Dirección de proyectos exitosos

Como dejar de administrar el caos y encarar proyectos posibles y previsibles

Carlos Urso

• Editorial: Granica
• Año: 2019
• ISBN del libro electrónico: 9789506417864
• Categoría: Negocios y empresa
• Categoría: Gestión de proyectos

Los proyectos son el corazón de la evolución y el crecimiento de una organización. Este libro ofrece las claves para generar proyectos con alta probabilidad de éxito. De forma amena, siguiendo de manera ordenada los pasos necesarios en el desarrollo de un proyecto, y alertando sobre los errores y desvíos mas comunes.

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Planificación

¿Siempre es posible tener un plan?

Aquí estamos en uno de los procesos, para mí, más controvertidos, a veces complejos, y más ingeniosos de la conducción de proyectos.

Me voy a referir a aquellos proyectos que tienen un ciclo de vida llamado predictivo o plan-driven. En ellos el producto a generar debe construirse completamente para que pueda ser utilizado; normalmente es bien comprendido inicialmente, bien temprano es necesario definir el alcance global del producto y del proyecto.

Con frecuencia vemos que la planificación de los proyectos se hace de manera incompleta, mal, o directamente no se hace.

He escuchado varios argumentos de por qué no se hace o no es posible realizarla. He escuchado, por ejemplo:

– “No hay tiempo; si me dedico a escribir lo que vamos a hacer, no empezamos nunca”.

– “En los proyectos en que estoy, no conocemos el diseño de los productos a fabricar hasta que nos dedicamos a diseñarlos y fabricarlos; entonces, mal puedo decir cuánto tiempo me va demandar fabricarlo, o cuánto me va a costar”.

– “¿No es mejor que nos pongamos a trabajar en vez de escribir documentos e informes que nunca se cumplen?”.

– “Los planes cambian permanentemente y en seguida quedan desactualizados”.

– “Cómo voy a planear algo que no sé”.

– “No me dan tiempo suficiente para hacer un plan completo y detallado”.

– “Los requerimientos o necesidades cambian mucho y para qué disponer de papeles escritos, si los tengo que modificar permanentemente; mejor me dedico a producir”.

– Y muchas veces dicho en voz baja: “Si escribo un plan, luego me pueden controlar más fácilmente”.

Así, puedo seguir con un sinnúmero de argumentos.

Detengámonos en comprender qué es un plan para empezar a dilucidar algunas de las frases enunciadas.

Un Plan de Proyecto es un conjunto de documentos para realizar la gestión del proyecto. Sirve para conocer hacia dónde se va o se debe ir, qué se debe lograr con la ejecución del proyecto, cuáles son los desvíos en la ejecución, cómo y qué coordinaciones hay que hacer.

Un plan es una guía, para el que conduce, para todo el equipo del proyecto, para los actores, y sirve para tener claro lo que se debe hacer y en qué momento.

Veamos un proyecto, por ejemplo: irme solo de vacaciones, sin más compañía que mis pensamientos. Este viaje lo puedo hacer sin un plan, es decir, con algunos pesos, con una tarjeta de crédito y el pasaje. Lo puedo ir armando a medida que se desarrolla el viaje. Decido ir a una ciudad o pueblo apenas llego al aeropuerto, me hospedo en el hotel que encuentro, recorro museos, como donde se me antoja, visito plazas y descanso donde estoy. Disfruto del paisaje y de mi viaje según mi estado de ánimo y el lugar en el que me encuentre. El mejor viaje de placer que pudiera hacer. Lindo, ¿no? Puede ser un buen proyecto.

Veamos otro proyecto: viajar con mi esposa. Seguro que debemos ponernos de acuerdo sobre dónde ir y qué hacer, y decidir en conjunto los siguientes pasos. Qué pasa si vamos de viaje con otros amigos, y con nuestros hijos. Ya estará pensando: ¡qué lío!

