Practicing Open Space - Our First Ten Years

How Open Space transformed the way of doing business in the German Agency "YOUTH for Europe"

Hans-Georg Wicke

• Publisher: Westkreuz
• Year: 2013
• eBook ISBN: 9783944836058
• Edition: 1
• Topic: Social Sciences
• Subtopic: Sociology
• Index: Social Sciences

It is no longer a secret that Open Space events are pure joy. Set up in a jiffy, these events turn the traditional way of working and leading upside down. And in regard to productivity and action orientation there is nothing better under the sun. How do we know? Well, we have worked with Open Space Technology for decades now and seen the effects.Thanks to Hans-Georg Wicke and the National Agency Youth in Germany, we now have a detailed report on what happens if you go beyond one solitary, stand-alone Open Space event. He describes the sustained transformation of working and living in the organization as Open Space Technology is used over a decade, several times a year, invading every nook and cranny of the Agency.As dictated structure, external control and traditional leading are reduced, selforganisation can more freely unfold, bringing into play the vast resources of everyone involved in the Agency. Without consulting firms that cost a lot of money and have no lasting effect, organizations evolve resilient structures and processes that equip them to navigate in a sea of constant change. And they do this on their own.We invite you to read this slim report if you are searching for a truly productive workplace in which everyone happily invests in cooperation and joint leadership… in hospitals, IT-businesses, foundations, unions, industrial production plants, NGOs… in any business and organization. And: Be Prepared to be Surprised.Dass open space Veranstaltungen ein reines Vergnügen sind, ohne Energie raubende Vorbereitungszeiten auskommen, herkömmliches Arbeiten und Leiten auf den Kopf stellen und im Hinblick auf Produktivität und Handlungsorientierung alles in den Schatten stellen, steht nach jahrzehntelanger Praxis inzwischen außer Frage.Hier allerdings - dank Hans.Georg Wicke und der deutschen Agentur "Jugend für Europa" samt etlicher Teilgruppen - liegt ein Erfahrungsbericht darüber vor.

10 lat open space w praktyce

“MŁODZIEŻ dla Europy”

kreatywne & odpowiedzialne & partycypacyjne & systemowe

Hans-Georg Wicke

Słowo wstępne

Kiedy Michael M Pannwitz zapytał mnie, czy byłbym gotów napisać krótką przedmowę do artykułu Hansa-Georga Wicke „MŁODZIEŻ dla Europy – 10 lat open space w praktyce”, odpowiedziałem, że uczynię to z wielką przyjemnością. Po przeczytaniu tego artykułu, muszę dodać jeszcze jedno: to dla mnie zaszczyt.

28 lat temu mieliśmy zorganizować konferencję w Monterey w Kalifornii. Nie mieliśmy ani czasu, ani energii na przygotowanie „klasycznej konferencji”. Wtedy właśnie, jako taki „postrzelony pomysł”, pojawiło się po raz pierwszy open space. Ani ja, ani nikt inny nie przypuszczał w tamtym czasie, że open space może być tak użyteczne. Myśleliśmy, że to tylko dobra zabawa. Po wielu latach i po licznych próbach powtórzenia tego pierwszego doświadczenia okazało się jednak, że podczas open space dzieją się różne dziwne rzeczy. To, czego doświadczyliśmy, łamało wszelkie możliwe zasady – teoretyczne i praktyczne – odnoszące się do sposobów organizowania spotkań. Być może było to nawet w sprzeczności ze znanymi dotychczas konwencjonalnymi zasadami organizacji i zarządzania w ogóle. Znaliśmy sposoby organizowania konferencji. Open space jednak nie pasowało do żadnego z nich. Teoretycznie nie powinno się to udać. Nie mogło się powieść. W praktyce jednak działało. Co gorsze – działało bardzo dobrze. Ostre konflikty znajdowały swoje rozwiązania, trudne wyzwania spotykały się z niekonwencjonalnymi rozstrzygnięciami, zniechęceni i nieśmiali ludzie nagle odnajdywali na nowo swój głos. I działo się to tak po prostu – jakby samo z siebie. Zauważyliśmy również, że im mniej ingerowaliśmy jako prowadzący, tym lepiej wszystko funkcjonowało.

Sceptycy mogliby powiedzieć, że to niecodzienne doświadczenie było po prostu nadzwyczajnym zbiegiem okoliczności. Może doszło do szczególnej konstelacji wyjątkowych osób, które się zaangażowały, może ktoś dosypał coś do wody – albo po prostu głupie szczęście? Trudno było nam z tym dyskutować. Na nieszczęście dla sceptyków to doświadczenie ciągle się powtarzało. Tylko pytań nieustannie przybywało. A były one coraz bardziej poważne. Cóż do licha się działo?

