Die 20%-Methode mit der Sie alle Ziele erreichen

Probleme lösen, Zeit & Projektmanagement, effizienter arbeiten, Fokus emotionale Intelligenz & Achtsamkeit gegen Stress lernen

Simone Janson, Simone Janson, Simone Janson

• Publisher: Best of HR – Berufebilder.de®
• Year: 2024
• ISBN:
  9783965963184
• Edition: 4
• Topic: Personal Development
• Subtopic: Careers

Prokrastination und Aufschieberitis im Zeitmanagement: Es kommt anders…
// Von Simone Janson

Warum erreichen viele Menschen Ihre Ziele nicht durch heftiger Bemühungen? Oft sind Ablenkungen und Störfaktoren schuld daran, dass wir etwas aufschieben – oder die eigene innere Einstellung. Wie kann man das ändern?

Wie sieht Aufschieberitis aus?

Beginnen wir mit einem Beispiel: Herr G. will seine Zeit in Zukunft genau planen und sich an diese Plan auch halten. Doch bald merkt er, dass trotz genauester Planung die Dinge nicht so laufen, wie er sich das vorgestellt hat. “In der Theorie klingt das ja alles ganz nett, aber in der Praxis sieht das anders, denn da muss ich flexibel reagieren und dafür ist die ganze Planerei einfach zu unspontan”, redet er sich seinen Frust schön und schiebt mit dieser Ausrede das Thema Zeitmanagement erstmal zur Seite.

Doch soweit muss es gar nicht kommen. Natürlich sind gerade im Berufsleben oft äußere Faktoren daran schuld, dass Sie nicht alles schaffen, was Sie sich vorgenommen haben: Schwierige Kunden, ein defekter Computer, insolvente Arbeitgeber oder eine Autopanne. Darauf haben Sie leider keinen Einfluss. Doch es kommt immer auch darauf an, wie Sie mit solchen Schwierigkeiten umgehen. Und manche Faktoren, die Ihr erfolgreiches Selbstmanagement verhindern, sind einfach auch hausgemacht. Wenn Sie Probleme haben, Ihre Planung auch wirklich konkret umzusetzen, sollten Sie daran arbeiten.

Überwinden Sie den “inneren Schweinehund”

Mit dem Lesen von Literatur zum Thema Zeitmanagement tun Sie zwar den ersten Schritt zu einem optimalen Selbstmanagement – aber eben nur den ersten Schritt. Jetzt müssen Sie Ihr Wissen auch konkret umsetzen. Und dazu müssen Sie die Veränderung auch wirklich wollen, denn wenn das nicht der Fall ist, werden Sie Ihre Planung nicht konsequent genug im oft stressigen Arbeitsalltag umsetzen. Haben Sie dabei aber auch etwas Geduld mit sich selbst: Sie können nicht sofort all ihre Angewohnheiten ändern.

Wenn Sie zu viel auf einmal wollen, werden Sie scheitern und dann vermutlich vorschnell frustriert aufgeben. Um so etwas zu verhindern, sollten Sie sich zunächst einmal klar machen, wo sich bei Ihnen der “innere Schweinehund” zeigt, der Sie an der optimalen Umsetzung Ihrer Planung hindert. Überlegen Sie dazu zunächst, wann Sie ähnliche Ausreden benutzen wie Herr G. in dem Beispiel oben. Analysieren Sie dann, welche Motive hinter diesen Ausreden stecken.

Ursachen von Prokrastination – eine Übersicht

Wenn Sie wissen, wo die eigentliche Ursache liegt, können Sie meist auch gleich dagegen vorgehen. Die folgende Übersicht soll Ihnen dabei helfen:

