Pflichtenheft 1

Für Instandhalter

Karsten Aldenhövel, Martina Mühlschuster, Marcel Wemdzio, eco COMPLIANCE

• Verlag: Books on Demand
• Jahr: 2018
• ISBN drucken: 9783743134102
• eBook-ISBN: 9783744858922
• Auflage: 2
• Thema: Jura
• Thema: Rechtstheorie & -praxis

Dieses Pflichtenheft unterstützt Instandhalter, ihren Rechtspflichten im Rahmen des betrieblichen Arbeits- und Umweltschutzes ordnungsgemäß nachzukommen.Die Pflichten werden entsprechend ihrer Wertigkeit und Hierarchie verständlich und kurz dargestellt. Dabei wird nicht nur auf Besonderheiten aufmerksam gemacht, sondern es werden auch Hinweise für den praktischen Umgang gegeben. Querverweise vermitteln das nötige Verständnis für die Zusammenhänge.Aufgrund der knappen und übersichtlichen Darstellung sind die Inhalte leicht und schnell erfassbar. Das Pflichtenheft ist damit ein unverzichtbarer Helfer in der beruflichen Praxis von Instandhaltern.

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Pflichtendelegation:

Bürokratie oder Tool zur Haftungsreduzierung?

1 Pflichtendelegation: Bürokratie oder Tool zur Haftungsreduzierung?

Um den Begriff der Pflichtendelegation und ihre Tragweite verstehen zu können, muss man die Pflichtendelegation zunächst in einem größeren Zusammenhang sehen. Pflichtendelegation ist ein Teil im Compliance Gefüge. Compliance bedeutet Regeltreue oder auch Regelkonformität. Damit steht bei Compliance die Einhaltung von Regeln und Rechtskonformität im Vordergrund. Es fließen allerdings auch ethische Grundlagen, wie z. B. Verhaltenskodex und Wertemanagementvorgaben, Redlichkeit und Integrität, mit ein.

Bei Compliance geht es um neue Anforderungen an eine gute Geschäftsführung. Von Unternehmen werden heute aktive aufbau- und ablauforganisatorische Maßnahmen verlangt, um Risiken für Rechtskonformität oder Redlichkeit zu vermeiden. Die Gesamtheit dieser Maßnahmen wird Compliance Management System (CMS) genannt. Für ein solches CMS gibt es seit Dezember 2014 einen Standard: die ISO 19600 [2]. Unabhängig davon werden Aufbau- und Ablauforganisation sowie die Bewertung der Einhaltung geltenden Rechts in der ISO DIN 14001 [3] gefordert, die es bereits seit mehr als zwanzig Jahren gibt.

Der Sinn und Zweck von Compliance ist einfach erklärt: Ist ein Unternehmen nicht „compliant“, hat es mit Bußgeldern, Schadenersatzansprüchen oder erheblichen Reputationsschäden zu rechnen. Besondere Bedeutung kommt dabei u.a. Umwelt- und Arbeitsschutzverstößen zu. Die Einhaltung von geltendem Recht muss durch den Einsatz geeigneter Organisations- und Aufsichtsmaßnahmen im Betrieb gewährleistet werden. Neben Umwelt- und Arbeitsschutzthemen sollte der Fokus insbesondere auf das Personalwesen und den Einsatz von Fremdressourcen gelegt werden. Ein durchschnittliches Unternehmen mit 1000 Mitarbeitern und einer Produktionsstätte hat in der Regel 400 Vorschriften und ca. 1000 Rechtspflichten einzuhalten.

Pflichtendelegation extrem wichtig

Diese Vielzahl von Vorschriften und Rechtspflichten, die sich hinter den einzelnen Themen verbergen, kann nicht allein von der Geschäftsleitung beherrscht werden. Zur Entlastung des Vorstands und/oder der Geschäftsführung müssen deshalb Pflichten auf andere Personen, Stellen oder ganze Bereiche übertragen, also delegiert werden.

Die Geschäftsleitung hat die Pflicht, durch Einsatz geeigneter Organisations- und Aufsichtsmaßnahmen die Einhaltung aller rechtlichen Bestimmungen im Betrieb zu gewährleisten. Hierfür muss sie vor allem die besonders haftungsrelevanten Verkehrssicherungs- und Sorgfaltspflichten erfüllen.

Zwar haben Unternehmen zu vielen rechtlich relevanten Bestimmungen üblicherweise schon (Compliance) Prozesse eingerichtet, die Sachverhalte werden aber oftmals weder klar definiert noch eindeutig verantwortlich zugeordnet. Ein unternehmensübergreifendes CMS erfordert die Vernetzung voneinander unabhängiger Prozesse im Unternehmen. Dies ist „Chefsache“, denn für die Geschäftsleitung ebenso wie für Führungskräfte und Mitarbeiter mit Kontrollaufgaben (so auch für Instandhalter) bestehen bei nicht aktuellen oder vollständigen Regelungen zivil- und strafrechtliche Haftungsrisiken.

