On-Treiber #1: Kannst Du mal?
Kennst Du die grassierende Seuche in unserem Alltag? Es sind ständige Unterbrechungen. Meist eingeleitet mit den Worten: »Kannst Du mal ...?« Oder: »Hast Du gerade mal zwei Minuten?«
Kaum ein Berufstätiger, der störungsfrei arbeiten kann. Kaum eine private Stunde, in der wir nicht herausgerissen werden aus dem, was wir »eigentlich« gerade tun. Störungen haben sich auch dank der vielen neuen Kommunikationskanäle zum Zeitfresser und Stressfaktor Nummer eins entwickelt. Wurden wir im Jahr 2004 alle elf Minuten gestört,10 so reißen uns heute alle drei Minuten das Telefon, eine E-Mail, eine Push-Nachricht, in der Türe stehende Kollegen oder klingelnde Lieferboten aus dem Tun.11 Das Fatale daran: Rund vier bis acht Minuten brauchen wir danach, um den roten Faden wiederzufinden.12 Bevor wir also wieder konzentriert arbeiten können, stecken wir längst in der nächsten Unterbrechung. Selbst wenn wir eine aufgepoppte Mail lediglich überfliegen (nicht bearbeiten!), brauchen wir im Schnitt 64 Sekunden, um gedanklich beim »eigentlichen« Thema wieder anzudocken.13 Unterm Strich bleiben rein rechnerisch zwei Minuten für produktives Tun.
Effekt: Wir haben verlernt, fokussiert und konzentriert zu bleiben. Ständig technisch und physisch auf Abruf zu sein, nicht abschalten zu dürfen, hat dafür gesorgt, dass wir technisch, physisch und mental gar nicht mehr abschalten können. Unsere Aufmerksamkeitsspanne sank in den letzten Jahren messbar,14 und ständig reißen wir uns auch selbst aus dem Tun.
Wie ist das bei Dir? Bitte nimm Dir einen Moment Zeit, um über die folgenden Aussagen nachzudenken.
Der Check: Erreichbarkeit
| | | Trifft eher zu | Trifft eher nicht zu |
| 1 | Bei der Arbeit werde ich ständig aus dem Tun gerissen: Kollegen, Anrufer, Chefs wollen was von mir. | | |
| 2 | Ich glaube, ich habe eine sehr hohe Selbst- kontrolle und mich und meine Impulse sehr gut im Griff. | | |
| 3 | Aufpoppende Nachrichten, Plings und Vibrationen sind eine schöne Abwechslung in meinem Alltag – warum sollte ich darauf verzichten? | | |
| 4 | Bei uns herrscht die (unausgesprochene) Vorgabe, dass wir eingehende Anrufe oder Mails sofort beantworten müssen. | | |
| 5 | Ehrlich gesagt, macht mir meine derzeitige Tätigkeit nicht wirklich Spaß, sie erfüllt mich nicht wirklich. | | |
| 6 | Mein Chef erwartet, dass ich während der Arbeitszeit jederzeit für ihn ansprechbar bin und sofort auf neue Anweisungen reagiere. | | |
| 7 | Meine Vorgesetzten oder meine Kunden erwarten (unausgesprochen), dass ich auch außerhalb meiner Arbeitszeiten erreichbar und einsatzwillig sein muss. | | |
| 8 | Es ist bei uns nicht gewünscht, dass wir mal die Tür zumachen oder uns anders für kon- zentriertes Arbeiten zurückziehen (Kopfhörer, leerer Konferenzraum, …). | | |
| 9 | Auch wenn mich Unterbrechungen nerven, so schaffe ich doch unterm Strich total viel, bringe alles pünktlich fertig, fühle mich allerdings erschöpft nach so einem Tag. | | |
| 10 | Wenn ich an meine Zukunft denke, dann weiß ich nicht wirklich, was ich so machen soll. Mich verändern? Bleiben? Was anderes tun? Aber was? | | |
| 11 | Ich habe schon mal negatives Feedback bekommen, als ich nicht sofort auf eine Anfrage reagiert habe. Deshalb antworte ich jetzt immer so schnell wie möglich. | | |
| 12 | Ich finde es eigentlich ganz gut, dass ich immer wieder aus der Arbeit oder aus anderen Aktivitäten gerissen werde. Denn ich schaffe mit mehr Druck einfach mehr. | | |
Wer ständig erreichbar ist, erreicht nichts
Welche Aussagen hast Du im Selbstcheck mit »Trifft eher zu« beantwortet? Geht es Dir wie dem Großteil meiner Coaching-klienten und Seminarteilnehmer, dass die Arbeit im Großraumbüro einem Kinderspielplatz ähnelt, wo munter von einem Ende zum anderen gerufen wird? Wo Kollegen und Vorgesetzte alle naselang mit neuen Fragen oder Infos am Schreibtisch auftauchen? Und wo viele Berufstätige sogar meinen, sie seien doch total produktiv, weil sie 100 Bälle gleichzeitig in der Luft halten?