Ausrede	Ursache dahinter	Ihre Vorgehensweise
“Heute habe ich zu viel zu tun, ich fange morgen mit der Umsetzung an.”	Sie schieben die Umsetzung auf.	Beginnen Sie entweder sofort mit der Umsetzung, denn Sie haben keine Zeit zu verlieren. Machen Sie sich einen Zeitplan, wann Sie welchen Planungsschritt umsetzen wollen, damit Sie am Ball bleiben.
“Da ist so viel zu beachten, Ich weiß gar nicht, wo anfangen und am Ende bleibe ich doch nicht bei der Sache.”	Sie wollen alle Tipps auf einmal umsetzen und verlieren dabei den Überblick und die Lust.	Beginnen Sie mit überschaubaren Problemen. Ein Schritt nach dem anderen – Sie müssen nicht alles sofort umsetzen. Machen Sie nicht zu viel auf einmal. Bleiben Sie geduldig und optimistisch.
“Das sind so viele verschiedene Methoden, ich weiß gar nicht, mit welcher ich anfangen will.”	Sie wollen alle Zeitmanagementmethoden auf einmal ausprobieren, statt herauszufinden, welche für Sie ideal ist.	Planen Sie, mit welchen Methoden Sie beginnen wollen. Sie müssen nicht alle Methoden ausprobieren, es reicht, wenn Sie einige wenige versuchen (Pareto Prinzip), sonst laufen Sie Gefahr, sich zu verzetteln. Finden Sie heraus, welche Methode Ihnen am Besten liegt.
“Manche Tipps sind so banal, das lohnt sich gar nicht, dass ich mich damit beschäftige!”	Sie glauben, einfache Methoden seien weniger hilfreich, weil Sie so einfach sind und Sie würden das ohnehin so machen.	Probieren Sie auch einfache Methoden aus. Sie werden überrascht sein, wie effektiv auch einfache Techniken sein können. Wenn Sie da auch selbst drauf gekommen wären: Um so besser!

“Ich kann ja mal anfangen, aber ich bleibe eh nicht bei der Sache.”	Sie sind bei der Umsetzung einfach inkonsequent.	Bleiben Sie konsequent. Machen Sie sich klar, wie wichtig Zeitmanagement für optimales Arbeiten ist. Belohnen Sie sich selbst für die Umsetzung auch einzelner Techniken oder zwingen Sie sich (mehr dazu erfahren Sie unten). Auch kleine Schritte bringen weiter. Schauen Sie sich die anderen Ausreden an: Was hindert Sie an einer konsequenten Umsetzung?
“Wenn ich zu viel plane, kann ich nicht flexibel reagieren.” Oder: “Zeitmanagement ist nur effektiv, wenn ich wirklich alles umsetze.”	Das sind zwei extreme Positionen ein und derselben Sache. Sie glauben entweder, Zeitmanagement ist total unnötig oder nur effektiv, wenn Sie alles umsetzen.	Vermeiden Sie Perfektionismus. Die Haltung, entweder alles zu machen, oder gar nichts, bringt Sie nicht weiter. Vergegenwärtigen Sie sich, dass auch kleine Verbesserungen schon ein Erfolg sind.
Ich habe einige Techniken ausprobiert, aber ich weiß nicht recht, ob das sinnvoll ist.	Sie haben keine Möglichkeit, Ihren Erfolg zu überprüfen. Dadurch könnten Sie die Lust verlieren.	Prüfen Sie, ob sich schon etwas verbessert hat – z.B. indem Sie schauen, ob Sie den Vertrag mit sich selbst (siehe unten) eingehalten haben. Oder bitten Sie jemand anderen um ein Feedback. Wichtig: Wenn Sie Verbesserungen feststellen, werden Sie weitermachen.

Notieren Sie Ihren Plan genau

Wenn Sie immer noch unsicher sind, ob Sie Ihre Planung auch konsequent umsetzen werden, greifen Sie zu einem ungewöhnlichen Hilfsmittel: Schreiben Sie genau auf, wie Sie sich die Umsetzung ihres persönlichen Selbstmanagementprogramms in den nächsten vier Wochen vorstellen. Terminieren Sie möglichst exakt, wann Sie welche Vorgabe erreicht haben wollen. Nehmen Sie sich dabei nicht zu viel vor. Machen Sie sich beim Aufschreiben nochmals Ihre persönlichen Ziele klar, vergegenwärtigen Sie sich, wo Ihre Stärken und Schwächen liegen und welche Methoden und Hilfsmittel Sie einsetzen wollen.

Sie können sich nun jemand anders suchen – etwa einen Partner oder Freund – der anhand dieses Plans kontrolliert, ob Sie die Vorsätze auch eingehalten haben. Sie können auch kleinere Sanktionen und Belohnungen vereinbaren. Vielleicht motiviert Sie dieser Druck von außen, konsequent am Ball zu bleiben. Vielleicht reicht es aber auch, wenn Sie sich einfach mit jemandem zusammentun, der auch seine Arbeitsorganisation verbessern will, und Sie motivieren sich von nun an gegenseitig. Sie können Ihre Vorgaben aber auch als Vertrag mit sich selbst formulieren: Treffen Sie klare Absprachen und setzen Sie Datum und Unterschrift darunter. Vereinbaren Sie aber auch kleinere Sanktionen, falls Sie vertragsbrüchig werden.

