Der Meistermoderator

Das Handbuch für Personalentwickler, Teamleiter, Trainer und Mediatoren

Dr. Stefan Amin Talab

• Publisher: comeon-Verlag
• Year: 2013
• ISBN:
  9783950226980
• Topic: Business
• Subtopic: Meetings & Presentations
• Index: Business

Vom richtigen Einsatz der Pinnwand und des Flipcharts über die einzelnen Ziele und Gefahren der 7 Moderationsphasen bis hin zum Einsatz der jeweiligen Moderationstechniken samt Farbenlehre und beispielhafter Zeitpläne und Moderationsmethoden für erlebte Fragestellungen bietet dieses Buch alles, was Sie zur sofortigen Umsetzung einer erfolgreichen Moderation benötigen. Der Meistermoderator summiert und bündelt das Wissen zweier erfahrener Moderatoren und HR-Berater. Übersichtlich gegliedert und auf die wichtigsten Punkte fokussiert, bietet Ihnen dieses Handbuch einen raschen Überblick über die wesentlichen Rahmenbedingungen, Merkmale und Methoden professioneller Moderation. Zahlreiche Tipps aus der täglichen Praxis der Autoren runden die Darstellung verschiedener Moderationsinstrumente ab und helfen Ihnen, auch schwierige Situationen souverän zu meistern. Dieses Handbuch bietet Ihnen Unterstützung und Anleitung sowohl bei der Vorbereitung als auch bei der Durchführung einer von Ihnen moderierten Veranstaltung, sei es eine Besprechung, ein Training, eine Mediation oder ein Workshop.

KAPITEL 1
GRUNDSÄTZLICHES ZUM THEMA MODERATION

Begriffsbestimmungen

Der Begriff Moderation wird sehr vielfältig und unterschiedlich verwendet. Für die meisten Menschen ist er eng verknüpft mit dem Begriff der Radio- oder Fernsehmoderation. Dort führt der Moderator gleichsam durch die Sendung, präsentiert die einzelnen Beiträge und gibt mit der Anmoderation einen Vorgeschmack auf die folgende(n) Nummer(n). Falls Gäste im Studio sind, leitet der Moderator die Gesprächsrunde. Dieser Definition von Moderation verwandt ist der Moderator als Conferencier, der durch Live-Veranstaltungen oder Live-Sendungen führt, dem Publikum Gäste oder Redner vorstellt und die verschiedenen Programmpunkte miteinander verknüpft.

Daneben taucht der Begriff Moderator im Internet auf. Der Moderator unterstützt Diskussionsteilnehmer in Webforen dahingehend, dass er ganz generell die Diskussionsregeln festlegt und überwacht, also beispielsweise unerwünschte, unsachliche, unpassende oder verletzende Beiträge im Forum verbie-tet oder löscht. Ebenso ist es seine Aufgabe, Streit zwischen Teilnehmern zu schlichten.

Auch aus dem Bereich der Konfliktbeilegung kennt man den Begriff des Moderators. Hier wird er analog dem Begriff des Mediators verwendet. Hier sorgt der Moderator dafür, dass die Konfliktparteien wieder zur Sachlichkeit zurückkehren, wenn die Diskussion eskaliert.

Ursprünglich heißt moderieren vom lateinischen moderatio/moderare „mäßigen“, „in Schranken weisen“, „lenken“, „steuern“. Ähnlich wird der Begriff in der Physik verwendet: Ein Moderator, beispielsweise Wasser, bremst die Geschwindigkeit von Neutronen, die bei der Kernspaltung frei werden. Wir werden für die weitere Verwendung des Begriffes Moderation in diesem Buch auf diese oben angeführten ursprünglichen Bedeutungen lenken und steuern zurückgreifen.

Für dieses Handbuch soll unter dem Begriff Moderation folgendes verstanden werden:

Bei einer Moderation wird eine Gruppe von einem Moderator mit dem Ziel und der Aufgabe geleitet, unter der Zuhilfenahme verschiedener Arbeitstechniken den gemeinsamen Ergebnisfindungsprozess produktiv, zielorientiert, konfliktvermeidend und ergebnissichernd unter Berücksichtigung und Einbeziehung der Kompetenzen und Meinungen aller Teilnehmer zu gestalten.

