Modernes Projektmanagement

Erfolg und Nachhaltigkeit in der Projektarbeit

Jürgen Zugelder

• Verlag: Books on Demand
• Jahr: 2016
• ISBN drucken: 9783739244686
• eBook-ISBN: 9783741212192
• Auflage: 2
• Thema: Betriebswirtschaft
• Thema: Verwaltung

Projekterfolg ist kein Zufall, sondern das Ergebnis aus konsequenter Methodenanwendung und bewusster Gestaltung der Zusammenarbeit. Beides erfolgt auf der Grundlage eines unterstützenden Projektumfelds, das wirksame Projektarbeit erst ermöglicht. Modernes Projektmanagement erfordert deshalb eine integrierte und ausgewogene Berücksichtigung aller drei Bereiche und ebnet so den Weg zu Erfolg und Nachhaltigkeit in der Projektarbeit. Das vorliegende Buch beschreibt die drei Bereiche auf sehr anschauliche und verständliche Art.

Teil 1: Vorgehensweisen der Projektbearbeitung

Die Vorgehensweisen der Projektbearbeitung beschreiben die Schritte und Methoden, die üblicherweise angewendet werden, um Projekte strukturiert durchzuführen. Um einem modernen Projektmanagement gerecht zu werden, müssen sie sich durch Flexibilität und Anpassungsfähigkeit auszeichnen, um jederzeit eine schnelle Adaption an geänderte Anforderungen zu gewährleisten.

Bei der Wahl der Vorgehensweise steht deshalb weniger die Frage nach richtig oder falsch, sondern die Prüfung der bestmöglichen Unterstützung für die konkrete Fragestellung im Vordergrund. Dies beinhaltet eine sorgfältige Prüfung und Auswahl der einzusetzenden Methoden, denn nicht jedes Projekt benötigt den Einsatz des gesamten Werkzeugkastens. Wenige Methoden, konsequent angewendet, sind in vielen Fällen ausreichend.

Zu den Vorgehensweisen der Projektbearbeitung gehören insbesondere drei bekannte Ansätze:

• Traditionelle Methoden des Projektmanagements
• Critical Chain-Projektmanagement
• Agiles Projektmanagement

Traditionelle Methoden des Projektmanagements

Unter Methoden des Projektmanagements werden festgelegte, planvolle Vorgehensweisen der Projektbearbeitung verstanden. Das Projekt wird hierbei zunächst in kleine, überschaubare Teile (Phasen) zerlegt, die die Grundlage für die methodische Bearbeitung bilden. Für viele Branchen und Projektarten gibt es vordefinierte Phasenmodelle, die für einen zeitlichen Abschnitt eine allgemeingültige Vorgehensweise beschreiben. Letztlich stellen sie aber nur unterschiedliche Ausprägungen einer im Grundsatz vergleichbaren Grobeinteilung dar. Sie besteht aus den folgenden drei Phasen:

Diese drei Phasen beschreiben das Einzelprojektmanagement, umfassen also die Tätigkeiten, die zur Realisierung eines einzelnen Projektes erledigt werden müssen. Sowohl die in der Literatur vorgestellten als auch die in der betrieblichen Praxis angewendeten Methoden beschränken sich häufig auf diese Phasen, lassen damit jedoch Fragen der Initiierung sowie der nachgelagerten Würdigung außer Acht.

Die getrennte Betrachtung eines einzelnen Projektes ist zweifellos einfacher als die integrierte Betrachtung im Unternehmenskontext. Aber ist sie auch ausreichend, um bestmögliche Resultate für das Unternehmen zu erzielen?

Eine Reduzierung des Projektmanagements auf die Einzelprojektbearbeitung führt immer zu einer isolierten Betrachtung eines einzelnen Projektes und damit zu einer lokalen Optimierung. Eine Gesamtsicht erfordert deshalb die Integration des Einzelprojektes in das vorhandene Projektportfolio.