Mijały lata i zaczęły pojawiać się pierwsze odpowiedzi. To, co jest takie „magiczne”, wydaje się być od dawien dawna znanym fenomenem samoorganizacji. Ta samoorganizacja funkcjonuje dokładnie tak samo w systemach rozwiniętych przez ludzi, jak w całym kosmosie już od 13,7 miliardów lat. Nic nowego, nic nadzwyczajnego – po prostu to działa od zawsze. Open space nie jest więc jakimś egzotycznym procesem. Tym bardziej nie jest ono również produktem mojego kreatywnego umysłu. Open space po prostu jest.

Mając doświadczenie ponad 200 000 zorganizowanych spotkań i konferencji open space w przeciągu 28 lat, w 143 krajach, jesteśmy o wiele mądrzejsi. Ciągle pojawia się wiele nowych, cudownych i fundamentalnych pytań. Jedno z nich brzmi np. „Co robić po open space?” Odpowiadając trochę dowcipnie, jeszcze przed paroma laty mówiłem: „Open more space! Otwórz jeszcze więcej przestrzeni!” Właściwie nawet nie przypuszczałem, jaki będzie tego efekt. Teraz, dzięki Hansowi-Georgowi Wicke i dzięki wszystkim wspaniałym ludziom z Agencji „MŁODZIEŻ dla Europy”, mamy piękny obraz funkcjonowania open space w organizacji. To, co zaczęło się jako pojedyncza i jednorazowa konferencja, stało się swoistą filozofią życia, a z pewnością sposobem na kształtowanie codziennej pracy w Agencji „MŁODZIEŻ dla Europy”. Ta historia jest szczególna. Polecam ją każdemu, kto chce, by jego organizacja lepiej funkcjonowała, a jego praca w tej organizacji była bardziej efektywna. W tej historii czytamy o młodych ludziach, pracujących na rzecz swoich rówieśników. Głęboko jednak wierzę, że można ją odnieść również do każdej innej organizacji. Dlatego jest dla mnie przyjemnością i zaszczytem zachęcić każdego do przeczytania tej historii, by z niej się uczyć i by ją polubić.

Harrison Owen

Potomac, Maryland, USA

2013

Hans-Georg Wicke od roku 1995 kieruje w Bonn niemiecką Agencją „MŁODZIEŻ dla Europy” – Agencja dla europejskiego programu „MŁODZIEŻ W AKCJI”.

Agencja ta, razem z 30 osobami zatrudnionymi, szeregiem osób współpracujących i w kontakcie z licznymi zaangażowanymi organizacjami, realizuje Program „MŁODZIEŻ W AKCJI” na zlecenie Komisji Europejskiej w Niemczech. Agencja przyznaje subwencje dla europejskich projektów młodzieżowych, które mają młodym ludziom przybliżyć Europę: międzynarodowe spotkania młodych, wolontariat, młodzieżowe inicjatywy, treningi, seminaria, konferencje… Agencja „MŁODZIEŻ dla Europy” pomaga organizacjom i ośrodkom młodzieżowym przy realizacji europejskich projektów; wspiera także organizację młodzieżowej pracy oraz polityki młodych. Jest jedną z 35 agencji narodowych dla programu „MŁODZIEŻ W AKCJI”, realizowanego w 33 krajach Europy.

Jak się wszystko zaczęło

Historia open space w Agencji „MŁODZIEŻ dla Europy” zaczęła się w roku 2000. Koleżanka z naszej Agencji opowiadała zachwycona, co właśnie przeżyła podczas spotkania, na którym pracowano nikomu z nas nieznaną metodą: open space. To, co opowiadała o trzmielach i motylach, o „Prawie dwóch stóp”, zasadach „Obecni tu to właściwi ludzie na właściwym miejscu”, „Koniec znaczy koniec” i innych rzeczach, brzmiało inaczej, niż to, co poznaliśmy dotychczas. Czuliśmy, że jest tu jakieś bezpośrednie odniesienie do naszej codziennej pracy w Agencji. Już dawno zaczęliśmy wątpić w naszą „kulturę posiedzeń” – w wielość wewnętrznych spotkań, duży wkład pracy i efekt, który nie zawsze był proporcjonalny do zainwestowanego czasu. Sposób, w jaki odbywaliśmy narady, był dla nas wszystkich za mało produktywny.

Jak na zawołanie pojawiły się nagle zasady open space i „Prawo dwóch stóp”. Mieliśmy wrażenie, że właśnie to może nam pomóc, że to wszystko doskonale pasowałoby do naszej organizacji.

