Dejemos de perder el tiempo

Buqueras, Ignacio; Cagigas, Jorge

• Editorial: LID Editorial
• Año: 2017
• ISBN de la versión impresa: 9788416624867
• ISBN del libro electrónico: 9788416624874
• Categoría: Desarrollo personal
• Categoría: Gestión del tiempo

Dado que, como decía Gandhi, "un minuto que pasa es irrecuperable, " y que, sin embargo, malgastamos mucho tiempo de nuestras vidas en el trabajo, este libro pretende ser una colleja al mundo empresarial, político e institucional que prefiere el presencialismo frente a la optimización del tiempo y trabajadores infelices frente a personas felices. El que seamos líderes europeos en baja natalidad, separaciones matrimoniales y fracaso escolar tiene una gran relación con nuestros horarios. Con «Dejemos de perder el tiempo» se quiere cambiar de mentalidad respecto a la utilización del tiempo. Todos diariamente tenemos el mismo. Aquí se habla de la jornada laboral adecuada, de las ventajas de la flexibilidad horaria, de los llamados almuerzos de trabajo, del prime time de las televisiones, de las reuniones... Sí, de las reuniones, y de la reunionitis. Tener claros los objetivos: fijar su duración, convocarlas anticipadamente, prepararlas, …tener presente lo que decía Henry Ford: "«La mayoría de las personas gastan más tiempo y energía en hablar de los problemas que en afrontarlos».

El tiempo, ¿el bien más escaso?

Escribir un libro sobre los horarios de trabajo y su racionalización, enfocado al mundo empresarial en general y a la empresa privada en particular, tiene algunos elementos de complejidad relevantes que requieren además algunas consideraciones iniciales que traten de centrar y enfocar la dificultad de gestión del tiempo, que hoy en las sociedades occidentales desarrolladas y en España se está produciendo.

Vamos a tratar en este capítulo introductorio algunos de estos elementos, para que, de esa manera, cada organización o cada profesional, que se plantee abordarlos, lo pueda realizar con la perspectiva previa de algunas consideraciones que le ayuden a clarificar el estado de la situación en la que la persona convive o de la que la organización y su cultura dimanan.

La racionalización de los horarios es un concepto que ofrece interpretaciones diferenciadas e incluso antagónicas dependiendo de quién lo utilice. Por ello las posiciones absolutas y dogmáticas en el ámbito empresarial deberían abandonarse. Tampoco existen las soluciones mágicas y uniformes. Las organizaciones, dependiendo de muchos factores, unos de carácter interno, otros temporales y otros situacionales, pueden y deben afrontar este reto desde diferentes ángulos y perspectivas.

El tiempo que manejamos los seres humanos está condicionado por una visión muy centrada en nuestro día a día, lo que hace que todo pivote, cada vez más, en fracciones ínfimas de tiempo (segundos, minutos, horas, días, etc.). Eso hace también que, de forma inconsciente, todos nuestros planteamientos estén normalmente muy condicionados por la inmediatez, premura y velocidad de los acontecimientos que se producen o suceden y en los que participamos.

La expectativa de vida es un marco de referencia desde el que partimos para repartirlo de la forma que en cada momento consideramos más adecuada, procurando que no se nos escape ni un solo segundo. Olvidamos y obviamos que las dimensiones temporales del espacio del que formamos parte tienen una magnitud mucho mayor. Pensemos, por ejemplo, que la estrella más cercana al Sol es la Próxima Centauri que está a cuatro años luz. Parecería que, con nuestras capacidades actuales, estuviera cercana, si bien la realidad es que con las naves espaciales actuales a su máxima velocidad un viaje hasta ella duraría diez mil años.

Es paradójico además, que a medida que la expectativa y la esperanza de vida en las sociedades modernas se incrementa lo hace también la velocidad a la que suceden los acontecimientos y la necesidad del ser humano de ir más y más deprisa. Parece que en este proceso la humanidad perdiera la perspectiva y la prudencia en el sentido griego de la palabra que es «mirar los acontecimientos con cierta distancia». Nuestro gran médico y pensador Gregorio Marañón ya nos advertía: «En este siglo acabaremos con las enfermedades pero nos matarán las prisas».

1. El tiempo en las diferentes culturas

Aterrizando un poco más el concepto, y descendiéndolo ya a un entorno más cercano y que nos influye decisivamente, en nuestra opinión, una de las claves pasa por el entendimiento del concepto tiempo en las diferentes culturas.

