Gestión de la información

Fredy Eduardo Vásquez Rizo

• Editorial: Autónoma de Occidente
• Año: 2022
• ISBN del libro electrónico: 9789586190923
• Categoría: Negocios y empresa
• Categoría: Arquitectura general

Los procesos de gestión de información, con tendencia a una mejor apropiación, uso y aprovechameinto de la información presente en las entidades, son una tarea prioritaria en el contexto de la cual sociedad de la información.

CAPÍTULO 1

Las organizaciones e instituciones educativas en el marco de la sociedad de la información

En las organizaciones actuales son numerosos los datos que se ignoran o no adquieren valor por la falta de procesos efectivos, eficaces y eficientes de gestión de la información (Caro et al., 2013). En estas entidades, por múltiples razones, se desiste de analizar muchos de estos elementos, se dejan sin interpretación y sin significancia y ello impide que la organización alcance mayores estados de desarrollo, situación que ocasiona que se desaprovechen importantes posibilidades de éxito en sus campos de desempeño.

Por esta razón, las organizaciones contemporáneas se han dado a la tarea de encontrar e implementar mecanismos que les permitan recuperar la mayor cantidad útil de estos elementos, con la intención de sacarles el mejor provecho posible, en función de gestionarlos, para encontrar, a través de dicha gestión, aquellos valores diferenciales que les posibiliten enfrentar un entorno global cada vez más competitivo (ver Gil Montelongo et al., 2011).

De esta manera, estas organizaciones pretenden incorporarse de la mejor forma posible en la actual sociedad de la información, ideando y desarrollando procesos de recuperación rápida y efectiva de datos e información, diseñando creativos mecanismos para medirlos y aplicarlos, identificando nuevas oportunidades de investigación e innovación o adquiriendo e implantando tecnologías; en fin, todo un conjunto de aspectos anteriormente soslayados, y que ahora aparecen como relevantes gracias a la importancia adquirida por los elementos intangibles.

Así es como se hace evidente que existe en cada organización un significativo número de datos que deambulan en sus procesos sin ningún tipo de control o de relación concreta entre sí (Vásquez Rizo y Gabalán Coello, 2015), situación que amerita que la organización realice un importante ejercicio de autorreconocimiento, que le permita encontrar las diversas relaciones que pueden existir entre dichos datos dispersos, con la intención de que estos adquieran algún tipo de significancia que les posibilite relacionarse y unificarse en forma de alguna clase de información (figura 1).

Figura 1. Los datos con significancia como elementos constitutivos de la información

Fuente: elaboración propia.

Dicha tarea depende de que la entidad tenga definidas una serie de políticas, metas, objetivos, etc., que apuntalen a darles un estatus a las diversas posibilidades de información existentes y a que estas tengan un sentido estratégico en función de unas necesidades de información válidas y concretas. De esta manera, la entidad sabrá qué tipos de datos pueden serle relevantes y qué clase de información debe ser construida, en términos de sus requerimientos organizacionales.

Pero este proceso no debe limitarse solo a la conformación de información con algún tipo de sentido, pues esta debe trascender y alcanzar un estatus más representativo para que la organización pueda apropiarla y utilizarla sosteniblemente y que su impacto sea mucho mayor, tanto de modo general (en el marco de la memoria organizacional) como de modo específico (siendo apropiada por sus elementos conformantes). Y este estatus se logra a través de su adecuada y permanente gestión, al generar una mayor inteligibilidad y estructuración por parte de quienes la generan o hacen uso de ella y de una correcta inserción (del proceso) en la normatividad que rige a la organización y a sus componentes. En otras palabras, es el proceso de gestión de la información el que al final permitirá que la organización encuentre de entre tantos datos y de entre tanta posible información, aquel valor agregado que la lleve al tan anhelado desarrollo y éxito en su área de desempeño.

Pero esto no sucede de un momento a otro; todo este proceso de gestión de información requiere unos elementos que le permitan a la organización identificar cuáles datos pueden ser los más relevantes para sus intereses, y son estos elementos, los indicadores, los cuales son fundamentales para la gestión de la información, debido a que permiten hacer comparaciones en el tiempo y entre diferentes conjuntos de variables, analizar resultados derivados de la misma información y hacer ajustes a las políticas que orientan su diseño, elaboración e implementación (ver Lugones et al., 2003; Bianco et al., 2003).

Estos indicadores son fundamentales para la gestión de la información, debido a que son aquellos elementos que, con base en su adecuada y correcta conformación, pueden llegar a evidenciar para la organización las distintas interrelaciones que pueden establecerse entre sus diferentes datos constitutivos y entre sus distintos niveles informacionales (González Zabala y Sánchez Torres, 2012). Y es justamente por medio de dicha interrelación y comunicación desde donde se puede gestionar la información, agregando valor real a la institución.

Por esto, en las actuales organizaciones los indicadores para la gestión de la información necesitan estar alineados en el marco de alguna clase de mecanismo (modelo, sistema) sinérgico y coherente que permita dicha interrelación, así como el ordenamiento de la información, y este debe ser parte importante de la propia organización, para que pueda ser considerado y aprovechado por sus distintos capitales conformantes (figura 2).

