Gezielt gelernt

Lerntipps, Klicktest-Fragen und Praxisbeispiele zur Vorbereitung auf die österreichischen IPMA Zertifizierungen

Mark Reuter

• Verlag: Books on Demand
• Jahr: 2015
• ISBN drucken: 9783734742231
• eBook-ISBN: 9783738689242
• Auflage: 1
• Thema: Betriebswirtschaft
• Thema: Verwaltung

Gezielt gelernt. Übungsbuch zur Vorbereitung auf die österreichischen IPMA Projektmanagement-Zertifizierungen von Mark Reuter.Sie sind Projektleiter und wollen Ihr Können auch anderen Personen gegenüber nachweisen? Sie arbeiten in Österreich, sind aber auch international unterwegs? Oder Sie sind PM-Einsteiger und wollen für Ihren weiteren Karriereverlauf über ein aussagekräftiges Zertifikat verfügen? Mit dem Vorhaben, beim österreichischen Fachverband für Projektmanager (pma; Project Management Austria) eine Zertifizierungsprüfung abzulegen, haben Sie einen wichtigen Entschluss gefasst. Als nationaler Fachverband ist die pma zugleich Mitglied der International Project Management Association (IPMA); somit sind die Zertifizierungsprüfungen auch auf internationaler Ebene anerkannt. Doch wie läuft so eine Prüfung überhaupt ab? Was ist alles dafür erforderlich? Und: Welche Zertifizierungsstufe ist für Sie überhaupt die richtige? Dieses Buch will Sie bei der Vorbereitung auf die Zertifizierungsprüfung der pma/IPMA unterstützen und Ihnen aufzeigen, worauf es bei diesen Tests ankommt.Zunächst zeigt Ihnen das Buch, wie man sich richtig auf eine Prüfung vorbereitet. Wie lernt man richtig? Wie geht man mit Prüfungsstress um? Wie kann man einem Blackout während der Prüfung entgegenwirken? Was zu Schülerzeiten vielleicht mühelos von der Hand ging, stellt für Erwachsene mittlerweile oftmals wieder ein Problem dar. Der Autor bietet viele Hinweise und praktische Tipps für eine entspannte und effiziente Prüfungsvorbereitung.Im zweiten Teil des Buchs findet sich eine Vielzahl an Übungsfragen mit entsprechenden Lösungen zur gezielten inhaltlichen Vorbereitung. Zu jedem prüfungsrelevanten Themengebiet gibt es Übungsfragen sowie Fallstudien für das entsprechende Zertifizierungslevel.Dieses Buch wurde auf der Basis der langjährigen Erfahrung des Autors als Projektmanagement-Trainer verfasst. Damit ist dieses Werk ein optimaler Begleiter und Ratgeber bei der gezielten Vorbereitung auf die österreichischen pma/IPMA Projektmanagement-Zertifizierungen.

1 Projektmanagement-Zertifizierungen

PM-Verbände und ihre Zertifizierungen

„Sie wollen Ihre PM-Kompetenz zertifizieren lassen? Gerne! Bitte melden Sie sich bei uns an und überweisen Sie gleich die Prüfungsgebühren …“. So oder ähnlich müsste es auf den Webseiten der verschiedenen PM-Verbände lauten, die alle darum buhlen, dass Sie Ihre Prüfung bei diesem Verband und nicht bei einem anderen ablegen. Wer sind diese Verbände?