Die richtige Mischung macht‘s

Damit die Prozesse nicht zu bürokratisch und überlagert werden, sollte eine Pflichtendelegation nicht immer schriftlich erfolgen. Es muss nicht jede Person im Unternehmen mit einer Pflichtendelegation „eingefangen“ werden. Ein Managementsystem kann nur erfolgreich sein, wenn eine gute Mischung aus Pflichtendelegation (schriftlich), Weisungsbefugnis (die durch Pflichtendelegation erteilt werden kann), Unterweisungen/Schulungen von Mitarbeitern und ständiger Kontrolle gelebt wird.

Um eine unnötige künstliche Bürokratisierung zu verhindern, erscheint es sinnvoll, auf dieser Mischung basierend, eine kleine schlagkräftige Truppe von Personen aus unterschiedlichen Disziplinen zusammenzustellen und mit ihr den Anforderungen des Managementsystems gerecht zu werden. Dazu sollten zunächst Personen ausgesucht werden, die geeignet sind, Rechtspflichten zu verstehen und ordnungsgemäß zu erfüllen. Sie sollten mit den erforderlichen Befugnissen ausgestattet sein, Weisungen zu erteilen, um zu gewährleisten, dass die Pflichten durchgesetzt werden können. Hierzu zählen Personen wie Instandhalter, die entsprechend gut ausgebildet sind und mit beratender Unterstützung von z. B. Fachkräften für Arbeitssicherheit HSE-Angelegenheiten, also Angelegenheiten, die Gesundheit, Sicherheit und Umwelt betreffen, intern umsetzen können.

Auch wenn es auf den ersten Blick nicht vorstellbar ist, mit einem unter Umständen – je nach Unternehmensgröße – nur recht kleinen Personenkreis an die 1000 Rechtspflichten umzusetzen, so ist dies nicht nur möglich, sondern auch durchaus sinnvoll, wenn diese Personen weitreichende Kompetenzen haben, gewissenhaft arbeiten, die ihnen übertragenen Pflichten richtig delegieren und die verschiedensten Ebenen mit der Durchführung der Pflichten beauftragen. Überträgt beispielsweise ein Instandhalter die an ihn delegierten Prüfpflichten intern zur Durchführung auf seine Meister, dann ist dies eine weitere sinnvolle Maßnahmen in der Delegationskette. (Ggf. müssen die Meister für die Durchführung gesondert geschult bzw. unterwiesen werden.)

Selektive Pflichtenübertragung

Diese interne Weiterdelegation verdeutlicht, dass sich mit einem gut eingespielten Team hervorragende Ergebnisse erzielen lassen. Durch eine angemessene Pflichtendelegation in schriftlicher Form wird zunächst der Rahmen der zu übertragenden Befugnisse festgelegt. Diese werden sodann entsprechend (wie durch einen Trichter) weitergefiltert auf tiefer liegende Ebenen, die wiederum den jeweiligen Pflichten – ggf. nach erforderlichen Schulungen und/oder Unterweisungen – nachkommen.

Achtung: Das bedeutet nicht, dass ein Instandhalter Pflichten willkürlich auf Personen übertragen soll. Er muss als Führungskraft mit integrierter Pflichtenübertragung vielmehr selektieren: Welche Pflicht ist in welcher Form an welche Person zumutbar weiterdelegierbar? Im Zweifel muss er sie selbst erfüllen oder einen Externen mit der Durchführung beauftragen (z.B. Prüfung durch externe Prüforganisationen).

Fazit

Ein funktionierendes System, in dem die Delegation gelebt wird, kann erheblich zur Haftungsreduzierung beitragen. Es ist die Kunst eines jeden Unternehmens, dieses System aufzubauen und aufrechtzuerhalten. Dazu bedarf es der Integrierung eines praktikablen Managementsystems mit entsprechend gutem Rechtskataster.

Dieses Pflichtenheft will eine der wichtigen Stellen im Unternehmen, die Instandhalter, durch eine umfangreiche Auflistung dabei unterstützen, ihren Rechtspflichten im Rahmen des betrieblichen Arbeits- und Umweltschutzes ordnungsgemäß nachzukommen. Durch die knappe und übersichtliche Darstellung ist leicht und schnell nachvollziehbar, welche Pflichten erfüllt werden müssen.

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Allgemeine Pflichten für Instandhalter

2.1 Beschaffung von Arbeitsmitteln/Anlagen

2.2 Die grundsätzliche Prüfpflicht

2.3 Organisation

2.4 Gefährdungsbeurteilung

2 Allgemeine Pflichten für Instandhalter

2.1 Beschaffung von Arbeitsmitteln/Anlagen

Die allgemeinen Pflichten zur Beschaffung und Bereitstellungen von Arbeitsmitteln sind grundsätzlich in der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) [4] geregelt. Sie definiert Arbeitsmittel als Werkzeuge, Geräte, Maschinen oder Anlagen, die für die Arbeit verwendet werden, sowie überwachungsbedürftige Anlagen. Ein Arbeitsmittel im Sinne der BetrSichV [4] reicht daher vom Schraubendreher bis hin zu einer komplexen Produktionsanlage.