El párrafo de un libro titulado del escritor y periodista de origen polaco y premio Príncipe de Asturias Ryszard Kapuscinnski, nos puede servir de introducción más que adecuada a un concepto o valor cultural tan diverso en relación con el tiempo, y por ello transcribimos el mismo a continuación:

«El europeo y el africano tienen un sentido del tiempo completamente diferente; lo perciben de maneras dispares y sus actitudes también son distintas. Los europeos están convencidos de que el tiempo funciona independientemente del hombre, de que su existencia es objetiva, en cierto modo exterior, que se halla fuera de nosotros y que sus parámetros son medibles y lineales». Según Newton, el tiempo es absoluto: «Absoluto real y matemático, el tiempo transcurre por sí mismo y, gracias a su naturaleza, transcurre uniforme; y no en función de alguna cosa exterior». El europeo se siente como su siervo, depende de él, es su súbdito. Para existir y funcionar, tiene que observar todas sus férreas e inexorables leyes, sus encorsetados principios y reglas. Tiene que respetar plazos, fechas, días y horas. Se mueve dentro de los engranajes del tiempo; no puede existir fuera de ellos. Y ellos le imponen su rigor, sus normas y exigencias. Entre el hombre y el tiempo se produce un conflicto insalvable, que siempre acaba con la derrota del hombre, el tiempo lo aniquila.

Los africanos lo perciben de manera bien diferente; para ellos el tiempo es una categoría mucho más holgada, abierta, elástica y subjetiva. Es el hombre el que influye sobre la horma del tiempo, sobre su ritmo y su transcurso. El tiempo, incluso, es algo que el hombre puede crear, pues, por ejemplo, la existencia del tiempo se manifiesta a través de los acontecimientos, y el hecho de que un acontecimiento se produzca o no, no depende sino del hombre. El tiempo aparece como consecuencia de nuestros actos y desaparece si lo ignoramos o dejamos de importunarlo. El tiempo es una realidad pasiva y, sobre todo, dependiente del hombre».

Si lo traducimos a la práctica yendo a una aldea, a una reunión, y no hay nadie, no tendría sentido la pregunta: ¿cuándo se celebrará la reunión? La respuesta se conoce de antemano: «cuando acuda la gente».

Evidentemente en la generalización siempre hay una parte de posición extrema, y no todos los países africanos tienen el mismo grado y nivel de entendimiento, ni todos los europeos y occidentales son como se describen.

Avanzando un poco más en cómo son las culturas del tiempo de los diversos países, podemos traer aquí las dimensiones de la diversidad cultural que en uno de los libros más relevantes plantean Fons Trompenaars y Charles Hampden-Turner, titulado , que aborda a través de siete dimensiones las diferencias culturales de los países pero también el entendimiento que de las mismas puede tener cada organización, empresa, departamento, función e incluso individuo.

No es casualidad que de las siete dimensiones una esté directamente relacionada con el tiempo, y desglosada en dos sub-dimensiones:

1. Pasado, presente y futuro.

2. Tiempo secuencial versus tiempo sincrónico.

En el primero, la dimensión cultural está relacionada con la importancia que a cada uno de los tres ámbitos (pasado, presente y futuro) otorga el colectivo concreto (país, cultura, empresa, etc…). En el segundo, se relaciona cómo se estructura el presente en ese grupo. Abordaremos estos aspectos con mayor detenimiento en un capítulo posterior.

Centrándonos en nuestro país y en una experiencia profesional vivida durante muchos años, damos la sensación a otros, e incluso a alguno de nosotros, de tener una idea muy laxa sobre el uso del tiempo; del de uno mismo y también, en las organizaciones, del tiempo de los demás.

Son innumerables las ocasiones en las que las reuniones no comienzan a la hora establecida y por supuesto no terminan a la prefijada, suponiendo, que se haya establecido una hora concreta de finalización de la misma. En algunas ocasiones, y ante esta tesitura, se nos ha argumentado que se trata de un rasgo cultural; pero albergamos muchas dudas con respecto a este punto, no nos consta que los españoles perdamos más trenes o aviones que otros países europeos donde la puntualidad es una virtud muy extendida, con lo que cuestionamos muy y mucho que se trate de un rasgo cultural y nos inclinamos a pensar que está más vinculado a un entendimiento del trabajo como un entorno algo más laxo e irrespetuoso con el resto de las personas. En España las empresas, en su conjunto, gestionan mal el tiempo.

