1. I nodi concettuali, i vincoli e le criticità organizzative della conservazione digitale
1.1. Il documento digitale e le relazioni di contesto: affidabilità e autenticitÃ
Le considerazioni presentate nella nota introduttiva circa la complessità nella formazione e tenuta delle risorse digitali rendono esplicita l’esigenza che – qualunque sia il dominio tecnico in cui si operi – la loro conservazione si configuri in termini di sistema in grado di acquisire e gestire precocemente le informazioni necessarie a individuare e interpretare (rendere comprensibili) i materiali digitali e assicurarne la funzionalità in fase di utilizzo. Questo obiettivo implica innanzitutto la conservazione dei contesti (istituzionali, giuridico-amministrativi, documentari, tecnologici) in cui le risorse sono prodotte, gestite, utilizzate. Sotto questo profilo, le informazioni significative riguardano l’accuratezza con cui i documenti sono formati, l’affidabilità dei sistemi di produzione e di gestione nel tempo, l’autenticità nei processi di trasmissione e nelle fasi di trasferimento della custodia, tenuta, conservazione e fruizione. Conservare i dati di contesto vuol dire identificare tutti gli elementi, gli attributi e i metadati necessari e mantenerli integri e verificabili con la stessa cura con cui si trattano le fonti primarie. Ci si limiterà in questo capitolo a considerare i requisiti e le informazioni significative al fine di conservare documenti autentici, mentre sarà cura del capitolo 2, dedicato in modo specifico ai metadati e ai modelli di rappresentazione dell’informazione, fornire un’analisi delle soluzioni di merito oggi disponibili e delle proposte più promettenti sempre nell’ottica della qualità dei processi conservativi.
Sebbene l’approfondita analisi condotta da InterPARES, che qui si presenterà in dettaglio, abbia consentito di chiarire i principali nodi concettuali e le informazioni rilevanti da acquisire e gestire ai fini dell’autenticità delle risorse digitali, numerosi sono gli interrogativi ancora aperti, ai quali si proverà a dare risposta oltre che nella parte specifica sui metadati per la conservazione anche nel capitolo 3 che si occupa delle questioni più squisitamente organizzative (i luoghi e le responsabilità per la custodia qualificata). È tuttavia evidente la centralità irrinunciabile della questione, soprattutto per le fonti documentarie che derivano la loro forza di testimonianza proprio dai legami che sono in grado di tracciare con riferimento a tutte le fasi di gestione e in particolare a quella di prima formazione. È altrettanto evidente la difficoltà di tali processi soprattutto in termini di sostenibilità nel caso in cui le risorse siano create senza attenzione per le informazioni identificative di contesto. Ricostruirle successivamente, al di fuori del sistema coerente in cui si sono originariamente determinate, è operazione costosa, non sempre fattibile e comunque rischiosa.
Al fine di assicurare l’autenticità – ci ricorda ancora una volta il progetto canadese InterPARES – i requisiti da rispettare sono duplici: l’identificazione univoca e l’integrità dei documenti. In entrambi i casi le relazioni contestuali sono essenziali:
– l’identificazione si riferisce, infatti, sia alla gestione di un codice identificativo persistente della risorsa da conservare e delle sue componenti interne, sia ai rapporti che legano ogni entità documentaria alle aggregazioni di appartenenza, siano esse un fascicolo informatico o una serie tipologica di unità come nel caso delle fatture elettroniche o dei mandati informatici;
– l’integrità , come si è già ricordato nel paragrafo precedente, non è riducibile al controllo del bitstream della singola entità o di una sua componente ma è verificabile grazie all’analisi del/dei contesto/i di appartenenza.
I requisiti di autenticità nelle forme ora definite sono stati oggetto di una approfondita indagine da parte della ricerca citata soprattutto nella prima fase del lavoro che nel 1999 ha messo a disposizione un quadro generale sistematico degli elementi costitutivi, degli attributi e delle infrastrutture e procedure idonee a sostenere la verifica dell’autenticità nel tempo dei documenti digitali, l’Authenticity task force report, di cui è stata predisposta la traduzione nel 2003 a cura del team italiano che ha collaborato al progetto13.
Una delle prime conclusioni di quel rapporto riconosceva la necessità di distinguere, per molteplici ragioni anche finalizzate alla conservazione, le fasi di gestione delle risorse documentarie e i requisiti correlati: benchmark nelle attività di formazione e baseline per quelle di conservazione. Tuttavia uno dei meriti principali di InterPARES in questo specifico ambito di riflessione è quello di aver sottolineato la criticità e la rilevanza delle attività di trasferimento di custodia in quanto è proprio nel passaggio di responsabilità e di deposito che si possono concretamente verificare la sostenibilità e i rischi dei processi conservativi e il ruolo dei requisiti che hanno guidato la formazione dei materiali. Per quanto riguarda in particolare i documenti digitali è proprio nel passaggio delle risorse dal soggetto produttore a quello destinato a conservarle che si può, anzi si deve misurare operativamente la sufficienza delle informazioni disponibili, tenuto conto del principio, ormai consolidato anche nella letteratura tecnica, che la verifica dell’autenticità è garantita da un lato dalla adozione, nella fase di formazione, di requisiti e procedure adeguate e opportunamente documentate anche nella forma di metadati e attributi, e dall’altro dalla loro acquisizione sistematica nelle successive fasi di gestione.
