Praxis-Tipps Social Intranet 2.0

Optimierung von Projektmanagement, Zusammenarbeit, Wissensmanagement & Motivation mit Unternehmens-Wikis am Beispiel von Atlassian Confluence ®

Oliver Ratajczak

• Verlag: Books on Demand
• Jahr: 2016
• ISBN drucken: 9783839131701
• eBook-ISBN: 9783741203763
• Auflage: 1
• Thema: Betriebswirtschaft
• Thema: Verwaltung

"Dieses Buch sollte bei jeder Einführung von Intranets als Art Beipackzettel an jeden Mitarbeiter direkt mit ausgegeben werden!"Denn: Praxis-Tipps Social Intranet 2.0 enthält alle Ratschläge aus dem Buch FLURFUNK 3.0 in kompakter Form, die Sie direkt im täglichen Umgang mit Ihrem Social Intranet einsetzen können. Das praxisnahe Vorgehen wird hierbei anhand eines Unternehmens-Wikis auf Basis von Atlassian Confluence ® erläutert. Ein Großteil der genannten Tipps ist selbstverständlich auch mit anderen Wiki-Lösungen umsetzbar. Tipps aus der Praxis für die Praxis...•... zur Zentralisierung des Wissensmanagements•... zur Verbesserung der Zusammenarbeit•... zur Effizienzsteigerung im Projektmanagement•... die einfach Spaß machen: -) In seinem Buch FLURFUNK 3.0 - Ihr Erfolgsgeheimnis dauerhafter Kundenbindung erläutert der Autor zusätzlich zu den hier zusammenfassend vorgestellten Praxis-Tipps wie Sie im Arbeitsalltag weniger Zeit mit E-Mails, Meetings und der Dateiorganisation verbringen können, um sich wieder dem wahren Existenzgrund des Unternehmens zu widmen: dem Kunden als "Geldgeber". Dort zeigt er auch Wege auf, wie die Verbesserung der Miteinander-Kommunikation und der Zusammenarbeit direkt zur Kundenbindung beitragen kann.

Kapitel 1

Einleitung

Es freut mich sehr, dass Sie jetzt dieses Buch lesen. Es handelt von modernen Intranet-Systemen, die inzwischen häufig auf Basis von Unternehmens-Wikis umgesetzt werden. Sie werden aufgrund ihrer Möglichkeiten zur aktiven Mitgestaltung oft auch als Social Intranet, Intranet 2.0 oder auch Social Internet 2.0 bezeichnet. Als Berater zur Verbesserung von Kommunikationsprozessen im Allgemeinen und von Kundenprozessen im Speziellen, habe ich in den letzten 16 Jahren die Intranets der unterschiedlichsten Unternehmen kennengelernt - von Mittelständlern bis hin zu DAX-notierten globalen Konzernen. Dabei konnte ich die Umsetzungen in diversen Intranet-Systeme aus den verschiedensten Blickwinkeln kennenlernen, die ich im Folgenden kurz anreiße:

• Blickwinkel der Unternehmensführung: Die Botschaften der Unternehmensführung sollen möglichst einfach über alle Hierarchieebenen an die Mitarbeiter kommunizieren werden.
• Blickwinkel der Konzernmitarbeiter: Mitarbeiter, welche nicht am Standort der Zentrale arbeiten und sich gelegentlich über die "Botschaften" der Zentrale im Intranet informieren möchten.
• Blickwinkel des "normalen" Mitarbeiters: Mitarbeiter haben häufig kaum Zeit, um sich mit wirklich allen Inhalten des Intranets zu beschäftigen. Diese möchten verständlicherweise möglichst unkompliziert dort hinterlegte, für die tägliche Arbeit benötigte Informationen abrufen, um schnell weiterarbeiten zu können.

Wie Sie leicht erkennen können, müssen die Ziele dieser Benutzergruppen bei der Verwendung von Intranet-Systemen nicht unbedingt vollkommen identisch sein. Wenn Sie also ein Social Intranet 2.0 einführen oder Ihr Bestehendes modernisieren möchten, so ist es ratsam stets die Interessen aller Beteiligten zu kennen und zu berücksichtigen...

Machen Sie sich also Gedanken, wie Sie jeder Benutzergruppe spezielle Vorteile durch die aktive Nutzung Ihres Intranets bieten können, wie z.B. diese:

• Stellen Sie sicher, dass die Botschaften der Geschäftsleitung gerne gelesen und verstanden werden, z.B. in dem Sie spielerische Elemente verwenden und die offene Kommunikation nicht nur zulassen, sondern auch aktiv fördern
• Erleichtern Sie die tägliche Arbeit der Mitarbeiter, z.B. durch das schnelle Auffinden von benötigten Informationen
• Schaffen Sie Verbindungen zwischen Ihren Mitarbeitern, da diese durch virtuelle Teams und standortübergreifende Zusammenarbeit¹ leider viel zu oft verloren gehen

Ein Social Intranet auf Basis eines Unternehems-Wikis bietet viel Potential zur Verbesserung der unternehmensinternen Miteinander-Kommunikation und der Zusammenarbeit. Welche positiven Effekte hierdurch hervorgerufen werden und wie sich diese Verbesserungen sogar auf die Erhöhung der Kundenbindung auswirken kann, habe ich in meinem Buch "FLURFUNK 3.0 - Ihr Erfolgsgeheimnis dauerhafter Kundenbindung" (ISBN 978-3-7386-3988-9) erläutert.

