Vademecum operativo della contabilità scolastica dalla A alla Z

Luciano Dormicchi

• Publisher: Kimerik
• Year: 2021
• Print ISBN:
  9791254660188
• eBook ISBN:
  9791254660171
• Topic: Education
• Subtopic: Education Administration

Unico nel suo genere, questo testo è indispensabile per la gestione quotidiana dell'attività amministrativo-contabile dei Dirigenti Scolastici, dei DSGA e degli Assistenti Amministrativi e fornisce risposte pratiche per l'esercizio degli adempimenti nella gestione amministrativo-contabile delle Autonomie Scolastiche, facendo riferimento alla dottrina, alla giurisprudenza, alle varie circolari ministeriali ma in particolare all'esperienza lavorativa.
Il Vademecum è inoltre utile per i concorsi pubblici in ambito scolastico: Dirigenti Scolastici "Direttori dei servizi generali e amministrativi" Personale Dirigenziale e Direttivo del Ministero dell'Istruzione, degli Uffici Scolastici Regionali, Provinciali e per il lavoro dei Revisori dei Conti, per la formazione e l'aggiornamento professionale del personale indicato.
E' inoltre utile per i concorsi anche in altri settori del pubblico impiego, in quanto vengono trattati argomenti comuni a tutte le Pubbliche Amministrazioni: codice dei contratti e s. m. e i., compresa tutta la normativa transitoria; reclutamento del personale esterno; gestioni fiscali e scritture contabili; adempimenti sostituto d'imposta; il sistema dei controlli; la responsabilità amministrativa, patrimoniale contabile disciplinare, con evoluzione cronologica delle norme fino ad arrivare a quelle in vigore alla data di pubblicazione del testo.

Come si procede all’acquisto di beni servizi e lavori, al reclutamento del personale esterno, quadro normativo di riferimento, aspetti pratici relativi anche ad altre attività negoziali

Dopo aver analizzato le principali tipologie di spesa: 06 imposte e tasse trattando in particolare delle gestioni economiche fiscali, adempimenti IVA e denunce dei redditi; 01 spese di personale, 03 spese per consulenti, spese per prestazioni professionali e specialistiche, relativamente agli incarichi di personale, ai versamenti erariali e previdenziali, alle denunce annuali quale sostituto d’imposta, in questo capitolo esamineremo in particolare le tipologie di spesa relative all’acquisto di beni di consumo tipologia 02, d’investimento tipologia 04 e acquisto di servizi tipologia 03;

il 1^Livello Tipo 02 Acquisto di beni di consumo è necessario per registrare i vari acquisti di materiale di facile consumo;

il 1^ Livello Tipo 03 Acquisto di servizi ed utilizzo di beni di terzi è necessario invece per registrare prestazione di servizi per manutenzioni ordinarie e riparazioni di beni immobili e beni mobili ecc. ecc., per utilizzo di beni di terzi, noleggio di impianti e macchinari, per utenze e canoni telefonia, acqua, gas, energia elettrica ecc. ecc., per servizi ausiliari come terziarizzazione dei servizi ecc. ecc., per visite e viaggi e programmi di studio all’estero,per servizi assicurativi, per servizi di cassa;

il 1^ Livello Tipo 04 Acquisto di beni d’investimento serve invece per registrare gli acquisti di beni immateriali, beni immobili, beni mobili, ecc. ecc.;

trattando di ogni procedura insistiamo sulle tipologie di spesa, perché è fondamentale conoscere in tema di contabilità oltre i nuovi schemi di bilancio anche il nuovo piano dei conti in ossequio al principio contabile generale della correttezza cioè il rispetto formale e sostanziale delle norme previste in ogni specifica categoria di Enti Pubblici che sovrintendono alla redazione dei documenti contabili in particolare nel momento dell’introduzione di nuovi principi contabili più adeguati come quelli sull’armonizzazione dei sistemi contabili.