PMI: Anfang 2013 hatte das PMI nach eigenen Angaben mehr als 650.000 Mitglieder und Zertifikatsinhaber in 185 Ländern. PMI ist damit die weltweit mitgliederstärkste Projektmanagement-Organisation. PMI ist der Quasi-Standard in den USA, Kanada, Mittel- und Südamerika und den entsprechenden US-Großkonzernen. Die PMI beschreibt Projektmanagement im Rahmen von neun Wissensgebieten, die in fünf Managementprozessen zum Einsatz kommen. Die Prozesse sind je nach Fortschritt des Projektes unterschiedlich stark relevant und werden in Form von Eingangs- und Ergebnisgrößen im PMBoK-Guide beschrieben. Die Kenntnisse über methodische Abläufe und soziale Aspekte sind nahezu gleichgewichtig. Die Prozessbeschreibungen im PMBoK-Guide wollen für alle Projektgrößen und -arten geeignet sein, was dazu führt, dass die Prozesse sehr allgemein beschrieben sind (der PMBoK-Guide gleicht eher einem allgemeinen Projektmanagement-Handbuch) und muss vom Nutzer erst auf eine entsprechende Größe herunter skaliert werden, was nicht immer so einfach ist.

IPMA: Die IPMA ist mit ihren Mitgliedsverbänden in Europa stark verbreitet; in Österreich ist Projekt Management Austria (pma) der nationale Verband, in Deutschland ist es die Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) etc. Insgesamt sind in der IPMA über 50 verschiedene nationale PM-Verbände/Vereine organisiert. Die Basis bildet die ICB (International Competence Baseline). Darin wird v. a. auf das Wissen und Können eines Projektleiters in den unterschiedlichen Handlungsfeldern des Projektmanagements fokussiert. Neben methodisch-technischen Aspekten gehören auch Verhaltenskompetenzen sowie übergreifende Kontextkompetenzen zum Projektmanagement. Wie stark das notwendige Wissen und Können in den jeweiligen Kompetenzbereichen ausgeprägt sein muss, hängt eng mit der Erfahrung des Projektleiters und der zu managenden Projektgröße zusammen. Die ICB enthält nur rudimentäre Beschreibungen von Prozessschritten in den einzelnen Kompetenzfeldern und hat kein Vorgehensmodell. Die IPMA ist quasi der internationale Dachverband und die ICB ist das gemeinsame Normdokument für alle Zertifizierungen in den nationalen Mitgliedsländern. Die jeweiligen nationalen Verbände können die ICB in ihre Landessprache übersetzen (die ICB ist Englisch, die National Competence Baseline (NCB) ist Deutsch) und um weitere Dokumente ergänzen. So ist in Österreich neben der ICB 3.0 deutsch auch die PM baseline 2008 deutsch Grundlage für die österreichischen nationalen IPMA Zertifizierungen.

PRINCE2 ist fest etabliert in Großbritannien und den ehemaligen Commonwealth-Ländern Australien, Neuseeland, Indien etc. PRINCE2 findet starke Anwendung bei Projekten im IT-Umfeld. Dies hat auch etwas mit der Nähe zu ITIL zu tun. ITIL beschreibt die Prinzipien und Prozesse einer IT-Servicelandschaft in einer Regelorganisation. PRINCE2 fokussiert dagegen auf Projekte in einer IT-Organisation (und anderen).

PRINCE2 hat im Gegensatz zu den beiden anderen Leitlinien ein klares Vorgehensmodell. Am Ende eines PRINCE2-Projektes steht immer ein Produkt oder eine vorzeigbare Dienstleistung. Damit ist PRINCE2 wesentlich ergebnisfokussierter und definiert aus dieser Perspektive, wer wann was im Projekt zu tun hat. PRINCE2 beinhaltet ausschließlich die Managementtechniken und verzichtet auf die Darstellung der sozialen und übergreifenden Aspekte, wie sie in der ICB bzw. im PMBoK-Guide beschrieben sind.

Was bringt eine PM-Zertifizierung?

