Organizzare eventi aziendali

Team building, selezione location, lanci prodotto, cene di gala e molto altro ancora

Michele Bresciani

• Publisher: Hoepli
• Year: 2015
• ISBN:
  9788820369897
• Topic: Business
• Subtopic: Riunioni e presentazioni
• Index: Business

Organizzare un evento per l'azienda in cui si lavora è spesso fonte di preoccupazioni e stress. Questo libro disinnesca la bomba e rende avvincente il compito.Con un linguaggio semplice e a talvolta ironico, esempi reali e strategie efficaci, il testo espone le metodologie e le caratteristiche di eventi organizzati con successo, suggerendo comportamenti e strumenti utili.Dedicato a chi vuole fare dell'organizzazione il proprio mestiere ma soprattutto a chi si trova a gestire il tema all'interno di compiti più generali, il libro si pone come una risorsa operativa di riferimento su questo argomento.

PARTE 1:

DALLE OLIMPIADI AZIENDALI ALLA CENA AZIENDALE

1

Gli eventi in azienda

Le riunioni dirigenziali

Solitamente si tratta di poche persone, ma con un alto potere e livello gerarchico in azienda. Se a organizzare questo evento, come spesso capita, è la segreteria di direzione, è probabile che abbia davanti a sé un bel problema da risolvere:

poche persone = budget modesto = scarsa capacità contrattuale
nei confronti dei fornitori.

Come se non bastasse, il secondo aspetto critico è:

partecipanti = dirigenti della società (spesso viziati ed esigenti)
spesso in grado di mettere in discussione il mio posto di lavoro.

Insomma, una bella gatta da pelare per fare stare tranquilli e beati i pochi cervelli “illuminati” e metterli in condizione di ottenere il massimo dal tempo passato insieme. Per fortuna, trattandosi di eventi interni all’azienda, non si sovrappongono altre componenti critiche e tutta l’attenzione può concentrarsi su 2 domande di base:

•Perché l’evento non viene svolto all’interno dell’azienda?

•Come selezionare e lavorare con la location?

Perché l’evento non viene svolto all’interno dell’azienda?

La prima domanda è fondamentale: delle tante riunioni che si fanno in azienda (i maligni dicono che la metà di queste ha come risultato la pianificazione di altre riunioni) qualcuna, sfortunatamente quella che è capitato di organizzare a voi, deve essere fatta altrove. Quali sono i motivi che hanno determinato la scelta?

•Potrebbe essere una questione logistica, per esempio se ha molte filiali/divisioni sparse sul territorio. In questo caso, la scelta verterà su quelle località che possono essere comodamente raggiunte dalla maggior parte dei partecipanti.

•Individuare queste destinazioni è semplice, tenendo conto delle modalità con le quali i dirigenti coinvolti si spostano abitualmente. Normalmente si tratta di aerei, treni e auto private.

Un utile consiglio: riflettere sulle modalità di trasporto non è mai tempo perso e l’esperienza aiuta a non considerare necessariamente “facili” le soluzioni che sembrano esserlo sulla carta o su un monitor. Basti pensare al trasporto aereo: pochi sono i voli giornalieri che collegano gli aeroporti e non sempre a orari comodi. Inoltre, va aggiunto il tempo dello spostamento dall’aeroporto, quasi sempre fuori città, alla sede del meeting, non necessariamente collocata vicino… alla torre di controllo.

Stesso discorso vale per i treni, comodissimi per gli spostamenti tra città importanti, meno comodi per chi abita fuori città, per location rurali (occorreranno almeno dei taxi per raggiungerle, sempre che non si opti per il pittoresco carro trainato da cavalli). Rimane la tanto amata/odiata auto, che gode indubbiamente del favore generale, pur se utilizzabile realisticamente solo per spostamenti brevi, inferiori ai 2-300 km.

