Prioritäten setzen & Erfolg planen

Produktiver werden, richtig entscheiden, Schluss mit dem Dinge verschieben verzögern vermeiden, bessere Effizienz & Zeitmanagement für Chaoten

Simone Janson, Simone Janson, Simone Janson

• Publisher: Best of HR – Berufebilder.de®
• Year: 2024
• ISBN:
  9783965960688
• Edition: 4
• Topic: Negocios y empresa
• Subtopic: Inteligencia empresarial

Zeitmanagement für Perfektionisten: Angst vor den Prioritäten
// Von Simone Janson

Zeit ist Geld ist Geld, lautet die Devise in unserer hektischen Gesellschaft. Da bleibt wenig Zeit für Genauigkeit. Wie bekommt man hohe Ansprüche und Zeitmanagement dennoch unter einen Hut?

Hilfe, zu hohe Ansprüche

Jetzt verrate ich Ihnen etwas: Dass Sie ein wenig perfektionistisch sind, vielleicht einen Ordnungsfimmel haben oder hohe Ansprüche an sich selbst stellen, ist eigentlich kein Problem. Sie müssten auch keinen Stress oder Angst vor Fehlern haben. Lassen Sie mich das erklären: All diese Dinge wären eigentlich kein Problem, wenn Sie im Gegenzug dafür eines unbegrenzt hätten: die Zeit – all die Dinge mit der Sorgfalt zu tun, die Ihnen als Perfektionisten angemessen erscheint.

Im Job geht es häufig darum, Dinge möglichst schnell zu erledigen. Und vergessen Sie nicht: Auch Ihre Lebenszeit ist begrenzt. Um dennoch alles zu schaffen, was sie sich vorgenommen haben, hetzen viele Perfektionisten geradezu durch den Tag und werden durch den unaufhaltsam vorrückenden Uhrzeiger immer weiter angetrieben.

Die Angst, Prioritäten zu setzen

So wie Angela, Redakteurin einer Zeitschrift: Sie steht jeden Morgen bereits um sechs Uhr auf, weil Sie um sieben Uhr um Büro sein will, um wichtige Dinge abzuarbeiten, bevor gegen neun Uhr das Telefon unaufhörlich zu klingeln beginnt. Um elf Uhr ist Redaktionskonferenz, danach Mittagessen. Auch nachmittags gelingt es ihr meist nicht wirklich, weiter an ihren Artikeln zu arbeiten: Mal hat sie Termine, mal sind zusätzliche Meetings angesetzt, mal hat der Chefredakteur noch einen dringenden Auftrag. Kürzlich gab es am Tag vor Redaktionsschluss plötzlich Probleme mit dem EDV-System. Leider hatte eine der Praktikantinnen den Artikel noch nicht abgespeichert und der zuständige Kollege war schon nach Hause gegangen.

„Könnten Sie das nicht schnell neu schreiben…“, fragte der Chefredakteur. Angela konnte – bis ein Uhr nachts. Dann fuhr sie todmüde nach Hause. Aber auch sonst gibt es kaum Abende, an denen sie vor 21 Uhr zu Hause ist und selbst dann fragt sie sich oft genug, ob sie wohl alles richtig gemacht hat und hat ein schlechtes Gewissen, dass sie doch nicht alles geschafft hat. Für ihren Freund bleibt da kaum noch Zeit, geschweige denn für Freunde. Und obwohl Angela sich bewusst ist, dass ihr soziales Leben unter der Arbeit leidet und dass sie Raubbau an ihrer Gesundheit betreibt, kann sie nicht anders.

Getrieben von den eigenen Ansprüchen

Viele Perfektionisten werden von ihren eigenen Ansprüchen getrieben: Angela etwa steht auch deshalb jeden Morgen so früh auf, weil sie ihren Artikel nicht einfach irgendwie gut, sondern sehr gut schreiben möchte. Sie glaubt fatalistisch, es könnte etwas wirklich Schlimmes passieren, wenn sie ihre hohen Ansprüche auch nur einen Deut herunterschraubt. Daher benötigt sie für jede Aufgabe wesentlich länger, als es vernünftig wäre.

Dahinter steckt die Angst, Fehler zu machen und, damit verbunden, eine gewisse Unentschlossenheit – mit höchst negativen Auswirkungen auf die Arbeitsorganisation vieler Perfektionisten. Denn wenn Sie allen Aufgaben perfekt gerecht werden wollen, schaffen Sie es nicht, Prioritäten zu setzen und zu entscheiden, was zuerst gemacht werden muss und was weniger wichtig ist. Stattdessen verzetteln Sie sich in Ihren Aufgaben.

