Management by E-Mail

Führen Sie Ihre Mitarbeiter noch effizienter - Erreichen Sie Ihre Ziele schneller - Sparen Sie Zeit

Günter Weick, Susanne Wagner

• Verlag: Books on Demand
• Jahr: 2019
• ISBN drucken: 9783735742902
• eBook-ISBN: 9783749424917
• Auflage: 1
• Thema: Betriebswirtschaft
• Thema: Verwaltung

Fressen E-Mails einen großen Teil Ihrer Zeit? Binden E-Mails wertvolle Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter? Haben Sie gelegentlich das Gefühl, dass E-Mail mehr schadet als nützt?Erfahren Sie alles über die Kunst, E-Mail effizienter zu machen - für sich selbst, Ihre Mitarbeiter und das Unternehmen!Profitieren Sie von den Best Practices erfolgreicher Manager. Führen Sie Ihre Mitarbeiter zu einem wirkungsvollen Umgang mit E-Mail. Schaffen Sie sich selbst die Reserven, die Ihnen im Tagesgeschäft erlauben, jederzeit noch einen Zahn zulegen zu können.Nutzen Sie die Management-by-E-Mail-Prinzipien wie viele erfolgreiche Manager vor Ihnen.

Teil 1
Selbstmanagement

Strukturieren Sie Ihren E-Mail-Verkehr

MbE-Manager ähneln sich hinsichtlich ihres E-Mail-Volumens – vor allem aber bezüglich der Struktur ihres ein- und ausgehenden E-Mail-Verkehrs.

In diesem Abschnitt werden wir Ihnen zeigen, welche Arten von E-Mail sich in welchen Mengen in den Postfächern von MbE-Managern finden. Sie erfahren auch, was MbE-Manager tun, um zu dieser Struktur zu kommen.

Damit Sie wissen, wo Sie bezüglich Ihres eigenen E-Mail-Aufkommens stehen, empfehlen wir Ihnen, sich zunächst mit einer Ist-Analyse einen Überblick zu verschaffen.

Die Analyse ist zwar nicht zwingend notwendig, um die folgenden Kapitel mit Gewinn zu lesen, sie wird Ihnen aber wichtige Einsichten gehen. Das „gefühlte" E-Mail-Aufkommen (und vor allein dessen Struktur) unterscheidet sich nämlich meist deutlich von den realen Tatsachen. Ein weiterer Vorteil für Sie besteht darin, dass Sie anhand der jetzigen Ist-Analyse Ihre Fortschritte zu einem späteren Zeitpunkt messen können.

Für Ihre Analyse können Sie einen kostenlosen Erhebungsbogen anfordern. Senden Sie hierzu eine leere E-Mail an [email protected].

Ist-Analyse als Service

Sie können Ihr E-Mail-Aufkommen auch von den Beratern von SofTrust Consulting analysieren lassen. Die Berater erfassen Ihr E-Mail-Aufkommen nicht nur, sondern bewerten es auch gleich. So wissen Sie, wo Sie im Vergleich zu MbE-Managern stehen. Informationen unter: www.softrust.com

Über die optimale Anzahl von E-Mails

In den USA erhalten viele Manager inzwischen 200 bis 300 E - Mails pro Tag - und finden das vollkommen normal.

Ergebnis aus SofTrust-Projekten mit US-Konzernen

Es gibt keine Zahl, über die man derart berechtigt streiten kann, wie über „die richtige Menge” der täglichen E-Mails. Auch zwischen MbE-Managern gibt es hier durchaus Unterschiede. Wir können es mit dem „Normalgewicht“ vergleichen. Welches Gewicht ist für einen Menschen normal? 40 Kilo? 70 Kilo? Oder 100 Kilo?

Jedes Gewicht und keines! Es kommt bekanntlich auf das Alter, Geschlecht und die Größe der Person an. Wissen wir dagegen schon einmal, dass es sich um einen Erwachsenen handelt, lassen sich zumindest Tendenzaussagen machen. Und es lässt sich mit Sicherheit sagen, dass die meisten Erwachsenen spätestens mit 110 Kilogramm die Normalzone verlassen.