Wahrscheinlich liegt in Ihrem Unternehmen eine der folgenden Situationen vor:

• Ihr Unternehmen verwendet noch kein Intranet
• Ihr Unternehmen verwendet noch kein Social Intranet 2.0 und ihre Mitarbeiter arbeiten häufig über den Austausch von Dateien auf Laufwerken oder per E-Mail miteinander
• Ihr Unternehmen verfügt über ein Intranet, in welchem die Unternehmensführung hauptsächlich ihre Botschaften an die Mitarbeiter kommuniziert
• Sie setzen in Ihrem Unternehmen ein Intranet ein, welches aber nicht besonders stark genutzt wird...

Ich gehe davon aus, dass Sie die Nutzung Ihres bestehenden Intranets verbessern möchten, oder Sie ein modernes Social Intranet 2.0 auf Basis eines Unternehmens-Wikis einführen möchten, um die Effekte zur Verbesserung der Miteinander-Kommunikation und Zusammenarbeit zu nutzen. In beiden Fällen kann Sie dieses Buch dabei mit zahlreichen Praxis-Tipps unterstützen.

Als Projektleiter hatte ich unter anderem bei einem internationalen Konzern die Gelegenheit ein Social Intranet 2.0 auf Basis von Atlassian Confluence^® einzuführen. Dabei wurde ein zentrales System geschaffen, welches Tausenden Mitarbeitern den täglichen Informationsaustausch und die Zusammenarbeit deutlich erleichtert hat. Unabhängig vom jeweiligen Arbeitsort der Mitarbeiter, welche zum Teil auf verschiedenen Kontinenten leben... und das sogar ohne gemeinsame Dateilaufwerke und ohne das ständige Versenden von Dateien per E-Mail.

Als Krönung dieses Projekts wurde das so aufgebaute Social Intranet mit dem IntraNET Award 2016 ausgezeichnet, was mich wirklich sehr stolz macht!

Die Praxis-Tipps, die sich während der Projektphase, im Rahmen der täglichen Nutzung und des kontinuierlichen Ausbaus herauskristallisiert haben, gebe ich Ihnen in den folgenden Kapiteln gerne weiter.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Lesen und vor allem auch beim Umsetzen der Praxis-Tipps und würde mich freuen, wenn Sie Ihre Erfahrungen mit mir teilen. Gerne erreichen Sie mich hierzu über meine Webseite: www.Ihre-Kundenbrille.de oder per E-Mail unter [email protected]

Bis dahin wünsche ich Ihnen ganz viel Erfolg mit Ihrem Social Intranet 2.0 und verbleibe mit herzlichen Grüßen aus dem Ruhrtal

Ihr

Dr. Oliver Ratajczak

Kapitel 2

Wertvolle Praxis-Tipps...

Die nachfolgenden Kapitel geben einen Überblick über zahlreiche Praxis-Tipps, die Ihnen im täglichen Umgang mit Ihrem Intranet auf Basis eines Unternehmens-Wikis helfen können. Wo es sich anbietet, erläutere ich diese Tipps mit Beispielen von Atlassian Confluence. Ein Großteil der genannten Tipps sind selbstverständlich auch mit anderen Wiki-Lösungen umsetzbar.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und Spaß bei der Umsetzung der folgenden Praxis-Tipps...

• ... zur Zentralisierung des Wissensmanagements.
• ... zur Verbesserung der Zusammenarbeit.
• ... zur Effizienzsteigerung im Projektmanagement.
• ..., die einfach motivieren.

2.1 ... zur Zentralisierung des Wissensmanagements

Gerade im Vergleich mit wikipedia.de wird schnell klar, wie ein Unternehmens-Wiki das Sammeln und Zentralisieren von Wissen ermöglichen und unterstützen kann. Setzen Sie Ihr Unternehmens-Wiki ein, um dort das Wissen Ihres Unternehmens zu bündeln und diese Sammlung ständig weiterzuentwickeln.

Wie bekommt man denn hier Ordnung hinein?

Confluence bietet trotz einer sehr einfachen Grundstruktur die Möglichkeit einen Großteil des in einem Unternehmen täglich genutzten Wissens strukturiert und vor allem wiederfindbar abzulegen.

Wie in der folgenden Skizze gezeigt, ist die hierarchische Grundstruktur der Informationen in Confluence sehr einfach aufgebaut:

1. Das Dashboard: die Startseite des Unternehmens-Wikis
2. Die Räume: abgeschlossene Bereiche innerhalb von Confluence, in denen die Berechtigungen sehr granular gesteuert werden können; Räume lassen sich nicht verschachteln
3. Die Startseite eines Raumes: beschreibt meistens die in diesem Raum³ beinhalteten Informationen näher und führt eventuell Zuständigkeiten und neueste raumspezifische Nachrichten auf
4. Die untergeordneten Seiten: alle Informationen werden in Confluence auf Seiten vorgehalten; diese Seiten können hierarchisch beliebig tief verschachtelt werden

Die einzelnen Seiten können unterschi...

Inhaltsverzeichnis

• Inhaltsverzeichnis
• Kapitel 1 - Einleitung
• Kapitel 2 - Wertvolle Praxis-Tipps...
• Kapitel 3 - Ein Social Intranet 2.0: eine sehr gute Idee!
• Kapitel 4 - Zu guter Letzt
• Impressum