Pre-Employment-Screening

Ein risikobasierter Praxisleitfaden zur Bewerberüberprüfung im Personalauswahlverfahren

Bernhard Maier, Holger Berens, Andreas Schweitzer

• Verlag: Richard Boorberg Verlag
• Jahr: 2017
• eBook-ISBN: 9783415060425
• Auflage: 1
• Thema: Jura
• Thema: Wirtschaftsrecht

Sicherheit bei Neueinstellungen in Unternehmen Pre-Employment-Screening (PES) – die Sicherheitsüberprüfung von Bewerbern vor Eintritt ins Unternehmen – gewinnt immer mehr an Bedeutung. Unternehmen müssen PES in ihren Rekrutierungsprozess aufnehmen, um internationalen Regularien zu entsprechen. Risikobewertung contra Privatsphäre Das in diesem Praxisleitfaden beschriebene risikobasierte PES-Modell bewältigt diese Herausforderung erstmals, indem es strategische Screening-Ziele definiert und dann eine Risikobewertung der freien Stelle vornimmt. Als Ergebnis erhält man eine Matrix der möglichen Risiken (Risikoprofil-Matrix). Diese Beurteilung dient als "Messinstrument" dafür, in welchem Ausmaß das Eindringen in die Privatsphäre von Bewerbern angemessen ist. PES in der Praxis Die Autoren haben den PES-Prozess in 5 Stufen gegliedert: • Prepare • Plan • Search • Loop • Decide Dieser Aufbau findet sich auch im rechtlichen Teil des Leitfadens wieder. Systematisch werden die im jeweiligen Prozessschritt auftretenden Rechtsfragen abgehandelt. Rechtslage in Deutschland und Österreich Zudem enthält das betont praxisorientierte Werk Ausführungen zur aktuellen Rechtslage des PES in Deutschland und Österreich. Darüber hinaus gibt es einen Ausblick auf die möglichen Auswirkungen der EU-Datenschutzgrundverordnung hinsichtlich des PES. Besonders empfehlenswert! • Security-Managern, • Fraud-Managern, • Compliance-Officern, • Personalabteilungen in Unternehmen steht damit erstmals ein kompetenter Leitfaden zu diesem sicherheitsrelevanten Thema in deutscher Sprache zur Verfügung.

II. Das PES-Modell – Funktionsweise

Bevor das risikobasierte PES-Modell im Überblick dargestellt und die Prozessschritte im Einzelnen dargelegt werden, liegt es nahe, die Grundsätze des Screenings zu definieren. Das vorliegende Modell fühlt sich den folgenden Grundsätzen verpflichtet.

1. Grundsätze des Screenings

• Transparenz: Der Ablauf von PES muss für Dritte nachvollziehbar erfolgen. Dieser Umstand macht PES auditierbar und somit verbesserungsfähig. Zudem verleiht Transparenz PES Rechtssicherheit.1 Das zwingende Ergebnis des Transparenzgrundsatzes ist die Verschriftlichung, also die Erstellung eines Unternehmensdokuments, das PES für Dritte nachvollziehbar darstellt.
• Screening nur mit Einwilligung: Es werden nur Bewerbende einem Screening unterzogen, die zuvor ihr Einverständnis – sinnvollerweise schriftlich – erteilt haben. Obwohl für manche Maßnahmen der Informationsbeschaffung (z. B. Anfrage beim Einwohnermeldeamt) eine Zustimmung rechtlich nicht erforderlich ist, empfiehlt es sich trotzdem die ausdrückliche Zustimmung einzuholen, da die Summe aller investigativen Maßnahmen einen systematischen Eingriff in die Privatsphäre bedeutet. Darüber hinaus erweist sich die ausdrückliche Zustimmung von Bewerbenden als vorteilhaft. Einerseits werden Bewerbende zu tatsachengetreuen Angaben ermuntert, da das Entdeckungsrisiko verfälschter Angaben bewusst gemacht wird. Andererseits erlaubt die Zustimmung umfangreichere Maßnahmen zur Informationsbeschaffung, also auch solche Maßnahmen, bei denen auf semi-öffentliche bzw. nicht-öffentliche Quellen2 zugegriffen werden kann.
• Fairness: Das Ziel von PES besteht in der Mitigation von Sicherheitsrisiken in einer vorurteilsfreien Art und Weise.3 Die Abweisung von Bewerbenden darf nicht auf Grund von Merkmalen erfolgen, die Diskriminierungspotenzial bergen. Zudem bedeutet Fairness die Entscheidung auf Grundlage vollständiger Informationen. Demnach ist Bewerbenden die Möglichkeit zu geben, die Angaben, die bei der Bewerbung unvollständig gemacht wurden, zu vervollständigen. Schließlich ist Bewerbenden auch die Möglichkeit einzuräumen, sich zu Widersprüchen oder zu Flags (risikorelevante Informationen aus dem Privatbereich der oder des Bewerbenden) zu äußern, die das Screening zu Tage gebracht haben.
• Relevanz und Angemessenheit:4 PES bedeutet systematisches Eindringen in die Privatsphäre von Bewerbenden. Es baut auf dem Informationsinteresse prospektiver Arbeitgebender und deren Fürsorgepflicht auf. Dem gegenüber steht das Interesse an Privatsphärenschutz auf der Seite von Bewerbenden. PES muss beiden Seiten gerecht werden. Daraus leitet sich ab, dass die sprichwörtliche Jagd mit Kanonen auf Spatzen unzulässig ist, also überschießende Maßnahmen zur Überprüfung von Bewerbenden. Das Screening muss relevante Informationen über Bewerbende liefern und dabei angemessen in die Privatsphäre von Bewerbenden eindringen. Als Messgröße für Relevanz und Angemessenheit sind die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung der zu besetzenden Position heranzuziehen.

