Conectando los saberes de bibliotecas

Archivos y museos (BAM) en torno a la preservación de documentos analógicos y de origen digital

Perla Oliva Rodríguez Reséndiz, María Teresa Fernández Bajón, Perla Oliva Rodríguez Reséndiz, María Teresa Fernández Bajón

• Editorial: UNAM, Instituto de Investigaciones Bibliotecológicas y de la Información
• Año: 2019
• ISBN de la versión impresa: 9786073015431
• ISBN del libro electrónico: 9786073015172
• Edición: 1
• Categoría: Filología
• Categoría: Biblioteconomía y ciencia de la información

La presente obra reúne las experiencias del trabajo que desempeñan instituciones con el propósito de preservar, registrar y dar acceso a la memoria de la humanidad, lo cual es un objetivo común de las bibliotecas, archivos y museos del mundo. El intercambio de experiencias entre estas instituciones coadyuvan a diseñar estrategias colaborativas y de impacto a nivel internacional. Uno de los mayores desafíos identificados por los autores ha sido la incorporación de tecnologías útiles a nuestro quehacer y su progresivo reemplazo. A largo de los capítulos, se refleja el interés de hacer investigaciones colegiadas y de establecer plataformas digitales que interactúen como nodos en red. La obra está divida en tres secciones que agrupan capítulos de acuerdo a su afinidad. La primera sección está dedicada a las iniciativas de colaboración y aparecen incluidos los resultados obtenidos en proyectos como el Repositorio Digital de la Secretaría de Cultura; así como del Archivo Digital de Lenguas y Culturas Originarias de México, o del acervo histórico del Instituto de Biología de la UNAM como parte del proyecto Biodiversity Heritage Library (BHL). La segunda sección se ha nombrado: "Experiencias de preservación" y se han incorporado propuestas que establecen los modelos de preservación de acuerdo al tipo de colecciones. Se aborda la situación de instituciones como: Phonothèque de la Maison mèditerranèe des sciences de l'hombre (Francia); los fondos audiovisuales de la Universidad Autónoma de San Luis Potosí (México); el acervo fílmico de la Dirección de Actividades Cinematográficas de la UNAM; así como del Centro de Investigación, Documentación e Información Museológica de la Coordinación Nacional de Museos y Exposiciones del Instituto Nacional de Antropología e Historia. Por último, la tercera sección trata los problemas comunes, y se incluye una mirada crítica a las soluciones adoptadas ante el problema de la gestión documental, por parte de instituciones como la Biblioteca de Catalunya, el acervo sonoro de Radio difusión Nacional del Uruguay, así como el Archivo Histórico Municipal de Morelia.

Digitalizar para preservar la documentación del Archivo Histórico Municipal de Morelia (ahmm)¹

Magali Zavala García

Archivo Histórico Municipal de Morelia

y enes-Morelia (unam)

Introducción

El presente texto tiene por objeto hacer un recuento histórico de la digitalización documental en el Archivo Histórico Municipal de Morelia. En un primer momento, la propuesta fue digitalizar para preservar la memoria histórica, pero conforme avanzaron los años, la idea se fue matizando. Para desarrollar el tema, se creyó oportuno dividirlo en tres pequeñas secciones. La primera corresponde a la historia del propio Archivo, la segunda hace referencia a la organización documental, pues dichos materiales forman parte del proceso de la digitalización y la tercera refiere la digitalización documental.

Breve historia del Archivo Histórico Municipal de Morelia (ahmm)

El Archivo Histórico Municipal de Morelia es un acervo documental que cuenta con más de novecientos metros lineales de información, cuyos contenidos corresponden a los asuntos generados a lo largo de la historia del Ayuntamiento de Morelia (1544 a 1995) —antiguas Casas Consistoriales—,² es decir desde los primeros escritos generados por los europeos en las antiguas tierras de la Provincia de Mechuacan, que tuvieron su origen en la centralización del poder provincial en manos del alcalde mayor y del papel secundario de los ayuntamientos. Ambas autoridades resolvieron los asuntos desde las Casas Consistoriales. Cabe destacar que, al interior, estaba el Archivo Provincial (actual Archivo Histórico Municipal de Morelia).

