Diagnóstico organizacional

Darío Rodríguez Mansilla

• Publisher: Ediciones UC
• Year: 2017
• eBook ISBN: 9789561426153
• Edition: 8
• Topic: Business
• Subtopic: Business General
• Index: Business

El diagnóstico organizacional es una necesidad frecuentemente sentida por ejecutivos, consultores y académicos, derivada de la enorme relevancia adquirida por los temas referidos a la productividad, la eficiencia y la calidad de los sistemas organizacionales.El presente libro ofrece una visión global acerca del Diagnóstico de Organizaciones. Se trata de reseñar aspectos de la teoría moderna de sistemas aplicada al conocimiento de las organizaciones y describir las más importantes técnicas utilizadas para diagnosticar sus procesos. Con él, se espera llenar el vacío derivado de la ausencia de textos actualizados en esta importante temática.

Tercera Parte:
Dimensiones del Diagnóstico Organizacional

CAPÍTULO 7
DIAGNÓSTICO DEL TIEMPO

Acaso uno de los más importantes temas en el devenir humano, personal y social, sea el del tiempo. Las organizaciones modernas se ven enfrentadas a una situación de cambio constante y acelerado. Sus ejecutivos se quejan permanentemente de falta de tiempo y, cada vez más, se realizan mediciones del éxito organizacional que consideran el tiempo como un factor clave. Se habla de eficiencia, de productividad, de avances, de logros, de innovación, de tecnologías que permiten ahorros de tiempo.

La organización actual busca formas más eficientes de utilizar el tiempo. Asimismo, las jornadas laborales se reducen y se empieza a generar preocupación por el uso del tiempo libre. El espectáculo y la diversión se transforman en negocios lucrativos ante la creciente demanda de personas que desean maximizar sus ratos libres. Y en este contexto se han criado las nuevas generaciones de profesionales jóvenes, quienes no solo no están dispuestos a vivir extensas jornadas de trabajo, sino que además exigen en sus negociaciones individuales con el empleador, el tiempo suficiente para desarrollar sus actividades personales. Esto obliga a la organización a ser más eficiente durante las horas de trabajo.

7.1. El tiempo pasa

Y, sin embargo, el tiempo se hace cada vez más escaso. La velocidad, la aceleración de la vida moderna, afecta con especial énfasis al hombre en su relación con organizaciones. Estas son creadas con la finalidad de racionalizar, de dividir el trabajo, de aumentar la eficiencia, y se transforman así en grandes mecanismos de coordinación de las actividades de numerosas personas.

El tiempo de que cada persona dispone se encuentra determinado por su vida. En ese sentido, dispone de todo el tiempo necesario: no tiene más ni menos tiempo que el que vivirá. Y, no obstante, parece hacerse escaso.

Todos los seres humanos envejecemos al mismo ritmo. Hay una simultaneidad en nuestro devenir. Nadie puede permanecer en el pasado de otras personas o adelantar su ritmo vital, para ubicarse en su futuro. Y, a pesar de esto, nos cuesta coordinar nuestros ritmos y demandas para establecer momentos compartidos.

Las organizaciones buscan, precisamente, coordinar actividades, establecer ritmos de trabajo, definir antelaciones, prioridades, secuencias, etcétera. La coordinación de actividades es una coordinación del tiempo. Desde los estudios de tiempos y movimientos propios de la Escuela de Administración Científica hasta nuestros días, el problema central de la investigación y diseño organizacionales ha sido el de conseguir mejorar la utilización colectiva del tiempo disponible para el trabajo.

La escasez del tiempo aparece, en consecuencia, en el momento en que se necesita coordinar actividades de muchos individuos. La gran complejidad de la sociedad moderna conduce a la necesidad de que se produzcan encuentros entre múltiples personas. Estos encuentros deben ser coordinados para ser posibles y, entonces, surge el tiempo como un factor que puede ser medido, graduado, ahorrado, invertido y por supuesto malgastado. Podríamos, entonces, decir que el problema del tiempo es un problema de la edad moderna. Es desde la industrialización que el tiempo es considerado un recurso escaso, equivalente al dinero, como lo asevera Benjamín Franklin: Time is money.

Pero quien dice industrialización, dice expansión del sistema organizacional. Con la industrialización se difunden las organizaciones en todos los ámbitos de la vida humana, hasta que se llega a la “sociedad organizacional” actual. Esto quiere decir, que estos grandes aparatos coordinadores que son las organizaciones, que tratan de utilizar en la mejor y más racional forma posible el tiempo, lo han hecho escaso. El hombre moderno es un hombre organizacional y es un hombre carente de tiempo. Ve transcurrir su día en múltiples contactos pasajeros con otras personas, realizando numerosas tareas, recibiendo o haciendo incontables llamadas telefónicas, revisando o enviando correos, etcétera. El trabajo se acumula, el tiempo transcurre velozmente y, al finalizar el día, hay una cierta cantidad de tareas atrasadas, que deberán ser postergadas, cuando su urgencia no exige que sean resueltas en el hogar, en las horas que supuestamente se han reservado para el descanso y la familia.