Ähnlich ist es mit Ihrem E-Mail-Aufkommen. Wie viele E-Mails für Sie „normal" sein sollten, ergibt sich aus Ihrer konkreten Aufgabe und einigen weiteren Rahmenbedingungen³. In Ihrem Fall wissen wir immerhin, dass Sie Manager sind, und das ermöglicht zumindest grundsätzliche Aussagen. Die meisten regional aktiven MbE-Manager erhalten pro Tag weniger als 30 E-Mails⁴. Sie schreiben maximal 20 E-Mails⁵.

Dies ist der Benchmark, an dem Sie sich messen sollten. Wir können nicht beurteilen, ob in Ihrem speziellen Fall 40 oder 50 Eingangs-E-Mails noch im grünen Bereich liegen. Wir wissen nur eines: Mit 100 Eingangs-E-Mails liegt ein Manager auf jeden Fall ebenso eindeutig jenseits der akzeptablen Grenze, wie ein Erwachsener mit 150 Kilo jenseits des gesunden Normalgewichts liegt. Es gibt gemäß unserer Erfahrung nämlich keinen Managerjob, bei dem der Manager per E-Mail über täglich hundert für ihn relevante Sachverhalte informiert werden müsste. Wenn er trotzdem 100 E-Mails erhält, macht irgendwer etwas falsch. Und es ist die Aufgabe des Managers, dies zu korrigieren - entweder bei sich selbst, oder bei den anderen.

Je stärker Ihr Posteingang von (maximal) 30 Eingangs-E-Mails abweicht, desto wahrscheinlicher leiden Sie an „E-Mail-Übergewicht“⁶.

In den nächsten Kapiteln werden wir unterschiedliche E-Mail-Arten durchleuchten. Dabei werden Sie sicherlich entdecken, an welchen Stellen Sie eventuell „unnötiges Gewicht“ angesetzt haben. Wir werden Ihnen aufzeigen, was Sie tun können, um dieses Gewicht loszuwerden.

Wir werden in Folge viel darüber reden, wie Sie Ihr E-Mail-Volumen reduzieren können. Das bedeutet aber nicht, dass E-Mail schlecht ist. Im Gegenteil: E-Mail ist ein mächtiges Werkzeug und Sie sollten auf keinen Fall darauf verzichten. Es geht lediglich darum, die für Sie richtige Anwendung zu finden.

Exkurs: Spam

Spam ist der Sammelbegriff für unverlangt zugesandte Werbe-E-Mails. Spam zählt ebenso wenig zum normalen E-Mail-Aufkommen eines Managers wie seine Aktentasche zu seinem Normalgewicht. Wir werden Spam deshalb hier nicht näher betrachten. An dieser Stelle nur ein Tipp: Lassen Sie Ihre IT-Abteilung die Spamabwehr optimieren, falls Sie mehr als vier Spam-Mails pro Tag erhalten. Es geht dabei nicht darum, dass Spam für Sie ein großes Problem wäre, sondern vielmehr darum, dass es ein vollkommen unnötiges Problem ist. Viele MbE-Manager haben seit Jahren keine einzige Spam-E-Mail mehr in ihrem Posteingang gesehen. Sie haben sich dadurch unzählige Ablenkungen und Löschvorgänge (so kurz jede für sich auch sein mag) gespart.

Über die richtigen Proportionen

„Mein E-Mail-Aufkommen fand ich gar nicht so schlimm. Was mich geschockt hat, war zu erkennen, wie es strukturiert war."