Zdecydowaliśmy się szybko. W zależności od tego, kogo dotyczyły poszczególne sprawy, każdy mógł teraz sam zdecydować, czy będzie brał udział w naszych regularnych spotkaniach, czy też zechce uczestniczyć tylko w niektórych ich częściach. Nagle zaczęło się ciągłe wchodzenie i wychodzenie z naszych zebrań – dla wszystkich nowe doświadczenie, wymagające przyzwyczajenia i brzemienne w skutki. Tematy były wcześniej zbierane przez wszystkich współpracowników, dokładniej ustalano, ile na co potrzeba czasu, każdy znał plan spotkania, a po wszystkim dla każdego pisano raporty.

Wszyscy byli zachwyceni, że teraz mogą samodzielnie ustalać swoje priorytety, decydować o swoim czasie, że mogą się sami organizować i przejmować odpowiedzialność. Konsekwencją było to, że teraz nie dowiadywaliśmy się „automatycznie” o wszystkim, co dzieje się w Agencji. Teraz trzeba było samemu postarać się o informacje, które należało odpowiednio dla wszystkich przygotować, by były one zrozumiałe. Stało się to naszą codzienną pracą. Taki sposób działania okazał się w rezultacie skuteczniejszy, bardziej efektywny i o wiele bardziej interesujący.

Open space miało więc już wcześniej ogromny wpływ na naszą organizację i pracę, zanim po raz pierwszy zastosowaliśmy w Agencji tę metodę.

To był dla mnie wystarczający powód, by dowiedzieć się więcej o open space. Sześć miesięcy później wziąłem udział w konferencji, w której uczestniczyła młodzież z 30 krajów. Jej temat brzmiał: „We work together for tolerance and democracy” („Wspólnie pracujemy na rzecz tolerancji i demokracji”). W ramach konferencji korzystano również z metody open space. Chciałem choć raz na żywo doświadczyć tej metody, aby zobaczyć, jak ona dokładnie funkcjonuje i czy rzeczywiście pasuje do naszej pracy.

Open space prowadził Michael M Pannwitz. To, co tam się działo, było po prostu zachwycające. Jeszcze podczas tamtej konferencji zaprosiłem Michaela na nasze doroczne spotkanie współpracowników Agencji „MŁODZIEŻ dla Europy” pod koniec 2001 roku, oraz na najważniejszą imprezę, którą wtedy organizowaliśmy: Drugą Niemiecką Konferencję Młodzieży w sprawie „Białej Księgi” europejskiej polityki młodzieżowej. Konferencja ta miała się odbyć nieco ponad pół roku później.

Tak rozpoczęła się historia open space w Agencji „MŁODZIEŻ dla Europy” – historia, która trwa do dzisiaj. Odbyło się już ponad 30 spotkań, w czasie których zastosowano metodę open space. Wzięło w nich udział ponad 3000 uczestników. Metody tej używamy regularnie w czasie dorocznych konferencji dla współpracowników Agencji „MŁODZIEŻ dla Europy”, roboczych spotkań współpracujących z nami organizacji, które realizują program „MŁODZIEŻ W AKCJI”, podczas treningów, konferencji i seminariów z młodzieżą i dorosłymi. Bardzo często open space jest głównym elementem naszych spotkań. Zdarza się również, że niektóre spotkania organizujemy, używając tylko i wyłącznie tej metody. Open space używamy podczas naszych krajowych i międzynarodowych konferencji. Zazwyczaj wcześniej odbywa się spotkanie przygotowawcze. Po open space zapraszamy na „Następne spotkanie” – niestety, jak dotychczas za rzadko się ono odbywa. Prawie zawsze prosimy o poprowadzenie open space trenerów zewnętrznych. Raz odważyliśmy się sami zorganizować i poprowadzić open space.

Obecnie w Agencji „MŁODZIEŻ dla Europy” nie ma przymusu uczestnictwa w spotkaniach i naradach. W zasadzie prawie nie ma już regularnych narad. Raz w miesiącu wszyscy, którzy są obecni i chcą się czegoś nauczyć, albo coś nowego wnieść, gromadzą się zupełnie dobrowolnie na jednogodzinnym „jour fixe”. Raz w roku członkowie Agencji spotykają się podczas trzydniowej konferencji, aby ocenić swoją pracę i na nowo ją zapl...

Table of contents

• 10 Jahre open space in der Praxis
• Practicing Open Space – Our First Ten Years
• 10 lat open space w praktyce
• 10 ans de pratique du Forum Ouvert
• Practicando Open Space – Nuestros Diez Primeros Años
• 开放空间实践 - 我们的第一个十年
• The translators
• Other publications
• Kärtchensatz open space Aufbau 2013
• Task Cards for setting up Open Space events 2013