7.2. La distribución organizacional del tiempo

Pero este fenómeno no es uniforme. No todos los miembros de la organización sufren en la misma medida de la falta de tiempo. Para algunos, este problema es mucho menor, en tanto para otros se ha transformado en un mal crónico, que puede llevar incluso a enfermedades psicosomáticas.

En efecto, la coordinación racional de las actividades organizacionales ha definido de diferentes formas la distribución del tiempo, según cuáles sean las actividades que es preciso coordinar. Las actividades más referidas a la ejecución tienen su tiempo estrictamente controlado y coordinado. Incluso se llegan a establecer ritmos de trabajo que se encuentran determinados, en muchos casos, por las máquinas con las cuales han de laborar estos trabajadores. El tiempo discrecional, el tiempo del que puede disponer voluntariamente este tipo de trabajadores es mínimo. Todo está controlado y previamente establecido. Se puede decir, sin gran exageración, que estos trabajadores no tienen tiempo propio. Sin embargo, normalmente son estos trabajadores quienes no tienen quejas respecto a carencias de tiempo. En otras palabras, aunque no tienen tiempo del que puedan disponer, tampoco les falta el tiempo para cumplir todas sus tareas y atender a sus demandas.

Las actividades relacionadas con la toma de decisiones, en cambio, suponen mayor flexibilidad de tiempo. En la medida en que se asciende en la jerarquía, las personas tienen mayor disponibilidad sobre su tiempo y mayor capacidad de decisión. De hecho, como lo ha demostrado Simon (March y Simon, 1980), cuando se asciende en la jerarquía, mayor tiempo se dedica a la toma de decisiones y menos a la ejecución de tareas; en tanto, cuando se desciende jerárquicamente disminuye el tiempo dedicado a la adopción de decisiones y aumenta proporcionalmente el tiempo ocupado en tareas propias de la ejecución de tareas. Precisamente, sin embargo, las personas que tienen mayor libertad para decidir y programar su tiempo son las que sufren de mayor escasez de tiempo.

Aparentemente, entonces, los problemas del tiempo se relacionan en las organizaciones con el tiempo de libre disposición. Los altos ejecutivos pueden –o, acaso deberíamos decir, deben– administrar su tiempo de tal modo de ser capaces de dar cuenta adecuadamente de todos los compromisos propios de su labor. Gran parte de estos compromisos, por otra parte, son también libremente asumidos por ellos y el resultado –no por habitual menos sorprendente– es que estos ejecutivos terminan asumiendo más compromisos que los que pueden cumplir, con lo que el problema de la carencia de tiempo se transforma para ellos en una falla endémica.

7.3. El tiempo como símbolo de estatus

A estas alturas, parece claro que el tiempo se encuentra relacionado con la jerarquía organizacional: mientras más alto sea el puesto ocupado en la pirámide jerárquica, mayor es el tiempo de libre disposición, mayores los compromisos y demandas sobre este tiempo y, por consiguiente, mayor es la carencia de tiempo.

El poder, por otra parte, se encuentra reflejado en la misma jerarquía. Quienes tienen los cargos más altos dentro de ella son también quienes mayor poder tienen. Se puede, entonces, establecer una relación entre poder y tiempo, de tal manera que los que gozan de mayor poder son quienes más problemas enfrentan con su tiempo. No obstante, el poder puede definirse desde el punto de vista del manejo de posibilidades; una persona tiene poder sobre otra cuando puede disponer sobre las posibilidades de esta última, lo que implica centralmente al tiempo. Explicaremos brevemente esto.

El poder ocurre en una situación de doble contingencia. Esto quiere decir que tiene lugar como producto de una relación en que ambos actores (Alter y Ego) tienen disponibilidad sobre alternativas de acción. Tanto uno como otro pueden actuar de formas diversas, pero, enfrentados a esta multiplicidad de posibilidades de acción, deben actuar selectivamente, dado que no pueden hacer todo lo posible al mismo tiempo. La selectividad permite que se escoja una de entre todas las demás posibilidades, las que quedan suspendidas, como el trasfondo, el telón que permite destacar la alternativa escogida. La selección es hecha en el tiempo, puesto que este es una de las dimensiones que la determinan. En efecto, siguiendo a Luhmann, el individuo debe actuar selectivamente para relacionarse con otros (dimensión social), ante una multitud de objetos (dimensión real), en un tiempo limitado (dimensión temporal).

Se dice que hay poder cuando Ego logra transmitir a Alter sus propias selecciones sobre las posibilidades de Alter. En otras palabras, cuando Alter debe seleccionar de entre sus alternativas aquella que es preferida por Ego. Lo que nos interesa en este momento es la dimensión temporal, en la que Ego determina cuál debe ser el uso que haga Alter de su tiempo. Podemos decir, entonces, que Ego tiene la capacidad de determinar el uso del tiempo de Alter y que esto constituye poder.

