Bibliotheken als lernende Organisationen

Petra Düren

• Verlag: De Gruyter Saur
• Jahr: 2015
• ISBN drucken: 9783110352443
• eBook-ISBN: 9783110396300
• Auflage: 1
• Thema: Sprachen & Linguistik
• Thema: Bibliotheks- & Informationswissenschaft

Die Reihe Praxiswissen bietet Praktikern in Bibliotheken, Archiven und verwandten Informationseinrichtungen Antworten auf Fragen, die sich aus der täglichen Arbeit ergeben. Aktuelle Beispiele und Lösungsansätze werden von ausgewiesenen Fachleuten vorgestellt. Die enthaltenen Arbeitsmittel wie Checklisten, konkrete Textvorschläge, z. B. für Briefe oder Webseiten, Fragebögen usw. machen die Bände zu unentbehrlichen Arbeitsmitteln für Praktiker.

1Warum sollten Bibliotheken als Organisationen lernen?

Lernende Organisationen sind Unternehmen und öffentliche Einrichtungen die anpassungsfähig sind – unabhängig von ihrer Rechtsform,ihrer Größe, ob es sich um Profit- oder Non-Profit-Organisationen handelt. Diese Organisationen reagieren auf von außen kommende ebenso wie interne Impulse und entwickeln sich kontinuierlich weiter und greifen Trends auf bzw. entwickeln innovative neue Produkte und Dienstleistungen aufgrund der sich von außen ergebenden Chancen und innen vorhandenen Stärken. Impulse können hierbei durch Wettbewerber,politische Entwicklungen ebenso wie Ideen und Wünsche von Kunden1 und Nutzern sowie Mitarbeitern und Kooperationspartnern kommen.

Stetiger Wandel und kontinuierliche Veränderung sind in einer Bibliothek als lernende Organisation demnach nichts Außergewöhnliches mehr, sondern der Normalfall. Dieses ununterbrochene Reagieren auf Veränderungen und Umsetzen von neuen Ideen ist etwas, womit sich Führungskräfte und Mitarbeiter in Bibliotheken ständig auseinandersetzen (müssen).

Dies gilt heutzutage für alle Arten von Bibliotheken, also wissenschaftliche genauso wie öffentliche Bibliotheken, da sich nicht nur die technischen Möglichkeiten sowie die des Internets geändert haben und sich heute in immer kürzeren Abständen umgestalten bzw. neu erfinden, sondern auch aufgrund der sich daraus ergebenden neuen Anforderungen und Wünsche der Bibliotheksnutzer an ihre Bibliothek.

Hinzu kommen die regelmäßigen Budgetreduzierungen und fehlenden Investitionsmittel, von denen fast jede Bibliothek in Deutschland betroffen ist. Ergänzt wird der Veränderungsdruck von außen durch den demografischen Wandel, also die alternde Gesellschaft und die infolgedessen notwendigen neuen Dienstleistungsangebote, insbesondere in öffentlichen Bibliotheken.

Auch von innen kommt das Bedürfnis nach kontinuierlichem Wandel und Veränderung durch immer selbstbewusstere Mitarbeiter, die ihre eigenen Wünschen und Ideen umsetzen wollen bei gleichzeitiger Berücksichtigung ihrer Work-Life-Balance. Außerdem macht sich der demografische Wandel nicht nur in der Nutzerstruktur sondern insbesondere beim Bibliothekspersonal bemerkbar.

Ziel von lernenden Organisationen ist es, das Potenzial aus dem vorhandenen Wissen aller Mitarbeiter und Führungskräfte, also der gesamten Organisation, zu nutzen, aktuell zu halten und dieses vor allem zu vergrößern, um dadurch die Leistungsfähigkeit der Bibliothek zu steigern und deren Existenz dauerhaft zu sichern. Dazu wird das Lernpotenzial aller Beschäftigten, also sowohl der Mitarbeiter als auch der Führungskräfte, einer Bibliothek sowohl gefördert als auch gefordert.

Darüber hinaus wird mittels Kooperationen mit anderen Bibliotheken und Informationseinrichtungen das Wissen der Bibliothek vergrößert, indem mit anderen Einrichtungen Wissen aktiv ausgetauscht wird und gemeinsam an der Entwicklung neuer bzw. an der Weiterentwicklung bereits vorhandener Dienstleistungen gearbeitet wird.

Wissensmanagement, also der Erwerb, die Entwicklung, der Transfer und die Speicherung sowie die Nutzung von Wissen, spielt in lernenden Organisationen deshalb eine große Rolle.

Auch die lernende Organisation an sich lernt, weshalb strategische Planung ebenso wie kurzfristige Anpassungen an Veränderungen als gleich wichtig erachtet und durch ein strategisches und operatives (Wissens-)Controlling unterstützt werden.

In den folgenden beiden Kapiteln 2 und 3 werden zunächst Grundbegriffe des Wissensmanagements und des Lernens erläutert,bevor in Kapitel 4 die Bausteine des Wissensmanagements ausführlich dargestellt und anhand von Praxisbeispielen aus Bibliotheken erläutertwerden.

Da Wissensmanagement sich wie jede große Veränderung in Bibliotheken nicht „einfach so“ implementieren lässt, wird in Kapitel 5 dargestellt, wie die Einführung von Wissensmanagement und insbesondere von Wissensmanagementtools in Bibliotheken gelingen kann.

2Wissensmanagement

Die Implementierung von Wissensmanagement ist eine Grundvoraussetzung für die Wandlung einer Bibliothek hin zu einer lernenden Organisation. In diesem Kapitel werden zunächst relevante Begriffe erläutert und die Bausteine des Wissensmanagements, auf denen die nachfolgenden Kapitel aufbauen, vorgestellt.