MbE-Coachee

Bislang haben wir über absolute E-Mail-Zahlen gesprochen. Doch wie bereits erwähnt, haben absolute Zahlen Schwächen. Deshalb wenden wir uns nun jenen Zahlen zu, die bei MbE-Managern wesentlich ähnlicher sind als die absolute Anzahl der E-Mails: den Relationen. Prozentsätze sind unabhängig vom absoluten E-Mail-Aufkommen. Gleichgültig, wie viele E-Mails Sie erhalten und schreiben: Bestimmte Relationen sollten eingehalten werden. Wo diese Relationen verletzt werden, liegen meist strukturelle Probleme vor.

Wenn wir noch einmal den Vergleich mit dem Normalgewicht bemühen: Gleichgültig ob eine Person 40 Kilo, 70 Kilo oder 100 Kilo auf die Waage bringt, sie kann in jeder Gewichtsklasse eine Idealfigur haben. Wichtig ist, dass die Proportionen stimmen. Sofern die Proportionen nicht stimmen, ist das meist ein deutlicher Hinweis darauf, dass ein Fitnessprogramm angesetzt werden sollte.

Wir werden uns im Folgenden also gemeinsam die typischen Proportionen des E-Mail-Aufkommens von MbE-Managern ansehen. Sie können anschließend Ihre eigenen E-Mail-Proportionen damit vergleichen.

Über den richtigen Maßstab

Bei Menschen wissen wir instinktiv, wann die Proportionen nicht stimmen. Wir sehen sofort, wenn Gliedmaßen länger sind, als sie sein sollten, oder Speck dort quillt, wo er nicht hingehört. Bei E-Mail müssen wir uns erst über die „Idealfigur“ klar werden, bevor wir die Auswüchse erkennen.

Das fehlende Wissen um die „E-Mail-Idealfigur“ ist der Hauptgrund, weshalb viele Manager ihr E-Mail-Aufkommen nicht gestalten, sondern einfach hinnehmen. Sie können in vielen Fällen einfach nicht unterscheiden, was richtig und was falsch ist. Sobald sie dagegen wissen, was in den E-Mail-Verkehr eines Managers gehört – und was nicht – können sie aktiv werden und ihre Situation verbessern.

Was ist aber die E-Mail-Idealfigur? Dreh- und Angelpunkt ist, E-Mail in erster Linie dafür zu benutzen, wofür man bezahlt wird. Das gilt für jeden – also auch für uns Manager.

Stellen wir uns also die simple Frage: „Wofür werden wir als Manager bezahlt?“ Für das E-Mailen? Sicherlich nicht! Nicht einmal für das Kommunizieren! Sondern einzig und allein für das Managen. Unsere Managementaufgabe muss der Maßstab sein, an dem sich alles messen lassen muss – auch unser E-Mail-Verkehr.

„Managen“ bedeutet im Einzelnen:

• Ziele setzen
• Zielerreichung planen
• Ressourcen beschaffen und verwalten
• Organisieren
• Personen führen
• Fortschritt kontrollieren
• Bei Abweichungen intervenieren
• Den eigenen Bereich vertreten

Diese Tätigkeiten sind unsere zentralen Aufgaben und sie sollten als solche den Löwenanteil unserer Zeit beanspruchen. Ebenso sollten sie den Löwenanteil unserer (E-Mail-)Kommunikation ausmachen.

Vor allem junge Manager wenden oft ein, dass die oben genannten Kernaufgaben für einen „modernen“ Manager nicht der richtige Maßstab seien. In einer Welt flacher Hierarchien, schneller Änderungen, sozialer Netzwerke und hochqualifizierter Mitarbeiter müsse man als Manager vor allem nondirektiv und multidimensional kommunizieren.

Wir möchten uns nicht über Führungsstile streiten. Wir wissen nur eines aus jahrzehntelanger Beratungstätigkeit: Am Ende des Tages wird jede Führungskraft an dem gemessen, was sie als Manager geleistet hat. Die kritischsten Beurteiler sind übrigens die eigenen Mitarbeiter. Sie erwarten von ihren Chefs genau das Gleiche, was diese von ihnen verlangen: dass sie ihre Aufgaben richtig und professionell wahrnehmen.

