Asistentes y Secretarias ¿Profesión de riesgo?

Manual para desarrollar tus habilidades de gestión y comunicación

María Claudia Londoño Mateus

• Editorial: Fundación Confemetal
• Año: 2016
• ISBN de la versión impresa: 9788416671076
• ISBN del libro electrónico: 9788416671571
• Categoría: Negocios y empresa
• Categoría: Gestión de recursos humanos

Aunque en muchas ocasiones puede ser una profesión de riesgo en la que a veces las asistentes se sienten como bailando en la cuerda floja, tomando decisiones sobre la marcha, SIEMPRE es una profesión llena de retos y apasionante.No cabe duda de que el secreto del éxito en esta profesión no se encuentra en las competencias técnicas que se dan por sentado, sino en las habilidades que se derivan de la inteligencia emocional, imprescindible en el siglo XXI.Entre otras, se analizan estas competencias y cómo influyen en las tareas ordinarias o extraordinarias que se encomiendan al secretariado, tratando asimismo los aspectos prácticos: - Cómo gestionar el propio tiempo o el tiempo del directivo.- Cómo organizar un evento internacional o cómo lograr que de una pequeña reunión se obtengan resultados.- Cómo lograr que la comunicación fluya entre la dirección y el resto de la entidad.También se tratan cuestiones que aparentemente pueden parecer de menor importancia y que sin embargo, tienen gran influencia en la vida cotidiana de una empresa.

CAPÍTULO 1.
INTRODUCCIÓN

Este es un libro en el que llevo pensando cinco años, lo he ido dilatando en el tiempo por múltiples razones que se pueden resumir en una: ¿cómo voy a tener la osadía de dirigirme a mis colegas de profesión —la mayoría más que cualificadas— para contarles cómo hacer las cosas?

Esta idea me ha hecho cambiar el enfoque del libro una y mil veces, hasta ahora.

El objetivo del libro no es cómo hacer las cosas sino analizar los aspectos clave de nuestra profesión:

• Qué esperan las empresas de una asistente.

• Qué no esperan las empresas y encuentran en una asistente eficiente como valor añadido.

• Qué es lo que expresamente no quieren de una asistente.

• ¿Existen diferencias entre secretarias y asistentes?

• Qué hacemos las secretarias y asistentes mucho mejor que otros profesionales afines.

• Cómo debemos ampliar nuestras funciones para lograr un nivel más ejecutivo.

A lo largo de este análisis han surgido cuestiones importantes como la pregunta de si realmente es esta una profesión de riesgo, ya que en algunas ocasiones así lo parece aunque en otras, la realidad es que pese a las exigencias y gran dedicación que requiere, nos divertimos aceptando los retos que se nos presentan continuamente con alegría aunque sabemos lo que conlleva en cada caso.

Nos acompañarán unos personajes que algunos ya conocen porque estuvieron presentes en mis libros anteriores, otros se incorporan en esta nueva andadura. Todos posiblemente nos provocarán más de una sonrisa y con algunos nos sentiremos muy identificados.

Alberto “el zombi” y Enrique “el estudioso” ya me acompañaron en libros anteriores. Ambos han progresado en su carrera profesional y ahora son directivos.

Alberto es un poco zombi moderno todavía, aunque ha mejorado sus habilidades de comunicación y relación, sigue pegado a su smartphone día y noche.

Este zombi, descrito con humor por el bloguero Antonio Navajas, tiene las siguientes características:

• Alimentación: Redes sociales y mensajes de texto. Adoran los tweets.

• Características psicológicas: Normalmente son de inteligencia mediaalta, aunque pierden toda capacidad cuando se conectan a Internet.

• Características físicas: Bastante torpes, es fácil chocarse con ellos en la calle. Debido a que siempre están sosteniendo un smartphone, se puede decir que solo tienen un brazo útil.

• Hábitat: Se concentran en las grandes ciudades, en las paradas de autobús, metro y otros transportes públicos. Se masifican en tiendas especializadas en telefonía.

• Costumbres: Prefieren las redes sociales a la cotidianeidad y los followers al calor humano. Tratarán de captarte como amigo de Facebook o mejor aún como seguidor de Twitter.

Enrique es ese hijo que todos los padres querrían tener, siempre ha sido respetuoso con las normas, estudioso como su nombre indica y parece que su lema es “hacer siempre lo que hay que hacer”. Como el estudio jamás le ha parecido un obstáculo, preparó una oposición y actualmente es un alto funcionario del Estado.

