Meine open space Praxis

Michael M Pannwitz

• Publisher: Westkreuz
• Year: 2014
• eBook ISBN: 9783943755084
• Edition: 2
• Topic: Psychology
• Subtopic: Education in Psychology
• Index: Psychology

Selbstorganisation entfalten, darum geht es im open space Verfahren, um nichts anderes. Alles andere können Gruppen, Organisationen und System selbst. Sie sind motiviert, wollen ihre Ressourcen einsetzen und ihre Vorhaben vorantreiben.Der open space Begleiter Michael M Pannwitz stellt seine Praxis der letzten vierzehn Jahre vor. Alles wird detailliert beschrieben: der erste Kontakt mit dem Veranstalter, das Vorbereitungstreffen, die Durchführung des open space, das Nächste Treffen... und auch, mit welchen Überraschungen zu rechnen ist, wenn Projekte selbstverständlich eigeninitiativ in die Hand genommen werden.

III Die open space Veranstaltung mit allem Drum und Dran

Der Aufbau

Wenn wir nach der Anreise zum ersten Mal als Team zusammenkommen, steht in unserem Büro für uns schon ein kleines Pausenloses Pausenbuffet bereit. Ich begrüße alle und führe in die Struktur des Aufbaus ein. Ich erläutere die Rolle der Teammitglieder wie unter „Das Begleitteam“ beschrieben und gehe mit allen einmal durch das Haus, am liebsten zusammen mit unserer Kontaktperson vor Ort. Bei dieser Ortsbesichtigung schauen wir uns neben den Räumen für die open space Veranstaltung alles andere gleich mit an: Aufzüge, Kopierraum, Küche, Rezeption, Garderobe, Toiletten, Schwimmhalle, Garten, Grillplatz... alles was vorhanden ist, benutzt werden kann, uns bekannt sein soll. Bei diesem Rundgang treffen wir auch viele Mitarbeiterinnen der Tagungsstätte.

Danach bauen wir gemeinsam die Pinwände auf und bespannen sie beidseitig mit beigen Papierbögen. Bei größeren Veranstaltungen sind es schnell 50 bis 90 Wände. Zu dieser Phase gehört auch das Auspacken des Materials in unserem Büro und die Überprüfung, ob alles vorhanden ist. Das geschieht anhand unserer „So klappt’s!“ Liste. Fehlt etwas, wird sofort die Beschaffung organisiert oder wir improvisieren und finden Alternativen.

Als Nächstes richten wir drei Pinwände für den Kärtchensatz ein. Die erste trägt den Titel „Zu tun!“, die zweite „In Arbeit...“ und die letzte „Fertig!“. Jede Aufgabe für den Aufbau ist hier auf einem eigenen Kärtchen festgehalten. Mit dem Kärtchensatz können sich alle selbstorganisiert daran beteiligen. Wie das genau klappt, ist im Abschnitt „Der Kärtchensatz“ beschrieben.

Jetzt kann es losgehen: Der Stuhlkreis wird gestellt, die Mitte des Kreises gestaltet, die Bereiche für die Anliegengruppen eingerichtet, alle Plakate, Wegweiser und Verlaufspläne handgeschrieben, die Anliegen- und die Doku-Wand erstellt... Es steht alles auf den Kärtchen.

Sind bei einer open space Veranstaltung alle Anliegenbereiche und der Kreis in einem großen Raum und mit den anderen Bereichen auf der gleichen Ebene, können sich alle gegenseitig wahrnehmen und auf kurzen Wegen begegnen: Das ganze System befindet sich sichtbar in einem „Raum“.

Wir bauen das Pausenlose Pausenbuffet und die Doku-Wand in einem direkt angrenzenden Bereich auf, damit es im Hauptraum mit den Anliegengruppen ruhiger ist. Oft gibts dafür Platz in einem Flur oder Foyer. Das Büro schließt sich in einem separaten Raum an mit der Doku-Annahme in seiner Nähe.

Da der Kreis den dreifachen Platz gegenüber allen anderen Sitzformen einnimmt, sind Hallen und Säle, die das ganze System in einen Raum holen können, nicht die Regel. Meist finden der Kreis mit der Anliegenwand und zwei bis drei Anliegengruppen in einem Raum Platz; alle weiteren Bereiche für die Anliegengruppen, das Pausenlose Pausenbuffet mit der Doku-Wand und das Büro verteilen sich auf andere Orte, die möglichst nahe beieinander und auf der gleichen Ebene liegen sollten.