Attenzione: una logistica facile è un punto chiave. Se riuscite a trovare un territorio facile e comodo, siete quasi a metà dell’opera! Sicuramente i vostri partecipanti arriveranno più sereni e rilassati (e il vostro telefono non suonerà per farvi conoscere ogni odioso dettaglio di una coda in autostrada, un ritardo sui binari, uno sciopero dei controllori di volo).

Come selezionare e lavorare con la location?

La potremmo definire una questione “ambientale”. È abitudine comune (e non a torto) pensare che un cambiamento nell’ambiente di lavoro possa determinarne uno negli stimoli o nella modalità di approccio a un problema da risolvere. Insomma… scappiamo in campagna a riflettere. Ovviamente, allargando lo scenario, non c’è solo la campagna, ma tutti quei luoghi che possano evocare e trasmettere emozioni in linea con il senso da dare al meeting dirigenziale. Volete austerità e senso di gerarchia? Palazzi storici e castelli non mancheranno di trasmettere questa sensazione. Volete invece dare spazio alla creatività? Una sala riunioni che guarda il mare sembra perfetta. Volete recuperare la dimensione umana? Alcuni agriturismo sembrano nati per questo. Si potrebbe continuare ancora con tutte le tipologie di aziende ricettive, ma lo faremo più avanti nel corso del libro. Per il momento, ci basta tenere conto che quando si deve staccare dalla routine, le soluzioni possono essere tante e tutte potenzialmente valide. Maggiori approfondimenti nel capitolo “Selezione della location”.

Avete individuato il territorio più adatto per la vostra riunione? Bene! Avete già scelto se farlo in un hotel, un agriturismo, un bunker, un centro congressi o un astronave? Benissimo! A questo punto vi manca davvero poco: scegliere il migliore.

Per fortuna la tecnologia in questo frangente è particolarmente utile e – con un po’ di pazienza – Internet è lo strumento migliore per scegliere la location con cui lavorerete. Come sfruttarlo al meglio? Ecco alcuni metodi tra i più utilizzati:

a.Andate su Google e digitate “nome del territorio”+“tipologia ricettiva”. Per esempio, “Assisi Agriturismo” oppure “Ostuni villaggio”, compariranno tanti risultati tra i quali, probabilmente, i siti web delle strutture ricettive. Apriteli e verificate cosa propongono. Poi, inviategli una richiesta di quotazione. Più avanti nel testo troverete un fac simile di richiesta utile a tal scopo.

b.Utilizzate Google Maps per visualizzare, nel territorio che vi interessa, quali sono le alternative di strutture ricettive disponibili.

c.Utilizzate un servizio di prenotazione online delle camere (per esempio www.booking.com o www.hrs.de, oppure www.venere.it) per vedere la lista delle strutture in un determinato territorio. Attenzione però: in questo modo non le vedrete tutte, ma solo quelle che lavorano con il servizio di prenotazione che state utilizzando.

d.Utilizzate www.tripadvisor.it, il principale riferimento europeo per le informazioni sul viaggio. Attenzione però: la maggior parte degli utenti di TripAdvisor sono clienti privati e non aziendali, quindi non fatevi ingannare dal rating attribuito alle strutture, che è riferito a un mercato con esigenze diverse.

Ora che avete in mano una lista di potenziali location e avete inviato le vostre richieste di preventivo, dovete scegliere la migliore: come comportarsi?

Anche qui, alcuni piccoli consigli rendono il lavoro più sicuro. Prima cosa: chi risponde prima e in maniera più completa è probabilmente il più efficiente. Non è un particolare da poco in un mercato, come quello turistico, popolato da improvvisati di ogni genere. Secondo aspetto: non limitatevi a una serie di belle foto online, ma organizzatevi per fare un sopralluogo. Non c’è niente di peggio di una fiducia mal riposta in un fotografo di grande abilità. Ultimo consiglio pratico: tenete sempre conto che il vostro potere contrattuale dipende dall’importanza che potete avere per la location. State portando poche persone, non dimenticatelo mai… E questo significa che in una grande struttura ricettiva voi non siete nessuno e l’organizzazione delle attività segue processi definiti e difficilmente modificabili da voi. Con le strutture più piccole avete, invece, più possibilità di personalizzare, modificare, rendere speciale il vostro evento. Ma in questo caso dovete fare attenzione al vostro referente, che potrebbe essere di buona volontà ma poco abituato alle esigenze di carattere aziendale.

