Rede mit mir

Warum interne Kommunikation für Mitarbeitende so wichtig ist und wie sie funktionieren kann

Dieter Georg Herbst

• Publisher: School for Communication and Management
• Year: 2014
• eBook ISBN: 9783940543417
• Edition: 2
• Topic: Bildung
• Subtopic: Bildung Allgemein

Interne Kommunikation ist wichtig - hierin scheinen sich alle einig: Firmenleitung, Führungskräfte, Mitarbeitende und Interessenvertretungen. Jedoch zeigt der Blick in die Praxis die ernüchternde Realität: Mitarbeiter äußern schon seit vielen Jahren in Befragungen und Gesprächen, dass sie nur wenig mit der gelebten Internen Kommunikation zufrieden sind: Sie fühlen sich von Informationslawinen überrollt, doch gleichzeitig vermissen sie jene Informationen, die sie sich wünschen und brauchen, um ihre Arbeitstätigkeit so auszuführen, dass sie die Unternehmensziele unterstützen und sie selbst zufrieden sind. Die Frage lautet, wie es zu dieser Kluft zwischen der allenorten beteuerten Bedeutung der Internen Kommunikation und der gelebten Wirklichkeit kommt. Dieses Buch will dieser Frage nachgehen.Im ersten Teil des Buches steht vor allem die Sicht der Mitarbeitenden im Vordergrund: Aus ihrer Perspektive beschreibt der Autor, warum die gelungene Interne Kommunikation so wichtig für ihr Wohlbefinden, ihre Leistung und sogar ihre Gesundheit ist. Er nennt Gründe, warum die Interne Kommunikation aus ihrer Sicht oft nicht funktioniert, aber auch, wie sie besser funktionieren und für alle Beteiligten befriedigend gelingen kann. Der zweite Teil des Buches beleuchtet die Sicht der Kommunikationsverantwortlichen und beschreibt, wie sie die Interne Kommunikation systematisch und langfristig gestalten können.In dieser zweiten überarbeiteten Auflage findet sich auch ein umfänglich aktualisiertes Kapitel zu den Potenzialen von Social Media.

Kapitel 1

Warum interne Kommunikation für Mitarbeitende bedeutend ist

Die Bedeutung der internen Kommunikation in Unternehmen ist besser zu verstehen, wenn wir einen Blick auf die Situation in den Märkten und in den Unternehmen werfen.

1.1 Aktuelle Entwicklungen

Gelungene interne Kommunikation für Mitarbeiter und Unternehmen ist heute so wichtig wie noch nie. Hier nur einige aktuelle Entwicklungen:

→ Zunehmender Wettbewerb: Der Wettbewerb nimmt auf allen Märkten zu, auf jenen für klassische Konsumgüter wie auch auf jenen für Dienstleistungen und Investitionsgüter. Viele Märkte sind weitgehend gesättigt. Vielen Anbietern stehen weniger Nachfrager gegenüber. Diese können Unternehmen und Produkte auswählen, die am besten zu ihnen passen. Die eigene Position kann oft nur verbessern, wer seinen Konkurrenten Marktanteile abringt.

→ Austauschbare Produkte und Leistungen: Den Wettbewerb verschärft, dass die meisten Produkte austauschbar sind: Nicht einmal Kenner schmecken Unterschiede zwischen den vielen Biersorten und Zigarettenmarken. In vielen Autos und Elektrogeräten befinden sich gleiche Bauteile, weil die Unternehmen beim gleichen Zulieferer einkaufen. Qualität ist selbstverständlich geworden und macht es schwer, sich im Wettbewerb zu unterscheiden. Die Stiftung Warentest bescheinigt etwa 90 Prozent aller Testprodukte eine gute Qualität. Für Mitarbeitende ist umso wichtiger, zu wissen, was die Produkte des eigenen Unternehmens einzigartig macht.