Zudem verpflichtet die BetrSichV [4] in § 5 Absatz 1 und 3 Arbeitgeber dazu, nur Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen und verwenden zu lassen, die unter Berücksichtigung der vorgesehenen Einsatzbedingungen bei der Verwendung sicher sind und den geltenden Rechtsvorschriften über Sicherheit und Gesundheitsschutz entsprechen. Neben den allgemeinen Anforderungen der BetrSichV [4] muss insbesondere bei z. B. elektrischen Betriebsmitteln, Druckgeräten und Maschinen gewährleistet sein, dass die Anforderungen des Produktsicherheitsgesetzes (ProdSG) [14] und seinen Verordnungen (ProdSV) eingehalten werden.

Dabei muss sichergestellt werden, dass nur Maschinen verwendet werden, die CE-gekennzeichnet sind und bei denen durch eine EU-Konformitätserklärung (bzw. -bescheinigung) bestätigt wird, dass das Produkt nach den relevanten Beschaffenheitsanforderungen konzipiert und gebaut wurde, und dass die Konformitätsprüfung ergeben hat, dass alle relevanten Beschaffenheitsanforderungen eingehalten werden. Des Weiteren muss eine Betriebsanleitung vorhanden sein. Bei bestimmten Geräten müssen darüber hinaus die Anforderungen an die umweltgerechte Gestaltung (Ökodesign) eingehalten sein.

Um das alles zu gewährleisten, empfiehlt es sich, einen Beschaffungsprozess zu definieren. Dies entspricht auch der Betriebssicherheitsverordnung BetrSichV [4], der zufolge schon vor der Auswahl und Beschaffung der Arbeitsmittel mit der Erstellung der Gefährdungsbeurteilung begonnen werden sollte, um sicherzustellen, dass Maßnahmen von vornherein so geplant werden, dass Technik, Arbeitsorganisation und sonstige Arbeitsbedingungen sachgerecht miteinander verzahnt sind. Die Bekanntmachung zur Betriebssicherheitsverordnung BekBS 1113 „Beschaffung von Arbeitsmitteln“ [5] gibt hierzu weitere umfassende Hinweise. Sie sieht in der Konkretisierung des Bedarfs und der Anforderungen an ein Arbeitsmittel bereits den ersten Teil der Gefährdungsbeurteilung.

Es ist wichtig, gleich zu Beginn des Beschaffungsprozesses festzulegen, wer am Prozess beteiligt sein soll. Neben beispielsweise der Fachkraft für Arbeitssicherheit und dem Betriebsarzt sollte unbedingt der Einkauf von Anfang an miteinbezogen werden, denn letztendlich bestellt er die Arbeitsmittel und muss daher genau wissen, welche Anforderungen zu erfüllen sind.

Wie auch in der Gefährdungsbeurteilung sollen im Beschaffungsprozess die zu verrichtenden Aufgaben, vorhanden Umgebungsbedingungen, erforderlichen Sicherheitsanforderungen und sonstigen Bedingungen und Hinweise berücksichtigt und beurteilt und anschließend entsprechende Maßnahmen abgeleitet werden. All dies sollte im Rahmen einer Auflistung der Anforderungen an die zu beschaffenden Arbeitsmittel (Anforderungsliste) zusammengefasst werden.

Danach folgt die eigentliche Aufgabe des Einkaufs: Angebote einholen, miteinander vergleichen und mit der Anforderungsliste abgleichen sowie die entsprechenden Arbeitsmittel und Lieferanten auswählen. Dabei sollten die angebotenen Arbeitsmittel unbedingt auch hinsichtlich der Sicherheit überprüft werden: Entsprechen die Arbeitsmittel wirklich den geforderten Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen (z. B. CE-Kennzeichen)? Erst wenn diese Frage bejaht werden kann, sollte der Auftrag erteilt werden. Dabei sollten Liefer- und Leistungsumfänge dokumentiert werden und zugleich festgelegt werden, ab wann die Verantwortung des Lieferanten auf den Arbeitgeber übergeht. Schlussendlich sind die Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen. Nach einer Eingangskontrolle erfolgt ggf. eine Montage am Verwendungsort. Sodann ist zu prüfen, ob alles der Spezifikation entsprechend aufgebaut und dokumentiert wurde und die Anlage betriebsbereit und sicher ist. O...

Inhaltsverzeichnis

• Inhaltsverzeichnis
• Vorwort
• 1. Pflichtendelegation: Bürokratie oder Tool zur Haftungsreduzierung?
• 2. Allgemeine Pflichten für Instandhalter
• 3. Prüfpflichten
• Literaturverzeichnis
• Impressum