Zeitmangel – das Hauptproblem vieler Perfektionisten

Stellen Sie sich vor, Sie müssten eine Kundenbeschwerde bearbeiten, ein Projekt organisieren und eine Präsentation ausarbeiten, die Sie morgen halten sollen. Doch ist es nicht Ihr Ziel, sich bei Ihrem Chef im besten Licht darzustellen? Ist nicht das gute Gelingen der Präsentation für dieses Ziel am dienlichsten, hat absolute Priorität und muss sofort erledigt werden? Ist das Projekt nicht auch sehr wichtig, hat aber noch ein wenig Zeit? Tatsächlich haben nicht wenige Perfektionisten, die sich eher auf Details konzentrieren und dabei gern das eigentliche Ziel aus den Augen verlieren, damit Probleme, Prioritäten zu setzen.

Doch achtung, das ist eine Falle, hier handelt es sich um typisch perfektionistische Zeitfresser: Neben dem Grundproblem, keine Prioritäten setzen zu können, tappen Perfektionisten jeden Tag in eine Reihe von weiteren Zeitfallen.

Die Angst, entbehrlich zu sein

Stellen Sie sich nun vor, dass zu dem bereits vorhandenen Stress noch weiterer hinzukommt, etwa weil Ihr Chef Sie bittet, noch schnell eine spezielle Aufgabe für ihn zu erledigen, die nur Sie schaffen können. Sie übernehmen diese ungeplante Zusatzarbeit also, denn Sie können ja nicht anders… Doch, Sie können! Doch haben viele Perfektionisten gerade im Umgang mit anderen zwei Probleme:

Zum einen fällt es ihnen schwer, anderen Menschen Bitten abzuschlagen. Zum anderen haben viele Perfektionisten Schwierigkeiten, Arbeit an Kollegen oder Mitarbeiter abzugeben, denen sie nichts zutrauen. Daher halten sie sich für unersetzbar. Sie bürden sich aus diesem Grund oft Zusatzarbeiten auf, die ihren Zeitplan vollständig sprengen und ihnen noch mehr Stress verursachen. Doch dieser Stress ist vermeidbar! Begründen Sie Ihrem Chef und Ihren Kollegen vernünftig, warum Sie deren Bitten nicht nachkommen können.

Aufschieberitis – die Angst vor dem großen Berg

Wenn Sie hingegen alles perfekt erledigen wollen, was andere und auch Sie selbst erwarten, oder immeretwas Großes und Innovatives leisten wollen, wissen Sie bald nicht mehr, wo Sie anfangen sollen: „Oh Gott, was ich alles zu tun habe, das schaffe ich nie!“ Kennen Sie dieses Gefühl auch? Der Berg an Arbeit, der sich da vor Ihnen aufgetürmt hat, scheint plötzlich unüberwindbar. Die beste Lösung wäre, einfach in kleinen Schritten damit anzufangen, den Berg abzutragen.

Einige Perfektionisten tun leider das genaue Gegenteil: Sie werfen plötzlich jede Vernunft und Ihren Zeitplan, sofern Sie vorher einen festgelegt haben, über Bord und beschäftigen sich mit völlig unwichtigen Dingen. Ja, sie schützen in geradezu blindem Aktionismus Geschäftigkeit vor, während sie Aufgaben, die eigentlich Priorität haben, immer weiter hinausschieben. Tatsächlich haben Managementberater festgestellt, dass mancher erschöpfte, hart arbeitende Workaholic bis zu 80 Prozent seiner Arbeitszeit mit eher unnötigen Tätigkeiten füllt: Telefonate, unnötige Meetings, Herumtragen von Unterlagen oder das Herumspielen am Computer gehören zu den bevorzugten Ablenkungsmanövern. In vielen Fällen überprüft niemand, wie effizient ein Perfektionist wirklich arbeitet und auch diesem selbst ist der fehlende Sinn hinter vielen seiner Handlungen oft gar nicht klar.

Seien Sie ehrlich: Haben Sie sich nicht auch schon dabei ertappt, eben etwas im Internet nachzuschauen, während Sie eigentlich eine wichtige Akte auf dem Schreibtisch liegen hatten? Und wie oft haben Sie sich schon mit dem Kollegen verschwätzt, obwohl Sie doch dringend einen wichtigen Kunden anrufen sollten? Vermutlich passiert das viel öfter, als Sie denken.

Einfach unerfüllbar, diese Ansprüche

Stopp! Niemand möchte Ihnen vorwerfen, dass Sie nicht hart und ausdauernd arbeiten. Ganz im Gegenteil: Wenn Perfektionisten einmal mit ihrer Arbeit angefangen haben, sind sie oft überhaupt nicht mehr zu stoppen. Denn was sie auch tun, nie ist es ihnen gut genug, und sie finden immer noch einen Grund, ihre Leistung zu verbessern. Andrea beispielsweise sitzt auch deshalb so lange an der Neufassung des Artikels, weil sie ihre Aufgabe perfekt erledigen will.