Sagen Sie manchmal “Nein!”

Sie sollten in Ihrem Zeitplan 40 Prozent frei lassen für unvorhergesehene Ereignisse. Dennoch kann es sein, dass diese 40 Prozent freie Zeit nicht ausreichen. Das kann passieren, weil Sie es nicht schaffen, anderen Menschen Bitten und Wünsche auch einmal abzuschlagen. Dahinter können im täglichen Umgang mit anderen Menschen sehr emotionale Motive stecken, etwa. die Angst, jemanden mit einer Absage zu kränken, der Wunsch zu gefallen oder das Bedürfnis, anderen helfen zu wollen. Was Sie in einer solchen Situation tun, zeigen Ihnen die unten dargestellten Tipps.

Der Ton macht die Musik – gerade beim “Nein”-Sagen. Wenn sie sich bedrängt oder überfordert fühlen, neigen viele Menschen dazu, übertrieben heftig und unfreundlich “nein!” zu sagen. Bleiben Sie stets höflich und verpacken Sie Ihr “nein!” geschickt, wie es Ihnen die Beispiele unten zeigen.

Gerade Selbständige sehen Sie sich mit einem besonderen Problem konfrontiert: Sie müssen Geld verdienen und daher so viele Aufträge wie möglich annehmen. Gleichzeitig wollen Sie sich am Markt etablieren und jedem Kunden einen möglichst optimalen Service bieten, der ihnen allerdings in der Regel zunächst kein zusätzliches Einkommen einbringt (auch wenn sich guter Service langfristig durch Kundebindung und Mundpropaganda sicher auszahlt). Allerdings tun Sie sich selbst keinen Gefallen, wenn Sie versuchen, alle Aufträge anzunehmen und alle Wünsche Ihrer Kunden zu erfüllen; bald nichts mehr gründlich und zuverlässig erledigen, verpassen Termine und müssen schließlich doch absagen, weil Sie einfach keine Wahl haben. Ihre Kunden sind dann aber unzufriedener, als wenn Sie gleich abgelehnt hätten, denn auch die Kunden haben Vorgaben und Pläne, die sie einhalten wollen und das nun, dank Ihnen, vielleicht nicht mehr können. Sie verlieren das Vertrauen in Ihre Firma und Sie gelten bald als jemand, der unentschlossen zwar alles ein bisschen, aber nichts richtig macht. Besser ist es da, sich auf seine Zielsetzung (siehe oben) zu besinnen und entschlossen im richtigen Augenblick “Nein!” zu sagen.

Typische Probleme beim “Nein”-Sagen

Die folgenden Beispiele zeigen Situationen, wie Sie bei Selbständigenn typischerweise vorkommen können. Die Tipps erläutern, wie Sie das jeweilige Dilemma lösen können.

Dilemma	Lösung	Der Tipp für Sie
Frau W. ist Beraterin für Kommunikation. Eine Kundin wird im Büro gemobbt. Frau W. fühlt sich überfordert, weil psychologische Konfliktlösung nicht ihr Gebiet ist. Aber die Kundin tut ihr leid, sie möchte ihr helfen und verbringt selbst schlaflose Nächte.	Frau W. erläutert ihrer Kundin genau, was sie für sie tun kann: Die Kommunikation analysieren und Schlagfertigkeit trainieren. Für die psychologischen Probleme verweist Frau W. jedoch an einen entsprechenden Fachmann. Die Kundin ist zufrieden und sucht neben der Kommunikationsberatung noch einen Psychologen auf.	Machen Sie das persönliche Problem Ihres Kunden nicht zu Ihrem eigenen, wenn es nichts mit Ihrem Unternehmen zu tun hat. Sie sind nicht für alles verantwortlich. Suchen Sie nach der besten Alternative für SICH und den Kunden!
Journalist P. sitzt bereits an einem großen Artikel, als ihm ein zweiter angetragen wird, der ihm sehr wichtig ist. Beide gleichzeitig wird er nicht schaffen. Entweder er übernimmt auch den zweiten oder nicht. Oder?	Journalist P. erklärt seinem Auftraggeber die Situation. Gemeinsam finden Sie eine Lösung: Das zweite Projekt lässt sich in eine Artikelserie splitten, so dass zunächst weniger Aufwand entsteht. Den zweite Teil kommt später.	Es gibt immer mehrer Alternativen, nicht nur “ja” oder “nein”. Bieten Sie dem Kunden Ausweichmöglichkeiten, finden Sie gemeinsam Alternativen. Mit den meisten Kunden kann man sprechen, wenn man nur die Sachlage erläutert.

