Microsoft Teams

Praxis-Handbuch

Helmut Gräfen

• Verlag: MITP Verlag
• Jahr: 2020
• ISBN drucken:
  9783747501344
• eBook-ISBN:
  9783747501368
• Thema: Informatik
• Thema: Informatik Allgemein

• In 8 Schritten zur erfolgreichen Arbeit mit Microsoft Teams
• Detaillierte Erläuterungen der wichtigsten Funktionen mit vielen Abbildungen
• Zahlreiche Praxis-Tipps für die optimale Zusammenarbeit im Team sowie für effektives Aufgaben- und Dateimanagement

Microsoft Teams ist ein chatbasierter Arbeitsraum für die effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit im Team sowie für die praktische Verwaltung gemeinsamer Daten. Die Software ist cloudbasiert und kann von überall genutzt werden – egal ob Sie diese im Homeoffice oder im Büro einsetzen.

Mit diesem Buch erhalten Sie eine praxisnahe Anleitung für die Arbeit mit Microsoft Teams. Der Autor zeigt Ihnen, wie Sie ganz einfach eine individuell angepasste und gut strukturierte Umgebung für die tägliche Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen einrichten und die Plattform im Arbeitsalltag für Chats und Besprechungen nutzen können.

Der Aufbau des Buches richtet sich nach der 8-Schritte-Methode des Autors, mit der er Ihnen zeigt, wie Sie organisatorisch beim Planen und Anlegen eines Teams vorgehen, sodass Sie von Grund auf die besten Voraussetzungen für effiziente Teamarbeit schaffen. Von der Konfiguration eines Teams über dessen sinnvolle Strukturierung mit Kanälen bis hin zum Datei- und Aufgabenmanagement lernen Sie, das volle Potenzial des Tools optimal auszuschöpfen.

Außerdem erhalten Sie zahlreiche Tipps dazu, wie Sie Ihre Arbeit im Team besser organisieren können, z.B. indem Sie Teamregeln festlegen oder weitere Microsoft-Tools bzw. -Apps integrieren.

Aus dem Inhalt:

• Ein Team planen, erstellen, konfigurieren und mit Kanälen strukturieren
• Dateien optimal ablegen und gemeinsam bearbeiten
• Ordner und Dateien mit dem PC synchronisieren
• Rollen und Berechtigungen
• Teamchats und 1:1-Chats
• Online-Besprechungen (Audio und Video)
• Sofortbesprechungen und geplante Besprechungen
• Aufgabenmanagement mit To-Do, Outlook, Planner und SharePoint Aufgaben
• MS Teams ohne Office-365-Konto nutzen
• Funktionalitäten mit Apps erweitern
• OneNote-Notizbuch einbinden und produktiv nutzen

Kapitel 1:
Microsoft Teams und Office 365

1.1 Die Philosophie von Microsoft Teams

‌Mit Microsoft Teams bietet Microsoft innerhalb von Office 365 ein mächtiges Tool zur Teamarbeit an. MS Teams ist immer Bestandteil von Office 365 und kann nicht als separates Produkt erworben werden. Unternehmensfremde Personen, die in ein Team eingeladen werden, brauchen jedoch nicht zwingend Office 365. Mit dem Link, der mit der Einladungsmail geliefert wird, können sie Teams auch mit einer Weboberfläche nutzen, siehe auch Abschnitt 1.6.

Microsoft Teams ist ein chatbasierter Arbeitsraum für Teams in Office 365. In diesem Team-Arbeitsraum können Dateien sehr schnell innerhalb des entsprechenden Teams von allen Teammitgliedern gesehen und bearbeitet werden. Microsoft Teams ist ein echtes Collaboration-Tool‌. Das bedeutet, dass alle Teammitglieder auf die Daten, die in MS Teams liegen, zugreifen können. Ein Versenden von Dateien per Mail an andere Teammitglieder, wie man es noch von den Fileserver-Ressourcen kennt, ist damit nicht mehr nötig.

