Motivierend Delegieren Lernen für Führungskräfte
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Motivierend Delegieren Lernen für Führungskräfte

Deutlich reden & Anweisungen an Mitarbeiter kommunizieren, Zeitmanagement durch Prioritäten setzen, vertrauen & Angst loslassen

Simone Janson, Simone Janson, Simone Janson

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Motivierend Delegieren Lernen für Führungskräfte

Deutlich reden & Anweisungen an Mitarbeiter kommunizieren, Zeitmanagement durch Prioritäten setzen, vertrauen & Angst loslassen

Simone Janson, Simone Janson, Simone Janson

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Information

Year
2024
ISBN
9783965961807

Effizienter arbeiten durch Outsourcing: Das müssen Sie beim Delegieren von Arbeit beachten
// Von Simone Janson


Bei dem heutigen Überangebot an Informationen und bei der Masse an Bürokratie verbringen Sie viel Zeit mit Arbeit, die mit Ihrer eigentlichen Tätigkeit nichts zu tun hat. Wie Sie Abhilfe schaffen und Ihren Arbeitsalltag vereinfachen, erfahren Sie hier.

Effizienter Arbeiten durch delegieren – so gehts

Beispiel: Schreiner K. beginnt den Tag damit, seine Kalkulation durchzurechnen. Dann kümmert er sich um Kundenanfragen, die er aus einer Flut von Werbesendungen per Post und eMail herausfischt. Schließlich überlegt er sich noch einige Werbemaßnahmen und stellt einige neue Angebote auf seine Website. Erst am späten Nachmittag, wenn er eigentlich schon müde ist, kommt er dazu, in seiner Schreinerwerkstatt weiter zu arbeiten.
Das müsste nicht so sein: Schreiner K. könnte seine Buchhaltung automatisieren und vereinfachen, wenn er einige Steuervorteile als Kleinunternehmer wahrnehmen oder die gesamte Buchhaltung an einen Experten delegieren würde. Er könnte die Kundenanfragen schneller beantworten, wenn er ein effizientes System zum Ausfiltern von unerwünschter Werbung hätte oder ein Sekretariat damit beauftragen. Und auch seine Website müsste er nicht selbst pflegen. Wenn Schreiner K. einige Dinge vereinfachen würde, hätte er mehr Zeit für seine eigentliche Arbeit, das Schreinern.

Zeit sparen durch delegieren

Vielleicht ist Ihnen das Delegieren zunächst einmal unangenehm. Vielleicht Denken Sie, dass Sie, dass Sie selbst alles viel besser können als andere und tatsächlich wird ein anderer Ihre Arbeit nicht genau so machen wie sie. Außerdem haben Sie vielleicht Angst, sie wären ersetzbar. Das ist jedoch unbegründet: Mehrere Köpfe denken schließlich besser als einer.
Wenn Sie bei einem Arbeitsgang Zeit sparen wollen, ist die effizienteste Methode, dass sie diese Arbeit nicht selbst erledigen. Sie können Arbeitsaufträge an Kollegen abgeben oder als Unternehmer selbst Mitarbeiter einstellen. Besonders gut an andere übertragen können Sie Routineaufgaben wie Schreib- oder Ordnungsarbeiten oder Spezialaufgaben, bei denen Sie sich nicht so gut auskennen, wie etwa die Buchhaltung oder den IT-Bereich. Auch wenn es schwer fällt: Gestehen Sie sich ein, wo Ihre Schwächen liegen und delegieren Sie diese Aufgaben gezielt an andere, statt es selbst schlecht zu machen. Suchen Sie sich wenn möglich Partner und Mitarbeiter gezielt danach aus, dass diese Ihre Fähigkeiten ergänzen. Aufgaben, die Sie als persönlich fordern, etwa als Unternehmenschef Repräsentationsaufgaben und den Umgang mit Kunden, sollten Sie aber selbst übernehmen, denn dafür stehen Sie persönlich ein.