Herr G. hat sich als Antiquitätenhändler und -restaurator auf den spanischen Jugendstil spezialisiert. Ein potenzieller Neukunde wünscht sich die Restauration einer Bidermeierkommode. Der Auftrag würde gutes Geld bringen, aber Herr G. ist hierfür kein Fachmann: Er müsste sich erst neu einarbeiten und unter diesem Zeitaufwand würden andere Aufträge leiden.	Herr G. lehnt den Auftrag ab. Aber erklärt dem Kunden, dass sein Profil nicht zu dem Auftrag passt und verweist an ein anderes Kleinunternehmen, dass sich auf… spezialisiert hat. Der Kunde wird Herrn G. als vertrauensvollen Ansprechpartner für im Hinterkopf behalten und weiterempfehlen	Sagen Sie nicht einfach “nein”, denn das wirkt abweisend, sondern begründen Sie, warum Sie im Moment keine Zeit haben oder jemand anders besser für die Aufgabe geeignet ist.
Schreiner C. hat einen Schrank gebaut und geliefert. Der Kunde fragt nun, wie viel die Montage noch kostet. Gleichzeitig erwähnt er, dass er in nächster Zeit auch noch einen großen Esstisch mit Stühlen in Auftrag geben möchte, wenn der Preis stimmt.	Schreiner C. hat die Wahl: Er bietet die Montage kostenlos oder zum kleinen Preis an, um den Kunden an sich zu binden. Eine Garantie auf den Folgeauftrag hat er aber nicht, gleichzeitig vernachlässigt er wichtige Arbeit, die direkt Geld bringt. Oder er verlangt den regulären Montagepreis. Wenn der Kund das nicht zahlt, verzichtet er auf den Montageauftrag.	Entscheiden Sie bewusst. Bedenken Sie, was Ihr ursprüngliche Zielsetzung war (guter Service, niedrige Preise, schnelle Arbeit oder ähnliches) und setzen Sie danach die Prioritäten. Und nur weil Sie “nein!” sagen können, müssen Sie das nicht tun. Sie haben die freie Wahl, was Sie annehmen und was nicht – immer!
Frau H. ist Webdesignerin und Netzwerkadministratorin. Aber ihr Hauptkunde kommt immer wieder auch mit kleineren Computerproblemen zu ihr.	Frau H. bietet dem Kunden als besonderen Service eine Computerschulung an, da sie leider, wie sie angibt, in den kommenden Monaten wegen eines wichtigen Projektes oft unterwegs sein wird.	Bieten Sie Hilfe zur Selbsthilfe. Erklären Sie dem Kunden einmal, wie es geht. Wenn sie dann immer wieder zu Ihnen kommen, ist klar, dass der Kunde, der es ja jetzt besser wissen müsste, nur bequem ist. Dann können Sie mit gutem Gewissen den Extraservice in Rechnung stellen.

Ein klares, möglichst enge gefasstes Leistungsprofi hilft Ihnen, “nein” zu sagen. Es macht anderen Mendschen von vorneherein klar, auf welche Leistungen Sie spezialisiert sind und welchen Service Sie nicht anbieten. Wenn dann jemand fragt: “Machen Sie auch…” können Sie mit gutem Gewissen “nein” sagen. In diesem Fall schafft das “nein” sogar Vertrauen, weil andere genau wissen, auf was Sie sich einstellen können und woran Sie bei Ihnen sind.

Verzetteln Sie sich nicht

Vielleicht kennen Sie das: Sie wollten nur mal schnell ein paar Rechnungen schreiben, im Internet nach den neuesten Nachrichten aus Ihrer Branche suchen oder ein neues Programm auf den Computer einspielen. Sie tun dies und das – und plötzlich, ohne dass Sie es gemerkt haben, ist der Tag herum und Ihre eigentliche Arbeit haben Sie gar nicht gemacht. Stattdessen haben Sie sich mit lauter Kleinigkeiten verzettelt und wissen gar nicht, wo Ihre Zeit geblieben ist.

