Modul 3: Erfolgsfaktor Mensch

Erfolgs-Kurs für Selbstständige, Freiberufler und Existenzgründer

Martina Caspary, Susanne Kriegelstein, Gerhard Gieschen

• Publisher: abc Buchverlag
• Year: 2012
• eBook ISBN: 9783938453407
• Edition: 1
• Topic: Business
• Subtopic: Business Skills
• Index: Business

1.1 WACHSEN DURCH MITARBEITER ODER HELFER1.1.1 Wann sollte ich jemanden einstellen?Eine der schwerwiegendsten Entscheidungen ist die Einstellung von Mitarbeitern. Denn mit jedem Anstellungsvertrag unterschreibt der Unternehmer eine langfristige Zusammenarbeit und verspricht, während der gesamten Laufzeit für das Gehalt und alle anfallenden Nebenkosten des zukünftigen Mitarbeiters aufzukommen. Viele Selbstständige scheitern häufig erst und nur dann, wenn sie jemanden einstellen. Die Ursache liegt aber nur teilweise in der langfristigen Verpflichtung zu hohen Personalkosten. Viel häufiger miss-lingt es, ein Umfeld zu schaffen, welches die Produktivität und die Zielausrichtung des ersten Mitarbeiters sichert.Das beginnt mit unzureichenden Büroräumen, fehlender Ausstattung sowie ergänzenden Telefon- und Netzwerkanschlüssen und endet mit klaren Regeln und Handlungsanweisungen für die verschie-densten Geschäftssituationen. Wer kennt nicht die vielen Geschichten über verlorene Aufträge, abgesprungene Kunden und ärgerlichen Fehlentscheidungen durch "schlechte" Mitarbeiter. Die Gründe liegen aber häufig nicht beim Personal, sondern in fehlender oder nicht ausreichender Führung, unprofessioneller Delegation von Auf-gaben und in nur unzureichend dokumentierten Arbeitsabläufen und Zielen.

Modul 3:

Erfolgsfaktor Mensch

1 Was ein Meister wissen sollte

1.1 WACHSEN DURCH MITARBEITER ODER HELFER

1.1.1 Wann sollte ich jemanden einstellen?

Eine der schwerwiegendsten Entscheidungen ist die Einstellung von Mitarbeitern. Denn mit jedem Anstellungsvertrag unterschreibt der Unternehmer eine langfristige Zusammenarbeit und verspricht, während der gesamten Laufzeit für das Gehalt und alle anfallenden Nebenkosten des zukünftigen Mitarbeiters aufzukommen.

Viele Selbstständige scheitern häufig erst und nur dann, wenn sie jemanden einstellen. Die Ursache liegt aber nur teilweise in der langfristigen Verpflichtung zu hohen Personalkosten. Viel häufiger misslingt es, ein Umfeld zu schaffen, welches die Produktivität und die Zielausrichtung des ersten Mitarbeiters sichert.

Das beginnt mit unzureichenden Büroräumen, fehlender Ausstattung sowie ergänzenden Telefon- und Netzwerkanschlüssen und endet mit klaren Regeln und Handlungsanweisungen für die verschiedensten Geschäftssituationen. Wer kennt nicht die vielen Geschichten über verlorene Aufträge, abgesprungene Kunden und ärgerlichen Fehlentscheidungen durch „schlechte“ Mitarbeiter. Die Gründe liegen aber häufig nicht beim Personal, sondern in fehlender oder nicht ausreichender Führung, unprofessioneller Delegation von Aufgaben und in nur unzureichend dokumentierten Arbeitsabläufen und Zielen.

Bevor Sie Ihren ersten Mitarbeiter einstellen, sollten Sie sich deshalb über folgende Punkte Klarheit verschaffen:

• Kann und will ich eine passende Infrastruktur zur Verfügung stellen?

Erstellen Sie eine Liste von Punkten, die der Mitarbeiter benötigt, um ab dem ersten Tag produktiv arbeiten zu können. Addieren Sie die Investitionen und die laufenden Kosten und gleichen sie mit Ihrem Budget ab.

• Bin ich bereit, mich zukünftig nicht nur um meine Kunden und meine Projekte, sondern auch um meine Mitarbeiter zu kümmern?