Aus dieser Definition ergeben sich zwei Rahmenbedingungen, die ausschlaggebend dafür sind, wie erfolgreich die moderierte Veranstaltung werden kann:

Entscheidungsspielräume der Teilnehmer:

Für die in der Definition angeführte „gemeinsame Ergebnisfindung“ ist das Hauptkriterium das Ausmaß der Mitsprachemöglichkeit der Teilnehmer.

Sollte ein Auftraggeber mit Ihrer Hilfe ein bestimmtes Wunschergebnis einer Veranstaltung (beispielsweise einer Besprechung) durchbringen wollen, macht eine Moderation keinen Sinn. Teilnehmer merken sehr schnell, ob Sie inhaltlich und hinsichtlich des Ergebnisses neutral sind und dementsprechend die Souveränität der Gruppe anerkennen und fördern, oder ob Sie Moderationsmethoden manipulativ und nur zum Schein einsetzen.

Zeitliche Rahmenbedingungen:

Wie wir noch an anderer Stelle ausführen werden, spielt der Faktor Zeit eine wesentliche Rolle für das Gelingen einer moderierten Veranstaltung. Es macht einen erheblichen Unterschied, ob Sie eine Projektteamsitzung mit fünf Teilnehmern oder aber einen Workshop mit 18 Teilnehmern moderieren sollen. Und es macht einen ebenso großen Unterschied, ob die Besprechungsthemen alle Anwesenden gleichermaßen betreffen oder aber nur einige wenige. Nach der Moderationsmetho-de zu arbeiten, macht nur Sinn, wenn Sie dafür ausreichend Zeit zur Verfügung haben.

Definition Workshop

Die Begriffe „Workshop“ und „Moderation“ sind untrennbar verbunden, weil ersterer den Musterrahmen für letztgenannte Methode darstellt. Auch wenn die Moderationsmethode oder Instrumente daraus gut bei anderen Gelegenheiten eingesetzt werden können, so ist ein Workshop ohne Moderation nicht denkbar.

„Workshop“ ist die Bezeichnung für ein Zusammenkommen von Personen (vergleichbar einem Seminar) mit dem Ziel, bestimmte Themen zu er- und bearbeiten, komplexe Probleme zu diskutieren und (Lösungs-)Strategien zu entwickeln. Workshops dienen daher häufig der Vorbereitung wichtiger Entscheidungen.

Ein wesentliches Erkennungsmerkmal eines Workshops ist, dass die Teilnehmer die für sie relevanten Besprechungsthemen weitgehend selbst definieren und in weiterer Folge eigenständig bearbeiten. Folglich wird wenig Vorbereitetes präsentiert.

Ein weiteres Erkennungsmerkmal ist ein außerordentlich hoher Interaktionsgrad zwischen den Teilnehmern, der vom Moderator bewusst ermöglicht wird, um möglichst viele Perspektiven und Meinungen zu einer Fragestellung zu bekommen.

Wir werden in diesem Buch insbesondere jene Phasen vorstellen und besprechen, die üblicherweise in einem Workshop durchlaufen werden (müssen). Dabei werden Ihnen die gebräuchlichsten Moderationswerkzeuge an die Hand gegeben. In abgeänderter Form können Sie diesen Standardablauf und seine Methoden für sämtliche Gruppenprozesse verwenden. Wir gehen vor allem bei Training, Mediation und Besprechungsleitung auf die entsprechenden Unterschiede und Gemeinsamkeiten ein.

Unabhängig davon, ob Sie also bereits Workshops moderieren oder in Zukunft moderieren möchten, Elemente daraus für Trainings oder Besprechungen verwenden möchten oder schlicht Ihre Moderationswerkzeuge einer Inventur unterziehen wollen: Dieses Buch ist so gestaltet, dass es für all diese Prozesse ohne Einschränkungen verwendet werden kann.

Aufgaben eines Moderators

Die Aufgaben des Moderators konzentrieren sich gemäß obiger Definition im Wesentlichen auf die Steuerung des auf das Moderationsziel gerichteten Gruppenprozesses. Der Moderator ist - mit anderen Worten - ein „Katalysator“ für den Ablauf, während die Teilnehmer selbst für den Inhalt des Prozesses, sei es nun Besprechung, Sitzung, Konferenz o.ä. verantwortlich zeichnen.