También está Marta “la perfeccionista” quien tras múltiples esfuerzos para conseguir una promoción en la empresa, optó por convertirse en pequeña empresaria. Va poco a poco, durante un año ha tenido algunos colaboradores que le han echado una mano, pero ahora la empresa se está consolidando y como primera medida ha contratado a una secretaria.

Finalmente, os presento a José María “el antiguo”, pertenece a una vieja escuela, ojalá en extinción, no valora ni confía en nadie, para él la confianza es una cuestión casi esotérica, algo que “no pertenece a este mundo”. Las tareas son encargadas a dos equipos diferentes, creando con ello una gran competencia y cierta rivalidad personal y profesional intentando llevar el lema divide y vencerás al último extremo.

Finalizada la presentación de los que podríamos denominar LOS JEFES, permíteme querido lector, presentarte a las nuevas incorporaciones. Todos son ASISTENTES.

Casilda “la optimista” es una asistente más que cualificada, perfeccionó su inglés en Londres y actualmente es la jefa de secretaría en una importante empresa. Está casada, tiene tres hijos y hace verdaderas filigranas para conciliar su vida laboral y familiar. Tiene un gran sentido del humor y tiende a ver el lado positivo siempre.

Teresa “la funcionaria” ejerce como asistente en una Dirección General de la Administración Pública. Empezó trabajando en una empresa privada y después de un tiempo decidió, por distintas circunstancias, preparar la oposición del Estado. La verdad es que no pensaba hacerlo pero un buen día se puso a estudiar a la vez que trabajaba. Le costó un poco porque era un esfuerzo importante pero después de preparar las del Ayuntamiento aprobó las del Estado y se encontró delante de un montón de opciones para pedir destino.

Su batalla permanente es ejercer su puesto como asistente pero empezó trabajando como administrativo. Aprendió mucho del funcionamiento de la Administración Pública cuando, para su sorpresa, no fue asignada a un puesto de secretaria, como parecía lógico, dada su formación. Empezó como administrativo en la subdirección general de personal.

Quiere permanecer lo más lejos posible del estereotipo negativo e irreal con el que algunos todavía perciben a los funcionarios.

Carmen “la parada” no tiene desde luego razones para ser optimista pero a ello su une su permanente tendencia a la desconfianza. Está sin trabajo desde que voluntariamente se adhirió al ERE de su empresa hace ya tres años, consiguió una buena indemnización pero el dinero no dura siempre. Se ha puesto a buscar empleo hace ya un año y de momento, ha sufrido del “síndrome del parado no tiene quien le escriba”. A pesar de que piensa que está muy preparada y de haberse inscrito en todas las webs de empleo, nunca recibe respuesta.

Actualmente y gracias a la ayuda de una buena amiga, tiene un contrato temporal en una pequeña empresa donde desde el primer día vive en continuo sobresalto. Carmen había trabajado anteriormente en una gran empresa que contaba con áreas de servicios generales, recepción, telefonistas, y un largo etcétera. Al incorporarse a esta pyme, no ha tardado en descubrir que está, como si dijéramos, “sola ante el peligro” y que a sus funciones de secretaría debe añadir recepción, no solo de las visitas que acuden a ver a sus jefes sino de todo aquel que acuda a la empresa. También tiene que ocuparse del teléfono y no solo de las llamadas para sus jefes. Asimismo tiene que ocuparse de la provisión de materiales y esto comprende desde el papel para la impresora o el tóner hasta el café o la leche.

A pesar de que por su edad (53 años), debería apreciar esta oportunidad de trabajar y cotizar en la Seguridad Social definitivamente detesta este trabajo.

Guillermo “el músico” no llegó al secretariado por propia iniciativa, fueron las circunstancias, su formación y creatividad.

Es “el músico” porque su verdadera pasión es la música, aunque nunca ha podido o ha querido dedicarse profesionalmente a ello. Sin embargo, además de ser muy creativo en este aspecto, también lo es en su trabajo.

Comenzó realizando tareas administrativas para un gerente de la empresa y como siempre las llevaba a cabo dentro del plazo y con valor añadido, se convirtió en imprescindible para aquel gerente.

Al poco tiempo, le propuso que fuera su asistente y tras unos meses, la empresa le plantea que sea el asistente de un director general que acaban de nombrar.

A Guillermo le parece un reto porque de esta dirección general dependen alrededor de 500 personas, lleva proyectos punteros dentro de la compañía y considera que es una oportunidad para crecer profesionalmente.