Die meisten Menschen führen und organisieren sich nur selten eigenständig. Wenn Sie sich das wünschen, suchen Sie vermutlich freie Mitarbeiter oder Partner, nicht aber Angestellte oder Aushilfen. Als Faustformel gilt: Ihre Mitarbeiter benötigen je nach Organisation und Branche 5 – 15 % Ihrer Aufmerksamkeit.

• Was ist mein wirkliches Motiv für die Einstellung?

Nicht selten liegen die Motive für die Einstellung nicht im kaufmännischen Bereich. Einige Selbstständige glauben, eine richtige Firma müsse einfach Angestellte haben. Doch wie viele Mitarbeiter hat eine „richtige“ Firma und warum dann nicht gleich eine Aktiengesellschaft gründen? Andere meinen, nur mit Angestellten viel Geld verdienen zu können. Aber ich kenne viele Freiberufler, die alleine weit mehr Gewinne einfahren als manch ein mittelständischer Betrieb mit vierzig Mitarbeitern – und das bei weit geringerem Risiko.

Einige wenige Unternehmer sind gar der Ansicht, dass sie sich bei der vielen Arbeit einfach eine Unterstützung verdient haben. Das ist in Ordnung, aber dann sollten diese Kosten auch gedanklich in der Rubrik „Spaß“ verbucht werden. In diesem Fall braucht sich niemand zu wundern, wenn seine Betriebsergebnisse jahrelang vor sich hindümpeln.

• Bin ich nicht mit einer Honorarkraft besser bedient?

Es ist eigentlich erstaunlich, wie wenig Freiberufler freie Mitarbeiter einsetzen. Dabei sprechen viele Gründe dafür, einen passenden Kollegen einzuschalten. Freie Mitarbeiter sind aufgrund der Marktsituation zu einem Mindestmaß an kaufmännischem Denken gezwungen und müssen sich auf ihrem Fachgebiet regelmäßig fortbilden. Da sich ihre Tätigkeit auf mehrere Betriebe verteilt, werden sie nicht betriebsblind und bewahren sich einen Überblick.

Außerdem können Honorarkräfte zwar krank werden oder in Urlaub gehen – aber nicht auf Ihre Kosten. Und sollte Ihr Geschäftsverlauf wider erwarten einknicken, können Sie die Leistung sofort wieder ins eigene Haus holen.

• Reicht nicht auch eine Aushilfskraft?

Wenn Sie Aushilfskräfte für bis zu 20 Stunden die Woche und maximal 400,- Euro pro Monat einsetzen, erhält der Arbeitnehmer aufgrund gesetzlich zulässiger Pauschalierungen bei Sozialabgaben und Steuern bei gleichen betrieblichen Kosten ein höheres Netto-Entgelt pro Stunde.

Außerdem zeigt die Praxis, dass häufig auch höher qualifizierte Arbeitskräfte aufgrund familiärer Rahmenbedingungen nur stundenweise arbeiten können. Für eine solche Stelle akzeptieren sie Abstriche in der Entlohnung und erbringen oft weit mehr als die vereinbarte Arbeitsleistung. Und in schlechten Zeiten ist eine Kündigung von Aushilfskräften wesentlich einfacher, schneller und preiswerter zu realisieren.

• Wie wäre es mit einem Praktikanten?

Muss es anfangs gleich eine Festanstellung sein? Wie wäre es mit einem Praktikanten, der die Gelegenheit bekommt, Erfahrungen zu sammeln und sein persönliches Engagement zu belegen. Dabei ist die Anstellung von vorneherein auf einen definierten Zeitraum begrenzt und die Entlohnung hält sich in Grenzen. Sie benötigen zwar mehr Zeit für die Führung des Praktikanten, testen aber während des Praktikums nicht nur den Praktikanten sondern auch, ob Ihr Betrieb, Ihre Nerven und Ihre Kostenstruktur schon auf einen festen Mitarbeiter vorbereitet sind.

• Wann rechnet sich eine Festanstellung?

Wenn Sie die Investitionen für die Infrastruktur des Arbeitsplatzes beiseite lassen, bleiben in jedem Fall die laufenden Gehaltskosten übrig. Als Arbeitgeber zahlen Sie dabei nicht nur das vereinbarte Bruttogehalt, sondern zusätzlich noch den Arbeitgeberanteil an der Arbeitslosen-, Renten- und Krankenversicherung. Und diese Kosten entstehen Monat für Monat, unabhängig davon, ob Ihr Mitarbeiter etwas Sinnvolles tut, Däumchen dreht, in Urlaub geht, krankgeschrieben ist oder nach der Kündigung von Ihnen freigestellt wurde.