Natürlich kommt es in der betrieblichen Praxis durchaus vor, dass ein Moderator auch inhaltlich beteiligt ist und eigene Positionen einnehmen muss (z.B. als Teamleiter seiner Teambesprechung). Im strikten Sinne wäre dies für den idealtypischen Moderator nicht erlaubt, weil es seine Rolle als unabhängigen Prozessbegleiter stört. Mehr dazu im Kapitel „in der Besprechung moderieren“.

Die wesentlichen Aufgaben eines Moderators sind:

• Verbesserung des Verständnisses für Entscheidungsfindungsabläufe innerhalb der moderierten Gruppe
  
  
• Verbesserung der Kommunikation zwischen den Teilnehmern
  
  
• Aufzeigen von Wegen, bestehende Probleme untereinander auf der Sach- wie auch auf der Beziehungsebene effektiv zu bewältigen
  
  
• Unterstützung der Gruppe dahingehend, Unterschiedlichkeiten und Konflikte positiv (statt destruktiv) zu nutzen
  
  
• Verstärkung der zielgerichteten Zusammenarbeit zwischen den Besprechungsteilnehmern und eine Verringerung jenes Wettbewerbs, der auf Kosten der Gruppe geht
  
  
• Wahrung der Thementreue: bei Abweichungen vom gerade zu besprechenden Thema dieses zurück in die Runde holen
  
  
• Ziel- und somit Ergebnisorientierung in der Prozessarbeit zu wahren
  
  
• Optimale Nutzung der zur Verfügung stehenden Zeit
  
  
• Ergebnissicherung
  
  
• Visualisierung: einzelne Arbeitsschritte, Zwischenergebnisse und Endergebnisse laufend transparent zu machen und festzuhalten

Je nach Ziel der moderierten Veranstaltung können außerdem noch weitere Aufgaben für den Moderator hinzukommen, so zum Beispiel:

• Rückmeldung bezüglich der ablaufenden Gruppenprozesse
  
  
• Stärkung des Bewusstseins der gegenseitigen Abhängigkeit bei der Zielerreichung innerhalb eines (Besprechungs-) Teams

Ein Moderator ist mit einem Gastgeber auf einer Party vergleichbar. Dessen Aufgabe ist es, sich um das Wohl der Gäste zu kümmern. Er stellt Gäste einander vor und beginnt die Konversation, um sie miteinander ins Gespräch zu bringen. Er setzt Rahmenbedingungen und kreiert eine Atmosphäre, in welcher die Gäste sich entfalten und Gemeinsamkeiten und Interessantes „entdecken“ können. Er kümmert sich um die Einhaltung von Hausregeln, begleitet Betrunkene hinaus, hilft bei Notfällen, eröffnet und beendet die Party.

Als Moderator haben Sie eine ähnliche Aufgabe: Sie müssen Ihre Gruppe „am Laufen“ halten, dafür sorgen, dass alle Teilnehmer in die Diskussion einbezogen werden beziehungsweise bleiben und dass jeder das Gefühl hat, „dabei gewesen“ zu sein. Es ist schließlich Ihre Party!

Einsatzgebiete und Moderationsziele

Die Einsatzmöglichkeiten der Moderationsmethode sind beinahe unendlich vielfältig. Wir wollen - ohne Anspruch auf Vollständigkeit - im Folgenden die in unserer Praxis häufigsten Einsatzgebiete auflisten, um Ihnen dafür ein Gefühl zu geben, und auch, um Sie vielleicht auf den Geschmack zu bringen.

Arbeitsbesprechungen mit vier oder mehr Personen

Gruppen mit weniger als vier Teilnehmern regeln sich im Normalfall von alleine. Damit wirklich produktiv und ergebnisorientiert gearbeitet werden kann, empfiehlt sich das Hinzuziehen eines Moderators ab vier Personen.

Regelmäßige Teamsitzungen

Hier gilt gleiches wie oben: Bei vier oder mehr Besprechungsteilnehmern sollte jemand die Rolle des Moderators übernehmen.

