Die 5 Entscheidungen

Prinzipien für außergewöhnliche Produktivität

Kory Kogon, Adam Merrill, Leena Rinne, Nikolas Bertheau

• Verlag: GABAL Verlag
• Jahr: 2016
• eBook-ISBN: 9783956233487
• Auflage: 1
• Thema: Business
• Thema: Management

Heute ist es ist zugleich einfacher und schwieriger als jemals zuvor, wirklich produktiv zu sein und das Gefühl zu haben, im Leben etwas zu leisten. Immer mehr Menschen fühlen sich vom Alltag überfordert. Sie hecheln von einer Aufgabe zu nächsten, dennoch scheint die Flut an Aufgaben, Terminen und Pflichten nicht abzureißen.

Die 5 Entscheidungen gibt Ihnen Werkzeuge an die Hand, mit denen Sie wieder Luft bekommen und die Freude am Leben zurückgewinnen. Sie werden spüren, wie der Druck nachlässt, wie Sie zufriedener werden und einen klaren Blick für das entwickeln, was wichtig ist. Am Ende eines jeden Tages werden Sie das berechtigte Gefühl haben, produktiv gewesen zu sein und etwas geleistet zu haben.

Anhang 1

Anhang A: Die Top 25 des E-Mail-Schreibens

1. Fassen Sie sich kurz. Lesen Sie Ihre Mail vor dem Abschicken noch einmal durch und löschen Sie alles, was nicht unmittelbar zum gewünschten Ergebnis beiträgt.

2. Formulieren Sie eine aussagekräftige Betreffzeile. Eine gute Betreffzeile ist wie eine gute Überschrift – sie animiert zum Weiterlesen. Wenn Sie den Adressaten bitten möchten, etwas zu tun, sollten Sie das in die Betreffzeile setzen: »Überprüfung der Budgetaufstellung«.

3. Vermeiden Sie unklare Kurzbetreffs. Niemand möchte eine E-Mail lesen, die lediglich mit »Diverses« überschrieben ist. Bezeichnen Sie möglichst treffend den Inhalt der Mail. Das hilft Ihnen auch, den eigentlichen Text der Mail kurz und bündig zu halten.

4. Behandeln Sie nicht mehrere Dinge. Wenn Sie mehr als ein Anliegen haben, sollten Sie auch mehr als eine E-Mail schicken. Diese Regel vereinfacht die Kommunikation und erspart es uns, lange Mails zu verschicken.

5. Verzichten Sie auf die Verwendung des Prioritätsfelds (wie »!« oder »!!«). Was für Sie wichtig ist, ist nicht unbedingt wichtig für andere. Setzen Sie stattdessen auf die Aussagekraft Ihrer Betreffzeile.

6. Verfassen Sie zunächst den Text Ihrer Mail und setzen Sie erst dann den oder die Adressaten ein. Beinahe instinktiv füllen wir zuerst das Adressfeld aus. Gewöhnen Sie sich an, diesen Schritt erst ganz am Ende zu tun. Den meisten Menschen ist es schon passiert, dass sie eine Nachricht versehentlich abschickten, bevor sie fertig war. Das kann unter Umständen sehr peinlich sein. Riskieren Sie nicht Ihre Karriere, nur weil Sie in der Hektik des Augenblicks auf Senden statt auf Anhängen oder Speichern geklickt haben.

7. Erwähnen Sie zuerst die Dinge, die zu tun sind. Die Menschen neigen dazu, nur den ersten Absatz zu lesen, selbst wenn der Rest weitere wichtige Informationen enthält. Warten Sie mit dem Kern Ihrer Botschaft also nicht bis zum Schluss.