Daher recherchiert sie noch in der Nacht vor Redaktionsschluss im Internet einige unwichtige Details, die sie noch einbauen will. Die Angst, sie würde den Artikel unvollkommen abgeben und jemand könnte in dem fertigen Text noch Fehler finden, wiegt für sie schlimmer als die Vernunft, nach Hause zu gehen und sich zu entspannen. Hier hilft nur eines: Werden Sie sich bewusst, was Sie mit Ihrer Zeit anfangen, wo Sie Zeit verlieren und wann Sie zu lange für eine Aufgabe brauchen.

Was sich Perfektionisten einmal vornehmen…

Doch keine Angst: Ich möchte Sie nicht dazu anhalten, zu einer Effizienzmaschine zu werden, die jeden Arbeitsschritt kritisch beäugt und jeden unproduktiven Arbeitsgang gnadenlos eliminiert. Denn bei manchen Perfektionisten birgt Zeitplanung genau diese Gefahr: Die Tendenz, sich an Regeln und ein starres Ordnungssystem zu halten, führt dazu, dass sich diese Menschen rigide an ihren (selbst erdachten) Zeitplan ketten. Sie zwingen sich mitunter regelrecht, alles frühzeitig, detailliert und dann auch unveränderbar vorauszuplanen, um Misserfolge zu verhindern. Doch gerade weil sie auch Unwichtiges besonders gut machen wollen, rauben ihnen letzte Optimierungen wertvolle Arbeitszeit und Energie.

Wenn sie dennoch nicht schaffen, was sie sich vorgenommen haben, stürzt sie das in Verzweiflung. Sie fürchten, die Kontrolle zu verlieren und sie leiden unter einem schlechten Gewissen. Im Extremfall wollen derart rigide Menschen gar nicht einsehen, dass Dinge auch ungeplant passieren können und dass sie selbst auch spontan und emotional handeln. Sie führen dann vor sich selbst allerlei logische Begründungen an, warum es dennoch passiert ist, etwa: „Es ist gut, dass gestern der Computer abgestürzt ist – die zweite Version des Artikels wird jetzt viel besser als der erste“, oder auch: „Es war wichtig, dass ich heute morgen statt zu arbeiten, bei Ebay herumgesurft habe – ich habe dadurch viel über Browser gelernt.“ Und dank solcher absurd wirkender Verknüpfungen erhalten sie dann geradezu beschwörend das Bild aufrecht, alles im Griff zu haben.

Machen Sie es besser!

Machen Sie es besser – aber nicht perfekt. Gute Zeitplanung bedeutet nicht, sich noch stärker als Sie es vielleicht ohnehin schon tun, von der Uhr oder Ihrem Timer hetzen zu lassen. Vielmehr passen Sie den Zeitplan flexibel Ihren Wünschen an. Planen Sie moderat, denn auf die richtige Mischung kommt es an.

Verplanen Sie nicht Ihren gesamten Tagesablauf, sondern lassen Sie etwa 40 Prozent für spontane Ereignisse frei. Dann können Sie bei Überraschungen flexibel reagieren. Wenn Sie zu stringent planen, bleibt dazu kein Raum mehr!

Darauf kommt es an

Wichtig ist auch, dass sich interessante, fordernde Aufgaben und Routineaufgaben abwechseln. Natürlich sind diese eher langweilig, aber Sie können sie automatisch und ohne viel Mühe durchführen und dabei etwas entspannen. Sind Sie bei der Planung Ihres Tagesablaufs bisher dem Leitsatz „Erst die Arbeit, dann das Vergnügen“ gefolgt? Vergessen Sie das! Viele Perfektionisten übersehen gern, dass auch ihre eigenen Ressourcen zur Neige gehen und sie ihre Kraftreserven wieder auftanken müssen: Planen Sie daher Freizeit bewusst in Ihr Zeitbudget ein, aber verplanen Sie nicht Ihre Entspannungsphasen, sondern gestalten Sie sie spontan danach, worauf Sie gerade Lust haben. Und haben Sie kein schlechtes Gewissen, weil Sie Ihre Zeit nicht optimal ausgenutzt und bis zur Erschöpfung gearbeitet, sondern mit Vergnügen „vergeudet“ haben. Genießen Sie Ihre Freizeit lieber bewusst mit schönen Dingen, mit der Familie und mit Freunden.