Sind Deine Vorgesetzten der Meinung, Störungen seien super, weil sie einen »wertschöpfenden Austausch« zwischen den Kollegen darstellen? Und sofortiges Reagieren helfe, den Workflow geschmeidig zu halten?
Ja, es stimmt. Auf Arbeitsplätzen, wo eine »Just in time«-Bearbeitung stattfindet, hält es auf, wenn ein Mitarbeiter seinen Platz in der Kette verlässt und nicht erreichbar ist. Aber wir sprechen beim Thema »Unterbrechungen« meist nicht über Arbeiten am Fließband oder über Tätigkeiten wie Kassierer, Hotline-Mitarbeiter oder Ersthelfer, die sofort anspringen müssen, wenn jemand etwas braucht. Nein, wir sprechen von einem ganz normalen Alltag – vor allem in den Büros.
Warum Büro? Weil der Blick auf andere Arbeitsplätze sofort zeigt, wie absurd es wäre, sich stören zu lassen. Oder kannst Du Dir einen Schreiner vorstellen, der alle drei Minuten in der Werkstatt die Säge abstellt, weil ein Anruf kommt? Oder kannst Du Dir einen Chirurgen vorstellen, der alle paar Minuten im OP sein Besteck zur Seite legt, um mit Angehörigen zu sprechen, dann seinem Schatz eine WhatsApp zu schicken und dem Chefarzt eine Mail zu beantworten? Anders schaut das aus, sobald der Schreiner in sein Büro geht oder der Arzt in sein Zimmer. Anderes Umfeld, andere Erwartungen, anderes Verhalten.
Unterbrechungen – nicht immer schlimm
Müssen wir jetzt Unterbrechungen komplett verteufeln? Nein. Denn Unterbrechungen sind nicht immer schlimm, ja haben sogar auch viele Vorteile.
Vorteil 1: Nicht jede Störung stört massiv
Studien haben gezeigt, dass Unterbrechungen mit Fragen, die zum Kontext der Aufgabe passen, die wir gerade bearbeiten, weniger störend sind und kürzere Wiedereinarbeitungszeiten erzeugen als fachfremde Anfragen. Auch wenn wir nur kleine, simple To-dos einschieben, beispielsweise nur kurz etwas unterzeichnen, dann erleben wir die Unterbrechung als nicht so schlimm.15
Vorteil 2: Störungen geben Impulse
Manchmal bringt uns eine Nachfrage eines Kollegen sogar einen zündenden Impuls, um die Aufgabe schneller und besser erledigen zu können.
Vorteil 3: Störungen bringen Abwechslung
Unterbrechungen können auch die gute Laune steigern bei Menschen, die es abwechslungsreich und bunt lieben. Allen voran stehen dabei die kreativen Chaoten, vor allem die Igor Ideenreichs (vgl. On-Treiber #7), die gerne viele verschiedene Arbeitsbereiche haben und die es genießen, schnell von einem Thema ins andere zu springen. Zu lange in einem Thema zu stecken, entspricht einfach nicht ihrem Arbeitsstil. Wichtig ist ihnen dabei allerdings, dass der Impuls zum Switchen von innen kommt – und das bedeutet, das externe Störungen auch irgendwann die kreativen Chaoten nerven, weil sie sich fremdbestimmt fühlen. Je mehr Du schnell wechselnde Tätigkeiten und neue Impulse magst, desto leichter dockst Du zudem...