→ Firmenfusionen und Akquisitionen: Unternehmen reagieren auf den zunehmenden Wettbewerb, indem sie komplexer, schneller und internationaler werden. Nie hat es so viele Firmenzusammenschlüsse und Kooperationen gegeben wie in den vergangenen Jahren. Ein Beispiel: 1989 verschmelzen SmithKline Beckman und die Beecham-Gruppe zu SmithKline Beecham. 1995 fusionieren Glaxo und Wellcome zu Glaxo Wellcome. 2000 gehen Glaxo Wellcome und SmithKline Beecham zusammen zu GlaxoSmithKline. Welche Herausforderung für die interne Kommunikation, die Mitarbeiter für diese Veränderungen zu gewinnen! Mit jeder Erweiterung, die es in manchen Firmen sogar jährlich gibt, wird es für die Mitarbeiter schwieriger, das Unternehmen zu überblicken und den Unternehmenssinn zu erkennen. Siemens ist mittlerweile auf so vielen Gebieten tätig, dass die Firmenleitung kaum noch verständlich und anschaulich erklären kann, wofür das Unternehmen steht und was die vielen Konzernbereiche miteinander verbindet.

→ Internationalisierung: Eine weitere Entwicklung ist die zunehmende Internationalisierung von Unternehmen, vor allem im Mittelstand: In einer Studie der Technischen Universität München und der Freien Universität Berlin im Jahr 2004 gab ein Viertel von 255 antwortenden PR-Profis an, für die weltweite Kommunikation ihres Unternehmens zuständig zu sein. Weitere 20 Prozent waren europaweit zuständig, davon 70 Prozent in westeuropäischen Staaten. Fast die Hälfte der international arbeitenden PR-Profis war für Unternehmen mit weniger als 200 Mitarbeitern tätig, bei den nur für Europa tätigen waren es sogar mehr als zwei Drittel. Probleme mit den Mitarbeitern im Heimatland entstehen dadurch, dass sich über lange Zeit das Selbstverständnis als deutsches Unternehmen gefestigt hatte („Made in Germany“), das nun um die internationale Perspektive erweitert werden muss. Die Internationalisierung verängstigt die Mitarbeiter tief, weil sie ein wichtiges Element ihres gemeinsamen Selbstverständnisses (Corporate Identity) verlieren. Sie wollen und brauchen eine klare, lebendige Vorstellung davon, wohin das Unternehmen steuert und was dies für sie selbst bedeutet. In einem Unternehmen mit räumlich überschaubaren Zielen ist ihnen dies noch gelungen, aber welche Bedeutung sie in einem internationalen Unternehmen haben, wissen sie meist nicht (siehe ausführlich Kapitel 20).

→ Viele interne Programme: Diese Entwicklungen sind verbunden mit vielen, oft gleichzeitig ablaufenden Programmen, Projekten und Prozessen, um das Unternehmen noch besser, schneller, günstiger zu machen: Gemeinkosten senken, Fertigung rationalisieren, Investitionen zurückfahren, Einkaufspreise drosseln und den Personalbestand anpassen. Überall werden Unternehmen umgekrempelt, jahrzehntealte Strukturen glatt geschleift und Hierarchien abgebaut. Die vielfach in Bürokratie erstarrten Firmen wollen beweglicher werden, flexibel am Markt operieren, Kundenwünsche schnellstens und einzigartig bedienen und alles abschaffen, was dies verhindert. Kundenorientierung, Lean Management, Cost Cutting, Reengineering, Umstrukturierung, Konzernfusionen, TQM – die Welt der Unternehmen wandelt sich schneller und tiefgreifender denn je. Ständig ändert sich etwas, dauernd gibt es etwas Neues – diese Dynamik wird nie mehr nachlassen. Wirtschaftsexperten gehen davon aus, dass sich Unternehmen in Zyklen von nur drei Jahren immer neu bestimmen müssen. Selbst vor drastischen Einschnitten macht der Reformdruck nicht mehr Halt: Er stellt Privilegien in Frage, spürt sorgsam geschützte Schwachstellen auf und leitet sogar Radikalkuren ein wie den Umbau ganzer Konzerne.

Vieles wird komplizierter: Vernetzte Kommunikation, vernetzte Arbeitsformen und vernetzte Organisationen; mehr Daten, mehr Informationen, mehr Projekte und Prozesse müssen bewältigt werden. Alles wird schneller: Schneller kommen Innovationen auf den Markt; schneller verschwinden Produkte aus den Regalen, schneller finden Aktionen und Transaktionen statt. Anfragen müssen schleunigst beantwortet werden, Entscheidungen zügiger fallen. Und der Druck auf die Unternehmen, sich diesen Bedingungen anzupassen, steigt.

