Delegación y supervisión

Brian Tracy

• Publisher: HarperEnfoque
• Year: 2016
• ISBN:
  9780718033682
• Topic: Negocios y empresa
• Subtopic: Habilidades empresariales

Los gerentes son juzgados por los resultados que entregan— y más que nada, esos resultados giran en torno a la habilidad de delegar y supervisar.

Te sorprenderás cuan eficiente y fácil de manejar se convierte tu equipo cuando hayas dominado estas habilidades. Esta práctica guía de bolsillo revela estrategias comprobadas para estimular el desempeño y la productividad de tus empleados. Cuando se hace de la forma correcta, la delegación y supervisión le permiten a tus empleados a aprender, a crecer, y a ser más capaces. Tu éxito subirá vertiginosamente a la vez que incrementes la calidad y cantidad de los resultados, cimentes la lealtad, el involucramiento y el compromiso de tu gente.

El lector podrá

• Definir el trabajo, asignarlo, y establecer niveles de desempeño específicos y mensurables.

• Combinar las habilidades con los requisitos del trabajo.

• Administrar mediante objetivos para delegar tareas a largo plazo a miembros de equipo más confiables.

• Monitorear, controlar y mantenerse al día con los proyectos con un mínimo esfuerzo.

• Convertir el delegar en una herramienta de enseñanza para construir confianza en tu equipo.

• Proporcionar realimentación y obtener una participación activa.

• Evitar delegación opuesta.

• Hacer tiempo para enfocarte en tareas que solamente tú puedes realizar.

• Y mucho más.

UNO

Desarrolla tu recurso más valioso

TUS RECURSOS MÁS valiosos en los negocios son los recursos humanos confiados a ti para hacer el trabajo. Son mucho más valiosos que los ordenadores o el espacio de oficinas. Los gerentes excelentes son aquellos capaces de extraer el rendimiento de más alta calidad de las personas a las que dirigen.

Tu trabajo como gerente es obtener el máximo retorno de la inversión de la empresa en las personas. Tanto como el ochenta y cinco por ciento del presupuesto operativo de cualquier organización, especialmente en un negocio de servicios, se invierte en salarios e incentivos. La pregunta es: «¿Estás sacando el máximo rendimiento de esos gastos?». La delegación es una de las maneras de lograr precisamente eso.

La persona promedio trabaja usando entre un cincuenta y un sesenta por ciento de su capacidad. Esto significa que en la organización promedio, la mitad de la capacidad de los empleados no está siendo aprovechada. Una excelente organización es aquella en la que el personal está empleando cada vez más su capacidad potencial para alcanzar los objetivos de la organización.

Haz crecer a tu gente

Tu trabajo como gerente es hacer crecer a la gente. Se te ha confiado la responsabilidad de cuidar de tu gente y desarrollarla. Solo las personas pueden aumentar su valor. Los ordenadores y otros equipos se deprecian y, finalmente, se vuelven obsoletos. La gente, sin embargo, puede aumentar su valor, dependiendo de cómo es gestionada y motivada. La delegación es una herramienta maravillosa para desafiar a tu personal y hacer que se impliquen, logrando mayores resultados y haciendo una contribución mayor.

Lo más importante de todo es cómo la delegación te permite satisfacer tu propio potencial personal. El maravilloso descubrimiento es que tu potencial como gerente o ejecutivo es prácticamente ilimitado, siempre y cuando seas capaz de dar rienda suelta a los talentos y habilidades de los demás al delegar y supervisar con eficacia.

Tienes dos opciones en el mundo laboral. Cuando se te ha asignado un trabajo y eres responsable ante tu jefe, puedes hacerlo tú mismo o hacer que otro lo haga. Tu capacidad para hacer que otro haga el trabajo —o, más exactamente, de encomendar el trabajo a otra persona que pueda, de hecho, hacerlo— te permite centrarte en el trabajo que tienes que hacer. Más que cualquier otra cosa, esta capacidad de delegar efectivamente determinará tu trayectoria profesional, tu tasa de promoción, tu sueldo, tu estatus, tu posición, tu prestigio y tu éxito en la gestión.

DOS

Desafía los mitos que bloquean la delegación eficaz

HAY VARIOS mitos en la gestión que a menudo suelen refrenar a los gerentes de usar la delegación. Pueden o no ser ciertos, pero son bloqueos mentales del gerente individual. Puedes estar al tanto de algunos de estos mitos o bloqueos y no conocer otros. Cada vez que veas a alguien que delega pobremente, es probable que encuentres uno o más de estos mitos en acción.