Projektbesprechungen

Projekte haben einen besonderen Status: Die Projektmitarbeiter sind in der Regel Personen aus verschiedenen Abteilungen, die sich dementsprechend zum Teil nicht oder kaum kennen, die hierarchisch gleichgestellt sind und die für das Projekt stundenweise von ihrer eigentlichen Tätigkeit freigestellt sind. Gerade hier gilt es, Sitzungen effizient zu leiten.

Start-up-meeting (Kick-off)

Eine neue Arbeitsgruppe oder ein frisch zusammengestelltes Team beginnt die gemeinsame Arbeit mit einem Meeting, um Grundlagen und Spielregeln für die zukünftige Arbeit festzulegen.

Störungen in der Zusammenarbeit

...untereinander und/oder mit dem Vorgesetzten (z.B. Vertrauensdefizite, Konflikte, ineffektive Besprechungen o.ä.) behindern die Effizienz.

Mangelnde kommunikative Fähigkeiten

...und/oder Methodenkenntnisse bei den Teammitgliedern blockieren oder erschweren eine wirkungsvolle Zielerreichung (z.B. mangelhafte oder fehlende Beherrschung von Kommunikations- oder Arbeitstechniken, unsystematische Vorgehensweise, Fehlen von normierenden „Spielregeln“ usw.)

Optimieren der Zusammenarbeit von Arbeitsteams

Das Team und seine Mitglieder sollen sich bei der Reflexion über ihre Zusammenarbeit zu bereichsüberschauenden Elementen der Unternehmensorganisation entwickeln.

Effizienzsteigerung von Teams

Die Leistungskraft und -bereitschaft bestehender Teams soll neu entzündet oder bei neugebildeten Teams möglichst schnell volle Leistungsfähigkeit erreicht werden.

Workshops aller Art

Es gibt sowohl eine Fülle von Anlassfällen für Moderationen als auch verschiedene Ziele. Diese verlangen teilweise unterschiedliche Maßnahmen.

Moderation in verschiedenen Kontexten

…im Workshop moderieren

Wenn Personalverantwortliche oder Trainer von Moderation sprechen, meinen sie damit meistens die Moderation von Workshops oder von (Groß-) Gruppenveranstaltungen wie z.B. Open Space¹ oder World Café².

Bei klassischen Workshops werden im Unterschied zu Besprechungen, Trainings oder auch Mediationen tatsächlich alle Moderationsphasen durchlaufen. Der Workshop ist sozusagen das Paradebeispiel für die Moderationsmethode, auch weil der Auftrag für den Moderator und die Eigenverantwortung der Workshopteilnehmer bekannt und mit der Moderationsmethode klar vereinbar sind (während bei Besprechungen meistens Distanz und hierarchische Unabhängigkeit nicht gegeben sind, im Training wiederum mehr Input vom Vortragenden erwartet wird etc., Details dazu weiter unten).

…in der Besprechung moderieren

Streng genommen besteht zwischen Moderation und Besprechungsleitung kein Unterschied. Moderation stellt vielmehr eine spezielle Methode innerhalb der Besprechungsleitung dar. Moderieren bedeutet ja gerade eben, eine Gruppe unter Verwendung spezifischer Arbeitstechniken ziel- und ergebnisorientiert zu lenken. Das ist auch die ureigene Aufgabe eines Besprechungsleiters.

In der beruflichen Praxis wird im Allgemeinen freilich sehr wohl zwischen den Begriffen „Moderator“ und „Besprechungsleiter“ unterschieden. Warum diese Unterscheidung, wenn das eine doch eigentlich Teil des anderen ist?

Unter einem Moderator wird meistens eine Person verstanden, die vom Besprechungsthema nicht bis wenig tangiert wird und die sich an der inhaltlichen Diskussion auch nicht beteiligt. Die Ergebnisse der Veranstaltung haben keine Auswirkungen auf ihn. Moderatoren in diesem Sinne können Unternehmensexterne sein oder aber Personen, die zwar im Unternehmen tätig, fachlich aber einer anderen Unternehmenseinheit zugehörig sind (beispi...