Wenn Sie Ihre Zeitplanung aktiv umkrempeln, kann es sein, dass Sie auf einige Widerstände stoßen. Vielleicht sind Kollegen sauer, weil Sie Aufgaben, die Sie bisher immer übernommen haben, nicht mehr machen wollen oder Ihr Chef nimmt Ihnen übel, dass Sie nun früher in den Feierabend gehen. Lassen Sie sich dadurch nicht unter Druck setzen, sondern vertreten Sie Ihre Meinung mit rhetorischem Geschick: Erläutern Sie, warum übertriebener Perfektionismus und Arbeitseifer langfristig gesehen alles andere als produktiv ist. Und genau das kann Ihnen helfen, Ihr perfektionistisches Verhalten im Umgang mit anderen abzulegen. Es kann aber sein, dass Sie sich selbst im Weg stehen. Die Umstellung Ihrer Arbeitsweise kostet Zeit und Geduld und funktioniert nicht von heute auf morgen. Werfen Sie also nicht gleich die Flinte ins Korn, wenn es nicht sofort klappt.

Selbstanalyse

Analysieren Sie mit Hilfe der folgenden Übersicht mindestens eine Woche lang Tag für Tag genau, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Für jeden neuen Tag erstellen Sie eine Tabelle wie in dem unten gezeigten Beispiel. Notieren Sie für jede Tätigkeit die Startzeit. Tragen Sie dann die Art der Tätigkeit in Stichworten ein. Benutzen Sie für jeden Tätigkeitswechsel eine neue Zeile. Kreuzen Sie das Feld Routine an, wenn es sich um eine Routinetätigkeit handelt. Schreiben Sie in der nächsten Spalte genau auf, ob und durch was Sie bei Ihrer Arbeit unfreiwillig unterbrochen wurden und sozusagen unbewusst eine Pause gemacht haben; oder ob Sie ganz bewusst eine Pause eingelegt und sich aktiv entspannt haben. Wichtig ist, dass Sie sich diese Entspannungsphasen vor Augen führen. Tragen Sie dann in die letzte Spalte die Dauer der Tätigkeit, der Störung beziehungsweise der Pause in Minuten ein. Die Spalte „Wert“ lassen Sie zunächst noch frei.

Auch Angela aus dem Beispiel oben hat eine solche Übersicht angefertigt. Sie sieht nun zum ersten Mal, wie viel der Zeit, die sie eigentlich für das Schreiben ihres Artikels braucht, für unwichtige Dinge aufwendet. Gleichzeitig stellt sie erstaunt fest, dass sie über den Tag verteilt doch mehr Pausen macht, als sie gedacht hat und öfter mal mit den Kollegen schwätzt. Dabei hatte sie immer den Eindruck, den ganzen Tag nur zu arbeiten. Angela nimmt sich vor, diese Entspannungsphasen in Zukunft bewusster wahrzunehmen und zu nutzen. Angelas Übersicht sieht so aus:

Wochentag: Montag
Zeit	Tätigkeit	Routine	Störung/Pause	Wert	Dauer
7.00	Artikel schreiben			A	30 Min.
8.33	Anruf		Störung	D	10 Min.
8.43	Artikel schreiben			A	7 Min.
8.50	Anruf		Störung	D	5 Min.
8.55	Artikel schreiben			A	22 Min.
9.17	Anruf		Störung	D	14 Min.
9.31	Artikel schreiben			A	12 Min.
9.43	Anruf		Störung	D	8 Min.
9.51	Artikel schreiben			A	9 Min.
10.00	Zweites Frühstück		Pause		20 Min
10.20	Layout mit Kollegin besprechen	X		B	23 Min.
11.00	Redaktionskonferenz			B	69 Min.
12.09	Mittagessen		Pause		51 Min.
13.00	Unterhaltung mit Kollegen		Störung	D	17 Min.
13.17	Bilder sichten	X		C	45 Min.
14.02	Freund angerufen		Störung	D	7 Min.
14.09	Artikel schreiben			A	11 Min.
14.20	Kaffee holen		Pause		6 Min.
14.26	Präsentation ausarbeiten			A	23 Min.
14.48	Schwätzchen mit Bürokollegen		Störung	D	12 Min.
15.00	Kleine Konferenz des Ressorts			D	70 Min.
16.10	…

Prioritäten setzen

Jetzt kommt die Spalte „Wert“ zum Tragen. Denn der Wert ist nichts weiter als die Wichtigkeit, die Sie einer Aufgabe in Ihrem Zeitplan geben. Prioritäten setzen heißt aber auch, sich für eine Sache zu entscheiden und gegen eine andere. Das können Sie nur, wenn Sie wissen, welches Ziel Sie haben und welche Arbeitsgänge für das Erreichen Ihrer Ziele notwend...