eMails gut schreiben und eindeutig formulieren: 7 Schritte
// Von Prof. Dr. Martin-Niels DĂ€fler
Der elektronische Briefkasten ist bei zahlreichen Fach- und FĂŒhrungskrĂ€ften chronisch ĂŒberfĂŒllt, die Anzeige âeMail-Eingangâ lenkt zigfach am Tag von der eigentlichen Arbeit ab und zudem erhĂ€lt man Nachrichten, die einen weder interessieren noch einen Informationszugewinn verschaffen.
Schritt 1: Machen Sie den GĂŒte-Test
Aber natĂŒrlich ist es auch andersherum wichtig, dass Sie die EmpfĂ€nger Ihrer eMails ebenfalls nicht stöhnen, wenn diese E-Post von Ihnen erhalten. Wie das geht, erfahren Sie nun.
Ist die eMail wirklich nötig
Fragen Sie sich, ob der EmpfĂ€nger Ihre eMail wirklich benötigt. Ob es tatsĂ€chlich erforderlich ist, eine eMail zu versenden oder nicht, kann man ganz einfach mit der sogenannten âStockwerksfrageâ klĂ€ren: WĂŒrden Sie diese eMail auch dann noch abschicken, wenn Sie sie ausdrucken und zu FuĂ drei Stockwerke höher auf den Tisch des EmpfĂ€ngers legen mĂŒssten?
Ist die eMail nötig?
Falls Sie diese Frage nicht aus vollem Herzen bejahen können, spricht viel dafĂŒr, dass die eMail eigentlich unnötig ist. Dann sollten Sie es lassen. Ăberlegen Sie zudem, ob eine eMail ĂŒberhaupt das richtige Medium fĂŒr Ihre Nachricht ist oder ob nicht andere Formate (Brief, Anruf, Fax) eher fĂŒr Ihr Anliegen geeignet wĂ€ren.
Privacy SchĂŒtzen
Bevor Sie eine eMail verfassen, sollten Sie prĂŒfen, ob es sich um vertrauliche oder persönliche Informationen handelt. Wenn ja: Sehen Sie davon ab, diese per eMail zu versenden. Sie wissen nie, welchen Weg eine eMail nimmt. Mit wenigen Mausklicks ist diese weitergeleitet und landet eventuell bei EmpfĂ€ngern, fĂŒr die der Inhalt nicht bestimmt ist.
Schritt 2: Formulieren Sie eine eindeutige und aussagekrÀftige Betreffzeile
Dies ist die wichtigste und fĂŒr manchen auch schwierigste Aufgabe beim Schreiben von eMails: Mit wenigen Worten auszudrĂŒcken, worum es geht. Das erste, was der EmpfĂ€nger liest, ist die Betreffzeile. Diese und der Name des Absenders sind die beiden bedeutendsten Kriterien fĂŒr den EmpfĂ€nger, um die Wichtigkeit einer Mail zu beurteilen.
Zudem gilt: Je aussagekrÀftiger die Betreffzeile ist, desto einfacher hat es der EmpfÀnger, die Kerninhalte der Nachricht auf einen Blick zu erfassen; und desto leichter fÀllt es, die Mail zu archivieren beziehungsweise im Bedarfsfall in einem Verzeichnis wieder zu finden.
eMails werden allzuoft nachlĂ€ssig geschrieben und genau so sorglos versendet â schlieĂlich kostet es ja nichts und schnell gehen soll es auch. Dabei haben eMails heute auch im GeschĂ€ftsbereich Briefe so gut wie verdrĂ€ngt. Daher ist es wichtig, auch beim eMail-Schreiben Sorgfalt walten zu lassen.
Je lÀnger, desto prÀziser
Deshalb: Schreiben Sie eine lange Betreffzeile â je lĂ€nger der Betreff ist, desto prĂ€ziser können Sie den EmpfĂ€nger informieren. Also zum Beispiel statt âBestellungâ wĂ€re besser âOffene Punkte zur Bestellung vom 23.02.2010â.
