Resumen del libro "El método del facilitador" de Esther Cameron

Técnicas para evitar que las reuniones se conviertan en una pérdida de tiempo

Esther Cameron, Leader Summaries

• Editorial: Leader Summaries
• Año: 2005
• ISBN del libro electrónico: 9788418959448
• Categoría: Negocios y empresa
• Categoría: Habilidades empresariales

A la entrada de toda sala de reuniones de cualquier empresa debería haber un gran letrero que dijera: El tiempo es oro. Manejar sabiamente este bien tan escaso en las reuniones de trabajo es imprescindible si se quiere que estas sirvan de ayuda a las personas para pensar de forma imaginativa, comunicarse de forma clara, aprender de las experiencias de los demás y conseguir la solución más acertada a los problemas planteados. En palabras del profesor del Massachusetts Institute of Technology, Peter Senge, "aprender a pensar en equipo requiere de una serie de herramientas que muy pocos directivos poseen". El objetivo central de este libro es el de mostrar y enseñar a utilizar esas herramientas para conseguir el control y el desarrollo óptimos de una reunión.

La planificación de una reunión dirigida

Planificar una reunión es una pieza esencial. El plan no debe ser muy detallado ni rígido, pero la estructura general y el propósito de la misma deberían estar claramente establecidos antes de que comience el evento. Si el facilitador no elabora el plan, los participantes sentirán que no tienen un objetivo que cumplir o, lo que es peor, uno o más de los participantes pueden tomar la iniciativa de “secuestrar” el encuentro para imponer sus agendas particulares.

La redacción de un objetivo claro es fundamental por tres razones. En primer lugar, el facilitador necesita estar seguro del objetivo de la reunión para organizarla de una manera eficaz. Por otra parte, los participantes necesitan conocerlo con antelación para poder preparar su asistencia. Y por último, puede haber terceras partes interesadas en la reunión que deban dar su visto bueno a la celebración de la misma (por ejemplo, un alto directivo que la haya patrocinado).

El propósito de la reunión debe ser claro y conciso para que todos los presentes lo entiendan correctamente. Por ejemplo, un objetivo como este: “Esta reunión tiene el propósito de analizar las quejas de algunos clientes respecto a nuestra empresa”, no está lo suficientemente definido como para que los participantes puedan preparar sus intervenciones. Deja abierta la naturaleza de las quejas, de qué clientes se trata y la manera de abordar el trance. Un objetivo mucho más explícito sería el siguiente: “Esta reunión se centrará en las quejas recibidas recientemente de tres de nuestros mayores clientes. Examinaremos esta información y cuáles son las acciones que se pueden tomar para solucionar los desajustes planteados. La reunión permitirá a los presentes dar su opinión sobre el servicio prestado por nuestro equipo de soporte informático y encontrar fórmulas para mejorar dicho servicio.”

Una vez establecido el propósito de la reunión, llega el cometido de quién debe ser invitado a la misma. Como norma orientativa, el facilitador debería tratar de juntar a más de cinco personas pero menos de doce. De esta forma, se dispondría de las suficientes personas para crear una discusión manejable, evitando que excesivas voces convirtieran el evento en ingobernable.

A la hora de pedir la comparecencia de alguien, se debe tener en cuenta que cada uno de los individuos posea un alto grado de experiencia en el área de discusión, que su compromiso sea necesario para resolver el asunto, que su forma de pensar sea innovadora, tenga buen juicio para dilucidar si las propuestas que surjan pueden tener éxito o no en la empresa, que conozca bien la organización interna y externa, que tenga capacidad de influencia y aporte una visión fresca del asunto en cuestión. El facilitador no debería invitar a nadie simplemente porque sea preciso cubrir un cupo, ni para que todos los departamentos estén representados y nadie pueda sentirse excluido u ofendido, ni porque alguna persona determinada siempre asiste a las reuniones.

Otra de las tareas del facilitador en la fase de planificación es efectuar toda la investigación que sea posible acerca de la materia que se tratará en la reunión. De esta forma, el facilitador no se convertirá en un simple convidado de piedra o en un mero secretario que recoja las conclusiones de la reunión en un papel. Y, por supuesto, tendrá que asegurarse de que todos los asistentes tienen acceso a la información relevante antes y durante la reunión (sean informes, estudios, encuestas,...).

Una vez que se ha establecido el objetivo de la reunión, seleccionado e invitado a los asistentes y recopilado toda la información relevante, el facilitador realizará un diseño (en forma de agenda) del evento. Este será el plan que establezca cómo y en qué o...

Índice

• Cubierta
• Título
• Tabla de contenidos
• Introducción
• Introducción a la figura del facilitador
• La psicología de los grupos
• La planificación de una reunión dirigida
• El desarrollo de una reunión dirigida
• Acciones posteriores a la reunión
• Conclusión
• Final