Für immer aufgeräumt – auch digital

So meistern Sie E-Mail-Flut und Datenchaos

Jürgen Kurz

• Verlag: GABAL Verlag
• Jahr: 2014
• eBook-ISBN: 9783956230783
• Auflage: 1
• Thema: Persönliche Entwicklung
• Thema: Karriere

Entspannter arbeiten: Das geht mit Computer, Tablets oder Smartphones – wenn man weiß, wie. Jürgen Kurz bringt leicht umsetzbare Ideen für den eigenen Arbeitsplatz und für die flüssige Zusammenarbeit mit anderen.

Sie gehen sieben einfache Schritte, die im Buch anschaulich vorgestellt werden mit zahlreichen Tipps, Beispielen und Praxis-Fotos für Themen wie effizientes Verarbeiten von E-Mails, sicherer Umgang mit der Infoflut, intelligentes Speichern und Finden von Dateien, Erleichterung des Miteinanders im Team, souveräner Umgang mit Terminen und Aufgaben sowie Anregungen für weitere Herausforderungen.

Das Buch liefert erprobte Schritt-für-Schritt-Anleitungen, nützliche Checklisten, ergänzende Gratis-Downloads, erhellende Selbsttests und hilfreiche Videoclips. Es unterstützt Sie dabei, Ihr Tagwerk gelassen zu meistern.

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Meistern Sie die E-Mail-Flut entspannt

Wie viele E-Mails sind in Ihrem Posteingang?

Hand aufs Herz: Wie viele E-Mails haben Sie gerade in Ihrem Posteingang? Wenn es weniger als sieben sind, können Sie dieses Kapitel überspringen. Ansonsten lesen Sie gern weiter.

Vorteile von E-Mails

E-Mails sind eine großartige Sache. Sie eignen sich vor allem für:

schnelle Mitteilungen an einen oder mehrere Adressaten,

Informationen, die dem Empfänger auch in seiner Abwesenheit übermittelt werden können,

Dateien, die vom Empfänger weiterbearbeitet werden,

Informationen, die dem Empfänger zugestellt werden sollen, ohne seinen Arbeitsablauf zu unterbrechen.

Stressige Räuber

E-Mails sind inzwischen jedoch für viele zu stressigen Zeit- und Motivationsräubern geworden. Es ist freilich nicht das Medium E-Mails selbst, das Schaden anrichtet. Entscheidend ist allein die Frage, wie wir E-Mails benutzen.

Ein Negativbeispiel

Bei einer meiner Umsetzungsberatungen wurde mir von einem Fall erzählt, bei dem ein Mitarbeiter sein gebrauchtes Fahrrad über das unternehmensinterne E-Mail-Netzwerk verkauft hat. Die Nachricht hat Tausende Mitarbeiter am Standort erreicht. Es wurde berechnet, dass die Lesezeit ein Vielfaches des Wertes ausgemacht hat, den das Fahrrad kosten sollte. Das nervt.

Aufwand minimal halten

Die Tipps auf den folgenden Seiten helfen, den Aufwand für E-Mails minimal zu halten und sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Sie werden keine wichtige Anfrage oder Information mehr im Chaos überfüllter Posteingänge übersehen.

Service: Vor einiger Zeit gab ich einer österreichischen Ärzte-Zeitung ein Interview zum Thema E-Mail-Flut. Sie finden es gratis unter www.fuer-immer-aufgeraeumt.de/buch.

1.1 Reduzieren Sie die Zahl Ihrer Posteingänge

Jeder Kanal kostet Zeit

Heutzutage gibt es viele Möglichkeiten, Nachrichten zu senden und zu empfangen: Nachrichten in Online-Netzwerken wie Face-book, XING und LinkedIn oder Direktnachrichten an Twitter-Follower sind nur einige Beispiele. Jeder zusätzliche Kanal kostet aber Zeit und Aufmerksamkeit.

So gehen Sie vor

Arbeiten Sie wenn möglich mit nur einem Kanal, nämlich mit E-Mails. Dort landet Ihre gesamte digitale Kommunikation.

Was der Tipp bewirkt

Das Bündeln auf einen Kanal hat viele Vorteile:

Alles an einem Ort

Alle Nachrichten finden Sie übersichtlich an einem einzigen Ort und können von dort auch beantwortet werden. Das Einloggen in die unterschiedlichen Netzwerke entfällt – auch die damit verbundenen Ablenkungen fallen weg.

Gut durchsuchbar

Ihre gesamte Kommunikation ist problemlos durchsuchbar. Sie müssen nicht mehr überlegen, in welchem Netzwerk die Korrespondenz geführt wurde.

Herr über die Daten

Sie sind Herr über die Daten. Wenn eines der von Ihnen genutzten Netzwerke einmal schließen sollte, ist auch die dort gespeicherte Kommunikation weg. E-Mails auf Ihrem Computer bzw. Server mit den darin enthaltenen Daten und Informationen kann Ihnen keiner nehmen.

Darauf kommt es an

Per E-Mail antworten

Schreibt Ihnen jemand auf einem anderen Kanal, antworten Sie wenn möglich per E-Mail, inklusive einer Zeile zur Erklärung.

Extra-Tipp

Auch Faxe und Sprachnachrichten

Selbst Faxe und Nachrichten auf dem Anrufbeantworter können Sie zum Beispiel in Ihren E-Mail-Posteingang lenken lassen. Sie können sie dann auch von unterwegs lesen bzw. abhören.

Service: Tipps für das Einrichten von Anrufbeantworter und Fax finden Sie gratis unter www.fuer-immer-aufgeraeumt.de/buch.

1.2 Optimieren Sie die Einstellungen Ihres E-Mail-Programms

Ablenkungen durch Mails

E-Mail-Programme sind oft so eingestellt, dass Ablenkungen entstehen. Dies bestätigt die große Arbeitseffizienz-Studie, d...

Inhaltsverzeichnis

• Cover
• Titel
• Impressum
• Inhalt
• Ihr Weg zum für immer aufgeräumten Computer
• So holen Sie aus diesem Buch am meisten heraus
• Finden Sie heraus, wo Sie stehen
• Schritt 1: Meistern Sie die E-Mail-Flut entspannt
• Schritt 2: Meistern Sie die Zettelwirtschaft souverän
• Schritt 3: Meistern Sie das Datenchaos gekonnt
• Schritt 4: Meistern Sie das Miteinander im Team gelassen
• Schritt 5: Meistern Sie die Infoflut intelligent
• Schritt 6: Meistern Sie Kabelsalat & Co. dauerhaft
• Schritt 7: Meistern Sie Termine und Aufgaben selbstbestimmt
• Tipps zum Weiterlesen
• Danke!