Conforme a las contribuciones de las historiadoras contemporáneas Mónica Vázquez García y Melba Maya Guzmán, en la parte introductoria del Índice. Fondo Colonial (siglo XVI y XVII) —escrita por el etnólogo Ángel Quintana—, así como en las transcripciones de Actas de Cabildo de la ciudad de Valladolid de Michoacán año 1810, se considera que los primeros registros tangibles del acervo datan de 1576 o muy probable de 1656, cuando el duque de Albuquerque (Francisco Fernandez de Cueba, virrey de la Nueva España) le encomendó al escribano Juan de Molina Montañez que hiciera un inventario de los documentos oficiales de aquel momento. Entre ellos sobresalieron: cédulas, provisiones reales y demás escrituras generadas por el ayuntamiento; los textos serían guardados en la arca de tres llaves para mayor seguridad y protección (ahmm 1656; ahmm 1995, 9-12; Maya y Bernal 2014).

Así pues, la información documental (cédulas y provisiones reales) es una fuente fehaciente de los vaivenes históricos. Para aproximarnos a los registros del Archivo, es necesario considerar la administración municipal de la época colonia, la cual estuvo a cargo del Cabildo, éste era un cuerpo colegiado y teóricamente representado por los vecinos, generalmente era nombrado por el rey, el virrey y por hombres poderosos; se encargaba de administrar los asuntos en la ciudad vallisoletana. Para el siglo XVIII, los ayuntamientos continuaban con las funciones de justicia, seguridad, policía y vigilancia. Con el paso de los años, también se encargaron de obras públicas, servicios de parques, forestación, salud y limpieza.

Al comenzar el siglo XIX, el país sufrió cambios importantes en la vida económica, social, política y religiosa, nos referimos a la Independencia de México, En adelante, el ayuntamiento junto con el prefecto se encargaron de los asuntos públicos. Inmediatamente, el prefecto se convirtió en una autoridad de gran relevancia y surgió una simbiosis entre ambas figuras públicas. Al poco tiempo, la prefectura a nombre del ejecutivo asumió el control de la gendarmería y la vigilancia; por lo tanto, en el edificio del actual Palacio Municipal se estableció el cuartel de policía y la cárcel preventiva (Mijangos 2008).

Ya en la segunda mitad del siglo xix, el gobernador de aquel momento, Melchor Ocampo, solicitó a la Secretaría de Hacienda que le cediera al Estado una sección donde funcionaba el Palacio Municipal. Unos años más tarde —1861—, los derechos pasaron al ayuntamiento. Enseguida, este órgano de gobierno compartió espacios con varias oficinas ajenas al mismo, como dependencias del Ejecutivo, Consejo de Gobierno, Supremo Tribunal de Justicia, Juzgados de Primera Instancia, alcaldías, Juzgados Menores y del Registro Civil (Hernández 1995). Esto explica por qué durante la República Restaurada funcionó como un Palacio Público, más que como un Palacio Municipal.

Al comenzar el siglo XX (1915), se suprime la figura del prefecto y con ello las responsabilidades de la prefectura frente a la sociedad. Al respecto, el ayuntamiento se deslindó de ella hasta convertirse propiamente en Palacio Municipal; en los años subsecuentes se encargó de las funciones de los prefectos. Después de la Revolución, el municipio fue administrado por un ayuntamiento de elección popular directa, sin autoridad intermedia entre los gobiernos estatales y municipales. Poco a poco, la representatividad del Palacio Municipal se fue perfeccionado hasta el día de hoy.

De la organización documental

Los primeros registros de organización documental del Archivo Histórico Municipal de Morelia se remiten a dos fechas: 1576 o 1656, cuando el duque de Albuquerque (Francisco Fernandez de Cueba, virrey de la Nueva España) solicita que se inventaríen los documentos generados por el ayuntamiento —como se advirtió en párrafos anteriores—. Al terminar el siglo XVII e incluso en la primera mitad del XVIII, no hubo vestigios que dataran la evolución del acervo; fue en 1787 cuando se escribió sobre los infortunios sufridos tanto del espacio como de la propia documentación, aunque dichos problemas eran añejos, pues los expedientes sufrían daños por la falta de una conservación adecuada (ahmm 1787). Otro rastro fue en 1804, relativo al Índice de inventario de autos y otros instrumentos de justicia sobre juicios ejecutivos, criminales, ordinarios, civiles, demandas, diligencias. Este libro ordena los instrumentos, autos y protocolos, así como los autos tocantes; de igual manera, separa los autos criminales. Cabe destacar que su contenido va de 1528 a 1804 (ahmm 1528-1804).