Verwenden Sie, wenn möglich, Verben â so wird deutlicher, worum es geht. Also statt âVersandbestĂ€tigungâ schreiben Sie âIhre Bestellung vom 11.02.2010 wurde versandtâ. ErwĂ€hnen Sie zudem in der Betreffzeile â dort, wo es sinnvoll ist â, was der EmpfĂ€nger zu tun hat (âZur Infoâ, âMit der Bitte um Erledigungâ) und welche Dringlichkeit Ihre eMail besitzt.
Antworten Sie auf W-Fragen
Im Körper Ihrer eMail werden Detailinformation genannt und Antworten auf die âW-Fragenâ gegeben:
- Wer?
- Was?
- Wann?
- Wo?
- Wie?
- Warum?
- Womit?
- Wie lange?
Wie Sie sicher schon hĂ€ufig selbst erfahren mussten, sind lange, inhaltslose Texte kein LesevergnĂŒgen. Lassen Sie deshalb alle formellen AusdrĂŒcke weg, formulieren Sie also beispielsweise bei einem Redebeitrag nicht âDer Vorstand sprach das Thema Finanzen anâ, sondern âDer Vorstand kĂŒndigte an, dassâŠâ.
Das Ende Ihrer eMail
Der FuĂ einer eMail enthĂ€lt (zusĂ€tzliche) Serviceinformationen, Angaben zum Unternehmen beziehungsweise Absender (âFooterâ) und die Kontaktdaten des Presseverantwortlichen. Bei den Serviceinformationen sollten Sie eventuelle Eintrittskosten bei Veranstaltungen oder Kosten fĂŒr BroschĂŒren unbedingt angeben.
Den Veranstaltungsort nennen Sie eindeutig mit StraĂe, Hausnummer und Ort, bei Terminen sollten Sie den Wochentag ergĂ€nzen.
Betreff wie Datei-Pfad
Der beste Tipp zum Schluss: Versuchen Sie, Ihre Betreffzeilen wie Datei- oder Verzeichnisnamen aufzubauen. Gliedern Sie dabei in deduktiver Form, das heiĂt: Nennen Sie zunĂ€chst das Allgemeine und dann das Besondere. Benutzen Sie zur Abtrennung den SchrĂ€gstrich â/â oder die Pfeiltaste â>â.
Das könnte dann zum Beispiel so aussehen: âWeiterbildung Azubis > Seminar âKarrierefĂŒhrerscheinâ > Bitte um TerminvorschlĂ€geâ.
Schritt 3: Formulieren Sie die Anrede und den Hauptteil
Die Grundregel, an die Sie sich halten sollten, lautet: Eine eMail muss genauso korrekt formuliert werden wie ein (Papier-)Brief. Es gelten also sinngemÀà die AusfĂŒhrungen der Folge 3, Schritt Dennoch gibt es natĂŒrlich einige Besonderheiten, die Sie beachten sollten.
Am Anfang
Der âLeadâ ist eine Zusammenfassung zu Beginn der Pressemitteilung. Er beinhaltet die zentrale Aussage oder Information zum Thema und nennt die Quelle (â⊠teilt die XY GmbH mitâŠâ). Der Lead sollte nicht lĂ€nger als drei SĂ€tze sein.
In der KĂŒrze liegt die WĂŒrze
Der Hauptunterschied zwischen Brief und eMail ist â neben der Zustellgeschwindigkeit â die LĂ€nge. Mails sind in der Regel kĂŒrzer als Briefe. Fassen Sie sich daher so kurz wie möglich. Allerdings darf dabei weder Sinn noch Höflichkeit verloren gehen.
Verzichten Sie auf AbkĂŒrzungen (wie âSgDHâ und âMfGâ), auch wenn diese geschĂ€ftsĂŒblich sein sollten. Das gleiche gilt fĂŒr kryptische, oft englische AbkĂŒrzungen (wie âfyiâ oder âeomâ) oder SMS-Akronyme (wie âLGâ oder â10qâ).
Umgangsformen
Verwenden Sie (auch bei internen eMails) freundliche Anreden.
Vermeiden Sie in geschĂ€ftlicher Korrespondenz Smileys oder andere Icons. Ein â;-)â darf durchaus unter vertrauten Kollegen benutzt werden, nicht jedoch bei fremden EmpfĂ€ngern.
Struktur
Machen Sie AbsÀtze, um Ihre Mail zu gliedern.
