Servizio Google Apps: Trucchi Fantastici e Dove Trovarli

Ottieni il Massimo nel Lavoro e nella Didattica

Sergio Ligato

• Editore: Ledizioni
• Anno: 2018
• eBook ISBN: 9788867057184
• Argomento: Informatica
• Categoria: Sviluppo software

Sei davvero sicuro di conoscere tutte le potenzialità del Servizio Google Apps™? La tentazione di provare a racchiudere in un semplice ebook la miriade di trucchi o "tips and tricks" che si trovano in rete o si scoprono per caso, è stata forte. Le applicazioni web si evolvono di continuo, si arricchiscono di nuove funzioni ed estensioni e appare evidente che porsi un simile obiettivo costituirebbe per chiunque una sfida impossibile da vincere. Il proposito di questa guida è invece quello di offrirti numerosi spunti affinché tu possa, da questo momento in avanti, ottenere il massimo dalla suite di applicazioni Google nel lavoro di tutti i giorni e sapere come e dove cercare nuovi stimoli per utilizzarle in modo creativo nella didattica. Un "semplice" elaboratore testi come il Programma di elaborazione testi basato sul Web Google Docs™, o più semplicemente Google Documenti, può infatti trasformarsi in un ottimo strumento compensativo per la scrittura mediante dettatura, o in un editor di documenti da esportare e di cui fruire in forma di ebook, o ancora in un documento su cui verbalizzare in modo collaborativo i punti salienti di una riunione. Un semplice strumento per la creazione di presentazioni elettroniche può invece diventare, grazie ad alcuni accorgimenti, la tecnologia di base per esperienze di realtà virtuale, di narrativa interattiva o di storytelling in stop motion. Il testo è adatto a chi è alle prime armi ma anche a chi ha già esperienza in questo ambito, poiché mostra come estendere le funzionalità delle applicazioni e aumentare in modo significativo il livello di produttività, soprattutto in relazione ad attività ripetitive come la creazione in serie di documenti personalizzati o la gestione di una newsletter. Vuoi ottenere il massimo nel lavoro e nella didattica? "Servizio Google Apps™: Trucchi Fantastici e Dove Trovarli" merita un posto nella tua collezione di ebook!

Tecniche Relative a Specifiche Apps

Gmail

Una Casella di Posta Intelligente

La funzione di ricerca di base in Gmail è senza dubbio il modo migliore per recuperare una mail inviata o ricevuta e di cui si ricorda ad esempio solo una parola contenuta nell’oggetto o direttamente nel corpo del messaggio. Gmail offre la possibilità di creare filtri personalizzati sulla base dei quali i messaggi in entrata saranno smistati, a partire dai criteri impostati come ricerca. Per creare un nuovo filtro sarà sufficiente cliccare sull’icona a destra del campo di ricerca, impostare i criteri di ricerca e cliccare successivamente su CREA FILTRO CON QUESTA RICERCA, avendo cura di istruire Gmail nel passaggio successivo, su quale sarà il destino dei messaggi che rispetteranno i criteri. Tali messaggi potranno infatti essere eliminati in automatico, contrassegnati con una specifica etichetta o come messaggi importanti.

Esistono tuttavia alcuni operatori che possono semplificare le attività di ricerca e aumentarne l’efficacia oltre che consentire un po’ di manutenzione periodica del proprio archivio di email. La tabella che segue li presenta e descrive in modo sintetico.

Operatore	Utile per la ricerca di	Esempio
“ “	Termini con corrispondenza esatta	“verbale riunione”
From	Messaggi inviati da uno specifico contatto	from:[email protected]
Cc	Messaggi con destinatari specifici nel campo cc	Cc:[email protected]
To	Messaggi inviati a un contatto specifico	to:[email protected]
Subject	Messaggi (parole contenute nel campo oggetto)	subject:convegno subject:(verbale riunione)
Or	Messaggi a partire da più criteri	from:[email protected] OR from:[email protected]
-	Messaggi con esclusione di risultati specifici	convegno -invito
AROUND	Messaggi con parole vicine tra di loro (la cifra dopo l’operatore indica un indice di prossimità)	convegno AROUND 2 invito
label	Messaggi contrassegnati con una specifica etichetta	label:progetti
has	Messaggi con allegato o altro	has:attachment (messaggi con allegato) has:documento (messaggi con file di Google Documenti) has:youtube (messaggi con video di YouTube) has:userlabels (messaggi che hanno un’etichetta) has:nouserlabels (messaggi senza etichette)
list	Messaggi di una mailing list	list:td.org
filename	Messaggi con allegati di un certo tipo o con un certo nome file	filename:pptx (presentazione) filename:verbale.pdf (nome file “verbale.pdf”)
in	Messaggi in qualsiasi cartella comprese Spam e Cestino	In:anywhere verbale
is	Messaggi importanti o speciali	Is:important (importanti) is:starred (speciali) is:unread (non letti) is:read (letti) is:read is:starred (letti e importanti)
After, before, older, newer	Messaggi in base a intervalli di tempo	After:2017/11/10
older_than, newer_than	Messaggi più vecchi o più recenti rispetto a un determinato numero di giorni, mesi, anni	older_than:3d (3 giorni) newer_than:3m (3 mesi) older_than:3y (3 anni)
Size, larger, smaller	Messaggi di una determinata dimensione espressa in bytes	Size:1000000 Larger:5M

Per Chi Ha l'Invio Facile

Ti è mai capitato di scrivere una email e di accorgerti di aver omesso qualche informazione o commesso qualche errore? Se la risposta è affermativa, troverai utili le indicazioni contenute in questa sezione. Le Impostazioni di Gmail consentono infatti di abilitare anche sugli account base la funzione ABILITA ANNULLA INVIO che consentirà appunto di approfittare di questa opportunità, specificando un periodo di annullamento dell’invio.