2. Die Prozessschritte

Das vorliegende PES-Modell befasst sich hauptsächlich mit Security- und in geringem Ausmaß mit Safety-Aspekten. Andere Aspekte von Bewerbenden wie körperliche Tauglichkeit (bei Berufen mit starkem Körpereinsatz) oder Fertigkeiten (Ausbildung, Soft Skills usw.) werden dabei nicht berücksichtigt. PES ist demnach keine Alternative zu einem Assessment-Center, bei dem die Überprüfung derartiger Eigenschaften von Bewerbenden im Mittelpunkt steht.

Eine erste Annäherung an das risikobasierte PES-Modell ermöglicht die nachfolgende Grafik. Die einzelnen Prozessschritte werden im Folgenden näher dargelegt.

Abbildung 1: Übersicht der Prozessschritte des PES

2.1 Prepare

Das Ergebnis des ersten Schritts „Prepare“ ist eine Screeningdirektive. Dies ist ein Unternehmensdokument, das als Regelwerk für das Screening fungiert und die wichtigsten Fragen klärt. Dieses Dokument wird wesentlich von internen (z. B. Risikomanagement-Philosophie und Risikoappetit) und externen Faktoren (z. B. soziales und rechtliches Umfeld) beeinflusst.

2.2 Plan

Im Schritt „Plan“ wird ein Risikoprofil der zu besetzenden Positionen erstellt. Aus diesem Risikoprofil werden die Breite und die Tiefe des Screenings abgeleitet. Zudem werden Red Flags festgelegt.

2.3 Search

Im Folgeschritt „Search“ erfolgt die dokumentierte Informationsbeschaffung. Es werden Informationsquellen gesucht, Informationen aus diesen eingeholt und die Glaubwürdigkeit der genutzten Quellen beurteilt.

2.4 L↺↺p

Dem folgt der Schritt „L↺↺p“. Darin haben Bewerbende die Möglichkeit, sich zu den Erkenntnissen des Screenings zu äußern. Dies ist insbesondere dann von Bedeutung, wenn der vorangegangene Prozessschritt „Search“ Informationen zu Tage gebracht hat, die für Bewerbende nachteilig erscheinen. Für Bewerbende ungünstige Informationen werden „Flags“ genannt.

2.5 Decide

Schließlich wird im Schritt „Decide“ eine Entscheidung darüber getroffen, ob Bewerbende aus Security-Sicht akzeptabel erscheinen. Die Wirkung dieses Prozesses ist eine dreifache. Das Management der Organisation betreibt

• aktiv Prävention hinsichtlich Security- und Safety-Risiken,
• kommt der Sorgfaltspflicht nach
• und erfüllt (abhängig von der Branche) Compliance-Vorgaben.

3. Internes Umfeld

Überblick

Die für PES relevanten Einflussfaktoren aus dem internen Umfeld der Organisation werden ermittelt. Insbesondere sind dies

• die Risikomanagement-Philosophie,
• die Unternehmensziele,
• ethische Werte der Organisation,
• Risikoappetit der Organisation.

Das Interne Umfeld von PES bezeichnet alle in der Organisation bzw. in dem Unternehmen bestehenden Gegebenheiten, die für PES relevant sein können. Es sind dies Faktoren wie sie beispielsweise in den Normen COSO-ERM5 oder ISO 310006 erwähnt werden.

