiert sich mit etwa 5 Prozent der Einnahmen aus dem Buchverkauf in gesellschaftlich relevanten sozialen oder nachhaltigen Projekten. So stiften wir Stipendien oder unterstützen innovative Ideen sowie Klimaschutzinitiativen. Verlegerin Simone Janson ist zudem Bestseller-Autorin sowie eine der 10 wichtigsten deutschen Bloggerinnen laut Blogger-Relevanz-Index, außerdem war sie Kolumnistin und Autorin renommierter Medien wie WELT, Wirtschaftswoche oder ZEIT - mehr zu ihr u.a. in Wikipedia.

Meetings optimal organisieren: 7+1 goldene Regeln für effiziente Besprechungen
// Von Michael Lorenz

In Unternehmen vergeht kaum ein Tag ohne Besprechungen: Meetings prägen den Berufsalltag von Führungskräften und Mitarbeitern aller Ebenen maßgeblich. Doch allzu oft verlaufen sie mangels sinnvoller Planung chaotisch und enden schließlich ohne greifbare Ergebnisse. Das muss nicht sein! Wenn Sie einige einfache Regeln befolgen, werden Ihre nächsten Sitzungen garantiert ein voller Erfolg.

Meetingfrust statt Meetinglust?

Wer kennt das nicht: Tagaus tagein Termine, Konferenz auf Konferenz, eine Besprechung jagt die nächste. Das kostet unendlich viel Zeit und Energie – doch unterm Strich kommt nur selten etwas Greifbares heraus.

Es sind immer wieder die gleichen Probleme, die die Effizienz von Meetings verhindern. Damit es künftig besser läuft und Sie Ihre kostbare Zeit nicht mehr mit unbefriedigenden Zusammenkünften vergeuden, habe ich Ihnen die wichtigsten Regeln für erfolgreiche Besprechungen zusammengestellt.

1. Das Ziel ist der Weg

Eines der Haupthindernisse für effektive Besprechungen ist mangelnde Zielsetzung. Definieren Sie daher künftig klare Ziele – und zwar für jeden einzelnen Tagesordnungspunkt. Als Führungskraft geben Sie vor, was bis wann zu erledigen ist; für die Umsetzung müssen die Mitarbeiter sorgen.

2. Kompetente Teilnehmer einladen

Es klingt banal, wird aber oft sträflich vernachlässigt: Immer wieder erlebe ich, dass nicht die relevantesten und kompetentesten Leute am Tisch sitzen. Dementsprechend kann dann auch die Besprechung nicht zu Ergebnissen führen. Achten Sie daher bei der Zusammensetzung der Gruppe darauf, die richtigen Mitarbeiter einzuladen – also solche, die zu dem Thema wirklich etwas zu sagen haben – inhaltlich, aber auch hinsichtlich der Entscheidungskraft.

Sonst werden die Themen nur endlos weiterdiskutiert und schließlich vertagt. Und wie erreichen Sie, dass andere Abteilungen nicht irgendwen entsenden? Indem Sie eine einfache Regel aufstellen: Das, was in der Gruppe besprochen und ggf. entschieden wurde, gilt und kann anschließend nicht mehr rückgängig gemacht werden.

3. Ohne geeigneten Moderator läuft nichts

Selbst kleine Gesprächsgruppen profitieren davon, wenn sie von einem Moderator geleitet werden. Sonst ist die Gefahr groß, dass die Teilnehmer immer wieder vom Kernthema abschweifen und über das „ob“ diskutieren, statt sich auf das „wie“ zu konzentrieren. Übernehmen Sie als Führungskraft nicht die Moderation, da Sie ansonsten inhaltlich kaum mehr ausreichend eingreifen können.

Meist ist Neutralität ratsam, da der Moderator zwischen den unterschiedlichen Standpunkten zu vermitteln hat. Soll er hingegen nicht neutral sein, dann wählen Sie einen aus der hierarchiehöchsten Gruppe. Damit der Moderator seine Funktion erfüllen kann, müssen ihm bestimmte Rechte übertragen werden. Vor allem soll er die Autorität besitzen, ausschweifende Redner zu bremsen und ausufernde Diskussionen zum Thema zurückzuführen. Sehr bewährt hat sich, die Redezeit pro Teilnehmer und Redebeitrag auf zwei Minuten zu begrenzen.

