Guía práctica para la gestión de la denuncia de irregularidades según la Norma ISO 37002:2021

Edición que incluye la Norma UNE-ISO 37002:2021

Alain Casanovas Ysla

• Editorial: AENORediciones
• Año: 2022
• ISBN de la versión impresa: 9788417891879
• ISBN del libro electrónico: 9788417891893
• Edición: 1
• Categoría: Law
• Categoría: Management

Este libro aborda tanto el origen como el contenido de la Norma ISO 37002:2021, que aporta uniformidad internacional para las organizaciones sobre gestión de la denuncia de irregularidades. Explica en qué consisten los principios de confianza, imparcialidad y protección que aplican a todos sus contenidos y deja claras las cuatro fases fundamentales en las que se deberían gestionar las denuncias: recepción, evaluación, tratamiento y conclusión. Además, trata sobre la información esencial que debería manejarse para contrastar la eficacia de estos canales e informar de ello tanto a la alta dirección como al órgano de gobierno. Incluye multitud de ejemplos, esquemas, gráficos ilustrativos e, incluso, una sección dedicada a preguntas frecuentes que facilita la comprensión y la aplicación de la Norma ISO 37002:2021.

I.1. Antecedentes

Los estándares sobre compliance ISO 37001:2016 (véase su apartado 8.9 Planteamiento de inquietudes) e ISO 37301:2021 (véase su apartado 8.3 Planteamiento de inquietudes) hacen referencia a los procedimientos para el planteamiento de inquietudes, incluyendo una regulación básica acerca de su finalidad y características, pero sin desarrollar el modo de gestionarlas ni entrar en detalles procedimentales. Aunque somero, este tratamiento supera con mucho los rudimentos contemplados en el antiguo estándar ISO 19600:20141, la primera norma internacional de ISO sobre compliance.

Aunque tratan en alguna medida esta materia, no puede decirse que estas normas constituyan los antecedentes del estándar ISO 37002:2021, pues este no versa realmente sobre compliance. Sin embargo, su conexión con dichos estándares es estrecha por diferentes motivos:

• Muchos de los expertos que participaron en su elaboración dentro del WG 3 del ISO/TC 309 no solo conocían estas normas previas, sino que formaron parte de los antiguos ISO/PC 271 Compliance management systems e ISO/PC 278 Anti-bribery management systems que se ocuparon de su redacción2.

• El propio estándar ISO 37002:2021 se refiere explícitamente al compliance cuando menciona: (i) la importancia de considerar los riesgos de compliance, en su apartado 4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión de la denuncia de irregularidades; (ii) la necesidad de informar a la función de compliance, en el párrafo e) de su apartado 5.3.2 Función de gestión de la denuncia de irregularidades; (iii) la conveniencia de coordinarse con la función de compliance, en el apartado 6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades; (iv) la conveniencia también de dar formación sobre los riesgos de compliance, en su apartado 7.3.2 Medidas de formación y toma de conciencia del personal; (v) al considerar los medios para la recepción de denuncias susceptibles de llegar a la función de compliance, en su apartado 8.2 Recepción de denuncias de irregularidades; o (vi) la eventual involucración de la función de compliance en la investigación de las irregularidades, en el párrafo a) del apartado 8.3.1 Evaluación de la irregularidad denunciada.

• En la definición 3.10 Denuncia de irregularidades, se aclara que puede ser equivalente a otros términos empleados por las organizaciones, incluyendo el de “plantear inquietudes”, que es precisamente el que utilizan los estándares ISO 37001:2016 e ISO 37301:2021. Además, el estándar ISO 37002:2021 igualmente cita el “planteamiento de inquietudes” en algunas ocasiones3.