3.1 Risikomanagement-Philosophie/Risikomanagement-Politik

Es ist dies ein Katalog allgemeiner Ansichten, wie Risiken zu handhaben sind. Da PES ein Instrument des Risikomanagements ist, muss es in der Risikomanagement-Philosophie bzw. in die Risikomanagement-Politik eingebettet sein.7

3.2 Unternehmens-/Organisationsziele

PES ist ein Werkzeug zur Reduktion von Risiko. Als Risiko begreift ISO 31000 unter Punkt 2.1 die Auswirkung von Unsicherheit auf Ziele.8 Um zu beurteilen, welche Auswirkungen Unsicherheiten auf die Zielerreichung haben, muss demnach Klarheit darüber bestehen, welche Ziele das Unternehmen verfolgt.

Alle PES-Maßnahmen sind mit Blick auf die Ziele des Unternehmens durchzuführen und mit diesen in Einklang zu bringen. Dies betrifft strategische und operative Ziele ebenso wie Berichterstattungsziele (Vorgaben zum Kommunikationsfluss innerhalb der Organisation und gegenüber der Außenwelt) und Zielvorgaben von Compliance.

3.3 Ethische Werte

Die in einem Unternehmen gelebten Werte haben in zweifacher Hinsicht Auswirkung auf PES. Auf der einen Seite muss der PES-Prozess solche Werte widerspiegeln, muss also mit niedergeschriebenen Verhaltensrichtlinien übereinstimmen. Bei Unternehmen, die über keine Dokumente verfügen, die das Verhalten der Mitarbeitenden regeln, muss aus einem Verständnis für die Kultur des Unternehmens ein informeller Verhaltenskodex abgeleitet werden, dem sich PES zu unterwerfen hat.

Auf der anderen Seite besteht die Aufgabe von PES darin, Bewerbende, deren persönliche ethische Ausstattung Abweichungen von den Unternehmenswerten aufweisen, zu detektieren. Der Umgang mit derart abweichenden Bewerbenden wird weiter unten diskutiert. Vorweg ist an dieser Stelle auszuführen, dass stromlinienförmige Uniformität nicht angestrebt wird. Es geht um die Vermeidung der Beschäftigung von Mitarbeitenden, die mit ethischen Grundsätzen des Unternehmens nicht in Einklang stehen.

Aus den zwei genannten Gründen müssen die im Unternehmen gelebten Werte bei der Gestaltung von PES berücksichtigt werden.

3.4 Risikoappetit

Risikoappetit meint den „Umfang aller Risiken, den eine Organisation im Verfolgen seiner9 Mission (oder Vision) in Kauf zu nehmen bereit ist“10. Da PES ein Instrument des Risikomanagements darstellt, beeinflusst der Risikoappetit wesentlich, in welchem Ausmaß dieses Instrument zur Anwendung kommt.

Im Zusammenhang mit dem Risikoappetit kommt PES eine Doppelrolle zu. Zunächst ist PES ein Werkzeug zur generellen Risikoreduktion bei Organisationen. Indem Bewerbende einem Screening unterzogen werden, erhöht die Organisation das Sicherheitsniveau generell.

Daneben kann PES eine Kompensationsfunktion erfüllen. Es kann partiell hohen Risikoappetit in Einklang mit allgemeinem mittlerem Risikoappetit bringen. Um ein mit hohem Risiko behaftetes Projekt in einen akzeptablen Restrisikobereich zu bringen, bietet sich PES als eine Maßnahme der Risikoreduktion (neben anderen) an.

4. Externes Umfeld

Überblick

Die für PES relevanten Einflussfaktoren aus dem externen Umfeld der Organisation werden ermittelt. Insbesondere sind dies

• das Wirtschaftsumfeld,
• rechtliche Regularien und
• das soziale Umfeld.

4.1 Wirtschaftsumfeld

Ein bedeutender Punkt ist die Konkurrenz-Situation, in der sich das Unternehmen befindet. Ist diese ausgeprägt und sind gleichzeitig die wesentlichen Unternehmenswerte ideeller Natur, so besteht ein erhöhtes Risiko Opfer dolosen Informationsabflusses z...

Inhaltsverzeichnis

• Cover
• Titel
• Impressum
• Inhalt
• I. Einleitung
• II. Das PES-Modell – Funktionsweise
• III. Das PES-Modell im deutschen Recht
• IV. Das PES-Modell im österreichischen Recht
• Literaturverzeichnis
• Stichwortverzeichnis
• Reihenanzeigen
• Neuerscheinungen