4. Für alles eine Regel

In vielen Unternehmen gibt es keinerlei verbindliche Vorgaben für Besprechungen, ihr Erfolg bleibt damit dem Zufall überlassen. Regeln für eine einheitliche Vorgehensweise sind aber unerlässlich – nur so lassen sich brauchbare Ergebnisse erzielen. Die wichtigsten lauten:

• Alle Themen, über die in der Gruppe gesprochen werden, sind zu visualisieren, beispielsweise auf dem Flip-Chart.
• Diskussionen finden erst statt, sobald die relevante Fragestellung für alle Teilnehmer verständlich ist.
• Folgen Sie der ZDF-Regel und verlangen Sie für alle Diskussionspunkte belastbare „Zahlen, Daten, Fakten“.
• Bei der Problemklärung kommen klar definierte Methoden zum Einsatz wie Abstimmungen, Sammlung und Gewichtung der Kriterien oder eine Punktevergabe hinsichtlich der Relevanz von Fragestellungen.
• Jeder Tagesordnungspunkt wird mit einem WWW abgeschlossen: Wer macht was bis wann?
• Halten Sie in einem Themenspeicher Fragen fest, die im Rahmen dieser Besprechung noch nicht final diskutiert wurden.
• Entscheidungsvorlagen sollten einer einheitlichen Struktur entsprechen und maximal eine Seite lang sein.

Lassen Sie diese Regeln in jedem Besprechungsraum aushängen!

5. Klar machen, um was es hier geht

Nicht selten besteht Unklarheit über das (Sub-)Thema, das gerade behandelt werden soll. Klären Sie daher, um was es beim nachfolgenden Tagesordnungspunkt eigentlich geht, sodass alle Teilnehmer auf einem einheitlichen Stand sind. Räumen Sie dieser Klärung maximal fünf Minuten ein; so gewöhnen sich alle daran, kürzere Wortbeiträge zu liefern. Verstreicht diese vorgegebene Zeit ergebnislos, gehen Sie zum nächsten Thema über.

6. Zielgruppen einbeziehen

Unglaublich, aber wahr: Sehr häufig werden die Zielgruppen, um die es bei der Besprechung geht, gar nicht zu ihren konkreten Erwartungen befragt. D.h. Die Gruppe soll Lösungen für Probleme etwa von Kunden finden, die zuvor inhaltlich gar nicht genügend herausgearbeitet wurden.

Die Diskussion findet dann im luftleeren Raum statt, wobei der Misserfolg natürlich vorprogrammiert ist. Sorgen Sie daher dafür, dass rechtzeitig vor dem Meeting alle relevanten Informationen aufbereitet und den Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden. Hilfreich sind auch strategische Aussagen des Managements hinsichtlich des Sachverhalts.

7. Diskussionen nicht ausufern lassen

Wer hat das noch nicht erlebt: Im Verlaufe einer Besprechung steigt der Komplexitätsgrad so stark an, dass niemand mehr durchblickt. Grund hierfür ist oft, dass manche Teilnehmer reden, ohne substanziell etwas beizusteuern – einfach nur, damit sie überhaupt etwas gesagt haben. Ist die Diskussion einmal so weit ausgeufert, wird das Thema dann gern mangels Lösbarkeit in Arbeitskreise delegiert. Damit es nicht so weit kommt, sollten Sie

• für jeden zu klärenden Sachverhalt eine zeitliche Obergrenze ziehen,
• Redebeiträge beschränken und
• Themen auch während der Besprechung immer wieder eindeutig definieren.

Ist die Delegation des Themas doch erforderlich, so sollte dies mit einem eindeutig formulierten Arbeits- und Lösungsauftrag an die Projektgruppe verbunden werden.

Extra-Tipp: Meetings strukturieren mit der Mind-Map-Technik – und Ergebnisse protokollieren

Die Inhalte der Besprechung werden transparent und für alle Teilnehmer greifbar, wenn sie laufend (etwa am Flip-Chart) visualisiert werden. Perfekt geeignet für Ideensammlungen ist die Mind-Map-Technik, die zudem innere Zusammenhänge der Thematik offenlegt. Und so gehen Sie dabei am besten vor: Zeichnen Sie in der Mitte des Blattes einen Kreis und schreiben Sie dort das Thema hinein.

Anschließend sammeln die Gruppenmitglieder die damit verbundenen Hauptprobleme und Unterpunkte. Im dritten Schritt werden Lösungen für die einzelnen Problemzweige erarbeitet. Da dies häufig vernachlässigt wird, abschließend noch eine Empfehlung. Erstellen Sie – als Führungskraft am besten selbst – ein Protokoll, in dem Sie alle relevanten Sachverhalte festhalten: Arbeitsfortschritte, (Zwischen-)Ergebnisse und offene Punkte, die im nächsten Termin zu behandeln sind.