Die Vorteile sind je nach Perspektive unterschiedlich: So ist aus individueller Sicht eine erfolgreiche Zertifizierung zunächst eine persönliche Bestätigung (und Genugtuung)! Mit der Zertifizierung in der Hand kann man auch anderen Personen gegenüber (Personalberatern, Personalentscheidern, Fachkräften) nachweisen, dass man über ein bestimmtes (international anerkanntes) Wissen bzw. Erfahrung verfügt. Viele schreiben sich diesen Nachweis auch auf ihre Visitenkarte und ihr Briefpapier …

Auch ein Unternehmen kann gegenüber Kunden/Auftraggebern nachweisen, welches Niveau das eigene Personal hat. Das ist natürlich immer dann wichtig, wenn man sich in einer Wettbewerbssituation mit anderen Unternehmen befindet, aber auch später, wenn die eigenen Mitarbeiter mit den Mitarbeitern aus dem Kundenunternehmen auch auf Projektmanagement-Ebene (gemeinsames Projektmanagement-Team) zusammenarbeiten sollen. Und schließlich stellen die verschiedenen Stufen oder Levels auch einen Karrierepfad dar, über den man Mitarbeiter weiterentwickeln und auch an das eigene Unternehmen binden kann.

2 Was will dieses Buch?

Dieses Buch will Sie dabei unterstützen, sich gezielt auf die Zertifizierungsprüfung der pma/IPMA vorzubereiten. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, für eine pma/IPMA Prüfung zu lernen. An erster Stelle steht natürlich die Frage, für welches Niveau/Level man sich vorbereiten will. Die pma unterscheidet wie die IPMA vier verschiedene Zertifizierungslevels. Der Zugang zu den verschiedenen Levels setzt verschiedene Grade an Vorerfahrung voraus. Auf der Webseite der pma finden Sie dazu einen guten Einstieg. Hier sind die verschiedenen Levels namentlich aufgelistet und detailliert beschrieben, was deren genauen Anforderungen sind.

Darüber hinaus bietet die pma sogenannte Briefings an, anhand derer sie den Kandidaten genau den Zertifizierungsprozess erklärt (Anmeldung, Erstellung schriftlicher Unterlagen = Report, Ablauf des Prüfungstages). Man kann an diesem Briefing online teilnehmen oder aber auch als Präsenzveranstaltung. Ab Level C (Projektmanager/in pma) ist das Briefing sogar obligatorisch! Es ist auf jeden Fall sinnvoll, dieses Briefing mitzumachen, sich zuvor auch seine Fragen zu überlegen, die man in dessen Verlauf beantwortet haben möchte.

Eine weitere Möglichkeit, sein PM-Wissen und PM-Können zu trainieren, ist die Teilnahme an einem Seminar, das speziell auf die angestrebte Zertifizierungsprüfung hin vorbereitet. In Österreich gibt es dazu zahlreiche Trainingsanbieter, die sich darauf spezialisiert haben. Als PMA Kooperationspartner bieten diese Unternehmen Aus- und Weiterbildungen gemäß pma/IPMA Standards an und bereiten so gezielt auf die pma/IPMA Zertifizierungen vor.

Für wen das alles zu aufwändig und umständlich ist, gibt es selbstverständlich auch die Möglichkeit, sich im Selbststudium auf die jeweilige Prüfung vorzubereiten. Und auch, wer einen Kurs oder ein Seminar besucht, muss sich abends oder am Wochenende nochmals gezielt mit den Themen auseinander setzen. Denn es ist klar: Die eigene Praxiserfahrung aus dem Projektgeschäft ist oftmals durch Tagesanforderungen „überlagert“: Unternehmens- und Branchenstandards verlangen, dass bestimmten Aspekten besondere Beachtung geschenkt wird, während andere Aspekte im gleichen Moment keine oder nur eine geringe Rolle spielen. In einer Prüfung werden diese Unterschiede nicht beachtet; jede Methode soll mustergültig beherrscht und gezeigt werden und deren Trainingsmaßnahmen ergänzen, weil es den Blick auf die Zertifizierungsprüfung fokussiert. Lernen und das Gelernte in einer Prüfung wiederzugeben, sind zwei verschiedene Dinge. In diesem Buch geht es ausschließlich darum, zu den prüfungsrelevanten Themen die passenden Fragen und Formulierungen zu vermitteln.

