Gut organisieren Minimalismus leben

Prioritäten setzen, Weniger ist mehr, richtige Entscheidungen treffen, mit Zeitmanagement & Ordnung Dauerstress & Zeitfallen perfekt meistern

Simone Janson, Simone Janson, Simone Janson

• Publisher: Best of HR – Berufebilder.de®
• Year: 2024
• ISBN:
  9783965961586
• Edition: 4
• Topic: Economía
• Subtopic: Teoría económica

In der 4., komplett neu bearbeiteten Auflage dieses wegweisenden Ratgebers, herausgegeben von einem preisgekrönten Verlag, vereinen renommierte Experten (Übersicht in der Buchvorschau) ihr Wissen mit einer interaktiven KI. Diese einzigartige Kombination aus jahrzehntelanger Erfahrung und modernster Technik ermöglicht es Ihnen, Herausforderungen auf einer ganz neuen Ebene zu meistern. Dank der innovativen Informationsvermittlung, ergänzt durch persönlichen Erfolgserlebnisse, können Sie Ihre Ziele verwirklichen und Ihr volles Potenzial ausschöpfen. Denn nur Minimalismus und die richtige Organisation helfen dabei, den extremem Stress und die Überforderung im Alltag dauerhaft zu bekämpfen. Dass es dabei um mehr als nur um Aufräumen und Aussortieren, zeigt schon die Dauerbegeisterung für die Simplify-your-life-Bewegung und Marie Kondo mir ihrer KonMari-Methode: Der Wesentliche Aspekt beim Ordnung halten besteht in Innerer Klarheit und dem Fokus auf das Wesentliche in einer immer hektischer werdenden Zeit. Dieses Buch gibt Tipps und Anleitungen zu Selbstorganisation und Zeitmanagement und zeigt, wie man den Stress mit der richtigen Organisation erfolgreich besiegt und somit an Lebensqualität gewinnt. Für sein Konzept "Infos nach Wunsch" wurde der Verlag mit dem Global Business Award als Publisher of the Year ausgezeichnet und staatlich gefördert. Er ist außerdem Partner des Bundesbildungsministeriums. Das Ziel, Ihnen die bestmöglichen Inhalte zu Themen wie Karriere, Finanzen, Management, Recruiting oder Psychologie zu bieten, geht dabei weit über die statische Natur traditioneller Bücher hinaus: Die interaktiven AI Extended Books vermitteln Ihnen nicht nur KI-optimierte Inhalte in mehreren Sprachen, basierend auf Datenanalyse, sondern ermöglichen es auch, individuelle Fragen zu stellen und sich zu Ihren persönlichen Interessen beraten zu lassen. Dazu finden Sie in jedem Buch ausführliche Erläuterungen und Anwendungsbeispiele, die Ihnen das erfolgreiche Benutzen der KI erleichtern. Sie können so quasi kostenlos KI-Software nutzen, eKurse herunterladen, mit Workbooks arbeiten oder sich mit einer aktiven Community austauschen. So erhalten Sie wertvolle Ressourcen, die Ihr Wissen steigern, die Kreativität anregen, Ihre persönlichen wie beruflichen Ziele erreichbar und Erfolge erlebbar machen. Dabei gehen Fachwissen und technische Innovation Hand in Hand, denn wir nehmen die Verantwortung, fundierte und gut recherchierte Inhalte zu liefern sowie das Vertrauen, das Sie in uns setzen, sehr ernst. Aufgrund der einzigartigen Kombination aus menschlicher Expertise und Innovation können wir Werke publizieren, die Ihren Anforderungen in jeder Hinsicht gerecht werden. Und mehr noch: Wir möchten Ihnen die Gelegenheit bieten, Ihre Reise zu persönlichem Wachstum und Erfolg noch unvergesslicher zu machen. Denn wir wissen, dass wahre Veränderung nicht nur im Kopf stattfindet, sondern vor allem durch persönliches Erleben und Anwenden. Deshalb haben wir passend zu jedem Buch für Sie besondere Erfolgs-Reise-Erlebnisse konzeptioniert. Lassen Sie sich also inspirieren, um Ihre Leben auf ein völlig neues Level zu heben. Mit dem Kauf der Bücher können Sie auch Gutes tun: Der Verlag engagiert sich mit etwa 5 Prozent der Einnahmen aus dem Buchverkauf in gesellschaftlich relevanten sozialen oder nachhaltigen Projekten. So stiften wir Stipendien oder unterstützen innovative Ideen sowie Klimaschutzinitiativen. Verlegerin Simone Janson ist zudem Bestseller-Autorin sowie eine der 10 wichtigsten deutschen Bloggerinnen laut Blogger-Relevanz-Index, außerdem war sie Kolumnistin und Autorin renommierter Medien wie WELT, Wirtschaftswoche oder ZEIT - mehr zu ihr u.a. in Wikipedia.