8. Stellen Sie klar, wen genau Sie um was genau bitten. Wenn Ihre Nachricht an mehrere Adressaten gerichtet ist (inklusive »cc«) und Bitten enthält, sollten Sie genau auflisten, wen Sie um was bitten. Seien Sie konkret und erwähnen Sie auch eine Frist. Zum Beispiel:

9. Wenn die Botschaft in eine Zeile passt, schreiben Sie sie am besten in die Betreffzeile und fügen Sie »(k.T.)« hinzu. »K.T.« steht für »kein Text« – so wissen die Adressaten, dass sie die Mail nicht zu öffnen brauchen. So sparen alle Beteiligten Zeit. Beispiel: »Die Sitzung beginnt in 15 Minuten (k.T.).«

10. Notieren Sie unter Ihrer Mail: »Keine Antwort erforderlich«. Natürlich nur, wenn es zutrifft. Ihre Adressaten werden es Ihnen stillschweigend danken.

11. Verwenden Sie, wenn nötig, Präfixe. Wenn Sie Ihrer Mail ein »Q1« voranstellen, wissen Ihre Adressaten, dass es sich um etwas Eiliges handelt und wie sie darauf zu reagieren haben. Aber verschießen Sie Ihr Pulver nicht, wenn es nicht unbedingt notwendig ist. Und wenn es sich tatsächlich um eine eilige und wichtige Angelegenheit handelt, sollten Sie überlegen, ob eine E-Mail in diesem Fall die sinnvollste Kommunikationsform ist. Das bringt uns auf unseren nächsten Punkt …

12. Vertrauen Sie in Q1-Angelegenheiten nicht auf die E-Mail. Gewiss, eine E-Mail ist binnen Sekunden verschickt, aber das ist noch keine Garantie, dass sie auch binnen Sekunden gelesen wird. Vergessen Sie nicht, dass es immer noch das Telefon gibt, um direkt miteinander zu sprechen. Vielleicht müssen Sie auch nur aufstehen und einmal über den Flur gehen, um zu klären, was zu klären ist.

13. Vermeiden Sie zu viele Abkürzungen. Abkürzungen sind echte Zeitsparer, besonders in der Betreffzeile. Aber weil es Tausende davon gibt, ist nicht garantiert, dass die Adressaten stets wissen, was gemeint ist. Es spricht jedoch nichts dagegen, wenn Sie sich in Ihrem unmittelbaren Arbeitsumfeld auf einige Kürzel verständigen, wie FYI (for your information) oder BTW (by the way).

14. Antworten Sie innerhalb von 24 Stunden. Das hängt natürlich von der Art der Mail ab. Wenn es sich um ein Q2-Problem handelt, das ein paar Tage warten kann, sollten Sie zumindest eine Nachricht schicken, wann der Absender mit einer Antwort rechnen kann.

15. Erwarten Sie keine sofortige Reaktion. Die Empfehlung, sich nur zu bestimmten Zeiten des Tages mit dem E-Mail-Eingangsfach zu beschäftigen, gilt für Sie ebenso wie für Ihre Adressaten. Gestehen Sie diesen also eine angemessene Frist zum Antworten zu.

16. Verwenden Sie die automatische Abwesenheitsbenachrichtigung. Wenn Sie im Voraus wissen, dass Sie längere Zeit nicht dazu kommen werden, Ihr Posteingangsfach zu bearbeiten, sollten Sie Ihre Absender darüber informieren. Normalerweise können Sie zwischen Absendern von innerhalb und von außerhalb der Organisation unterscheiden. Manche Programme bieten die Möglichkeit, die Antwortfunktion auf Absender aus dem Kreis Ihrer Kontakte zu beschränken. Das ist gut, weil sie so verhindern, dass Spam-Maschinen automatische Antworten erhalten, wodurch sich das Spam-Aufkommen möglicherweise weiter erhöhen würde.

17. Verzichten Sie auf unnötige cc-Einträge. Die cc-Funktion wird häufig im Übermaß genutzt. Setzen Sie nur diejenigen in cc, die tatsächlich eine Kopie benötigen. Denken Sie daran: cc bedeutet in der Regel, dass die Empfänger außer der Zurkenntnisnahme der Mail nichts zu unternehmen brauchen. Erhoffen Sie sich von einem cc-Empfänger dennoch eine Handlung, sollten Sie das deutlich vermerken.