Abb. 1.1: Die Funktionsschwerpunkte von MS Teams

Letztendlich hat Microsoft Teams drei Funktionsschwerpunkte. Es dient als ...

1. Collaboration-Plattform‌ zum gemeinsamen Bearbeiten von Daten in einem Team. Mehr dazu in Kapitel 6.
2. Chat-Plattform‌, sowohl zum Chatten innerhalb eines Teams als auch zum Chatten mit Personen, die nicht zum Team gehören. Mehr dazu in Kapitel 9.
3. Dashboard‌, an das Funktionalitäten angedockt werden können, die Microsoft Teams selbst nicht bietet. Mehr dazu in Kapitel 10.

1.2 Die Benefits von Microsoft Teams

Microsoft Teams bietet eine Reihe von Benefits‌, die den Einsatz des Tools im Unternehmen sehr interessant machen:

• Alle Teammitglieder können ohne weitere Berechtigungszuweisungen mit den Dateien arbeiten, die im Teambereich liegen.
• Das Versenden von Dateien innerhalb eines Teams per Mail wird damit überflüssig.
• Falls teamrelevante Informationen per Mail an Teammitglieder gesendet wurden, können diese innerhalb von MS Teams in das entsprechende Team weitergeleitet werden.
• Mehrere Personen können zeitgleich an einem Dokument arbeiten.
• Eine Dateiversionierung wird automatisch vorgenommen.
• Jedes Teammitglied kann Dateien aus- und einchecken.
• Es wird eine schnelle und kontextbezogene Kommunikation innerhalb des Teams via Chats ermöglicht.
• 1:1-Chats und Gruppenchats sind auch außerhalb des Teams möglich.
• Sie haben die Möglichkeit, Sofortbesprechungen in einem Video-Chat zu führen.
• Geplante Meetings im Team können durchgeführt werden.
• Sie können zusätzliche Funktionen über Registerkarten einbinden.

1.3 Vorüberlegungen zum Einsatz von Microsoft Teams

‌Der Hype um Microsoft Teams ist zurzeit gewaltig. Viele Unternehmen sind dabei, Office 365 und MS Teams einzuführen. Entscheider unterschätzen die Komplexität der Implementierung von MS Teams jedoch oft.

In meiner täglichen Berater- und Trainerpraxis erlebe ich es immer wieder, dass MS Teams eingeführt wird, ohne dass sich die Verantwortlichen darüber Gedanken gemacht haben, was eigentlich hinter der Software steckt und welche Konsequenzen sich aus der Einführung ergeben. Die folgenden Sachverhalte sollte man sich unbedingt vor der Implementierung bewusst machen, da sie sich unter anderem auf die Konzeption eines Teams und die tägliche Arbeit mit der Software auswirken:

1. Mit dem Anlegen eines Teams werden im Hintergrund mehrere Ressourcen automatisch erstellt‌:
   • eine Office-365-Gruppe (unter anderem für Berechtigungen)
   • eine SharePoint-Teamwebseite
   • eine Mail-Adresse (E-Mail-Verteiler) für das Team
   • ein Gruppenkalender für das Team
   • ein OneNote-Notizbuch
   • ein Aufgabenplan in der App Planner
2. Die Ressourcen eines Teams werden über sogenannte Kanäle‌ thematisch strukturiert. Der Kanal Allgemein‌ wird immer automatisch mit dem Team angelegt und kann nicht gelöscht werden. Alle weiteren Kanäle können in der Standardeinstellung von allen Mitgliedern des Teams angelegt, bearbeitet und gelöscht werden.
3. Die Berechtigungen‌ in MS Teams werden auf Teamebene festgelegt und gelten für alle Kanäle des Teams. Jedes Mitglied und jeder Gast darf in allen Kanälen alle Team-Daten lesen, bearbeiten und löschen. Ausnahme: Sie legen in einem Team einen privaten Kanal an. Dazu mehr in Abschnitt 5.2.2.
4. Das Speichern von Daten‌ erfolgt immer auf Kanalebene.
5. Innerhalb des Teams wird immer auf Kanalebene gechattet.
6. Die komplette Kommunikation in einem Team‌‌ läuft über die Chats und Exchange Online. Alle Benachrichtigungen aus MS Teams, aber auch aus Anwendungen wie SharePoint Online, Planner und To-Do setzen Exchange Online voraus.
   Wichtig