Zeitplanung und Leistungskurven: Organisieren Sie Ihren Tagesablauf
// Von Simone Janson

Wenn Sie wissen, nach welchen Kriterien Sie den Aufwand für Ihre Aufgaben bemessen, können Sie sich der eigentlichen Zeitplanung widmen. Und zwar unbedingt schriftlich.

Warum schriftlich planen weiterhilft

Eine schriftliche Planung hat mehrere Vorteile: Zum einen visualisieren Sie so Ihre Aufgaben und auch so die Zeitdauer dafür und halten dadurch Ihre eigenen Vorgaben besser ein. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Sie schon alles im Kopf haben. Wenn Sie Ihre Termine schriftlich fixiert haben, können Sie, wenn Sie plötzlich umplanen müssen, viel besser neue Termine festlegen und die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Termine vergessen, wird geringer. Doch Planen bedeutet nicht, die Zukunft zu betonieren. Im Gegenteil: Wenn Sie flexibel auch Alternativen einplanen, können Sie auf Unvorhergesehenes besser reagieren.

Legen Sie zunächst die Reihenfolge der Aktivitäten fest. Orientieren Sie sich dabei zunächst an der Priorität, die Sie persönlich den einzelnen Aufgaben bemessen. Leider müssen Sie aber auch ein paar äußere Faktoren, zum Beispiel wann andere Menschen, mit denen Sie zusammen leben und arbeiten, Zeit haben, einkalkulieren. Überlegen Sie, auf welche Faktoren Sie gar keinen Einfluss haben (etwa Schulzeiten der Kinder) – diese sind feststehend. Andere können Sie eventuell ändern (Vielleicht Können Sie Kollegen auf einen besser passenden Termin vertrösten oder Kunden bitten, nochmal anzurufen). Erstellen Sie eine Checkliste, was Sie bei Ihrer Zeitplanung berücksichtigen müssen.

Checkliste: Faktoren, die für die Zeitplanung wichtig sind

• Welche Aufgaben haben für mich Priorität? (nicht ganz fest)
• Wann haben Mitarbeiter Zeit, mit denen ich zusammenarbeiten will? (nicht ganz fest)
• Wann haben wichtige Personen Zeit, die ich erreichen muss? (feststehend)
• Wann ist es sinnvoll, dass ich für Vorgesetzte oder Kollegen gut zu erreichen bin? (kann ich festlegen)
• Wann muss der Laden geschlossen sein – Ladenschlussgesetz) (absolut feststehend)
• Wann sind die Kinder in der Schule? (absolut feststehend)
• …

Dann erstellen Sie eine Liste Ihrer Aktivitäten. Halten Sie für jede Aktivität die Zeitdauer fest. Dabei gilt: Wie lange eine Sache dauert, ist nicht unbedingt von der Aktivität abhängig. Eher gilt, dass eine Sache so lange braucht, wie Zeit zur Verfügung steht. Andersherum können Sie auch jede Aktivität mit so viel Zeit ausfüllen, wie Sie wollen. Wenn Sie sich zum Beispiel für eine bestimmte Aufgabe einen kürzeren Zeitraum geben, gehen Sie in vielen Fällen effizienter an die Sache heran.

Wie lange dauert welche Aktivität?

Beispiel: Herrn W.’s tägliche Morgenbesprechung mit seinen Kooperationspartnern zieht sich endlos: Irgendetwas findet man schon, über das man reden kann. Viel sinnvoller wäre es, für einzelne Diskussionspunkte eine bestimmte Dauer festzulegen und in diesem Zeitrahmen dann eine Entscheidung zu treffen.