Mitarbeitende als Ressource

In dieser Situation richtet sich die Aufmerksamkeit immer stärker auf die Mitarbeitenden. Sie gelten als größte Produktivitätsreserve von Unternehmen – nachdem alle Prozesse gestrafft, Strukturen abgeflacht und andere Potenziale ausgeschöpft sind. Hinweise auf die Bedeutung der Mitarbeitenden für den Unternehmenserfolg lieferten zum Beispiel Untersuchungen in den 70er und 80er Jahren, bei denen man herausfand, warum japanische Unternehmen erfolgreicher waren als amerikanische und europäische, obwohl sie keinen technologischen Vorsprung hatten. Ergebnis: Die Zusammenarbeit im Unternehmen war es, die den Erfolg japanischer Firmen beflügelte.

Seither gilt es auch hierzulande als notwendig, die Belegschaft zu pflegen, Gruppenarbeit auszuweiten, stärker auf kooperative Führung zu setzen und die Mitarbeiter stärker einzubeziehen. Die größte Produktivitätsreserve steckt nicht in neuen Maschinen, sondern in der Motivation der Menschen.

Solche viel beschworenen Leistungsreserven sind in schwierigen Zeiten fast ein Zauberwort. Der Griff ans Eingemachte soll helfen, die Wettbewerbsfähigkeit wieder herzustellen und aus roten Zahlen schwarze zu machen. In diesem Umfeld wird auch die gelungene interne Kommunikation im Unternehmen immer wichtiger. Die Manager richten ihre Augen auf die Abteilung für Interne Kommunikation und fordern, den Mitarbeitern die neue Unternehmenswelt mit ihren neuen Techniken und veränderten Arbeitsstrukturen nahe zu bringen, sie aktiv an den Entwicklungen und Veränderungen zu beteiligen und zum Mitmachen zu motivieren. Das Handeln der Mitarbeiter an die Unternehmensziele anzugleichen – darum geht es. Das ist weit mehr als Information.

1.2 Gründe für eine interne Kommunikation

Es gibt viele Gründe, die für eine funktionierende interne Kommunikation sprechen:

→ Kommunikation gibt Halt und Orientierung: Je dynamischer, komplexer und undurchsichtiger das Umfeld wird und je schneller Entscheidungen fallen, desto stärker sollten die Mitarbeiter einbezogen werden. Sie müssen darüber informieren seinn, wie sich das Unternehmen entwickelt und welche Rolle sie selbst dabei spielen. Sie wollen, sollen und müssen die Unternehmensziele kennen und verstehen, um zu deren Erreichen beitragen zu können. Die Kommunikation der Menschen im Unternehmen wird Grundlage für das Zusammenwirken und damit zum Erfolgsfaktor im härter werdenden Wettbewerb. Mehr noch: Nur der informierte Mitarbeiter identifiziert sich mit seinem Unternehmen, setzt sich für dessen Ziele ein. Interne Kommunikation bedeutet, dass die Mitarbeiter alle für sie wichtigen Informationen über ihre Tätigkeit, ihren Arbeitsplatz und das Unternehmen kennen, über Veränderungen informiert sind und sie verstehen. Durch Interne Kommunikation nehmen sie teil am formalen und informellen Leben und identifizieren sich im Idealfall sowohl mit ihren Aufgaben als auch mit ihrem Unternehmen.