Der Kostenfaktor

Arbeit an andere abzugeben, kostet Sie zunächst Zeit und/oder Geld: Sie müssen sich beispielsweise mit der Bürokratie herumschlagen und Kollegen oder Mitarbeiter anlernen. Doch wenn Sie nicht irgendwann zusammenbrechen wollen, sollten Sie frühzeitig Kollegen oder Mitarbeiter ins Boot holen. Wenn diese kompetent und eigenverantwortlich arbeiten, bekommen Sie die Investitionen mit “Zinsen” zurück.
Leider können Sie sich als Arbeitnehmer, aber gerade auch als Selbständiger nicht einfach so Leute suchen, an die Sie Ihre Arbeit weitergeben, sondern müssen einige rechtliche Grundsätze beachten. Die folgende Übersicht gibt Ihnen einen ersten Eindruck, auf was Sie beim delegieren an andere Unternehmen als auch beim Einstellen von Arbeitnehmern achten müssen.

Was Sie beim Delegieren als Unternehmer beachten müssen

Outsourcing Einstellung von Arbeitnehmern
Wann es sinnvoll ist
Sie können nur einzelnen kleinere Arbeitsbereiche abgegeben, etwa Schreib oder Eingabearbeiten, die nicht unbedingt im Unternehmen selbst stattfinden müssen, aber auch ganze Unternehmensbereiche, etwa das Design Ihrer Website, die Buchhaltung oder den Kundenservice.
Vorteile:
  • Sie nutzen das Wissen anderer Unternehmen, wenn Sie Spezialisten mit der Buchhaltung, der Steuer oder IT-Fragen beauftragen.
  • Sie können schnell und unbürokratisch Arbeiten abgeben, die Sie selbst nicht mehr schaffen und dadurch mehr Aufträge annehmen, wenn die Auftragslage kurzfristig boomt (z.B. im Weihnachtsgeschäft).
  • Sie zahlen nur das Honorar für die Arbeit, aber keine Beiträge zur Sozialversicherung.
Nachteil:
  • Sie können die Qualität der Arbeit nicht direkt kontrollieren, das erfordert sehr viel Vertrauen, gerade wenn die Arbeit großen Einfluss auf das Endprodukt hat.
Die traditionelle Methode, Arbeiten an andere zu delegieren, ist, Arbeitnehmer einzustellen. Sie können das praktisch für alle Aufgaben tun.
Vorteile:
  • Sie haben eine bessere Kontrolle über Arbeitsvorgänge, wenn diese im Unternehmen ablaufen – sinnvoll bei wichtigen Arbeiten.
  • Sie sichern das Einkommen Ihres Arbeitnehmers, dieser hat sich daher an Ihre Weisungen zu halten.
Nachteile:
  • Sie haben einen vermehrten bürokratischen Aufwand durch zahlreiche gesetzliche Regelungen.
  • Sie haben durch die Lohnnebenkosten höhere Ausgaben. Lohnkosten können Sie aber von der Steuer absetzen.
  • Sie müssen den Arbeitsplatz und die Arbeitsausrüstung zu Verfügung stellen, dadurch entstehen kosten.
Die Sozialversicherung und ihre Besonderheiten
Wenn Sie dem Auftragnehmer die Art der Arbeit, den Arbeitsort (in Ihren Räumen) und die Arbeitszeit vorgeben, könnte das Auftragsverhältnis ein verkapptes Arbeitsverhältnis, also scheinselbständig, sein. Wenn sich das bei einer Überprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV) herausstellt, müssen Sie rückwirkend von Vertragsbeginn an Sozialversicherungsbeiträge zahlen, sowohl Arbeitgeber- also auch Arbeitnehmeranteil (sofern der Arbeitnehmer nicht anderswo versichert war). Außerdem müssen Sie den Vertrag so ändern, dass entweder ein ganz normales Arbeitsverhältnis entsteht oder der Auftragnehmer ordentlich selbständig ist. Der Auftragnehmer kann übrigens auch auf Festanstellung klagen. Wenn Sie das umgehen wollen: Stellen Sie bei der DRV vorab den Antrag auf ein Statusfeststellungsverfahren.