Pero fue durante la primera mitad del siglo XIX cuando la organización documental cambió con la elaboración de inventarios cronológicos, temáticos y numéricos. Ello permitió cierta exigencia en la clasificación y conservación de los expedientes que se estaban generando con la Independencia de México y por primera vez figuró el responsable de salvaguardar el Archivo (Maya y Bernal 2014, 95). De tal suerte, en 1868, se propone el cargo de “escribiente-archivero”. Su función era apoyar al escribano, ser el enlace entre el escribano y el ayuntamiento, y atender algunas actividades de la secretaría. A pesar de los avances, el acervo continuaba en la ignominia.

Los trabajos de clasificación se reforzaron un siglo después, cuando el gobierno del estado de Michoacán, en 1909, solicitó la continuidad de los índices. Así, Manuel Álvarez Gasca se dio a la tarea de organizar los materiales, les asignó un relativo orden cronológico y a cada conjunto le incluyó una relación sobre su contenido. No obstante, las necesidades de organización y preservación crecían con el tiempo, pues algunos documentos comenzaron a sufrir los estragos de los años y los problemas propios de la naturaleza (plagas y humedad). Para atender las contingencias tanto ambientales como históricas, en la segunda mitad del siglo XX, un grupo de especialistas dirigido por José Miranda, Antonio Pompa y Pompa y Wilgberto Jiménez Moreno comenzaron los primeros trabajos al realizar una micropelícula de los documentos, con un resultado de 37 rollos, cuyo material es custodiado por la Biblioteca Nacional de Antropología e Historia.

En 1964, el historiador Xavier Tavera Alfaro continuó con la organización documental; rescató índices de las dos décadas del siglo XVIII (sesentas y setentas). Al texto lo llamó Índices Documentales del Archivo del Ayuntamiento de Morelia (١٧٦٠-١٧٦٩), pero es una edición de poca circulación. Unos años más tarde, mediante el programa “Rescate de Archivos Municipales” sufragado por el Archivo General de la Nación, inicio un nuevo proyecto titulado Clasificación documental del Archivo Histórico Municipal de Morelia (siglos XVI, XVII, XVIII y XIX), la organización estuvo a cargo de María Ofelia Mendoza Briones, con la colaboración de Antonio Chávez Sámano y la participación de trece alumnos de la Escuela de Historia de la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo.

En diciembre de 1989, en el Departamento de Microfilmación y Reprografía de la Secretaría de Administración del Gobierno del Estado de México, se imprimieron mil ejemplares del Índice. Fondo Colonial (siglos XVI y XVII), el trabajo estuvo a cargo del etnólogo Ángel Quintana Sanabria, en aquel tiempo era Jefe del Archivo Histórico, y, claro, con la colaboración de las historiadoras Mónica Vázquez García y Melba Maya Guzmán.

Para la organización documental, el etnólogo Ángel Quintana aplicó el principio de procedencia y orden original, el cual contempla los criterios ideológicos y temáticos. Esta propuesta surgió en el siglo XVIII en los Archivos Nacionales franceses, considerándolos los primeros en utilizar el orden de procedencia. Un siglo más tarde —1841—, el historiador francés Natalis de Wailly redactó Instrucciones para la ordenación y clasificación de archivo y departamentales comunales, en donde se observaba la necesidad de clasificar la documentación mediante fondos, es decir, mantener la información agrupada y respetando la estructura propia sin mezclar los asuntos. Con este orden nace el principio de procedencia y en 1898 los archiveros holandeses Muller, Feith y Fruin escribieron Guía de descripción para ordenar los archivos, que se le considera la base de los archiveros (Cruz 1994, 231).