Mito 1: No hay tiempo suficiente para delegar

A veces las personas están tan ocupadas y abrumadas con las responsabilidades que piensan que no tienen tiempo suficiente para sentarse y explicar el trabajo a otra persona. Solo quieren continuar con ello tan rápido como sea posible.

En otras ocasiones pueden delegar el trabajo a otra persona, pero no se toman el tiempo suficiente para guiar a la persona en la asignación y explicarle exactamente lo que debe hacer. Tal vez digan algo como: «Haz esto y tenlo terminado para tal o cual fecha». Equiparan el dar órdenes con la delegación. Pero no es eso. Es abdicación.

Probablemente hayas escuchado el viejo dicho: «Nunca hay tiempo suficiente para hacer las cosas bien; pero siempre hay tiempo suficiente para hacerlo de nuevo». En las organizaciones o unidades mal dirigidas siempre parece haber tiempo para hacerlo una y otra vez y corregir los errores y malentendidos que fueron causados por no delegar con eficacia en primer lugar.

En realidad, siempre hay tiempo suficiente para delegar con eficacia. A partir de ahora, deja de decir que no tienes tiempo para delegar una tarea con claridad. Recuerda, tomarte el tiempo para delegar bien es el empleo más eficaz de tu tiempo para obtener más y mejores resultados.

Mito 2: El personal no es suficientemente competente

Muy a menudo, los gerentes subestiman la capacidad de su gente. Pero la única manera de que pruebes la verdadera competencia de los individuos es dándoles más de lo que hayan hecho antes, y luego dejarles la libertad para cometer errores y aprender de ellos.

La gente te sorprenderá. Asombrosamente, los miembros de tu equipo puede que tengan aptitudes de las que nunca te hubieras apercibido. Cuando aprendas a aprovechar sus capacidades, no solo obtendrán más satisfacción de su trabajo, sino que tú también conseguirás mucho más como gerente, lo que ayudará a tu carrera.

Mito 3: Si quieres que salga bien, tienes que hacerlo tú mismo

Este malentendido, llevado a su conclusión lógica, garantiza el fracaso en la gestión. Si realmente crees que tienes que hacerlo todo tú —y quieres tener el trabajo hecho a tiempo, y a un nivel aceptable de calidad— acabarás por tener más y más trabajo, y cada vez menos tiempo. Este mito te frenará y te condenará a funcionar continuamente a nivel operativo, en lugar de avanzar en la gestión.

La incapacidad de pasar de hacer el trabajo a dirigir el trabajo es la mayor razón por la que la gente fracasa en la gestión. La tendencia natural es la de volver a caer en tu zona de confort y empezar a hacer en lugar de delegar. Sigue recordándote que tu trabajo consiste en gestionar, no en hacerlo por tu cuenta.

Mito 4: La gente pensará que no estás al tanto de todo si delegas en los demás

Por lo general, los ejecutivos o gerentes son egoístas. Sus egos están atados a su trabajo. Quieren que las otras personas piensen que están al tanto de todo en el trabajo y saben lo que está pasando todo el tiempo. Por lo tanto, se niegan a delegar.

Sin embargo, es todo lo contrario. Nunca puedes saber lo que está pasando en todas partes durante todo el tiempo. Y no necesitas saberlo. Siempre puedes tener acceso a las personas que lo saben y que pueden ponerte al día rápidamente.

Mito 5: Cuando eres bueno en algo, debes hacerlo tú mismo

Muchas personas pasan meses y años desarrollando un conjunto de habilidades que les permita progresar, ser ascendidos y tener un equipo asignado que trabaje para ellos. La trampa está en que hacer bien este trabajo en particular crea una zona de confort, y continuamente te esfuerzas por volver a la zona de confort que supone realizar una ocupación que resulta familiar.

La regla es bastante simple. Debes delegar lo que sea que hayas dominado y puedas hacer ahora fácilmente, y pasar a otra cosa. Dominar la tarea te ha permitido ascender y avanzar. Este trabajo debe ahora ser enseñado y transmitido a otra persona. No deberías estancarte en tareas simples y rutinarias, y que puedan ser realizadas por otra persona.

Practica la «regla del setenta por ciento». Si alguien más puede hacer el trabajo un setenta por ciento tan bien como tú, delega la tarea a esa persona. Libérate para hacer esas pocas funciones que solo tú puedes hacer.