   Exchange Online‌ und ein Exchange-Server On-Premises‌ unterhalten sich nicht automatisch miteinander. Wenn Sie also MS Teams eingeführt haben, aber die Mailboxen der User noch in einem Exchange-Server On-Premises geführt werden und nicht in Office 365, laufen z.B. alle Benachrichtigungen innerhalb von Office 365 per Mail ins Leere.

   Mail-Konten und Postfächer‌ sollten auf jeden Fall bereits nach Exchange Online migriert sein, bevor Sie die Arbeit mit MS Teams beginnen. Nur dann können alle sinnvollen Funktionalitäten von MS Teams und Office 365 genutzt werden. Außerdem steigert dies die Nutzungsakzeptanz von MS Teams‌ im Unternehmen.
7. Jedes Team kann seinen Bereich in MS Teams individuell gestalten.
8. ‌MS Teams braucht zwingend SharePoint Online, um Team-Daten dort in der Dokumentenbibliothek einer Teamwebsite abzulegen.
9. SharePoint Online ist ein Dokumentenmanagementsystem, das z.B. eine automatische Versionierung von Dateien beinhaltet und das Aus- und Einchecken von Dateien ermöglicht.
10. MS Teams ist nicht immer der Königsweg. Wenn eine Gruppe von Personen nicht zwingend die Chat-Funktionalität benötigt, reicht unter Umständen auch eine Teamwebsite in SharePoint Online.
11. Ein Team muss nicht zwangsläufig über MS Teams erstellt werden. Existiert z.B. schon eine Teamwebsite in SharePoint Online oder eine Office-365-Gruppe‌, kann ein Team auch über diese Ressource angelegt werden.

1.4 Die Integration in Office 365

Um all diese Funktionalitäten gewährleisten zu können, sind mehrere Bestandteile und Programme von Office 365‌ in MS Teams‌ integriert oder mit MS Teams verbunden:

• Office-365-Gruppen
• SharePoint Online
• Outlook (Exchange Online)
• OneNote
• Planner
• Skype for Business

Die folgenden Ressourcen werden immer automatisch mit dem Anlegen eines Teams erzeugt, wenn bei seinem Erstellen die Option Team völlig neu erstellen gewählt wurde:

• eine Office-365-Gruppe (unter anderem für Berechtigungen)
• eine SharePoint-Teamwebseite
• eine Mail-Adresse (E-Mail-Verteiler) für das Team
• ein Gruppenkalender für das Team
• ein OneNote-Notizbuch
• ein Aufgabenplan in der App Planner

1.4.1 Office-365-Gruppe

Office-365-Gruppen stellen einen Dienst bereit, der auf Funktionalitäten aus Exchange Online, SharePoint Online und anderen Komponenten aus Office 365 basiert. Die automatisch erstellte Office-365-Gruppe bekommt automatisch den gleichen Namen wie da...

Inhaltsverzeichnis

• Impressum
• Einleitung
• Kapitel 1: Microsoft Teams und Office 365
• Kapitel 2: Der Aufbau von Microsoft Teams
• Kapitel 3: Die 8 Schritte zur erfolgreichen Arbeit mit Microsoft Teams
• Kapitel 4: Ein Team planen, erstellen und konfigurieren (Schritte 1 bis 3)
• Kapitel 5: Ein Team mit Kanälen strukturieren (Schritt 4)
• Kapitel 6: Dateimanagement innerhalb eines Teams (Schritt 5)
• Kapitel 7: Aufgabenmanagement innerhalb eines Teams (Schritt 6)
• Kapitel 8: Mitglieder eines Teams festlegen (Schritt 7)
• Kapitel 9: Chatten und Besprechungen in Microsoft Teams
• Kapitel 10: Microsoft Teams mit Apps erweitern