Bajo esas consideraciones, se creó el cuadro clasificador del Archivo Histórico Municipal de Morelia, que correspondió para los siglos XVI, XVII y XVIII. Entonces, la información generada durante esos siglos se refiere a la Provincia de Michoacán, la cual estaba organizada en: gobierno, hacienda, justicia y guerra; con el tiempo se incorporó protocolos. De modo que, para la clasificación, se respetó su orden administrativo quedando de la siguiente manera:

1. Gobierno: se refiere a la organización administrativa, normativa y ejecutiva; también a la supervisión que ejercieron los funcionarios reales para el ordenamiento de la vida general de la Provincia.
2. Hacienda: representa las prácticas políticas en materia fiscal de la corona, que llevó la Real Hacienda y sus funcionarios en la Provincia.
3. Justicia: su nivel fue provincial y distrital, por lo tanto, se encargó de los asuntos de justicia ordinaria, atendió los delitos contra la familia y la moral pública.
4. Guerra: resalta la labor institucional de la corona para sostener y ampliar los territorios colonizados. Su desarrollo fue más evidente en los territorios norteños de la Nueva España.
5. Protocolos: describe a la función pública que tuvieron los escribanos. Durante la época colonial existieron cuatro tipos de escribanos: 1. Públicos y de cabildo, 2. Real, público y de cabildo. 3. Nombrados provisionalmente. 4. Escribanos públicos.

Finalmente, la estructura documental del Archivo Histórico permitió dividirlo en tres fondos: Colonial (1544-1810), Independiente I (1811-1899) e Independiente II (1900-1995). Para Fondo Colonial, se aplicó el principio de procedencia y orden original; el Independiente I y II se organizaron de manera muy general con cierto orden cronológico.

Respecto a la preservación de los expedientes, se consideró oportuno resguardarlos en folders de papel cultural, dentro de cajas de cartón AGN-12, aunque en los últimos años se han usado cajas de polipropileno, por ser un mejor componente en la conservación documental. Bajo esta mirada de preservar la memoria histórica, en febrero de 2006 se hizo un convenio con la Academia Mexicana de Genealogía y Heráldica para digitalizar el acervo. Los trabajos se hicieron en los fondos Colonial e Independiente I, de los cuales se cubrió más del 80 por ciento de la información. El Fondo Independiente II aún permanece en espera.

De la digitalización

Desde la segunda mitad del siglo XX, el uso de la tecnología ha crecido vertiginosamente al grado de convertirse en una necesidad para el desarrollo de la información y la comunicación. fFrente a dichos avances, los archivos se ven obligados a entrar en esta dinámica de “realidad virtual” para atender a sus usuarios en diferentes latitudes de la república mexicana o en cualquier parte del mundo. De esta manera, inicia una nueva etapa en la difusión y la consulta virtual de materiales históricos. De tal suerte que, en el siglo XXI, la...

Índice

• Breve introducción a la preservación digital de los bam
• Prefacio
• iniciativas de colaboración
• Políticas europeas sobre la preservación demateriales culturales digitales
• Retos y contextos para la construcción del Repositorio Digital del Patrimonio Cultural de México
• La Biodiversity Heritage Library (bhl), un proyecto colaborativo con el Instituto de Biología para la preservación digital del acervo histórico
• Colaboraciones pluridisciplinarias para la creación de un archivo digital. El caso del Archivo Digital de Lenguas y Culturas Originarias de México
• Experiencias de preservación
• La custodia dei documenti informatici in Italia:
• Archivar y difundir el patrimonio oral de las Ciencias sociales y humanidades en una dinámica de colaboración de archivos sonoros
• Archivar y difundir el patrimonio oral de las Ciencias sociales y humanidades en una dinámica de colaboración de archivos sonoros
• Propuesta de modelo de preservación de fondos audiovisuales con Dspace para la implementación de repositorios digitales
• Reflexiones en torno a la preservaciónde los documentos sonoros digitales
• Sistematización del Acervo Fílmico de la Filmoteca de la unam
• Un archivo como medio para transformar las prácticas museológicas
• El orbe digital, un reto para la capacidad deespacio en los sistemas de almacenamiento de información
• Patrimonio audiovisual, Universidad Complutense: servicio de información multimedia-red audiovisual universitaria hispanomexicana
• Preservación de la fotografía digital a través de las redes sociales:el estudio del caso cristero
• La gestión de documentos sonoros y audiovisuales.Retos y soluciones en tiempos de crisis
• Escuchar y esperar. El desafío de la digitalización y preservación del acervo sonoro de Radiodifusión Nacional del Uruguay
• Una mirada crítica a las dependencias de gobierno respecto a la conservación y preservación digital en el estado de Veracruz
• Digitalizar para preservar la documentación del Archivo Histórico Municipal de Morelia (ahmm)1