Per poter svolgere le proprie funzioni educazione ed istruzione della comunità le II.SS. devono acquistare a loro volta beni e servizi, devono porre in essere una vera e propria attività negoziale che rappresenta l’attività principale con la quale le II.SS. provvedono ad impegnare le spese previste nel Programma Annuale; per acquisire dalle imprese private l’esecuzione di opere, forniture e servizi le II.SS. agiscono quali soggetti di diritto privato ponendo in essere negozi giuridici consensuali su un piano di parità con i privati, stipulando con essi contratti nel rispetto delle disposizioni del codice civile ed in particolare dell’art. 1321; la loro attività si deve svolgere però nel rispetto di regole che disciplinano l’attività negoziale della pubblica amministrazione, in particolare quelle fissate dal codice dei contratti pubblici D.lgs. del 18/04/2016 N. 50 e s. m. e i. in attuazione delle direttive comunitarie 2014/23-24-25; le II.SS. come tutte le pubbliche amministrazioni per giungere alla stipulazione del contratto devono adempiere quindi alcuni oneri procedimentali previsti dalla normativa, tale complesso normativo viene definito dalla dottrina e dalla giurisprudenza procedura ad evidenza pubblica, procedura nel rispetto dei principi di imparzialità buon andamento e trasparenza dell’azione amministrativa, procedura complessa articolata divisa in più fasi finalizzate alla scelta del contraente: provvedimento o determina a contrarre, procedura di gara, bando, comparazione, proposta di aggiudicazione ed aggiudicazione provvedimento che approva la proposta di aggiudicazione dopo i controlli previsti dall’art. 80 e 83 del codice dei contratti che chiude la fase pubblicistica tesa alla formazione della volontà della pubblica amministrazione ed all’individuazione del contraente; seguirà quindi la stipulazione del contratto, vero e proprio atto di diritto privato, fase privatistica che regola l’attività contrattuale della pubblica amministrazione, concerne l’esecuzione del contratto, dove privato e pubblico si trovano su un piano di sostanziale parità, le cui controversie sono di competenza del giudice ordinario, l’amministrazione agisce quindi come qualsiasi altro soggetto privato; la stipulazione segna la linea di confine tra il regime giuridico amministrativo e privatistico, il primo quindi giunge fino al provvedimento di aggiudicazione che ha ancora natura di atto amministrativo in cui i privati vantano interessi legittimi, no diritti soggettivi pieni, per le controversie competente è il giudice amministrativo, le impugnative vanno fatte davanti al G.A.; prima di stipulare l’atto l’amministrazione in sede di autotutela potrebbe annullarlo anche dopo l’aggiudicazione, una lampadina che potrebbe far scattare l’istituto potrebbe essere l’insistente e continua richiesta di accesso agli atti.

Per gli acquisti di beni e/o servizi è fatto obbligo alle pubbliche amministrazioni comprese le Istituzioni Scolastiche di approvvigionarsi prioritariamente per qualunque categoria merceologica mediante l’utilizzo delle convenzioni e/o gli accordi quadro presenti sul portale Consip S.P.A.(Legge 135/2012), sia per gli acquisti sotto che sopra soglia di rilevanza comunitaria, la legge di bilancio 2020 ha esteso la possibilità di ricorrere agli strumenti di acquisto e di negoziazione Consip anche per i lavori pubblici, contratti di concessione di servizi; se tali convenzioni soddisfano parzialmente l’Ente si faranno spacchettamenti della fornitura con determina per adesioni a convenzioni Consip esistenti e determina per il restante materiale per acquisto su MEPA (esempio per i beni informatici);