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³ Vor allem die geografische Verteilung der Kommunikationspartner sowie vorhandenen Kommunikationsalternativen spielen eine Rolle.

⁴ ohne Spam-Mails

5 Bei global agierenden Managern sind die Zahlen meist ein wenig höher.

6 Es gibt auch das Phänomen des „E-Mail-Untergewichts". Das sind Manager, die E-Mail selbst dort nicht nutzen, wo das Werkzeug die beste Alternative ist. Doch Manager mit E-Mail-Untergewicht lesen dieses Buch mit Sicherheit nicht.

Fokussieren Sie auf Ihre Kernaufgaben

Nach dem oben Gesagten können Sie sich sicherlich vorstellen, welche E-Mails bei MbE-Managern den größten Anteil des Email-Verkehrs ausmachen. Tatsächlich drehen sich mindestens 65 Prozent der E-Mails von MbE-Managern um die Führungskernaufgaben.

Wenn wir Führungskräften in Coachings den 65-Prozent-Benchmark-Wert mitteilen, reagieren diese häufig selbstzufrieden. Die meisten Manager sind nämlich fest davon überzeugt, dass sich der Großteil ihrer E-Mails auf ihre Kernaufgaben bezieht. Doch eine genauere Analyse zeigt ihnen meistens, dass dies nicht der Fall ist⁷. Eine E-Mail, auf die der Vorgesetzte in „Cc" kopiert wird, zählt nämlich mitnichten zu „Personal führen” und auch nicht zu „Fortschritt kontrollieren“. Für diese Zwecke ist eine Cc-Kopie nämlich aus Management-Sicht in den allerseltensten Fällen gut geeignet.

Analysiert man den typischen Posteingang eines Managers, der täglich hundert geschäftliche E-Mails erhält, bleiben bei großzügiger Betrachtung meist maximal 40 Prozent Kernaufgaben-E-Mails übrig. Wenn man kritischer ist, sind es häufig weniger als 25 Prozent.

Was also tun? Mehr E-Mails zu Kernaufgaben schreiben? Im ersten Schritt nicht. Es ist zwar wirklich so, dass viele unserer Coachees bei der Analyse ihres E-Mail-Aufkommens plötzlich entdecken, dass sie in der Vergangenheit bestimmte Managementaufgaben im Stress des Tagesgeschäfts vollkommen vernachlässigt haben, doch zunächst geht es einmal darum, die Zahl jener E-Mails, die nicht zu unseren Kernaufgaben gehören, zu reduzieren.

Indem wir konsequent überflüssige E-Mails eliminieren, steigt automatisch der prozentuelle Anteil jener E-Mails, die zu unseren Kernaufgaben gehören. Wenden wir uns dieser Aufgabe zu.

Bearbeiten Sie nicht die Aufgabenliste Dritter

Nüchtern betrachtet sind die meisten der eingehenden E-Mails nicht Teil der To-Do-Listen der Empfänger, sondern Teil der To-Do-Listen der Sender. Vergessen Sie das nie. Es ist lobenswert, wenn Sie anderen die Arbeit abnehmen – aber es ist tödlich, wenn Sie dadurch Ihre eigene To-Do-Liste nicht mehr schaffen.

Reduzieren Sie „Overhead-E-Mails“

Alle E-Mails, die nicht zu unseren zentralen Führungskernaufgaben gehören, entspringen dem, was wir als „Overhe...

Inhaltsverzeichnis

• Hinweise
• Inhaltsverzeichnis
• Vorwort zur Neuauflage
• Weshalb ein Buch über E-Mail für Manager?
• „Management by E-Mail"-Manager
• Was MbE-Manager anders machen
• Welche Vorteile Sie erwarten
• Was Sie mitbringen sollten
• Was von Ihnen gefordert wird
• Teil 1: Selbstmanagement
• Teil 2: Mitarbeiterführung
• Weitere Informationen
• Impressum