Es poderoso, en consecuencia, quien tiene disponibilidad sobre el tiempo de otros. Esto queda documentado en la estructura jerárquica de la organización: las personas de mayor poder son quienes coordinan, distribuyen y controlan el trabajo de quienes se ubican en los niveles más bajos de la jerarquía. Hemos visto que, además, los que ocupan puestos bajos son quienes tienen menos tiempo disponible. Los subordinados pueden utilizar asimismo esta escasez de tiempo como recurso de poder. Ellos pueden defenderse de las órdenes y del control por parte de sus superiores aduciendo carencia de tiempo para cumplir lo ordenado. Con esto, logran cierta autonomía y tiempo de libre disposición. En todo caso, podría definirse al poderoso como la persona que tiene disponibilidad sobre su propio tiempo y, además, sobre el tiempo de otros.

Esta definición organizacional del poder, sin embargo, tiene sus costos. Quien dispone de su tiempo y del tiempo de otros, se encuentra en la paradójica situación de no quedarse con tiempo para sí mismo. De ahí que sean precisamente las personas de mayor nivel jerárquico las que más sufren por la escasez del tiempo. De hecho, en la sociedad actual esto implica estrés. El estrés es una enfermedad moderna que tiene mucho que ver con la carencia de tiempo y con la ansiedad y angustia derivadas de la necesidad de contar con más tiempo para responder adecuadamente a las crecientes demandas de atención, provenientes de los diferentes ámbitos de la vida del hombre organizacional.

Pero la definición organizacional del poder y su relación con el tiempo se han difundido enormemente en la sociedad actual. Es en nuestra época –sus comienzos se pueden rastrear en la industrialización– que el tiempo se ha hecho escaso. Como todo factor escaso, se ha transformado en un preciado símbolo de estatus. No otorga estatus a quien más tiempo posee, sino a quien posee un tiempo socialmente “más valioso”. Esto queda en evidencia, por ejemplo, en los tiempos de espera: el poderoso puede hacerse esperar. En otras palabras, otorga un estatus especial demostrar que el tiempo propio es más valioso que el de los demás. Hay estudios que demuestran la distribución de los lapsos de espera y su relación con los estatus de quienes esperan y de quienes son esperados.

Esta utilización del tiempo como símbolo de estatus varía culturalmente. En países en que se valora la eficiencia, por ejemplo, puede ser mal visto que alguien se haga esperar demasiado, porque demuestra un manejo poco adecuado de su propio tiempo y el obligado desperdicio del tiempo del otro. Los períodos de espera, en consecuencia, serán menores. En una sociedad, en cambio, en que se valora la jerarquía y la distancia social, será más probable que los lapsos de espera se prolonguen y que pasado largo tiempo, incluso se le comunique al que espera que desgraciadamente no podrá ser recibido. Cualquiera que sea la cultura, sin embargo, para que el tiempo sea utilizado como símbolo de estatus basta con que sea el de menor estatus el que debe esperar. De ahí que se haya acuñado la conocida frase de que: “La puntualidad es la cortesía de los reyes” y acaso pudiéramos simplemente decir, “de los poderosos”.

7.4. Tiempo y cultura

Lo anterior está muy relacionado con un tema que ha sido profusamente tratado, de modo que solo nos limitaremos a indicar algunas características. Se trata de la relación del tiempo con la cultura. Mucho se ha hablado, por ejemplo, de los horizontes de tiempo que en la cultura latinoamericana llevan a que se posterguen las decisiones y a que los compromisos tengan plazos flexibles. También se señala que, por esta misma razón, los latinoamericanos prefieren inversiones rentables a corto plazo, debido a que el largo plazo puede diluirse en un “mañana” que puede no llegar nunca. El sociólogo Vicente Spagnulo ha llamado la atención sobre este punto.

Lo que nos interesa destacar es que la utilización del tiempo puede tener fundamentos en la representación, en lugar de estar basada en la necesidad organizacional. Así, por ejemplo, ante el valor de la eficiencia y del trabajo como representativos de modernidad, se produjo en nuestro país el sorprendente hecho del uso del tiempo ineficientemente, para dar la impresión de eficiencia. Es el caso de ejecutivos que debían demostrar estar muy ocupados y agobiados por el trabajo. Para esto, ocupaban largas horas en almuerzos de trabajo, con lo que su jornada laboral se extendía hasta hora...

Table of contents

• Portada
• Portadilla
• Créditos
• Índice
• Presentación
• PRIMERA PARTE: ASPECTOS TEÓRICOS
• SEGUNDA PARTE: PROCESOS Y TÉCNICAS DE DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL
• TERCERA PARTE: DIMENSIONES DEL DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL
• BIBLIOGRAFÍA COMPLEMENTARIA