Solo nel caso in cui tale strumento di acquisto non sia disponibile per la specifica categoria merceologica o non risulti idoneo a soddisfarne il fabbisogno per mancanza di caratteristiche essenziali o anche in relazione alle quantità minime richieste per l’adesione alle medesime, l’Istituzione Scolastica può decidere di procedere ad acquisti sul mercato elettronico della pubblica amministrazione (MEPA) oppure attivare la procedura di acquisto fuori MEPA. Si rammenta che nel caso di convenzioni Consip esistenti ma non idonee o non disponibili tuttavia è necessaria un’apposita autorizzazione specificatamente motivata resa dall’organo di vertice amministrativo (DS) e trasmessa al competente ufficio regionale della Corte dei Conti essendo le II.SS. ed educative amministrazioni periferiche dello Stato aventi sede nelle Regioni; con l’unica eccezione degli atti di autorizzazione concernenti gli acquisti di beni e servizi informatici e di connettività per i quali è prevista una specifica disciplina (ART. 1 comma 512-517 della Legge 208/2015), le II.SS. infatti possono procedere ad approvvigionamenti al di fuori di tali modalità esclusivamente a seguito di apposita autorizzazione motivata del DS (qualora ricorra almeno una delle seguenti condizioni: il bene o il servizio non sia disponibile o idoneo al soddisfacimento dello specifico fabbisogno dell’amministrazione riguardo alle caratteristiche tecniche economiche, mancanza di quantitativi necessari, sussistano casi di necessità ed urgenza comunque funzionali ad assicurare la continuità della gestione amministrativa) da comunicare all’ANAC e all’AGID; si ricorda che la Legge n. 208 del 28/12/2015 (legge di stabilità 2016) all’art. 1 comma 512 ha previsto per le categoria merceologiche relativa ai servizi ed ai beni informatici l’obbligatorietà a tutte le pubbliche amministrazioni di utilizzazione degli strumenti di acquisto e di negoziazione messi a disposizione dal MEPA; il Mercato Elettronico della pubblica amministrazione ha la funzione di supportare gli acquisti della pubblica amministrazione di importo inferiore alla soglia comunitaria, le procedure semplificate sotto soglia possono essere interamente gestite in via elettronica, ma quali sono gli strumenti messi a disposizione dal MEPA: ODA ordine di acquisto, che viene effettuato direttamente dai cataloghi dei prodotti pubblicati dai fornitori; Trattativa diretta che consente di procedere ad un affidamento diretto tramite negoziazione con un solo fornitore; RDO richiesta d’offerta (lettera d’invito, capitolato, eventuale disciplinare di gara) con la quale l’Ente ha la possibilità di condurre un confronto competitivo tra più fornitori richiedendo agli stessi offerte personalizzate in base alle proprie esigenze e aggiudicando al miglior offerente, per gli affidamenti sotto 40.000,00 importo elevato con le nuove disposizioni la RDO è facoltativa.

le Istituzioni Scolastiche tranne il caso sopraindicato risultano comunque ad oggi escluse dall’obbligo di fare ricorso al MEPA ai sensi dell’art. 1 comma 450 della L. 27/12/2006 N. 296, obbligo che permane per gli Enti locali (anche se la legge di bilancio 2019 ha elevato fino a 4.999,99 iva esclusa la non obbligatorietà al MEPA); si ricorda che il mancato rispetto dell’obbligo di approvvigionarsi attraverso gli strumenti di acquisto messi a disposizione da Consip tra i quali anche il MEPA determina la nullità del relativo contratto, l’illecito disciplinare del funzionario dell’Ente, la responsabilità amministrativa del funzionario dell’Ente. Per l’acquisto di beni e/o servizi e lavori è possibile utilizzare l’affidamento diretto procedura di natura semplificata, tale procedura può essere adottata quando l’ammontare del bene e/o servizio o lavoro da acquisire non superi il limite dei 10.000,00 euro è consentito l’innalzamento di tale soglia previa delibera del Consiglio d’Istituto il quale con proprio provvedimento stabilisce criteri e limiti per l’affidamento di forniture servizi e lavori d’importo superiore a 10.000,00 (art. 45 comma 2 lettera a) del nuovo regolamento), norma che sicuramente non è in sintonia con quanto indicato nel D.lgs. 50/2016, infatti dispone di attribuire una scelta al Consiglio di pertinenza del DS, tra l’altro durante l’emergenza covid-19 il MIUR ha disposto, per la difficoltà di convocazione dei Consigli, la possibilità ai DS di procedere mediante affidamento diretto fino a 39.999,99 € (importo elevato con le nuove disposizioni) per poi comunicare il tutto successivamente al Consiglio, le norme contenute nel D.lgs. 50/2016 secondo il principio della gerarchia delle fonti dell’ordinamento giuridico non possono essere derogate da fonti di normazione secondaria quali i regolamenti; infatti le soglie applicabili alle Istituzioni Scolastiche e alle pubbliche amministrazioni e le principali tipologie di procedure per l’affidamento di servizi e forniture e lavori previste dal D.lgs. 50/2016 così come modificato ed integrato dal D.lgs. 56/2017 sono: affidamento diretto anche senza previa consultazione di due o più operatori economici fino a 39.999,99 IVA esclusa (art. 36 comma 2 lettera a); per la stipula dei contratti sotto 40.000,00 euro non si applica lo stand still che prevede che il contratto non può essere stipulato prima di 35 giorni dal provvedimento di aggiudicazione, lo stand still non opera in caso di affidamenti diretti, con le nuove disposizioni transitorie si deve ritenere che non operi per gli affidamenti di forniture e servizi fino a €139.999,99 soglia comunitaria e fino a €150.000,00 per gli appalti di lavori, per i lavori tra 150.000,00 e la soglia comunitaria resta l’obbligo di rispettare lo stand still; sotto 40.000,00 € non si paga inoltre il contributo ANAC; è facoltà della stazione appaltante non richiedere la garanzia provvisoria a corredo delle offerte (facoltà poi ampliata come vedremo con le novità della L.120/2020); inoltre la compilazione del documento di gara unico europeo DGUE (approvato dal regolamento di esecuzione UE 2016/7 dalla commissione del 5/01/2016) è prevista obbligatoriamente per tutte le procedure di affidamento, anche per quelle relative ai contratti inferiori alla soglia comunitaria di cui all’art. 36, salvo che per gli affidamenti diretti d’importo inferiore a 40.000,00 di cui all’art. 36 comma 2 lettera a) per i quali l’utilizzo della DGUE è rimessa alla discrezionalità della singola stazione appaltante; la legge di conversione del D.L. 76/2020 ha previsto inoltre che la pubblicazione dell’avviso sui risultati dell’affidamento non è obbligatoria per quelli d’importo inferiore a 40.000,00;