Künstler und Publizisten:
Sie vergeben öfter als nur gelegentlich Aufträge an freie Künstler o. Publizisten (z.B. an Webdesigner, nicht aber an Programmierer!)? Dafür müssen Sie Künstlersozialabgabe zahlen.
Sie müssen den Arbeitnehmer bei der Krankenkasse und der Berufsgenossenschaft anmelden sowie monatlich den Beitrag zur Sozialversicherung ausrechnen und abführen. Das können Sie vereinfachen, wenn Sie einen Minijobber einstellen.
Wenn Sie selbst z.B. über die Künstlersozialkasse versichert sind, dürfen Sie höchstens einen Arbeitnehmer beschäftigen. Weitere Auszubildende und geringfügig Beschäftigte sind allerdings erlaubt.
Praktikanten und Familienmitglieder:
Alle hier dargestellten Regelungen gelten auch, für Familienangehörige oder Praktikanten. Auch wenn Sie letztere unbezahlt einstellen, müssen Sie über die Berufsgenossenschaft versichern.
Arbeitsrecht
Wenn Ihr Auftragnehmer zweifelsfrei selbständig (also nicht scheinselbständig) ist, aber mindestens die Hälfte seines Gesamtverdienstes von Ihnen erhält (bei künstlerischer oder publizistischer Tätigkeit ein Drittel) und seine Leistung im Wesentlichen ohne Mitarbeiter erbringt, gilt er als arbeitnehmerähnliche Person nach Tarifvertragsgesetz: Er hat dann Anspruch auf bezahlten Urlaub und Bildungsurlaub und kann Streitigkeiten vor das Arbeitsgericht bringen. Die Sozialversicherung macht aber keine Probleme. Wenn Sie Arbeiten an Arbeitnehmer delegieren, müssen Sie
  • klare Arbeitsbedingungen vereinbaren und in einem Arbeitsvertrag schriftlich niederlegen
  • den Arbeitnehmer beim Finanzamt anmelden, ein Lohnkonto führen und monatlich die Lohnsteuer ausrechnen und an das Finanzamt abführen
  • bei einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses zumindest die gesetzlichen Kündigungsfristen einhalten und ein Zeugnis ausstellen.
Gesellschaftsrecht Welche Gesetze Sie beachten müssen
Als Einzelunternehmer können Sie auch mit anderen Selbständigen gleichberechtigt zusammenzuarbeiten – z.B. ein Metzger und eine Bäcker, die sich Geschäftsräume und Kunden teilen, aber auch ein Journalist und ein Kameramann, die für einzelne Projekte zusammenarbeiten. Sobald Sie als Einzelunternehmer derart mit anderen gleichberechtigt kooperieren, sind Sie eine Gesellschaft Bürgerlichen Rechts (GbR), auch ohne schriftlichen Vertrag. Die GbR selbst kann keine Verträge abschließen und kein oder Geld einnehmen, das können nur Sie als einzelner Unternehmer. Gleiches gilt für die Einkommensteuer. Die GbR muss jedoch ggf. Umsatz- und Gewerbesteuer zahlen. Und: Die Mitglieder einer GbR haften für alles, was sie gemeinsam unternehmen – aber nicht für mehr. Bei einer dauerhaft festen Zusammenarbeit kann es für Sie sinnvoll sein, eine andere Gesellschaftsform, z.B. eine GmbH, zu gründen. In allen Fällen müssen Sie die gesetzlichen Mindestbedingungen für Arbeitsverhältnisse einhalten. Die sind in folgenden Gesetzen festgehalten:
  • das Altersteilzeitgesetz
  • das Arbeitszeitgesetz
  • die Bildungsurlaubsgesetze der Länder
  • die Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuchs über Entlohnung und Kündigungsfristen
  • das Bundeserziehungsgeldgesetz
  • das Bundesurlaubsgesetz
  • das Entgeltfortzahlungsgesetz
  • das Kündigungsschutzgesetz
  • das Mutterschutzgesetz
  • das Nachweisgesetz
  • die Sozialgesetzbücher