Puede ser también, sin duda, un viaje de placer; pero debemos decidir entre todos qué hacer, a dónde ir, a qué hora salir de excursión, cuándo cada uno hace sus cosas, etc. ¡A no olvidarse que debemos definir qué es “placer” para cada uno! Como ya estarán imaginando, nos tenemos que poner de acuerdo, debemos coordinar las acciones del viaje, llegar a acuerdos, estimar los tiempos, los lugares, y si además hacemos un fondo común de gastos, decidir su administración. Es evidente que para evitar o minimizar los conflictos y satisfacer los intereses de todos, tendremos que ponernos de acuerdo en qué viaje vamos a emprender, cómo nos relacionamos para decidir, qué tiempo insumiríamos en cada ocasión, quién hará qué cosa, qué dinero asignamos a cada actividad, y así puedo seguir detallando. Lo que acabas de leer, es definir un plan, el Plan del Proyecto Viaje.

Realmente es impensable o inimaginable ejecutar un proyecto y lograr cumplir los objetivos sin un plan previamente establecido, consensuado, aprobado. Por supuesto, mientras hacemos el viaje podemos cambiar acciones previstas, visitas programadas, modificar quién se ocupa de qué. Pero, tenemos una guía que nos permite saber qué ­viaje estamos haciendo y qué estamos cambiando. Todo para mantener la coordinación de las actividades.

Me imagino que si previamente no nos pusimos de acuerdo sobre qué viaje vamos a hacer, durante su desarrollo se producirán conflictos entre los viajeros, intereses no cumplidos, deseos o expectativas que no se concretan, y un sinnúmero de discusiones o insatisfacciones. Acordémonos que sería un viaje de placer, y no de insatisfacción.

En proyectos profesionales, de negocios, es igual. Si no tenemos un plan, no sabemos adónde ir.

Si no sabe adónde ir, cualquier ómnibus viene bien.

O como dicen los navegantes:

Si no sabe adónde ir, ningún viento ayuda.

El otro concepto que quiero comentar es respecto a la mezcla de cosas, a la interrelación de muchos elementos, a la complejidad.

En cualquier proyecto hay muchas tareas que hacer, plazos que cumplir, compromisos que asumir, aspectos técnicos que resolver, limitada cantidad de dinero que administrar, y varias personas que coordinar. Es decir, hay mucho por hacer (y de aspectos o temáticas bien distintos), y todo sucede al mismo tiempo. Debemos coordinar tareas, gente, deseos, expectativas, toma de decisiones, dinero, discusiones, conflictos, etc. Tenemos que administrar la complejidad.

¿Cómo hacerlo sin una guía que nos simplifique o clarifique esa complejidad?

Edward De Bono9, en su conocido Seis sombreros para pensar, dice: “El mayor enemigo del pensamiento es la complejidad, porque conduce a la confusión. Cuando el pensamiento es claro y sencillo resulta más grato y eficaz… El propósito de los seis sombreros para pensar es desembrollar el pensamiento, de modo que el pensador pueda utilizar un modo de pensar después de otro, en lugar de hacer todo al mismo tiempo”.

“La dificultad principal para el pensamiento es la confusión. Intentamos hacer demasiado al mismo tiempo… Es como hacer malabarismo con demasiadas pelotas.”

Haciendo una analogía, la generación de proyectos exitosos implica tener claro qué queremos conseguir, qué hacer para lograrlo, quién va a realizar los trabajos, cómo nos relacionaremos, cómo nos comunicaremos, cómo evaluaremos el estado de la ejecución del proyecto; tener claro cuándo hacer cada una de las tareas, y cuánto dinero necesitamos para realizar el proyecto.

Me estoy refiriendo a la conveniencia de tener un Plan de Proyecto, pues así podemos administrar mejor la complejidad. En realidad, la incorporación de una metodología para administrar proyectos contribuye decididamente a lograr emprender proyectos exitosos.

Una metodología homogénea y única en las organizaciones permite administrar mejor la complejidad. La metodología nos dice qué hacer en cada momento, qué proyectos aprobar y cuándo, cómo confeccionar un Plan de Proyecto, cómo observar el progreso de la ejecución del proyecto.

Comento aquí respecto a la necesidad y co...

Índice

• Introducción
• Qué es un proyecto
• Por qué los proyectos fallan
• Un secreto
• Metodología
• Iniciación
• Planificación
• Ejecución
• Monitoreo y control
• Cierre del proyecto
• Resumen de la Metodología
• Algunas reflexiones sobre liderazgo
• Responsabilidad del Gerente de Proyecto
• Competencias y habilidades
• Cuándo aprobar o rechazar proyectos
• Conclusiones y mensajes
• Bibliografía
• Acerca de los autores
• Contratapa
• Selección de títulos