Optimal aufbauen lässt sich, wenn alle Räume schon am Tag vor der Veranstaltung zugänglich sind und wir in Ruhe arbeiten können. Ansonsten muss zusätzlich eine Nachtschicht organisiert werden.

Der gesamte Aufbau nimmt fünf bis neun Stunden in Anspruch, je nachdem, welche Bedingungen wir vorfinden. Die Zeit für die Arbeit in den Veranstaltungsräumen selbst reduziert sich, wenn alles detailliert geplant ist und in einem anderen Raum schon vorbereitet werden konnte.

Mit zusätzlichen Mitarbeiterinnen kann ein Umbau sogar in 90 Minuten klappen. So war es bei der Veranstaltung in Sevilla 2006 mit 350 Teilnehmenden, als die open space Veranstaltung plötzlich um vier Stunden vorgezogen wurde und für den Umbau nur anderthalb Stunden Zeit blieb. Für diesen Notfall stellte das Hotel 30 zusätzliche Kräfte zur Verfügung. Der Begleiter wurde in die Pause geschickt und fand danach alles hervorragend vorbereitet, während sich das durchgeschwitzte Team schnell noch einmal umzog.

Das Büro

Das Büro ist Zentrale, Arbeitsplatz und Kommunikationszentrum für das Team. Hier lagern wir das Material und stellen den Kopierer auf, falls der Raum groß genug und ausreichend belüftet ist. Ansonsten muss er in der Nähe untergebracht werden. Mehr zum Thema Kopierer im übernächsten Abschnitt.

Wir brauchen Steckdosen, Kabel, Platz für Rechner und Drucker, gutes Licht, Stühle in der Anzahl der Teammitglieder und viele Tische, um das Material übersichtlich ausbreiten zu können. Zwei oder drei Tische werden zusammengeschoben, um darauf die Plakate zu malen. Alles andere kommt raus. Dafür stellen wir die drei Pinwände mit dem Kärtchensatz hinein, die wir auch als Info-Wand für das Begleitteam nutzen. Das kleine Pausenlose Pausenbuffet für uns findet hier auch noch Platz, genau wie eine kompakte Musikanlage für die mitgebrachte Lieblingsmusik. Uhr, Besen und Handfeger, Mülleimer und ein Behälter für Papierrecycling machen das Büro komplett.

Bei der Besichtigung der Räume lange vor der Veranstaltung habe ich schon versucht, einen Raum für unser Büro auszusuchen und fest zu buchen. Er muss auch abschließbar sein, um Rechner, Kameras, Laserdrucker und unsere persönlichen Sachen dort lagern zu können.

Doku-Annahme

Die Doku-Annahme besteht aus einem Tisch mit zwei Stühlen, damit in Stoßzeiten zwei Personen daran arbeiten können. Hier geben die Teilnehmerinnen die Einzeldokumentationen aus den Anliegengruppen ab. Die eingehenden Doku-Blätter werden in einem A4 Kästchen deponiert.

Für die laufende Nummerierung der Doku-Blätter liegen auf dem Tisch ein schwarzer Neuland No 1 Marker, zwei schwarze Fineliner, ein Bleistift und TippEx; außerdem einige Blätter A4 Papier für das vorläufige Inhaltsverzeichnis der Dokumentation. Blanko Doku-Blätter liegen als Reserve bereit. Ein Schild „Doku-Annahme“ hängt an der Tischkante.

Für die Arbeit des Teams ist es praktisch, wenn die Doku-Annahme am Eingang zu unserem Büro aufgebaut ist; damit ist sie auch in der Nähe des Kopierers. Für die Standortentscheidung lassen wir uns allerdings mehr davon leiten, was für die Teilnehmenden günstiger ist.

Kopierer

Wir brauchen einen eigenen Kopierer für den laufenden Kopierbedarf, insbesondere für das Vergrößern der eingehenden Doku-Blätter auf A3 für die Doku-Wand. Damit sind wir unabhängig, nicht an feste Zeiten gebunden, können immer etwa...

Table of contents

• Vorwort
• Lieber Michael,
• Das open space Verfahren – was ist das?
• I Auf dem Weg zur Veranstaltung
• II Die open space Veranstaltung im Schnelldurchlauf
• III Die open space Veranstaltung mit allem Drum und Dran
• IV Rund um meine open space Praxis
• V JUGEND für Europa
• VI Und noch...
• Wörter und Sprache – einige open space Begriffe
• Materialsammlung