Das Buch will Sie dabei unterstützen …

… Ihr Wissen gezielt zu vertiefen:

Wissen kann man erlernen, kann es durch Wiederholung und Anwendung vertiefen. Am besten gelingt der Wissenserwerb, wenn man einen Lerngegenstand aus unterschiedlichen Perspektiven immer wieder neu beleuchtet und reflektiert.

… Ihr Können zu reflektieren:

Handlungskompetenz basiert auf Erfahrung. Macht man sich dies immer wieder neu bewusst, trägt dies zu einer größeren Handlungsvielfalt bei. Ein Zeichen, dass man die Handlungskompetenz erreicht hat, ist, dass man Beispiele erzählen kann und diese auch reflektiert hat – also positive und negative Seiten der eigenen Erfahrung benennen kann.

Die Level-Prüfungen bestehen aus mehreren Stufen, wobei sich Tests, Fallstudien, Reports und mündliche Gespräche abwechseln. Dieses Übungsbuch wurde auf der Basis meiner Erfahrung als Trainer geschrieben. Die Tipps, Übungen und Beispielfragen dieses Buches beruhen auf dem, was mir die Teilnehmer über die Prüfungen berichtet haben. Es zielt schwerpunktmäßig auf die Unterstützung der schriftlichen Prüfungsteile ab, da erfahrungsgemäß hier die meisten Personen durchfallen!

Wie ist dieses Buch aufgebaut – so nutzen Sie es am besten

Ziel dieses Buches ist es, Sie bei der Vorbereitung für die Zertifizierungsprüfung der pma/IPMA zu unterstützen. Zunächst geht es darum, wie Sie (als Erwachsener) richtig lernen können, wie Sie sich am besten auf die Prüfungen vorbereiten und was die einzelnen Prüfungsschritte konkret von Ihnen als Kandidaten abverlangen. Gerade für diejenigen, die schon längere Zeit keine Prüfung mehr absolviert haben, ist es sicherlich hilfreich, sich wieder an diese Lernstrategien zu erinnern.

Im zweiten Teil des Buches geht es um die konkreten Prüfungsfragen (Multiple-Response-Fragen sowie Fallstudien). In diesem Abschnitt können Sie sich durch die Bearbeitung von Beispielfragen aus den unterschiedlichen Zertifizierungsstufen gezielt auf Ihre Prüfung vorbereiten. Wissensfragen für die Multiple-Response-Tests sowie Übungsaufgaben für die Fallstudien unterstützen Sie bei Ihren weiteren Prüfungsvorbereitungen.

3 Richtig lernen

Während Schüler und Studenten Lern- und Prüfungsexperten sind, haben viele derjenigen, die schon längere Zeit im Berufsleben stehen, den Umgang mit Lernstoff und Prüfungsstress verlernt oder vergessen. Daher ist es wichtig, dass Sie sich wieder an Ihre eigenen Fähigkeiten – zu lernen – erinnern.

Bezüge schaffen

Es gibt ja den verbreiteten Irrglauben, ältere Menschen könnten nicht mehr so gut lernen wie Kinder oder Jugendliche. Dagegen steht jedoch die Beobachtung, dass manche Menschen bis ins hohe Alter neue Fähigkeiten entwickeln. Wie lässt sich das erklären? Das Problem ist nicht, dass Ältere nicht mehr so gut lernen wie Jugendliche – sie lernen anders! Während Jugendliche auf Vorrat lernen (müssen), fragen viele erwachsene Lerner nach dem Sinn und den Anwendungsmöglichkeiten des Lernstoffes. Wenn der Lernstoff sich nicht in ihre Berufspraxis eingliedern lässt, dann wird der Lernstoff als theoretisch und weltfremd abgelehnt. Erwachsene fragen also vielmehr nach der Anwendbarkeit des Gelernten. Deswegen ist es so wichtig, dass Sie sich einen konkreten Bezug zum Lerngegenstand verschaffen, dass Sie den Nutzen im Lernstoff für sich erkennen können.