Kein äußerer Einfluss bestimmt die Dauer einer Aktivität, sondern allein Sie selbst! Auch wenn es am Anfang helfen mag, sich die Richtwerte für die Planung bei anderen abzuschauen: Jeder braucht unterschiedliche lange für dieselbe Aktivität. Wenn Ihnen also andere Menschen erzählen, sie hätten in drei Tage das komplette Projekt und organisiert und in einem weiteren das komplette Büro aufgeräumt oder würden jeden Tag 14 Stunden arbeiten: Lassen Sie sich davon nicht drängeln. Sie haben Ihren eigenen Rhythmus, denn Sie sind ja auch jemand anderes und Ihr Unternehmen ist ein anderes. Was andere Leute machen, kann für Sie anfänglich ein Richtwert sein. Entwickeln Sie Ihren eigenen Planungsstil.

Den Tagesablauf planen – so gehts

Planen Sie Ihren Tagesablauf nicht zu voll. Planen Sie als Faustregel etwa 60 Prozent fest ein und lassen Sie 40 Prozent des Tagesablaufs frei für Unerwartetes und Spontanes. Diese Richtwerte können natürlich je nach Aufgaben, Projekten und auch Tagesform variieren. Dennoch bieten Sie eine erste Orientierung.

Möglicherweise schaffen Sie es nicht gleich, für alle Aktivitäten gleich den richtigen Zeitaufwand einzuplanen. Lassen Sie sich dadurch nicht frustrieren. Wenn Sie gemerkt haben, dass Sie für eine Aktivität mehr als die anberaumte Zeitdauer gebraucht haben, planen Sie beim nächsten Mal einfach etwas mehr Zeit. Wenn Sie dann wieder nicht hinkommen und entweder zu viel oder zu wenig Zeit haben, planen Sie um. Sie werden sehen, mit der Zeit bekommen Sie Erfahrung damit, wie viel Zeit Sie für eine Tätigkeit brauchen und Ihre Planung wird immer exakter. Wichtig ist daher vor allem am Anfang, dass Sie genug Pufferzeiten einplanen. So könnte nun ein optimaler Tagesplan aussehen:

Wochentag und Datum: Montag, 16.04.2007
Uhrzeit	Tätigkeit	Routine	Anmerkung	Wert	Dauer
8.00	Projektkonzeption		Ohne Störung, Kollegen werden auf Nachmittags vertröstet, Meetings auf die Zeit nach Fertigstellung des Projektes terminiert.	A	90 Min.
9.30	Pause		Pause mit Gymnastik	A	10 Min.
9.40	Projektkonzeption		Ohne Störung	A	95 Min.
11.15	Pause		Entspannungspause	A	15 Min
11.30	Projektkonzeption		Ohne Störung	A	90 Min.
13.00	Mittagspause		Essen + Verdauungsspaziergang	A	90 Min.
14.30	Rechnungen Schreiben	X		B	90 Min.
16.00	Pause			A	15 Min.
16.15	Vorbereitung Telefonakquiese	X	Die Akquiese selbst wird morgen eingeplan	B	2 h
16.30	Verfügbar für Kundenanrufe		Falls ein Kunde spontan ohne Termin etwas will, habe ich jetzt Zeit	C	1 h
…	…	…	…		…

Konsequent bei der Sache bleiben

Wichtig ist, dass Sie konsequent bei der Sache bleiben: Wenn Sie mal planen und mal nicht, kommen Sie nicht zum gewünschten Ergebnis. Sie müssen sich auf Ihren Zeitplan verlassen können. Montags vormittags haben Sie beispielsweise nichts in Ihrem Plan eingetragen. Wenn Sie jetzt erst überlegen müssen, ob nicht vielleicht doch etwas war, haben Sie Ihren Zeitplan nicht konsequent genug angewendet. Wichtig ist daher: Sie schauen in Ihren Kalender und wissen auf den ersten Blick: Montagmorgen ist noch ein Termin frei! Auch wenn sich Termine und Adressen ändern, müssen Sie die Daten umgehend aktualisieren. Das kostet zwar zunächst Zeit, hilft Ihnen aber, Planungs- und Organisationschaos zu vermeiden. Leistungskurven einplanen

Beispiel: Eigentlich wollte ich doch noch so viel machen”, denkt Herr D. entsetzt nach einem Blick auf die Uhr. Aber die Arbeit will und will ihm nicht von der Hand gehen. “Und dabei war ich doch heute morgen so motiviert”, ärgert er sich über sich selbst.