Avete quindi definito il territorio ideale e la location ideale, ora vi manca solo il controllo dei costi della location. Solitamente ci sono tre parametri da tenere in considerazione: le camere, le sale meeting, i servizi ristorativi. Non è sempre facile confrontare tra loro preventivi che esprimono questi servizi in maniera diversa, quindi è buona regola impostare un foglio di lavoro (Excel è uno strumento utile) per confrontare meglio le varie proposte. Attenzione non solo ai prezzi dei servizi, ma alle modalità con cui devono essere confermati e alle penali in caso di variazioni/annullamenti (niente di più facile di uno dei vostri manager che annulla il pranzo o che riparte prima del previsto). Molto spesso il risparmio che si ottiene da una trattativa sui singoli punti (“Yeeahhh….. ho risparmiato due euro a camera!!!”), viene mortificato da una penale severa in caso di annullamento che, se si rende necessaria, umilia il risultato complessivo di ottimizzazione dei costi.

C’è poi un aspetto meno teorico ma molto realistico nella vita d’azienda: nonostante il vostro lavoro certosino e un metodo perfetto per individuare la location più adatta, esiste sempre il rischio del collega “che ha un amico albergatore” o “che è già stato lì”. Di fronte a questo atteggiamento da parte di un superiore, è sempre difficile trovare argomentazioni efficaci. L’unico consiglio che può valere la pena di dare è di chiarire le ragioni per cui il vostro lavoro porta a risultati diversi, sottolineando l’allontanamento dalle richieste iniziali. Abituatevi, ahimè, a questo genere di situazione: per qualche strano motivo, un’azienda difficilmente sceglierebbe un macchinario o un sistema gestionale per conoscenza personale o per simpatia, ma è più disposta a farlo in ambito alberghiero, di animazione o di spettacolarizzazione.

Fac simile richiesta per eventi

Gent. Resp. Eventi,

Le chiedo un preventivo per il seguente evento:

•Numero pax totali (staff e partecipanti): 30-35 circa

•Sistemazione in camere singole e doppie uso singola (circa 10 doppie e 15 doppie uso singola)

•Numero notti: 1 (più eventuale prolungamento soggiorno a carico partecipanti)

•Data: 28-29 settembre

Programma indicativo

venerdì

•arrivo dei partecipanti nel primo pomeriggio

•lavori in sala riunioni

•cena

•pernottamento

sabato

•colazione

•lavori in sala riunioni

•pranzo

•attività ludico-ricreative

•partenza (oppure eventuale continuazione soggiorno a spese dei partecipanti)

Servizi richiesti

a.pernottamento in camere singole/doppie

b.pranzo leggero 3 portate (primo, secondo con contorno, dessert) con servizio al tavolo

c.cena 4 portate (antipasto, primo, secondo con contorno, dessert) con servizio al tavolo.

Tutti i pasti bevande incluse (1/2 minerale, 1/4 vino, caffè)

d.coffe break leggero (bevande e piccola pasticceria: dolce mattina e salata di pomeriggio)

e.sala riunioni venerdì pomeriggio e sabato mattina. Allestimento a platea con sedie a ribaltina e tavolo per relatori. Attrezzature richieste: lavagna a fogli mobili, schermo per videoproiezione da PC

f.la prego anche di inviarmi dei suggerimenti (al momento non abbiamo bisogno di quotazioni dettagliate) per attività ludico ricreative (escursioni culturali ed enogastronomiche, ...