En general falta una organización eficiente del día a día y con frecuencia los horarios de directivos y trabajadores no son racionales ni flexibles. Además, no están adecuadamente coordinados los horarios laborales con los de los servicios públicos, los de las entidades financieras, los comerciales o los de ocio. Lo mismo ocurre, en muchas ocasiones, con los horarios laborales de las parejas. Y si tienen hijos, con los horarios escolares de los mismos. Debemos hacer todos un esfuerzo y comprometernos para cambiar esta situación. Hoy, mejor que mañana.

Desde el 17 de junio de 2003 existe la Comisión Nacional para la Racionalización de los Horarios Españoles y su Normalización con los de los demás Países de la Unión Europea, impulsada por Ignacio, y su mera existencia ya pone de manifiesto los problemas que padecemos:

• Las jornadas laborales prolongadas y rígidas.

• La cultura del presentismo.

• La baja productividad.

• Las dificultades para armonizar la vida personal, con la familiar y con la profesional.

• La falta de corresponsabilidad.

• La perniciosa singularidad de nuestros horarios.

Frente a la jornada de 8:00 a 20:00 –en la que caben, entre otras interrupciones, el café de la mañana y un almuerzo de unas dos horas de duración–, que aún predomina en España, el horario europeo de 8:00 a 17:00, con una breve pausa al mediodía, sería una buena solución no sólo para tener un sistema más productivo que el actual, con una reducción significativa de gastos, sino también para alcanzar el necesario equilibrio entre el trabajo, la familia y la vida personal. Es cierto, que dados los cambios en los sistemas de trabajo no sólo esta aspiración debe ser contemplada si no también todas aquellas medidas que ayuden a conseguir una mayor flexibilidad y optimización del trabajo para la mejora de la productividad y de los resultados tanto individuales como empresariales.

2. Una pobre productividad

En nuestra jornada laboral subsisten dos creencias muy arraigadas: la de que estar en el lugar de trabajo es lo mismo que trabajar, y la de que marcharse el último, o hacerlo después que el jefe, ha de ser motivo de satisfacción y distinción. Ambas son erróneas, por no decir impropias del siglo XXI. Sólo son productivos los minutos en los que aprovechamos el tiempo, al servicio de nuestras responsabilidades en la empresa, no aquellos en los que simplemente calentamos la silla. Pero este mensaje todavía no está suficientemente asimilado, ni entre los directivos ni entre los empleados. De ahí que España sea uno de los países más improductivos de Europa, a pesar de ser uno ...

Índice

• PORTADA
• CONTRAPORTADA
• ÍNDICE
• PRÓLOGO de Juan Rosell
• PARTE I. LA GESTIÓN DEL TIEMPO, CLAVE DE LA RIQUEZA DE LOS PAÍSES Y DE LA FELICIDAD DE LAS PERSONAS
• 1. El tiempo, ¿el bien más escaso?
• 2. La buena gestión del tiempo: beneficiosa para las empresas y los empleados
• 3. Las ventajas para la sociedad: la mala gestión del tiempo y los horarios está en la raíz de muchos problemas sociales
• 4. Barreras a romper y problemas a resolver
• PARTE II. MEDIDAS DE MEJORA DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO EN LAS EMPRESAS
• 5. Plan Integral de Conciliación
• 6. La formación en gestión del tiempo
• 7. Medidas para flexibilizar y racionalizar los horarios
• 8. Puntualidad y productividad
• 9. Aprovechar el tiempo
• 10. Cómo estar conectados sin estresarse
• 11. La rentabilidad del trabajo a distancia
• 12. Las reuniones pueden y deben ser eficaces
• PARTE III. LA GESTIÓN DEL TIEMPO Y LOS RECURSOS HUMANOS
• 13. No sólo es el tiempo y el horario
• 14. El liderazgo como elemento de competitividad
• 15. La meritocracia y los sistemas de rendimiento
• 16. La sociedad atrapada
• 17. A veces no es sólo el horario
• 18. La cuarta revolución industrial
• 19. La transformación digital y los nuevos modelos de trabajo
• CONCLUSIONES: LA CRUZADA DEL TIEMPO
• 1. DECÁLOGO DE MEDIDAS PARA GESTIONAR EL TIEMPO DESDE LA PERSPECTIVA DE LA EMPRESA
• 2. DECÁLOGO DE MEDIDAS PARA GESTIONAR EL TIEMPO DESDE LA PERSPECTIVA DEL COLABORADOR
• ANEXO. Entrevistas a diversas personalidades del mundo empresarial español en relación a la gestión del tiempo
• EPÍLOGO
• Autores: Ignacio Buqueras y Jorge Cagigas
• Página legal
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