Solange Ihnen noch keine Erfahrungsdaten vorliegen, kalkulieren Sie deshalb die monatlichen Kosten vorsichtig mit dem 1,5-fachen des vereinbarten Bruttogehalts und gehen davon aus, dass Ihnen der Mitarbeiter im Schnitt nur 220 Arbeitstage im Jahr zur Verfügung steht. Weiterhin entstehen Ihnen durch die Koordination und Abstimmung Ihres Mitarbeiters versteckte Kosten, denn in dieser Zeit können Sie keine produktive Leistung für Ihre Kunden erbringen – der so entgangene Umsatz fehlt Ihnen im Jahresergebnis.

Diesen Gesamtkosten stellen Sie im zweiten Schritt den vom Mitarbeiter zu erwartenden Mehrnutzen gegenüber. Falls Sie seine Leistungen an Ihre Kunden weiterberechnen können, ist die Nutzenrechnung relativ einfach. Sie müssen nur darauf achten, dass Ihre persönlichen Aufwendungen für den „Verkauf“ Ihres Mitarbeiters, Ihre Rückstellungen für eine mögliche Flautezeit und ein Beitrag zum Betriebsergebnis herausspringen.

Die nachfolgende Rechenformel erlaubt es Ihnen, überschlägig den Beitrag eines zusätzlichen Angestellten zum Betriebsgewinn zu ermitteln. Auch wenn die angegeben %-Werte nicht auf alle Branchen übertragbar sind, sollten Sie diese im eigenen Interesse nicht unter-, sondern eher überschreiten.

	Geplanter Umsatz
	- Personalkosten des Mitarbeiters	Überschlag Bruttogehalt * 1,5
	- Vertriebsaufwendungen	Überschlag	10 % vom Umsatz
	- nicht fakturierbare Zeiten	Minimum	10 % vom Umsatz
	- Rücklage für Flauten	Minimum	5 % vom Umsatz
	= Beitrag zur Risikoabdeckung und zum Betriebsgewinn	Empfehlung > 10 %

Formel: Nutzenrechnung für direkt fakturierbare Mitarbeiter

Bei der geplanten Anstellung von administrativen Kräften wird eine kaufmännische Nutzenrechnung schon wesentlich schwieriger. Sie müssen die Mehrkosten des Mitarbeiters durch zusätzlichen Umsatz abfangen. Diesen können Sie entweder dadurch erzielen, dass der neue Mitarbeiter Sie zeitlich entlastet. Oder Sie liefern Ihren Kunden durch die neue Kraft einen besseren Service und setzen dann schrittweise höhere Preise durch.

Wie stark sich die Einstellung auf Ihre Umsatzplanung auswirkt, können Sie überschlägig mit folgendem Schema ermitteln:

1. Schritt Ermittlung des notwendigen Zusatzumsatzes

Notwendiger Zusatzumsatz =

	Jahresbruttogehalt des Mitarbeiters × 1,5
+	durchschnittlicher Wareneinsatz
+	durchschnittliche Fremdleistungskosten
+	durchschnittlich nicht fakturierte Reisekosten
=	notwendiger Zusatzumsatz

2. Schritt Auswirkungen auf Umsatzplanung

a) Bezahlung des Mitarbeiters durch die frei gewordenen Stunden

Mindeststundensatz für die frei gewordenen Stunden=

Notwendiger Zusatzumsatz / Ihre freigewordene Arbeitszeit

b) Bezahlung des Mitarbeiters durch Preiserhöhung bei Abrechnung nach Aufwand

Neuer durchschnittlicher Stundensatz für alle ...

Table of contents

• Cover
• Titel
• Impressum
• Inhaltsverzeichnis
• Modul 3: Erfolgsfaktor Mensch
• 1 Was ein Meister wissen sollte
• 2 Systematisieren und automatisieren
• 3 Übergeordnet führen
• 4 Mehr Umsatz mit weniger Arbeit
• 5 Aufgaben für den Präsenz-Termin