Strukturieren Sie Ihren Text â verwenden Sie AufzĂ€hlungspunkte oder Nummerierungen. Der EmpfĂ€nger hat es dann leichter, Ihnen zu antworten, da er sich auf Nummern beziehen kann (âZu Punkt 3 teile ich Ihre Auffassung, dassâŠâ).
Zitate
Zitate sind ein Stilmittel, mit dem Sie Pressemitteilungen interessant und abwechslungsreich machen können â aber Langweiliges wird auch als Zitat nicht kurzweiliger.
Ein Zitat ist dann berechtigt, wenn es etwas vermittelt, das nur die Person oder die von ihr vertretene Institution liefern kann, wie etwa eine Meinung oder Bewertung, Erfahrungen, Absichten oder Prognosen.
Schritt 4: Formulieren Sie den Schluss
Auch hier gilt Ăhnliches wie bei Briefen: Am Ende Ihrer eMail sollte der EmpfĂ€nger genau wissen, was er nun zu tun hat (oder eben auch nicht).
Beenden Sie Ihre eMail grundsĂ€tzlich mit einer GruĂformel. Gönnen Sie Ihrem EmpfĂ€nger mehr als ein schlichtes âGruĂ, Daniel Mayerâ und setzen Sie noch ein verbindliches Wort davor, also etwa âViele GrĂŒĂeâ, âSchöne GrĂŒĂeâ oder âFreundliche GrĂŒĂeâ.
Schritt 5: FĂŒgen Sie eine Signatur an
Die Signatur enthÀlt Ihre wichtigsten Kontaktdaten, nÀmlich Titel, vollstÀndigen Namen, Adresse, Telefon, Telefax, eMail- und Internet-Adresse. Legen Sie Ihre Signatur so an, dass sie maximal 40 Zeichen breit ist.
Wenn Sie Ihre eMail-Adresse mit dem Vorsatz âmailto:â (also etwa âmailto:
[email protected]â) versehen, dann ist Ihre Adresse verlinkt und der EmpfĂ€nger kann durch einen Klick sofort eine leere eMail an Sie öffnen. Ihre Internet-Adresse sollten Sie ebenfalls komplett ausschreiben.
Schritt 6: PrĂŒfen und korrigieren Sie Ihren Text
Viele eMail-Schreiber sind der Ansicht, elektronische Post bedĂŒrfe keiner Korrektur. Weit gefehlt! Wie bereits gesagt, sollten eMails formal und inhaltlich mit derselben Sorgfalt wie Briefe behandelt werden. Dazu zĂ€hlt auch eine gewissenhafte Korrektur, und zwar im Hinblick auf Inhalt, Rechtschreibung, Zeichensetzung, Stil, VerstĂ€ndlichkeit und Form.
In diesem Zusammenhang ein Wort zur Form beziehungsweise zum Layout: Wie bei allen anderen (konventionellen) Formen schriftlicher Kommunikation, gilt auch bei eMails der Grundsatz: je einfacher, desto besser. Schreiben Sie also im reinen Textformat und verzichten Sie auf die HTML- oder Rich-Text-Format-Darstellung. Was auf Ihrem PC gut aussieht, mag auf einem anderen Bildschirm verzerrt oder falsch dargestellt werden â dies kann nicht passieren, wenn Sie Ihre eMail âungeschminktâ versenden.
Auch fĂŒr eine eMail gilt am Ende natĂŒrlich: korrigieren! PrĂŒfen Sie die Korrektheit von Inhalt, Formalien, Rechtschreibung und Zitaten.
Schritt 7: Tragen Sie die EmpfĂ€nger ein und fĂŒgen Sie gegebenenfalls AnhĂ€nge bei
Ist Ihnen das auch schon einmal passiert? Flott eine Nachricht mit salopper Anrede oder persönlichen Informationen getippt, weg damit â und dann haben Sie erst gemerkt, dass die eMail an die falsche Adresse ging? Peinlich. Und vermeidbar! Ein paar Tipps, damit Ihre eMails nicht fĂŒr die Tonne sind.