Richtig Delegieren lernen

Ob Sie nun ein anderes Unternehmen oder Mitarbeiter beauftragen, damit die Sache rund läuft, reicht es nicht, wenn Sie die Anweisung geben: “Machen Sie das bis übermorgen!” Es ist kein Wunder, wenn der andere etwas nicht zu Ihrer Zufriedenheit macht, wenn Sie nicht möglichst genau sagen was Sie wollen – der andere weiß schließlich nicht, was Sie denken. Verwechseln Sie klare Arbeitsanweisungen aber nicht mit Kontrolle: Ihr Partner oder Mitarbeiter sollte zwar wissen, was zu tun ist, aber sprechen Sie ihm dabei nicht die Fähigkeit ab selbst zu denken. Klären Sie, bevor Sie etwas delegieren, folgende Punkte.
  • Überlegen Sie: Wer kann die Aufgabe am Besten ausführen – und warum? Wer hat die geeignete Sachkenntnis, wer wird am Schnellsten arbeiten. Teilen Sie mit, warum Sie sich gerade für diesen Partner oder Mitarbeiter entschieden haben – dieses Vertrauen wirkt motivierend.
  • Was soll ganz genau soll getan werden? Achten Sie hierbei auf genaue Formulierungen und stellen Sie durch Nachfragen sicher, dass die andere Person alles verstanden hat. Sprechen Sie alle Vorgaben zu Quantität und Qualität ab, schreiben Sie es auf. Achten Sie aber darauf, dass Sie das Ziel beschreiben, nicht den Arbeitsgang an sich. Unter Umständen können Sie einige Vorschläge zur Ausführung einbringen. Die anderen haben so die Freiheit, selbst zu entscheiden, wie sie die Arbeit ausführen. Diese Eigenverantwortlichkeit fördert die Motivation.
  • Benötigt der andere eine Spezielle Ausrüstung, irgendwelches Werkzeug oder auch Informationen und Fakten. Achten Sie nicht nur darauf, dass Sie den Auftrag erteilen, sondern auch darauf, dass Sie alles was, zu seiner Ausführung wichtig ist, mitgeben.
  • Bis wann soll die Aufgabe erledigt werden. Legen Sie den Zeitpunkt der Fertigstellung wenn möglich mit den anderen zusammen fest. Wenn das nicht geht, erläutern Sie, warum der Endtermin schon feststeht – etwa weil der Kunde dann die entsprechende Lieferung haben möchte.
  • Warum soll der Auftrag ausgeführt werden? Menschen führen nicht gerne Arbeiten aus, deren Sinn sich ihnen nicht erschließt. Machen Sie daher noch einmal explizit klar, was der Sinn und Nutzen dieses Arbeitsganges ist. Wenn der andere das versteht, wird er viel besser arbeiten.

Bürokratie vereinfachen

Wenn Delegation oder Zusammenarbeit mit anderen für Sie nicht infrage kommt, etwa weil Sie ein zu kleines Unternehmen sind, gibt es vielleicht auch andere Möglichkeiten, Zeit zu sparen: Etwa indem Sie Ihren Bürokratischen Aufwand minimieren.

Experten hinzuziehen

Suchen Sie nach Experten bei bürokratischen Fragen: Ein Steuerberater speziell für Ihre Berufsgruppe, ein Buchhalter (vor allem dann, wenn Sie eine doppelte Buchführung machen und/oder Arbeitnehmer einstellen wollen) sowie ein guter Anwalt, der Sie auch zwischendurch immer mal wieder in Rechtsfragen berät (und erst recht, wenn es Probleme gibt!) sind Gold wert.
Wenn Sie sich das nicht leisten können: Viele Berufsverbände und Kammern stehen Ihren Mitgliedern auch für die im Verhältnis niedrigen Mitgliedsbeiträge in rechtliche...

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