A tal fine la ricerca guidata dalla British Columbia University ha delineato, sulla base di principi robusti e un metodo rigoroso di analisi, i requisiti di base dei sistemi documentari dedicando una particolare attenzione a quelli di natura archivistica. Nello specifico ha definito:
– lo schema generale degli elementi costitutivi e degli attributi descrittivi della singola risorsa e del suo contesto di produzione (amministrativo, giuridico, documentario);
– le tipologie di attività e procedure finalizzate a sostenere l’integrità delle risorse in tutte le fasi della gestione e della conservazione, includendo il controllo degli accessi, le politiche per la sicurezza, i processi di migrazione e, naturalmente, i documenti ufficiali che li approvano e li descrivono (ad esempio il manuale di gestione delle procedure documentarie e il manuale operativo per la conservazione descritti nel capitolo 4).
La specifica elencazione di tali elementi è, come si è detto, coerente con il dominio archivistico e può essere utilmente confrontato con analoghe indicazioni presenti negli standard e nelle raccomandazioni europee di settore. Nella tabella che segue si presenta un confronto tra i requisiti per la formazione dei documenti di InterPARES (benchmark requirements) e i requisiti funzionali individuati nella forma di attività e strumenti essenziali nelle linee guida europee MoReq1 e successivamente ampliati e precisati nella versione MoReq2. In sintesi riguardano i dati di provenienza (organizzazione responsabile, autore), le informazioni che identificano in modo univoco il documento e il legame con le altre entità del sistema documentario (la registrazione/identificazione univoca e con data certa che testimoni in modo incontrovertibile l’avvenuta acquisizione, le relazioni documentarie che identificano le modalità di accumulazione, formazione e organizzazione stabile dell’archivio tra cui in particolare i dati di classificazione e fascicolazione), quelle rilevanti a fini di integrità nel sistema attivo (gli uffici che sono intervenuti nel trattamento della pratica, la presenza di annotazioni, le modifiche tecniche), oltre ai controlli che sono stati impiegati per proteggere le risorse digitali (privilegi di accesso, procedure di protezione tra cui i sistemi di tracciamento, le copie di sicurezza, la certificazione della qualità in relazione agli ambienti e alle procedure di ripristino del sistema, il controllo e il monitoraggio dei supporti, le regole di validazione per tipologia di documento tra cui ad esempio le diverse modalità di firma elettronica utilizzata, la gestione delle diverse copie e versioni del documento e, naturalmente, i dati relativi alle procedure di trasferimento all’interno del sistema con particolare attenzione a quelli relativi alle responsabilità , ai luoghi e agli strumenti che li accompagnano). La specifica natura di tali informazioni varia sia in base alla tipologia dei sistemi elettronici nel cui ambito i documenti si producono (database, sistemi di document management, sistemi interattivi, ecc.) sia in relazione al dominio e all’ambiente di sviluppo e utilizzo.
In relazione ai dati di contesto e alla presunzione di autenticità , il progetto canadese riserva molta attenzione anche ai compiti dell’istituto di conservazione (preserver), la cui assunzione di responsabilità è definita e valutata sulla base del rispetto dei requisiti di benchmark ora ricordati (e della gestione e tenuta delle informazioni che ne documentano l’osservanza), ma anche in relazione ad ulteriori principi che InterPARES definisce baseline e che includono:
– l’adozione di procedure e sistemi di controllo e monitoraggio per la protezione dell’identità e dell’integrità dei documenti e dei metadati (continuità della custodia, sicurezza dei sistemi e dei depositi, integrità dei contenuti nelle attività di conservazione);
– la documentazione di tutte le attività che incidono sui materiali digitali conservati con particolare attenzione per le informazioni relative agli eventi, alle date, ai nomi dei responsabili;
– la descrizione dei fondi documentari conservati sia dal punto di vista delle informazioni di provenienza che in relazione alle trasformazioni subite per ragioni operative finalizzate alla conservazione.
La proposta di InterPARES – ormai largamente adottata dalle comunità scientifiche e di pratiche che operano nel settore – ha contribuito a definire un quadro concettuale e linee guida operative, utilizzando peraltro sia le esperienze concrete delle migliori pratiche nel settore, sia i risultati di alcuni progetti di ricerca che negli stessi anni hanno contribuito a definire modelli generali di rappresentazione delle informazioni e delle attività di conservazione (in particolare il modello Oais14, che sarà descritto nel capitolo 2). Le linee guida per i soggetti che producono documenti digitali (e per quelli che li conservano15) costituiscono a tutt’oggi gli unici strumenti operativi che trattino il tema specifico della conservazione con completezza, continuità e coerenza soprattutto in relazione ai modi per gestire e documentare provenienza e autenticità . A questo proposito le guidelines sintetizzano alcuni principi fondamentali di seguito riportati:
– per presumere e/o verificare l’autenticità nel lungo termine è necessario identificare e mantenere l’identità dei materiali e proteggerne l’integrità : la presu...