→ Tätigkeiten korrekt ausführen: Information ist die Basis für eine korrekte Arbeitsweise im Unternehmen. Dies kann sogar eingeklagt werden: Das Betriebsverfassungsgesetz sichert den Mitarbeitern zu, dass sie über ihre Aufgaben, deren Erledigung und wichtige betriebliche Belange ausreichend informiert werden müssen (siehe Kapitel 22). Kommunikation ist die Voraussetzung, dass Prozesse und Strukturen deutlich werden. Die Beteiligten erfahren, was von ihnen erwartet wird und können ihr Verhalten anpassen. Der Mitarbeiter erkennt, dass seine Arbeit für das Unternehmen wichtig ist, warum er sie erfüllen soll und wie sie zum Gesamtergebnis beiträgt. Dies stärkt die Mitverantwortung und das Engagement im Unternehmen. Je besser jemand informiert ist, desto besser kann er entscheiden – Planungen und Entscheidungen sind nur auf der Basis von Informationen möglich. Der Mitarbeiter, der seine Aufgaben versteht, muss nicht dauernd fragen, sondern kann selbständig arbeiten. Interne Kommunikation zeigt darüber hinaus dem Mitarbeiter, wie er weiter nach oben kommt.

→ Koordination fördern: Fast kein Mitarbeiter in einem Unternehmen kann eine Gesamtaufgabe allein bewältigen. Immer ist die Zusammenarbeit mit Kollegen nötig. Die Grundlage für die Zusammenarbeit ist Kommunikation. Aufgaben und Verantwortlichkeiten müssen koordiniert werden und auf ein gemeinsames Ziel gerichtet sein. Funktioniert die Kommunikation nicht, entsteht Doppelarbeit. Oder wichtige Aufgaben bleiben unerledigt, weil sich niemand zuständig fühlt. Kennen Mitarbeiter die Probleme dam eigenen Arbeitsplatz und die der anderen, entsteht Verständnis füreinander und der Zusammenhalt wird gefördert, was wiederum die Unternehmensführung verbessert. Kommunikation ist das Schmieröl im Getriebe eines Unternehmens.

→ Soziale Unterstützung: Soziale Unterstützung beeinflusst die Einstellung zur Arbeit und verringert Stress: Personen, die sich von anderen unterstützt fühlen, fühlen sich weniger belastet. Schon das Angebot reicht für das Puffern von Belastungen aus, ohne dass es genutzt werden müsste. Einem Kollegen kann also schon dadurch geholfen werden, dass man ihm soziale Unterstützung signalisiert (siehe Kapitel 7.1).

→ Wohlbefinden steigern: Von der Mitarbeiterkommunikation hängt das persönliche Wohlbefinden ab. Wissenschaftler haben herausgefund...

Table of contents

• Cover
• Title
• Impressum
• Inhaltsverzeichnis
• Vorwort
• KAPITEL 1 | Warum interne Kommunikation für Mitarbeitende bedeutend ist
• KAPITEL 2 | Was interne Kommunikation ist
• KAPITEL 3 | Welche Aufgaben die interne Kommunikation hat
• KAPITEL 4 | Welche Ziele die Interne Kommunikation hat
• KAPITEL 5 | Wer an der internen Kommunikation beteiligt ist
• KAPITEL 6 | Wie interne Kommunikation wirkt
• KAPITEL 7 | Wie Kommunikation gelungene Beziehungen ermöglicht
• KAPITEL 8 | Wie Kommunikation ohne Sprache erfolgt
• KAPITEL 9 | Menschen als Gesamtbild
• KAPITEL 10 | Interne Kommunikation als Lernprozess
• KAPITEL 11 | Interne Kommunikation ist eine Managementaufgabe
• KAPITEL 12 | Interne Kommunikation wird systematisch geplant
• KAPITEL 13 | Interne Kommunikation wird professionell organisiert
• KAPITEL 14 | Interne und externe Kommunikation
• KAPITEL 15 | Instrumente der Kommunikation
• KAPITEL 16 | Potenziale der Social Media werden genutzt
• KAPITEL 17 | Interne Kommunikation erzählt Geschichten
• KAPITEL 18 | Interne Kommunikation zeigt Bilder
• KAPITEL 19 | Interne Kommunikation achtet auf die Anforderungen im Wandel
• KAPITEL 20 | Interne Kommunikation achtet Kulturen weltweit
• KAPITEL 21 | Der Erfolg der Internen Kommunikation wird systematisch kontrolliert
• KAPITEL 22 | Interne Kommunikation hält Gesetze ein
• KAPITEL 23 | Wie Interne Kommunikation in der Praxis gelingen kann
• Anhang