per quanto riguarda invece le verifiche in merito ai requisiti di carattere generale e speciale per i lavori servizi e forniture di importo fino a 5.000,00 € in caso di affidamento diretto la stazione appaltante procede alla stipula del contratto sulla base di un’apposita autodichiarazione dell’aggiudicatario ai sensi DPR N. 445/2000 e s. m. e i. circa il possesso dei requisiti di carattere generale di cui all’art. 80 D. Lgs. 50/2016 e speciale ove previsti, la stazione appaltante procederà esclusivamente alla consultazione del casellario ANAC, alla verifica del DURC (documento unico di regolarità contributiva), alla verifica circa la sussistenza dei requisiti speciali ove previsti e delle condizioni soggettive che la legge stabilisce per l’esercizio di particolari professioni o ai fini della idoneità a contrarre con la PA in relazione alla specifica attività;

per affidamenti di importo superiore a 5.000,00 e non superiore a 20.000,00 in caso di affidamento diretto la stazione appaltante ha facoltà di procedere alla stipula del contratto sulla base di acquisizione di autodichiarazione dell’aggiudicatario circa il possesso dei requisiti di carattere generale, di cui all’art. 80 del D.lgs. 50/2016 e speciale ove previsti, in tal caso la stazione appaltante procederà alla consultazione del casellario ANAC, alla verifica del DURC, alla verifica della sussistenza dei requisiti di cui all’art. 80 commi 1,4,5 lettera b) D.lgs.50/2016: comma 1 certificato del casellario giudiziale; comma 4 regolarità fiscale richiesta all’Agenzia delle Entrate; comma 5 verifica che l’operatore non si trovi in stato di fallimento liquidazione coatta concordato preventivo (desumibile anche dalla visura camerale), alla verifica circa la sussistenza dei requisiti speciali ove previsti e delle condizioni soggettive che la legge stabilisce per l’esercizio di particolari professioni o ai fini della idoneità a contrarre con la PA in relazione alla specifica attività; nei casi sopraindicati il contratto deve contenere in ogni caso specifiche clausole che prevedano in caso di successivo accertamento di difetto del possesso dei requisiti prescritti la risoluzione dello stesso, l’incameramento della cauzione definitiva ove richiesta o in alternativa l’applicazione di una penale in misura non inferiore al 10% del valore del contratto oltre la segnalazione del fatto alla competenti autorità per false dichiarazioni e all’ANAC; sulla veridicità delle autodichiarazioni rese dagli operatori economici le II.SS. sono tenute ad effettuare idonei controlli anche su base campionaria ogni anno; nel caso di affidamento diretto quindi si potrebbe aggiudicare inserendo nella determina la clausola che preveda che in caso di difetto del possesso dei requisiti prescritti la risoluzione con l’incameramento della cauzione definitiva ove richiesta o in alternativa l’applicazione di una penale in misura non inferiore al 10% (visto che la cauzione provvisoria con i nuovi decreti viene meno considerata); nulla vieta di fare controlli prima della determina di affidamento diretto che è aggiudicazione;