Erst ganz am Ende Ihrer eMail sollten Sie den oder die EmpfĂ€nger in das âAnâ-Feld eintragen. Warum? Zum einen schĂŒtzen Sie sich so vor dem versehentlichen, vorzeitigen Versand, falls Sie â bevor Sie mit dem Schreiben Ihrer eMail fertig sind â aus Unachtsamkeit auf âSendenâ klicken. Zum anderen steht dieser Schritt bewusst am Ende, um so die hohe Bedeutung der EmpfĂ€ngerauswahl bewusst zu machen.
Massen-eMails filtern: Wen interessiert was?
Da man bei eMails sehr leicht mehreren EmpfĂ€ngern dieselbe Nachricht schicken kann, nutzen auch viele BĂŒroarbeiter diese Möglichkeit. Das Problem dabei: Man neigt dazu, seine eMails auch Personen zukommen zu lassen, die der Inhalt gar nicht oder nur am Rande interessiert.
Insofern ist dieser siebte Schritt nochmals ein Filter. Bereits im ersten Schritt haben Sie ja ĂŒberlegt, ob Ihre eMail wirklich nötig ist â prĂŒfen Sie nun ein zweites Mal. Versenden Sie Ihre Nachrichten immer nur an die EmpfĂ€nger, die diese unbedingt erhalten mĂŒssen. Denn mit jeder eMail, die Sie abschicken, steigt die Nachrichtenflut.
CC nicht an jeden!
Gleiches gilt fĂŒr Eintragung von Namen in der Kopie-Zeile (âCCâ) â seien Sie zurĂŒckhaltend und setzen Sie nur dann EmpfĂ€nger ein, wenn Sie davon ĂŒberzeugt sind, dass der- oder diejenige wirklich ĂŒber den Vorgang informiert werden muss. Die meisten eMail-Programme verfĂŒgen zudem ĂŒber die Möglichkeit, Nachrichten als âblinde Kopieâ (âBCCâ) an weitere EmpfĂ€nger zu verschicken. In diesem Fall sehen die adressierten EmpfĂ€nger nicht, wer diese Nachricht noch erhĂ€lt.
Das ist in der Regel grob unhöflich und sollte daher unterbleiben. Nur in einem Fall erscheint eine Ausnahme gerechtfertigt: NĂ€mlich dann, wenn Sie aus DatenschutzgrĂŒnden die eMail-Adressen Ihres Verteilers vor anderen schĂŒtzen wollen (zum Beispiel beim Versand eines Newsletters).
Nur nicht lÀcherlich machen!
Die Standardprogramme haben zudem die Funktion, Wichtigkeit und Vertraulichkeit mit unterschiedlichen Stufen zu belegen. Machen Sie davon keinen Gebrauch. Verwenden Sie die Kennzeichnung mit âhoher PrioritĂ€tâ (Ausrufezeichen) nur dann, wenn es wirklich angemessen ist.
Die Sache mit der PrioritÀtensetzung ist wichtig: Wer seine Nachrichten hÀufig als dringlich kennzeichnet, macht sich lÀcherlich und wird bald nicht mehr ernst genommen!
Wenn Sie Fotos mitschicken
Fotos können eine sehr willkommene und informative ErgÀnzung Ihrer eMail sein. Ein paar Punkte sollten Sie beachten:
- Fotos werden heute in der Regel digital zur VerfĂŒgung gestellt und sollten eine Auflösung von mindestens 300 dpi haben.
- Geben Sie jedem Foto eine Bildunterschrift; diese sollte erklÀren, wer oder was auf dem Bild zu sehen ist. Notieren Sie die Vor- und Nachnamen der Gezeigten von links nach rechts. ErwÀhnen Sie auch die Funktionen der Personen und den Anlass der Aufnahme.
- Fotografieren Sie Menschen und keine Sachen; verwenden Sie keine Models und machen Sie keine Werbeaufnahmen, sondern zeigen Sie âdas echte Lebenâ. Aber Achtung: Aus rechtlichen GrĂŒnden fragen Sie die Menschen vorher um Erlaubnis!
Anhang-GröĂe
Bevor Sie abschlieĂend auf âSendenâ klicken, fĂŒgen Sie gegebenenfalls Ihre AnhĂ€nge bei. Beachten Sie dabei Folgendes: PrĂŒfen Sie, ob die DateigröĂe der AnhĂ€nge fĂŒr Ihren EmpfĂ€nger nicht zu groĂ ist. Ein...