Como contrapartida, Guillermo piensa que tendrá que dedicar algún tiempo a su formación porque realmente esta no estuvo nunca orientada al secretariado. También sabe que su dedicación tendrá que ser mayor. Pero se organizará.

Tiene dos hijos y la pequeña está en plena adolescencia. Los valores familiares son supremamente importantes para él y siempre ha conciliado su vida laboral y profesional.

Su carrera profesional es valiosa pero su familia, su vida personal también lo son.

Finalmente, queridos lectores, cuando me refiero a profesionales, por supuesto hablo de mujeres y hombres, niños y niñas. Lo que quiero evitar es aquello de “el/la” “alumnos y alumnas” o “compañeros y compañeras” que por cierto me hace preguntarme porque no añaden “compañeritos y compañeritas”.

Como no podía ser de otra manera, en una profesión ejercida mayoritariamente por mujeres (97%) doy preferencia al género femenino.

Espero que este libro sea de interés para mis colegas y para todos aquellos que estén pensando en escoger una nueva vía profesional o en la elección de su futura carrera, quisiera resaltar que aunque en muchas ocasiones puede ser una profesión de riesgo en la que a veces nos sentimos como bailando en la cuerda floja, tomando decisiones sobre la marcha, SIEMPRE es una profesión llena de retos y en la que continuamente estamos aprendiendo algo nuevo. ¡No la cambiaría por ninguna otra!

CAPÍTULO 2.
QUÉ ESPERAN LAS EMPRESAS DE UNA ASISTENTE Y QUÉ NO ESPERAN O QUIEREN

2.1. QUÉ ESPERAN LAS EMPRESAS DE UNA ASISTENTE

Actualmente las secretarias y asistentes son un elemento clave para las empresas, que requieren un profesional mucho más estratégico, capaz de tomar decisiones y con una mayor orientación al negocio.

Sin duda, todas las empresas cuando seleccionan una asistente esperan que las candidatas puedan acreditar una buena formación, que sea una persona equilibrada y proactiva, muy competente en las técnicas propias de la profesión e idiomas; con estupendas habilidades de comunicación, trabajo en equipo, multitarea, y buena imagen.

En algunos casos, las empresas van aún más allá en sus requisitos, dado que el rol de la asistente se ha ampliado en estos últimos años, convirtiéndose, entre otros, en el nexo entre la dirección y el equipo.

Es por ello que, además de lo anterior, requieren otras cuestiones, aunque algunas de estas son difíciles de evaluar en una entrevista:

• Confiabilidad

La confiabilidad no está forzosamente vinculada al cumplimiento del horario ni al presentismo, tiene sobre todo un matiz de responsabilidad.

Todos los directivos esperan de su secretaria o asistente que les proporcione esa tranquilidad de saber que, aunque ellos estén ausentes, habrá una persona pendiente de todo lo que concierne a su actividad, de las contingencias que puedan surgir o del seguimiento de los asuntos en curso.

• Habilidad y voluntad para aprender

Por supuesto que la empresa se ocupa de seleccionar personas formadas y con experiencia, si así lo requiere el puesto. Pero tanto los avances tecnológicos como los que se producen en otras áreas del conocimiento, exigen un aprendizaje continuo.

Es por ello...

Índice

• Cubierta
• Título
• Créditos
• Índice
• Prólogo
• Capítulo 1.INTRODUCCIÓN
• Capítulo 2. QUÉ ESPERAN LAS EMPRESAS DE UNA ASISTENTE Y QUÉ NO ESPERAN O QUIEREN
• Capítulo 3. ¿EXISTEN DIFERENCIAS ENTRE SECRETARIAS Y ASISTENTES?
• Capítulo 4.COMPETENCIAS
• Capítulo 5.HABILIDADES INTRAPERSONALES, INTERPERSONALES Y DIRECTIVA
• Capítulo 6.FUNCIONES
• Capítulo 7.ORGANIZANDO QUE ES GERUNDIO
• Capítulo 8.LA AGENDA
• Capítulo 9.GESTIONAR SIN MORIR EN EL INTENTO
• Capítulo 10.ORGANIZACIÓN DE REUNIONES Y EL EXTRAÑO CASO DE LA “REUNIONITIS”
• Capítulo 11.GESTIÓN DE EVENTOS
• Capítulo 12.GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
• Capítulo 13. LA COMUNICACIÓN Y COMUNICAR EN EL MUNDO 2.0
• Capítulo 14.¡MAMÁ QUIERO SER…!
• Bibliografía