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1 E-Mail-Verarbeitung
Das Versenden von E-Mails ist ja eigentlich eine klasse Sache:
Informationen können dem Empfänger zugestellt werden, ohne seinen Arbeitsablauf zu unterbrechen. Sie erreichen den Adressaten, auch wenn er abwesend ist. Sie können Dateien übermitteln, die vom Empfänger weiterbearbeitet werden. Ohne Aufwand können Sie einer Gruppe Infos senden. E-Mails als Zeit- und Motivationsräuber
Soweit die Theorie. In der Praxis ist der Umgang mit Outlook für viele zum Stressfaktor geworden. Unsere Studie (S. 27) zeigt: Mittlerweile finden sich genau so viele Menschen, die denken, dass E-Mails ihren Alltag erleichtern, wie solche, die denken, dass E-Mails für ihren Alltag in Summe Mehrarbeit bedeuten. Es ist freilich nicht das Medium E-Mail problematisch. Entscheidend ist die Frage, wie wir die Möglichkeiten nutzen.
Fleiß allein reicht nicht
Ich, Marcel Miller, muss da an den Leiter eines mittelständischen Betriebes denken. Er hatte mich für ein Outlook-Coaching gebucht. Der Mann hatte zum Zeitpunkt des Coachings etwa 10.000 ungelesene E-Mails und wollte erfahren, wie er noch effizienter mit Outlook umgehen kann. Er arbeitete mit voller Kraft an seinen Mails (auch am Wochenende), die er nach der Bearbeitung in einem von etwa 500 E-Mail-Ordnern ablegte. Trotz seines beeindruckenden Fleißes war an den meisten Tagen die Zahl der ungelesenen Mails am Abend größer als am Morgen.
Ein leerer Posteingang ist möglich!
Die gute Nachricht lautet: Das muss nicht sein. Ein leerer Posteingang und ein E-Mail-Archiv ohne Ordner, in dem Sie in Sekundenschnelle gewünschte Mails finden, sind möglich! In diesem Kapitel finden Sie praxiserprobte Tipps, die zeigen, wie es besser geht. Entdecken Sie, wie einfach es ist, den Ärgernissen mit E-Mails ein Ende zu bereiten und von den Chancen zu profitieren, die Outlook bietet. Mit jedem Tipp, den Sie umsetzen, wird sich Erleichterung einstellen. Sie haben unser Wort!
1.1Werden Sie bei jeder neu eingehenden E-Mail abgelenkt und sind versucht, diese sofort zu lesen?
Neue E-Mails können stören
Eingehende E-Mail-Nachrichten nehmen einen der größten Posten ein, wenn es um Störungen am Arbeitsplatz geht. Stellen Sie sich vor, Sie sitzen gerade an einer dringenden Kalkulationstabelle für einen Kunden und
plötzlich ertönt ein kurzes Tonsignal, Ihr Mauszeiger verändert sich für einen Augenblick, am unteren rechten Bildschirmrand poppt die Meldung einer neuen E-Mail auf und in der Taskleiste erhält Outlook ein Symbol mit einem ungeöffneten Briefumschlag. Jede Viertelstunde eine Unterbrechung
Klar, dass dies zum Öffnen der neuen E-Mail verführt. Wenn man jetzt im Schnitt mit 30 E-Mails pro Tag rechnet, wird man ca. jede Viertelstunde von einer neu eingehenden E-Mail unterbrochen.
Nicht sofort lesen und bearbeiten
Standardmäßig sind in Outlook die Benachrichtigungen für neue E-Mails aktiviert. Wir empfehlen Ihnen, die Benachrichtigungen für neue E-Mails zu deaktivieren. Denn E-Mails müssen nicht sofort, nach dem man sie erhalten hat, gelesen und bearbeitet werden. Die Möglichkeit der asynchronen Kommunikation ist ja gerade eine Stärke von E-Mails.
Benachrichtigungen deaktivieren
Klicken Sie in Outlook oben links auf den Reiter „Datei“. Wählen Sie nun links in der Menüleiste den Button „Optionen“ aus.
Folgendes Fenster öffnet sich:
Die Abläufe zeigen wir Ihnen auch per Video. Sie finden es eingebettet auf: www.buero-kaizen.de/sgbh
Wählen Sie hier nun links den Menüpunkt „E-Mail“ aus. Ent...