Was virtuelle Teams von Bismarck lernen können: 4 Regeln für digitale Kommunikation
// Von Christoph Rammé

Reichskanzler Otto von Bismarck verlässt im April 1877 sein Amtszimmer in Berlin und bricht zu seinem Landsitz in Pommern auf. Dort weilt er volle zehn Monate, um sich von den Strapazen der letzten Jahre zu erholen. Die Staatsgeschäfte führt er von dort weiter.

Ohne Kommunikation keinen Erfolg

Stellen wir uns vor, die Bundeskanzlerin zieht sich zehn Monate in die Abgeschiedenheit der alpinen Bergwelt zurück und erledigt ihre Aufgaben quasi beim Bergwandern. Völlig unrealistisch, dass heute ein Regierungschef so lange abseits der Hauptstadt weilt, obwohl die Technik es ermöglichen würde.

Kann es sein, dass wir heute besser regiert wären, wenn die Kanzlerin sich einfach die Freiheiten Bismarcks nehmen würde? Doch müsste die Kanzlerin sich vielleicht gar nicht überwiegend in Berlin aufhalten, um zu arbeiten? Denn tatsächlich führt sie ein virtuelles Team: Telefonate, Kurznachrichten, Videokonferenzen, eMails – alltäglich dutzendfach genutzt.

An geeigneter Technik mangelt es nicht. Doch woran liegt es, dass einige virtuelle Teams erfolgreich sind und andere nicht? Die Antwort ist: an den Kommunikationsregeln. Auch ein nicht-virtuelles Team, das jeden Tag im selben Bürotrakt zusammenkommt, wird keinen Erfolg haben, wenn es fundamentale Kommunikationsregeln nicht befolgt.

Regel 1: Vier Ebenen

Wenn ich kommuniziere, transportiere ich nicht nur sachlichen Inhalt, sondern noch viel mehr: wie ich mich darstelle, meine Beziehung zum Empfänger und was ich bei meinem Gegenüber erreichen möchte. Das ist bei einem persönlichen Gespräch nicht anders als bei einer eMail.

Wenn der Beifahrer zum Fahrer sagt: „Es ist grün!“, verbindet er damit die Aufforderung zum Losfahren, während es im Ohr des Fahrers eher klingt wie: „Du passt nicht auf. Du bist ein schlechter Autofahrer.“ Wenn das Team nicht gelernt hat, die vier Kommunikationsebenen (Sachebene, Selbstoffenbarungsebene, Beziehungsebene, Appellebene) zu sehen und zu nutzen, wird es schwer – egal ob virtuelles Team oder nicht.

Neben diesen Regeln, die für alle Teams gelten, sehen sich virtuelle Teams aber noch ganz anderen Herausforderungen gegenüber, zunächst den technischen: Als Mitglied eines virtuellen Teams erinnere ich mich mancher Videokonferenz, von der ich nicht mehr als zwanzig Prozent mitbekam, weil die Akustik miserabel war und manche Teilnehmer nicht einmal im Bild zu sehen waren.

Regel 2: Kanäle und Rhythmen

Trotz bester Absicht scheitert das Team, wenn es ungeeignete Kanäle wählt. Das gilt für die virtuelle Kommunikation in besonderem Maße. Wenn sich das Team über mehrere Zeitzonen verteilt, eignen sich asynchrone Medien wie eMail oder Newsgroups im Gegensatz zu synchronen Medien wie Telefonat oder Videokonferenz.

Nicht nur der Kanal, auch der Rhythmus der Interaktion ist entscheidend. Ein virtuelles Team braucht mehr Interaktion, weil es schwieriger ist, Nähe herzustellen. Die wöchentliche Videokonferenz wird aber nur dann zum Erfolgsfaktor, wenn alle Teilnehmer immer wieder aktiv angesprochen werden und sich äußern. Treffen sich alle im selben Raum, wird der Teamleiter reagieren, wenn jemand einschläft, online wird er es nicht einmal mitbekommen.

Wer hauptsächlich über technische Medien miteinander kommuniziert, ist vom klassischen Flurfunk abgeschnitten. Umso wichtiger ist ein Online-Profil für jedes Teammitglied: Es enthält persönliche Informationen wie Funktion, Standort, Erreichbarkeit sowie ein Foto und ein paar Hobbys. Schon kann ich den passenden Adressaten ansprechen und habe für den oft unterschätzten Small Talk gleich Themenaufhänger gefunden. Nicht nur die Sachebene – alle vier Kommunikationsebenen können bespielt werden.

Regel 3: Kein Teamchef ohne Kommunikationskompetenz

Ohne zeitgemäße Kommunikationstechnik funktioniert kein virtuelles Team. Doch nur die Technik bereit zu stellen, reicht nicht aus. Kommunikation muss in viel höher...