Senza Doppia Spunta Non So Stare

Applicazioni come Whatsapp ci hanno abituati a segnali, come il doppio segno di spunta blu, che indicano l’avvenuta lettura del messaggio da parte del destinatario dello stesso. Una delle domande che ricevo più di frequente da chi utilizza Gmail è se esista la possibilità di attivare una notifica che confermi la ricezione ed eventualmente l’apertura di un messaggio di posta elettronica. Nel momento in cui questo libro viene scritto, la funzione è disponibile solo per chi dispone di un account G Suite o Google Apps for Education. Per accedere a tale funzione non bisogna fare altro che comporre il messaggio di posta, cliccare su ALTRE AZIONI e selezionare l’opzione RICHIEDI CONFERMA DI LETTURA. Per poter accedere a questa funzione è necessario che l'amministratore la abbia abilitata secondo le istruzioni contenute in questo articolo.

Chi non dispone di un account G Suite o Education, può ricorrere a sistemi come Mailtrack (https://mailtrack.io) che mette a disposizione un’estensione per Google Chrome utile a tracciare le mail e a verificarne consegna e lettura.

Invio Massivo di Mail? YAMM

Devi mandare una o più serie di mail personalizzate a partire da un modello predefinito? Se questa attività riguardasse documenti cartacei come attestati, la soluzione sarebbe ricorrere alla procedura di stampa unione disponibile nella maggior parte degli editor di testo. Trattandosi di email, bisogna affidarsi a soluzioni come Yet Another Mail Merge (https://yet-another-mail-merge.com), un addon per Google Fogli che consente di inviare mail a partire da una tabella con gli indirizzi e un modello creato con Google Documenti. YAMM, che è acronimo di Yet Another Mail Merge, offre questa ed altre funzionalità gratuitamente nel limite di 50 mail ogni 24 ore. Se il limite non è sufficiente, è naturalmente possibile estenderlo sottoscrivendo un piano di abbonamento, a partire da 24 dollari all’anno.

L'Importante è Capirsi

Se utilizzi la posta elettronica per corrispondere con colleghi o amici che parlano altre lingue, non vedrai l’ora di leggere quanto segue. Apri dal browser di navigazione la tua casella di posta Gmail e cerca un messaggio, fra quelli che hai ricevuto, che sia in lingua straniera. Aprilo e ti accorgerai che, appena sotto l’area in cui compaiono i metadati con mittente e destinatario, compare una sezione che propone di impostare la lingua utilizzata nella mail e la lingua in cui tradurre il messaggio. Configurate queste due variabili, ti sarà sufficiente cliccare su TRADUCI MESSAGGIO per procedere e leggere una versione tradotta, anche se talvolta in modo un po’ approssimativo, del testo contenuto nella mail.

Funzioni Sperimentali e un Pizzico di Follia

Un’interessante opportunità offerta da Google, relativamente a questa ed altre applicazioni, è quella offerta dall’attivazione di funzioni e caratteristiche aggiuntive e talvolta sperimentali che si trovano organizzate nella scheda LABS delle IMPOSTAZIONI di Gmail. Queste funzioni vanno ad esempio dalla possibilità di integrare un riquadro di anteprima per i messaggi ricevuti, all’impostazione di risposte predefinite, alla possibilità di configurare scorciatoie da tastiera predefinite.

Hangouts

Una Cassetta degli Attrezzi per Chi Vuole di Più

Hangout è lo strumento per la gestione di sessioni di videochat con uno o più contatti della tua rubrica o account Gmail. I requisiti sono una connesione a internet a banda larga (almeno 300 Kbps sia in entrata che in uscita), una webcam e un microfono. Quelli integrati nei computer portatili o tablet sono più che sufficienti. Hangout offre la possibilità di gestire conversazioni con un numero di utenti massimo di 150 e videochiamate con un massimo di 10 utenti. Questa applicazione offre un ventaglio di funzionalità di base come la possibilità di disattivare momentaneamente la webcam o il microfono, la condivisione dello schermo e una finestra chat per lo scambio veloce di messaggi durante una call o chiamata. Se avessi bisogno di ulteriori strumenti da utilizzare nelle videochiamate, puoi considerare l’ipotesi di installare Hangout Toolbox (http://hangouttoolbox.com/) che aggiunge alcune caratteristiche come la possibilità di controllare agilmente il volume o di tracciare i commenti.

Questione di Banda. La Modalità Peer to Peer

Quando si utilizza Hangouts per videochiamare qualcuno che si trova nella tua città o nell’ufficio accanto al tuo, il rischio che i dati sulla rete compiano un tragitto molto più lungo di quello che servirebbe, è concreto. Le performance della videochiamata in questo caso ne risultano talvolta compromesse. Le chiamate peer-to-peer di Hangout sono nate proprio per evitare, in determinate condizioni, tale rischio. Una volta attivata questa funzione, la videochiamata viene indirizzata direttamente alla persona invece che attraverso i server Google. In sintesi, questa modalità di utilizzo di Hangout, è utile per ottimizzare la banda necessaria e le performances di una videochiamata con due s...

Indice dei contenuti

• Google Apps: Trucchi Fantastici e Dove Trovarli
• Introduzione
• Prima di Iniziare
• Tecniche Generali
• Tecniche Relative a Specifiche App
• Altre App
• Come e Perchè Estendere le App
• Considerazioni finali
• Conclusioni