per gli affidamenti diretti superiori a 20.000,00€ la stazione appaltante prima di stipulare il contratto procede alle verifiche del possesso dei requisiti di carattere generale di cui all’art. 80 del codice dei contratti indirizzando le proprie istanze direttamente alle amministrazioni competenti: la Procura della Repubblica per le richieste relative al casellario giudiziale c/o Tribunale penale della Provincia dove ha sede la scuola per verifica casellario giudiziale del rappresentante legale/procuratore e di tutti i soggetti previsti dal comma 3 dell’art. 80, per le richieste relative alle sanzioni amministrative dipendenti da reato, la prima è riferita quindi alle persone fisiche, l’altra all’operatore economico impresa, i controlli sopraindicati possono essere soddisfatti anche tramite consultazione diretta del sistema; l’Agenzia delle Entrate della Provincia dove ha sede la ditta per la verifica della regolarità fiscale (per quanto riguarda invece la verifica inadempienti tramite portale acquisti in rete - operatore – verifica inadempienti questa va fatta prima del pagamento e solo per importi superiori a 5000,00 €); il Tribunale Cancelleria Fallimentare della Provincia dove ha sede la ditta per la verifica inerente allo stato di fallimento o liquidazione, che la stazione appaltante può controllare anche dalla visura camerale necessaria alla verifica dell’iscrizione al registro delle imprese C.C.I.A.A. scaricabile direttamente dal sito della Camera di Commercio dopo essersi abilitati naturalmente; la Provincia centro per l’impiego territorialmente competente dove ha sede legale la ditta per la verifica sulla regolarità con le norme che disciplinano il diritto al lavoro dei disabili ai sensi della L. n. 68 del 12/03/1999 per le ditte con almeno 15 dipendenti; la verifica sulla regolarità del DURC documento unico di regolarità contributiva tramite il portale DURC online; la verifica dei requisiti speciali del possesso dei requisiti di capacità economico finanziaria e tecnico/professionale se previsti tramite la Camera di Commercio Industria Artigianato Agricoltura della Provincia in cui l’impresa ha sede per ...

Table of contents

• Luciano Dormicchi Vademecum operativo della contabilità scolastica dalla A alla Z
• La Programmazione, come si predispone il Programma Annuale, quadro normativo di riferimento, stesura pratica
• Le entrate delle Istituzioni Scolastiche, la gestione dei PON, la gestione dei finanziamenti ex lege 440 e PNSD
• Le uscite delle Istituzioni Scolastiche con particolare riferimento alle gestioni economiche fiscali
• Il Piano delle attività, la Contrattazione Integrativa d’Istituto, disposizioni di carattere economico, la gestione dei pagamenti del personale interno ed esterno, adempimenti fiscali e previdenziali
• Come si procede all’acquisto di beni servizi e lavori, al reclutamento del personale esterno, quadro normativo di riferimento, aspetti pratici relativi anche ad altre attività negoziali
• La gestione del Programma Annuale e le scritture contabili
• Come si predispone il Conto Consuntivo, la gestione del patrimonio e degli inventari
• La contabilità scolastica: il sistema dei controlli, la responsabilità amministrativa: patrimoniale contabile e disciplinare
• Quadro riassuntivo delle scadenze e degli adempimenti amministrativo-contabili