Wenn Sie jedoch, wie oben bereits beschrieben, analysiert haben, mit welchen Tätigkeiten Sie Ihre Zeit herumgebracht haben, können Sie nachvollziehen, wo Ihre Zeit geblieben ist: Betrachten Sie sich nochmals Ihre Auflistung und halten Sie Ihr Augenmerk nicht nur darauf, wie viel Zeit Sie sinnvoll effektiv gearbeitet oder in Pausen entspannt haben, sondern auch wie viel Zeit Sie unnötig vertrödelt haben. Gegen diesen Zeitverlust können Sie nun methodisch vorgehen.

Müssen Sie diese Arbeit jetzt auf diese Weise machen?

Hinterfragen Sie zunächst den Sinn Ihrer zeitraubenden Aktivitäten. Das nachfolgende Schema verdeutlicht Ihnen nochmals, wie Sie dabei systematisch vorgehen. Manche Tätigkeiten stellen sich nach einer eingehenden Analyse als notwendig heraus, müssen aber anders organisiert werden (wie, zeigt Ihnen Schritt 2). Von vielen anderen Arbeiten können Sie sich jedoch entlasten. Dazu gehören zunächst Routineaufgaben, die Sie nur noch aus alter Gewohnheit erledigen, eben weil Sie das schon immer so gemacht haben.

Beispiel: Frau K. ist Inhaberin eines Geschenkeshops. In der Vorweihnachtszeit herrscht Hochbetrieb. Trotz des Stresses schreibt sie jedes Jahr Weihnachtskarten an alle Kunden in Ihrer Kartei. Einige Kunden haben schon seit Jahren nichts mehr bei Ihr gekauft, hier sind die Weihnachtskarten schlicht verlorene Mühe und ein unnötiger Kostenfaktor. Frau K. täte gut daran, die Altkunden auszusortieren.

Einen besseren Zeitpunkt finden

Doch selbst wenn eine Arbeit notwendig sein sollte – sicherlich ist es zum Beispiel sinnvoll, guten Kunden einen Weihnachtsgruß zukommen zu lassen – bleibt die Frage, ob Sie diese Arbeit wirklich selbst übernehmen müssen. In vielen Fällen könnten Sie einfache Aufgaben kostengünstig, effizient und schnell durch jemand anders erledigen lassen (mehr dazu erfahren Sie im nächsten Kapitel). Frau K. könnte diese kleinen Arbeiten beispielsweise an einen Studenten übertragen. Sie könnte sich aber auch fragen, ob Sie diese Arbeiten unbedingt jetzt in der Vorweihnachtszeit erledigen muss. Im Sommer, während der Urlaubszeit, hat Sie oft tagelang nichts zu tun und langweilt sich in Ihrem Laden.

Die Urlaubszeit wäre ein viel besserer Zeitpunkt, die Weihnachtskarten schon einmal zu schreiben. Und auch Sie haben sicherlich auch die eine oder andere Leerlaufphasen, in denen Sie solche Arbeiten zwischendurch erledigen können. Ihre persönliche Analyse zeigt Ihnen auf, wo diese liegen. Planen Sie nun diese eher unwichtigen Aufgaben gezielt in solche Phasen. Um Zeit zu sparen, sollten Sie darüber hinaus auch analysieren, ob Sie die Aufgaben auf effiziente Art und Weise erledigen. Überprüfen Sie, ob Sie nicht aus purer Gewohnheit auf eine umständliche Art arbeiten und wie Sie diese Arbeitsweise vereinfachen und damit effizienter gestalten können, ohne dass das Ergebnis leidet: Setzen Sie technische Hilfsmittel wie eine geeignet Software oder einen besseren Computer ein oder Automatisieren Sie Arbeitsabläufe, etwa dadurch dass Sie auf Ihrem Computer häufig benutze Funktionen direkt so einstellen (in Office-Anwendungen beispielsweise funktioniert das mit Makros). In unserem Beispiel schreibt Frau K. alle Weihnachtsgrüße von Hand und faltet die selbstgemachten Karten dann eigenhändig. Sie würde viel Zeit sparen, wenn Sie zuvor schon gefaltetes Papier kaufen und die Grüße dann auf dem Computer ausdrucken würde. Dann müsste Sie den Gruß nur einmal schreiben, statt viele Male immer wieder neu, bräuchte keine Angst vor Schreibfehlern zu haben und bräuchte am Ende nur noch zu unterschreiben und die Karten in das Kuv...