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Teil II
Für immer aufgeräumt – So funktioniert es in der Praxis
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1. Die ERSTE Stufe: Schaffen Sie Ordnung und Sauberkeit
Sintflut mit Papier
Ein kluger Mensch hat einmal gesagt: „Bei der nächsten Sintflut wird Gott nicht Wasser, sondern Papier verwenden.“ Schaut man in manche Büros, gewinnt man den Eindruck, die Sintflut sei schon da.
Schade um jede verlorene Minute
Doch wie soll man in einem chaotischen Büro Höchstleistungen bringen? In einer Zeit internationalen Wettbewerbsdrucks ist es um jede Minute schade, die mit Suchen vergeudet wird.
Freier Schreibtisch, freier Kopf
Im Laufe meines Berufslebens habe ich zahlreiche Männer und Frauen dabei begleitet, mehr Ordnung zu gewinnen. Ich kann mich an keinen einzigen Menschen erinnern, der den Zugewinn an Übersicht, ersparter Zeit und flüssigeren Abläufen bereut hätte. Die Erklärung ist einfach: Stapel drücken aufs Gemüt – ein freier Schreibtisch dagegen schafft einen freien Kopf.
Der österreichische Lyriker und Essayist Ernst Freiherr von Feuchtersleben (1806–1849) geht sogar so weit zu sagen: „In einem aufgeräumten Zimmer ist auch die Seele aufgeräumt.“ Ich persönlich gehe nicht ganz so weit. Ich sage: „So organisiert, wie es auf den Tischen der Menschen aussieht, sieht es in ihren Köpfen aus.“
Voraussetzung für Erfolg
Ordnung und Sauberkeit dienen aber nicht nur dem persönlichen Wohlbefinden. In Werkhallen gilt das Motto: „Nur wer diszipliniert Ordnung und Sauberkeit hält, kann Qualität produzieren.“ Es geht also letztlich um eine Voraussetzung für zufriedene Kunden und damit um eine Voraussetzung des unternehmerischen Erfolgs.
Der Titel dieses Buches heißt „Für immer aufgeräumt“. Bevor es allerdings darum gehen kann, die Ordnung auf Ihrem Schreibtisch und in Ihrem Büro dauerhaft zu erhalten, müssen Sie diese Ordnung erst einmal herstellen.
Ziel der ersten Stufe
Genau dies ist das Ziel der ersten Stufe. Ich möchte Ihnen einige erprobte Instrumente und Vorgehensweisen an die Hand geben, mit deren Hilfe Sie Ihren Arbeitsplatz von allem befreien, was Sie bei der konzentrierten Beschäftigung mit wertschöpfenden Aufgaben behindert.
Die Kugel hochschieben
Indem Sie diese Instrumente nutzen, schieben Sie die Kugel, von der in Teil I die Rede war, ein Stück weit den Berg hinauf. Das Aufräumen ist der erste Schritt.
Sie runzeln die Stirn, weil Sie für das Aufräumen keine Zeit haben? Genau dann sollten Sie aus den bedrängenden Strukturen Ihres Büroalltags ausbrechen und mit diesem ersten Schritt beginnen. Das Geniale beim Büro-Kaizen ist, dass die Zeitspareffekte sofort einsetzen. Schon allein durch das Aufräumen werden Sie innerhalb weniger Tage die eingesetzte Zeit zurückbekommen. Wenn Sie anschließend die Treppe Stufe um Stufe hinaufsteigen, werden Sie nicht nur mehr Zeit gewinnen, sondern ein ganz neues Gefühl von Souveränität verspüren.
Die 1. Stufe nehmen
Vom Spott …
Wenn Sie es schaffen, Ihren Schreibtisch und Ihr Büro aufzuräumen, kannn es sein, dass sich Ihre Kolleginnen und Kollegen über Sie lustig machen. Wenn sie den leeren Schreibtisch sehen, fragen sie vielleicht: „Hast du nichts zu tun?“
… zum Interesse
Halten Sie den Spott aus. Nach kurzer Zeit kommen die gleichen Leute wieder, weil sie wissen wollen, wie Sie es hinbekommen haben.
1.1 Fotografieren Sie den Ist-Zustand
Wenn ich Kunden bei Aufräumaktionen begleite, beginnen wir zunächst damit, uns über den Ist-Zustand klar zu werden. Der dabei eintretende Effekt ist so stark, dass ich dieses Vorgehen auch Ihnen empfehle. Nehmen Sie also eine Digitalkamera in die Hand, bevor Sie mit dem Aufräumen anfangen, und machen Sie einige Fotos.
So gehen Sie vor
Fotografieren Sie …
Fotografieren Sie Schreibtische:
Arbeitsplatz mit Fensterbank und Fußboden
Auch ganze Arbeitsplätze, schließlich Fußboden und Fensterbank, sind interessant:
Schränke
Fotografieren Sie auch gemeinsam genutzte Schränke …
Details
… sowie Details:
Was der Tipp bewirkt
Schocktherapie
Wenn Sie zum Beispiel Ihren S... 