Kontinuierliches Arbeiten ist eine Illusion

Auch wenn es schön wäre: Niemand kann an einem Tag kontinuierlich arbeiten. Mal geht es besser und mal geht es schlechter. Das ist abhängig vom Arbeitsaufkommen, den persönlichen Gewohnheiten, der Ernährung, aber auch davon, wie Sie geschlafen haben und was Sie zuvor gemacht haben. Tatsache ist jedoch: Ihr Körper hat seine Leistungshochs und – tiefs. Und danach sollten Sie sich richten, denn in den Hochphasen arbeiten Sie nun mal besser, während der Tiefs jedoch kriegen Sie manchmal einfach gar nichts hin oder machen einen Fehler nach dem anderen.

Doch auch wenn natürlich äußere Ereignisse Ihre Leistungsbereitschaft beeinflussen und auch mal spontan verändern können (denken Sie nur an den Adrenalinkick, den Sie bei einer positiven Nachricht bekommen), verläuft Ihre Leistungskurve doch in einer gewissen Regelmäßigkeit, so dass Sie danach planen können. Wenn Sie nun Ihren Zeitplan nach diesem natürlichen Tagesrhythmus ausrichten, können Sie Ihre Produktivität erheblich verbessern. Grundsätzlich verläuft dieser Tagesrhythmus bei jedem Menschen ähnlich:

Leistungskurven und -höhepunkte

Morgens, etwa gegen 10, erreichen meisten Menschen ihren Leistungshöhepunkt. Ein Morgenmuffel erreicht seinen Höhepunkt vielleicht etwas später, aber auch er ist morgens besonders produktiv. Vormittags haben Sie daher die besten Voraussetzungen, sich zu konzentrieren und sich auch mit schwierigen Problemen auseinanderzusetzen. Einen solchen Leistungshöhepunkt haben Sie während des gesamten Tages nicht mehr. Wenn Sie beispielsweise kreativ arbeiten wollen, sollten Sie diese Zeit nutzen, um alle Ideen zu sammeln und aufzuschreiben, die Ihr Gehirn im Schlaf ausgebrütet hat. Dadurch geraten Sie in einen regelrechten Arbeitsfluss. Wichtig ist, dass Sie diese Energie nutzen, um sich ganz auf die Sache zu konzentrieren, und dass Sie Störungen, etwa durch das Telefon, Kollegen und Vorgesetzte möglichst vermeiden. Halten Sie früh am Morgen besser keine langatmigen Besprechungen ab, denn jetzt sind die meisten Menschen auf Power und Konfrontation eingestellt, für Kompromisse bleibt da wenig Raum.

Natürlich können Sie Ihren Tagesplan nicht immer nach Ihren Leistungskurven ausrichten – schon weil Sie bei Ihrer Arbeit ja auch mit anderen Menschen zu tun haben, die wieder eigene Leistungskurven haben. Versuchen Sie dennoch, zumindest mit Ihren Kooperationspartnern, die Tagesrhythmen zu berücksichtigen und sie werden effektiver zusammenarbeiten.

Kennen Sie Ihre Tiefpunkt

Nachmittags, nach dem Mittagessen, erreichen Sie den Tiefpunkt es Tages – besonders wenn Sie schwer gegessen haben. Planen Sie zu dieser Tageszeit Routinetätigkeiten ein, die nicht Ihre volle Konzentration erfordern. Oder machen Sie gleich eine ausgedehnte “Siesta”. Wenn Sie Ihre Zeit lieber sinnvoll nutzen wollen, können Sie jetzt Arbeitsgänge für später oder den nächsten Tag vorbereiten. Auch für eher ungezwungene Besprechungen oder Meetings mit Kollegen, die nicht allzu viel Aufmerksamkeit erfordern, ist jetzt ein guter Zeitpunkt.

Am frühen Abend haben Sie einen neuen Höhepunkt, der aber nicht das Niveau des Vormittags erreicht. Hier ist nun einmal Zeit für konzentriertes arbeiten. Von da an geht es steil nach unten mit Ihrer Leistungsfähigkeit. Wenn Sie bis in die Nach...