Por lo tanto, aunque ninguno de los estándares previos de la serie ISO 37000 pueden considerarse antecedentes del estándar ISO 37002:2021, es evidente su influencia sobre esta norma. Por ello, resulta útil para completar o interpretar sus contenidos4, aunque también puede operar en contextos no relacionados con ellos. Debido a todo lo anterior, se comprende la conveniencia de comparar sucintamente los contenidos de la norma con dichos estándares de compliance, al comienzo de los capítulos de la Parte II de este libro.

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1 Dicho estándar ISO 19600:2014 solamente citaba los procedimientos o canales para el planteamiento de inquietudes como (i) tarea a impulsar por la función de compliance [párrafo f) del apartado 5.3.4 Función de compliance], (ii) fuente de información sobre el rendimiento del sistema de gestión de compliance (apartado 9.1.3 Fuentes de opinión sobre el desempeño de compliance), y (iii) como ejemplo de método para obtener información (apartado 9.1.4 Métodos de recogida de información). Sin embargo, no se esbozaban siquiera unos contenidos mínimos sobre sus características, a diferencia de lo que hacen luego los estándares ISO 37001:2016 e ISO 37301:2021.

2 Esto es aplicable, por ejemplo, al autor de este libro.

3 Por ejemplo, en la nota 2 del apartado 5.1.2 Alta dirección, cuando considera el “planteamiento de inquietudes” como algo propio de una cultura de “hablar/escuchar”; o en el apartado 7.5.5 Confidencialidad.

4 Bajo ningún concepto se puede considerar que los contenidos del estándar ISO 37002:2021 sean un recurso necesario para una correcta definición y evaluación de los procedimientos para el planteamiento de inquietudes contemplados en los estándares ISO 37001:2016 e ISO 37301:2021, debido a que: (i) la publicación del estándar ISO 37002:2021 es posterior a ellos, (ii) ambos estándares previos no hacen referencia ni a esta ni a otra norma en su capítulo 2 Referencias normativas, y (iii) el estándar ISO 37002:2021 es de directrices (no certificable), con lo que su aplicación necesaria en el contexto de los estándares ISO 37001:2016 e ISO 37301:2021, que son de requisitos (certificables), desnaturalizaría su orientación (que siempre ha sido de directrices). No obstante, no cabe duda de que su contenido es de utilidad para interpretar o completar los contenidos expresamente contemplados en dichos estándares previos.

I.2. La HS de ISO

Desde mayo de 2021 la “estructura armonizada” 5 (Harmonized Structure, HS) de ISO sustituye la antigua “estructura de alto nivel” 6 (High Level Structure, HLS) también de ISO. El estándar ISO 37002:2021, publicado en julio de 2021, es el primer sistema de gestión de la serie 37000 que la utiliza7.

El Grupo ISO de coordinación técnica sobre sistemas de gestión (Joint Technical Coordination Group, JTCG), creado en el año 2007, publicó en 2012 la llamada HLS para que los estándares sobre sistemas de gestión (Management System Standards, MSS) elaborados por dicha organización tuvieran una estructura común, así como u...

Índice

• Prólogo
• Abreviaturas
• Parte I. Historia y características del estándar ISO 37002:2021
• I.1. Antecedentes
• I.2. La HS de ISO
• I.3. El proceso de normalización del estándar ISO 37002:2021
• I.4. El estándar ISO 37002:2021 como sistema de gestión
• I.5. Singularidades del estándar ISO 37002:2021
• I.6. Principios rectores
• Parte II. Comentarios al contenido del estándar ISO 37002:2021
• II.0. Introducción
• II.1. Objeto y campo de aplicación
• II.2. Normas para consulta
• II.3. Términos y definiciones
• II.4. Contexto de la organización
• II.5. Liderazgo
• II.6. Planificación
• II.7. Apoyo
• II.8. Operación
• II.9. Evaluación del desempeño
• II.10. Mejora
• Anexo I. Preguntas frecuentes
• Sobre el autor
• Norma UNE-ISO 37002:2021 Sistemas de gestión de la denuncia de irregularidades. Directrices