Nuestra tendencia natural es caer en el hábito de hacer los trabajos que nos gustan, las tareas que nos llevaron a donde estamos en la actualidad, y reservarnos estos trabajos para nosotros mismos. En cambio, debes delegar las tareas que hayas dominado, de manera que puedas avanzar con las ocupaciones que requieran una mayor inteligencia, habilidad y capacidad.

TRES

El punto de partida de la delegación

EL PUNTO INICIAL de la delegación, al igual que el punto de partida de toda gestión exitosa, es tomarte un poco de tiempo para pensar en el trabajo antes de hacer cualquier otra cosa. Piensa con precisión en lo que hay que hacer, por tu parte y por la de los demás. Un buen ejercicio es escribir el objetivo de un trabajo, sobre todo de un trabajo complejo, y luego una lista de todas las acciones que se deben tomar para completar el trabajo a tiempo, con el nivel de calidad requerido.

Muchos de los problemas en gestión provienen de actuar sin pensar. Por el contrario, el éxito en este campo suele ser el resultado de invertir tiempo para pensar antes de actuar. Y hay pocas áreas donde esto sea más importante que en el ámbito de la delegación.

La planificación ahorra tiempo

Hay un viejo refrán que dice: «Más vale prevenir que curar». Cada minuto que pases con la planificación te ahorra de diez a doce minutos en la ejecución. Haz una lista de todo lo que debe hacerse en la realización de una tarea importante o el logro de un objetivo. Cuanto más tiempo tomes en planificar la tarea antes de empezar, y en anotar cada paso, más rápido la completarás cuando empieces a trabajar.

Pensar bien en el proceso —lo que hay que hacer, cuándo hay que completarlo y a qué nivel de calidad— es el punto de partida de la delegación eficaz. Por desgracia, muchos gerentes delegan primero y lo piensan después.

Haz las preguntas correctas

Deberías afrontar cada trabajo o tarea como si tu carrera y tu futuro dependieran de ello. Cuanto mayor y más importante sea la tarea, con mayor seriedad deberías dar los primeros pasos. Haz las preguntas correctas:

¿Qué estoy tratando de hacer?

¿Cómo estoy tratando de hacerlo?

¿Podría haber una mejor manera?

Comienza por pensar en tu situación actual, dónde quieres estar en el futuro y la mejor manera que tienes de conseguirlo.

Sé tu propio asesor de dirección

El trabajo del asesor de dirección consiste en hacer preguntas sobre lo que estás haciendo y por qué lo estás haciendo de esa manera. Peter Drucker dijo: «Yo no soy un asesor; soy un inquisidor. No le digo a la gente qué hacer. Solo hago las preguntas difíciles que deben responder para decidir qué hacer por sí mismos».

Un excelente ejercicio para dedicarte a ser gerente es identificar tus suposiciones, y luego probarlas. ¿Qué estás suponiendo que es verdad? ¿Qué estás aceptando conscientemente, y qué estás asumiendo inconscientemente? Y lo más importante, ¿qué pasa si tus suposiciones no son ciertas? ¿Y si las ideas en las que estás basando tus decisiones no son correctas? Entonces, ¿qué harías?

¿Deberías hacerlo tú mismo?

Para cada tarea, tienes que decidir si debes hacerla tú mismo, delegarla a alguien de la empresa o desviarla a un especialista fuera de la empresa. Solo puedes tomar estas decisiones si te tomas el tiempo de pensar primero en la labor.

SI TIENE SENTIDO, HAZLO TÚ MISMO

A veces, el supuesto de que necesitas delegar una tarea está mal; tiene más sentido hacerlo tú mismo. Al principio de mi carrera, yo era redactor para una gran agencia de publicidad. En esa posición, leí todos los libros que pude encontrar sobre escribir textos profesionales y finalmente me abrí paso hasta la escritura de textos publicitarios para clientes nacionales.

A día de hoy, puedo escribir publicidad excelente sobre casi cualquier tema, producto o servicio de forma rápida, fácil y bien. Un miembro de mi personal podría pasar horas escribiendo un texto de publicidad para nuestro sitio web o de otros materiales de promoción y aun así no hacer un trabajo particularmente bueno. Pero yo puedo escribir esa misma cantidad de texto en pocos minutos, y dejarlo listo para ir a imprenta.

Esta es una de e...