18. Seien Sie mit Blindkopien äußerst vorsichtig. Sie empfehlen sich dann, wenn sich Ihre Empfänger gegenseitig nicht kennen. Auf diese Weise geben Sie nicht unnötig Kontaktinformationen weiter. Auf Smartphones ist jedoch für den Empfänger oft nicht ersichtlich, dass er weder im Adressfeld noch im cc steht, und so besteht die Gefahr, dass er dennoch antwortet – ein Grund mehr, auf Blindkopien zu verzichten.

19. Verzichten Sie auf die »Allen antworten«-Funktion. Sie wissen bestimmt, wie unnötig und wertlos die meisten »An alle«-Antworten sind … tun Sie das sich und anderen nicht an!

20. Geben Sie Anhängen aussagekräftige Namen. Lassen Sie Ihre Adressaten nicht raten, hinter welchem Anhang sich was verbirgt, indem Sie ihnen Namen geben wie »document1.docx« oder »CB0056.pdf«. Wählen Sie klarere Bezeichnungen. Beispiel: »Protokoll der Umrüstungsbesprechung vom 6. Mai«.

21. Fassen Sie Diskussionsfäden zusammen. Wenn Sie einen Diskussionsverlauf an eine andere Person weiterleiten, kann es hilfreich sein, die bisherige Diskussion kurz zusammenzufassen, anstatt es dem Adressaten zu überlassen, sich durch alles durchzuscrollen. Oder heben Sie lediglich die relevanten Teile der Diskussion hervor.

22. Fügen Sie neue Kontakte stets Ihrem Adressbuch hinzu. Vermeiden Sie so das Risiko, dass zukünftige Mails im Spam-Ordner landen.

23. Stellen Sie sicher, dass Ihre Signatur Ihre Kontaktdaten umfasst. Das ist dann hilfreich, wenn ein Adressat Sie unmittelbar kontaktieren möchte oder Einzelheiten über einen anderen Kommunikationsweg mit Ihnen besprechen will.

24. Versenden Sie von Ihrer beruflichen E-Mail-Adresse keine privaten Nachrichten. Die berufliche E-Mail ist Eigentum des Unternehmens, für das Sie arbeiten. Heben Sie sich private Dinge für Ihre Pausen auf. Und warum sollten Sie wertvollen E-Mail-Speicherplatz mit persönlichen Botschaften belegen, die in einem anderen Konto besser aufgehoben sind?

25. Kommunizieren Sie nur dann über E-Mail, wenn das erforderlich ist. Viele von uns bekommen mitunter über 100 E-Mails täglich. Wenn ein kurzer Gang über den Flur in das Büro des Kollegen dasselbe bringt, dann tun Sie das. Und wenn eine E-Mail mehr als zehn Minuten Tippzeit erfordert, ist sie vielleicht auch nicht die geeignete Kommunikationsform. Im Allgemeinen bewährt sich eine E-Mail am besten, wenn es darum geht, Informationen weiterzugeben oder zu empfangen. Weniger hilfreich (oder geradezu kontraproduktiv) ist sie, wenn sie genutzt wird, um Konflikte zu lösen, Dampf abzulassen, kontroverse Meinungen zu äußern, zu tratschen, zu tadeln oder sich zu beschweren. Dafür gibt es bessere Kommunikationswege … sofern es nicht besser ist, die Kommunikation darüber ganz zu unterlassen.

Anhang B: Wichtige Modelle

FranklinCoveys Zeit-Matrix™

FranklinCoveys Zeit-Matrix™ (blanko)

Die Q2-Prozesslandkarte

Anhang 2

Danksagungen

Kory Kogon

Ein großes Dankeschön an alle, die dieses Buch möglich gemacht h...

Inhaltsverzeichnis

• Vorwort zur deutschen Ausgabe
• Einführung: Fühlen Sie sich lebendig begraben?
• Entscheidungsmanagement
• Aufmerksamkeitsmanagement
• Energiemanagement
• Bonusabschnitt: Die Q2-Führungskraft
• Anhang 1
• Anhang 2