Das Umfeld informieren: Freiraum und Freizeit für das Lernen schaffen

Jugendliche haben noch einen anderen Vorteil: Per Definition wird ihnen die notwendige Zeit und Ruhe zugebilligt, um lernen zu können. In ihrem Zimmer haben sie einen Schreibtisch zum Lernen, ihren Computer etc. Das gilt nicht automatisch für Sie als erwachsenen Lerner: Sie haben vielleicht in der Firma einen Schreibtisch, aber nicht zwangsläufig auch zuhause. Wenn Sie nach Hause kommen, sollen Sie nicht zuerst die Hausaufgaben machen, sondern das Abendessen. In Ihrem familiären Kontext haben Sie nicht die Rolle eines Lernenden. Entsprechend gilt für Sie: Sie müssten sich einen Raum und die Zeit zum Lernen verschaffen. Dieser Raum wird Ihnen nicht automatisch zugewiesen, Sie müssen ihn sich in der Familie regelrecht erkämpfen.

Lernen braucht Ausdauer

Eine interessante Rückmeldung bekam ich vor einiger Zeit von mehreren Teilnehmern. Sie berichteten, dass sie die Unterlagen zu Beginn der Seminarreihe kaum verstanden hätten – nachdem sie aber weitere Seminare besucht und die dazugehörigen schriftlichen Unterlagen gelesen hatten, kehrten sie wieder zu dem ersten Lesestoff zurück – und siehe da: Jetzt verstanden sie wesentlich mehr. Plötzlich fügte sich das eine zum anderen und ein Gesamtverständnis entstand. Dies zeigte mir: Man darf nicht zu schnell aufgeben, sondern muss auch in die eigene Lernfähigkeit vertrauen. Das Verstehen stellt sich ein – wenn auch erst nach einer gewissen „Durststrecke“. Was lernt man daraus? Lernen klappt nicht auf Knopfdruck, es braucht eine gewisse Beharrlichkeit. Sie dürfen sich nicht beim ersten Misserfolg wegducken, sondern sollten mit viel Selbstvertrauen sagen: „Das packst Du“.

Lernen braucht Erfolgserlebnisse

Aus der oben geschilderten Erfahrung lässt sich noch eine zweite Erkenntnis ableiten: Lernen braucht Erfolge. Nichts ist schwieriger als die Bearbeitung eines Problems, wenn kein Fortschritt erkennbar ist. Jugendliche bekommen durch den Unterricht meist Ziel-Vorgaben, an denen sie sich orientieren können. Erwachsene müssen sich solche Vorgaben selbst machen. Setzen Sie sich also realistische Lern-Ziele (Was will ich heute Abend lesen? Was will ich am Ende verstanden haben?). Lernziele sollen machbar und adäquat sein. Meistens nimmt man sich eh zu viel vor – also trauen Sie sich, den abendlichen Lernstoff auf ein machbares Maß zu reduzieren.

Kontinuierlich lernen – ohne Sägezahn-Effekt

Wer sein Lernen richtig plant, versucht, sinnvolle Lernabschnitte zu definieren. Lernen ist eine fokussierte Aufgabe und wer immer wieder aus seinem Gedankenfluss herausgerissen wird, kann sich nicht entsprechend auf eine Prüfung vorbereiten. Nehmen Sie sich also abends oder am Wochenende eine Auszeit, in der Sie sich den Luxus des Lernens gönnen! Ich selbst gehe jährlich in eine persönliche Klausur, um mich auf ein neues Wissen und Lernen vorzubereiten. Meine Erfahrung besagt: Wenn ich im Büro bin oder beim Kunden, habe ich nicht das notwendige Bewusstsein, um mich auf eine Prüfung etc. vorzubereiten. Wenn ich ständig zwischen verschiedenen Aufgaben und Anforderungen hin und her springe, habe ich nicht die notwendige Ruhe, um mich zu fokussieren. Der Sägezahneffekt – rein ins Lernen, dann wieder Kundenanfragen beantworten, dann wieder Kollegen unterstützen etc. – verhindert, dass man richtig bei der Sache ist. Die Erkenntnis lautet also: Bleiben Sie für einen definierten Zeitrahmen beim Lernen, lassen Sie sich nicht ablenken, machen Sie immer nur eine Sache.