Für eine auf Bibliotheken anwendbare Definition von Wissensmanagement wurde auf folgende Zitate und Definitionen zurückgegriffen.

„Informationen, Wissen und andere geistige Potenziale sind zu entscheidenden Faktoren für den Unternehmenserfolg geworden. Die systematische und methodisch fundierte Wahrnehmung der Aufgaben, die damit zusammenhängen, erfolgt durch das Wissensmanagement …“ (Lehner (2012), S. 29)

Wissen ist eine äußerst wichtige Ressource für eine erfolgreiche, gut genutzte und langfristig existente Bibliothek. Diese Ressource sollte durch Wissensmanagement gesteuert werden.

„Wissensmanagement hat zum Ziel, Wissen optimal zu nutzen, weiterzuentwickeln und in neue Produkte, Prozesse und Geschäftsfelder umzusetzen.“ (North (2011), S. 3)

Die Ressource Wissen sollte durch ein umfassendes Wissensmanagement stetig weiterentwickelt und möglichst optimal genutzt werden. Dadurch können Bibliotheken dauerhaft ihre Dienstleistungen und Angebote optimieren und ausbauen. Auch lassen sich dadurch Geschäftsprozesse schneller an neue Dienstleistungen anpassen und bestehende Geschäftsgänge auf Dauer schlanker und damit kostengünstiger gestalten.

„Für einige Unternehmen ist Wissensmanagement weitgehend identisch mit effektivem Wissenstransfer im und in das Unternehmen. Viele Organisationen verankern Wissenstransfer im Total Quality Management.“ (North (2011), S. 177)

Wissenstransfer als Bestandteil des Total Quality Management (siehe hierzu auch Kapitel 4.4.2 „Kontinuierliche Verbesserung/Qualitätsmanagement“) dient damit der Verbesserung der Qualität der zu erstellenden Produkte bzw. der zu erbringenden Dienstleistungen in Bibliotheken. Geschäftsprozesse werden im Total Quality Management regelmäßig überarbeitet und optimiert, wodurch sich fehlende Personalkapazitäten durch reduzierte Budgets in Bibliotheken zum Teil ausgleichen lassen können, ohne dass sich die Qualität der von der Bibliothek erbrachten Dienstleistungen verschlechtert.

„Ähnlich wie herkömmliche Produktionsfaktoren lässt sich auch das Wissen eines Unternehmens analysieren, bilanzieren und managen. Wissensmanagement bietet einen Überblick über Konzepte und Methoden, die hierfür nötig sind.“ (Probst/Raub/Romhardt (2012), S. 11)

Wissen lässt sich durch ein (Wissens-)Controlling analysieren, bilanzieren und mana-gen, also strategisch und operativ steuern. Dies kann unterstützt werden durch Methoden und Werkzeuge des Wissensmanagements, wie z. B. die Wissensbilanz (siehe Kapitel 4.8 „Wissensbewertung“).

Es ergibt sich hieraus folgende Definition des Begriffs „Wissensmanagement“ speziell für öffentliche und wissenschaftliche Bibliotheken:

Bei Wissensmanagement in Bibliotheken handelt es sich um die Steuerung von Wissen als wichtige Ressource zur Erbringung qualitativ hochwertiger und innovativer bibliothekarischer Dienstleistungen. Hierzu zählen sowohl die optimale Nutzung von Wissen als auch dessen Weiterentwicklung. Es werden Wissensmanagementmethoden und -tools eingesetzt sowie ein Wissenscontrolling implementiert.

Die folgende Grafik (siehe Abbildung 1) veranschaulicht die Zusammenhänge dieser Definition von Wissensmanagement in Bibliotheken noch einmal.

Abb. 1: Wissensmanagement in Bibliotheken

In den folgenden Kapiteln wird zunächst definiert, was unter dem Begriff „Wissen“ zu verstehen ist, bevor die Bausteine des Wissensmanagements mit den sechs Kernprozessen „Wissensidentifikation“, „Wissenserwerb“, „Wissensentwicklung“, „Wissensentwicklungsens(ver)teilung“, „Wissensnutzung“ sowie „Wissensbewahrung“ erläutert werden. Darauf folgt eine Definition der organisationalen Wissensbasis.

2.1 Wissen

Zur Erläuterung, was genau unter Wissen verstanden wird, werden die folgenden Definitionen von Probst/Raub/Romhardt und North herangezogen.

„Wissen bezeichnet die Gesamtheit der Kenntnisse und Fähigkeiten, die Individuen zur Lösung von Problemen einsetzen. Dies umfasst sowohl theoretische Erkenntnisse als auch praktische Alltagsregeln und Handlungsanweisungen. Wissen stützt sich auf Daten und Informationen, ist im Gegensatz zu diesen jedoch immer an Personen gebunden. Es wird von Individuen konstruiert und repräsentiert deren Erwartungen über Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge.“ (Probst/Raub/Romhardt (2012), S. 23) Wissen

Deutlich wird hier, dass Wissen als die Summe der Kenntnisse ...

Inhaltsverzeichnis

• Cover
• Titel
• Impressum
• Inhalt
• Verwendete Marginalien
• 1 Warum sollten Bibliotheken als Organisationen lernen?
• 2 Wissensmanagement
• 3 Lernen
• 4 Angewandte Bausteine des Wissensmanagements
• 5 Wie die Einführung von Wissensmanagement(tools) gelingen kann
• 6 Anhang
• Über die Autorin
• Fußnoten