Projektmanagement umfasst somit den gesamten Lebenszyklus eines Projektes unter Berücksichtigung der Abhängigkeiten zu anderen Projekten. Der Lebenszyklus kann in fünf Phasen dargestellt werden:

Die Phase der Initiierung sorgt für die richtige Auswahl und Ausgestaltung der Projekte. Die nachfolgende Planung dient der Festlegung der konkreten Vorgehensweise, um die angestrebten Ziele zu erreichen. Während der Durchführung werden die notwendigen Aufgaben erledigt. Die Steuerung als Bestandteil der Projektdurchführung überprüft Abweichungen zwischen Realität und Planung und führt das Projekt wieder auf den ursprünglichen Kurs zurück, bis schließlich alle Arbeiten erledigt sind und mit dem Abschluss das Projekt beendet werden kann. Eine zeitversetzte Würdigung klärt, ob der erwartete Nutzen für das Unternehmen tatsächlich eingetreten ist.

Die folgende Übersicht stellt die fünf Phasen mit zugehörigen Zielen, Ergebnissen und abhängiger Projektmanagement-Ebene dar:

Die Initiierung erfolgt vor, die Würdigung nach der eigentlichen Bearbeitung des Projektes. Auch wenn die Aufgaben beider Phasen bei einer isolierten Betrachtung eines Projektes ebenfalls sinnvoll sind, gehören die Phasen thematisch nicht zum Einzel- sondern zum Multiprojektmanagement, das in einem späteren Kapitel behandelt wird (s. Kapitel Multiprojektmanagement). Um allerdings den vollständigen Ablauf eines Projektes von der ersten Idee bis zur abschließenden Nutzenbewertung zu verdeutlichen, werden alle fünf Phasen gemeinsam in diesem Kapitel vorgestellt.

Die Bearbeitung der Phasen erfolgt grundsätzlich sequenziell. Die Initiierung muss abgeschlossen sein, bevor die detaillierte Planung beginnen kann. Die drei Phasen des Einzelprojektmanagements, die Planung, die Durchführung und der Abschluss können sich in der Praxis allerdings durchaus überlappen. Die Würdigung hingegen erfolgt in jedem Fall nach Abschluss des Projektes.

Art und Größe eines Projektes haben Einfluss auf den Umfang der einzelnen Phasen. Die folgende Grafik zeigt eine übliche Verteilung des Aufwands im Zeitverlauf:

Für jede Phase stehen zahlreiche bewährte Methoden zur Verfügung, um alle relevanten Themen effizient bearbeiten zu können. Aus dem vorhandenen Angebot müssen für jedes Projekt die geeigneten Methoden separat ausgewählt werden. Jedes Projekt ist einzigartig und benötigt daher eine eigene, speziell auf dieses Projekt zugeschnittene Vorgehensweise. Findet diese Anpassung nicht statt, werden schnell unnötige Dinge bearbeitet und damit wertvolle Ressourcen vergeudet. Werden hingegen zu wenige Methoden angewendet, ist eine anschließende Projektsteuerung kaum mehr möglich und Projektmanagement verliert seinen Sinn.

Die Herausforderung ist, für die jeweiligen Aufgaben die passende Vorgehensweise zu finden.

Komplexität und Bedürfnisse eines Projektes erfordern eine gezielte Auswahl der einzusetzenden Methoden, um sich nicht in Details zu verlieren, aber wesentliche Zusammenhänge zu erkennen und zu berücksichtigen.

Im Folgenden sollen einfache und bewährte Methoden vorgestellt werden. Einfach sind sie, weil sie ohne komplexe Berechnungen auskommen und deshalb leicht nachvollziehbar und anwendbar sind. Bewährt haben sie sich in zahllosen Einsätzen und sind deshalb als Best-Practice-Angebot zu verstehen.

Nicht die Häufigkeit, sondern die Konsequenz der Anwendung ist entscheidend.

Initiierung

Die Initiierung steht am Anfang der Projektarbeit. Sie dient der Klärung der Frage, ob eine Projektidee umgesetzt, das Projekt also durchgeführt werden soll.

In einem Unternehmen gibt es viele Projektideen. Sie ents...

Inhaltsverzeichnis

• Inhaltsverzeichnis
• Vorwort
• Einleitung
• Teil 1: Vorgehensweisen der Projektbearbeitung
• Teil 2: Zusammenarbeit und Führung
• Teil 3: Umfeld
• Fazit: Erfolg und Nachhaltigkeit in der Projektarbeit
• Abkürzungsverzeichnis
• Glossar
• Stichwortverzeichnis
• Weiterführende Literatur
• Impressum