Figura 2. Conjunto de indicadores para la gestión de la información

Fuente: elaboración propia.

Un ejemplo de ello se evidencia cuando una correcta batería de indicadores puede apoyar a la organización en la extracción de la información tácita presente en la mente de los individuos (capital humano) que forman parte de la entidad, con la posibilidad de ser, posteriormente, explicitada a su servicio —algunos autores, como Costa de Almeida et al. (2013) y Máynez Guaderrama y Cavazos Arroyo (2011), llaman a este proceso: explicitación de conocimientos tácitos—.

De igual forma, la infraestructura de la entidad, representada en su capital estructural, puede, a través del uso de un conjunto apropiado de indicadores, implementar instrumentos, tecnologías, metodologías, etc., que permitan el flujo de la información para su gestión a través de la organización (ver Argote y Guo, 2016).

Y, así, dicho mecanismo puede llegar a permear todas las instancias organizacionales que involucren algún tipo de información considerada como relevante y estratégica, según los fines que se persigan o el área organizacional que se pretenda desarrollar.

Como se puede apreciar, depende de una adecuada estructura organizacional que involucre, reglamente y promueva a través de sus políticas y normatividades un proceso de gestión de información consciente y efectivo, y que utilice un mecanismo (modelo o sistema) basado en indicadores para dicha gestión. Así se puede hablar de una visión institucional tendiente a enfrentar responsable y protagónicamente la actual era de la información, en procura de aquel anhelado valor diferencial (figura 3).

Figura 3. La gestión de la información en el marco de política de la organización contemporánea

Fuente: elaboración propia.

En el contexto de estas organizaciones actuales, existe una que, por su condición social, se convierte en una institución más que representativa, fundamental para el desarrollo de las personas y de las sociedades. Es el caso de la institución de educación superior (IES).

Esta organización, que no es muy distinta de cualquier entidad actual en cuanto a su funcionamiento orgánico, de acuerdo con lo expuesto en párrafos anteriores, sí es mucho más compleja, dadas sus inherentes características y condiciones, pues reviste un especial trato e interés en materia de su participación en la presente era (Da Cunha, 2015).

Dicho trato especial se sustenta en que su condición de institución integral y formadora necesariamente propende hacia: fortalecer las funciones profesionales, investigadoras y de servicio social que requiere su entorno; trabajar por la creación, el desarrollo y la transmisión del conocimiento en todas sus formas y expresiones y promover su utilización en todos los campos; contribuir a señalar y solucionar las necesidades del contexto; ser el epicentro del desarrollo científico, cultural y ético; promover la unidad, el desarrollo y la integración, y fomentar la formación y consolidación de comunidades académicas, entre muchas otras (Congreso de la República de Colombia, 1992). Todas estas actividades implican un alto nivel de compromiso y de responsabilidad social.

Por ello, dicha entidad debe moverse en un contexto permanentemente asociado al aseguramiento y vigilancia de la calidad, en el que deben confluir de manera articulada y sinérgica sus tres funciones sustantivas: la docencia, la investigación y la proyección social, como bien lo muestra la figura 4.

Figura 4. Funciones sustantivas de las instituciones de educación superior en el marco del sistema de aseguramiento de la calidad

Fuente: elaboración propia.

La figura 4 establece que dicho sistema de aseguramiento de la calidad debe estar completamente relacionado con esas tres funciones sustantivas, donde ninguna de ellas puede aparecer en desarticulación con las otras, formando una estructura que debe garantizar el éxito institucional, en el que la calidad, según el Consejo Nacional de Acreditación (CNA, 2017a), se determina por la universalidad, la integridad, la equidad, la idoneidad, la responsabilidad, la coherencia, la transparencia, la pertinencia, la eficacia y la eficiencia con que la IES cumple con las grandes tareas de la educación superior, ya mencionadas.

Es que al hablar de calidad en las IES, del concepto de calidad aplicado al servicio público, que debe ser inherente a la educación superior, se está haciendo referencia a un compendio de características institucionales que deben permitir reconocer el valor de una IES, y hacer un juicio sobre la distancia relativa entre el modo como en esa institución se presta dicho servicio y el óptimo que cor...

Índice

• Cubierta
• Portadilla
• Portada
• Créditos
• Índice
• Índice de Tablas
• Índice de Figuras
• Introducción
• Cap. 1. Las organizaciones e instituciones educativas en el marco de la sociedad de la información
• Cap. 2. Entornos asociados a la gestión de información investigadora en el ámbito educativo
• Cap. 3. La gestión de la información como generadora de valor agregado en las organizaciones e instituciones educativas
• Cap. 4. La transformación de la información en escenarios asociados a la calidad institucional e investigadora
• Cap. 5. Caracterización y propuesta metodológica de un proceso de gestión de información en un entorno institucional-investigativo. Un caso concreto
• Cap. 6. Desarrollo y finalización del proceso de gestión de información en el entorno institucional-investigativo
• 7. Referencias
• 8. Apéndices
• Nota al pie