Lernhilfen nutzen

Von vielen Trainerkollegen weiß ich, dass diese neben den offiziellen Lehrgangsmaterialien auch eigene unterstützende Lernmaterialien austeilen. Dahinter steht die Erfahrung, dass man sich mit Hilfe gezielter Unterlagen das Lernen und Wiedergeben von Lernstoff erleichtern kann. Zu diesen Lernhilfen gehören Beispiele anderer Seminarteilnehmer, hilfreiche Format-Vorlagen, aber auch Fragenkataloge, Lernkarteikarten und vieles mehr. Fragen Sie aktiv bei Ihrem Trainer nach. Die Trainer stehen untereinander in Verbindung und können solche Materialien gerne ausgeben.

Auf die Prüfung vorbereiten

Wenn ich das Lernverhalten der Personen, die am Ende mit gutem Erfolg bestanden haben, mit dem von Teilnehmern vergleiche, bei denen es am Ende eine Zitterpartie war, glaube ich, ein Muster erkennen zu können. Natürlich ist dies keine statistische Auswertung, aber doch lässt sich daraus ein bestimmter Trend erkennen: Wer mit gutem Erfolg abschnitt, konnte meistens an eine frühere Erfolgsstrategie in der Prüfungsvorbereitung anknüpfen. Gemeint ist, dass diejenigen den meisten Erfolg hatten, die sich gezielt mit dem Prüfungsstoff (nicht: Lernstoff) beschäftigten, sich nicht durch Nebensächlichkeiten ablenken ließen, die Abrufgeschwindigkeit des Gelernten richtig trainierten und sich in der Prüfungsvorbereitung genau auf die Fragestellungen konzentrierten etc. Prüfungen sind keine Alltagsrealität, sondern haben ihre eigenen Gesetzmäßigkeiten. Es geht meistens nicht darum, was man selbst für richtig oder falsch hält, sondern darum, was wohl die wahrscheinlich richtige Lösung ist. Meist geht es in Prüfungen auch nicht darum, lange Ausführungen zu machen, sondern kurz und bündig, mit Spiegelstrichen eine Antwort zu geben. Wer es schafft, sein Wissen auf den Punkt zu bringen, hat mit großer Wahrscheinlichkeit den besten Erfolg! Anwendungswissen zu lernen, ist gut für die Praxis, die richtigen Antworten auf eine Prüfungsfrage zu finden, ist etwas anderes.

! Mein Tipp: Wer schon längere Zeit nicht mehr im „Lernmodus“ ist, braucht mehr Zeit, um sich selbst und seine Umgebung darauf einzustellen. Sprechen Sie mit Ihrer Familie und dem Arbeitgeber darüber, wie Sie am besten die nötigen Freiräume für das Lernen bekommen. Benennen Sie das angestrebte Datum Ihrer Zertifizierungsprüfung, um zu zeigen, dass es sich um eine „endliche“ Zeit handelt.

4 Gezielt lernen

Wie bereitet man sich am besten auf einen Multiple Choice/Response Test vor?

Erstellen Sie sich zu jedem ICB-Element bzw. Thema in der pm baseline eine Liste mit Schlagwörtern und Fachbegriffen, die aus Ihrer Sicht besonders wichtig oder zentral sind und das Element besonders gut beschreiben. Ich habe bei der Darstellung der ICB-Themen bereits versucht, treffende Kurzbeschreibungen für die Inhalte zu finden. Sie stammen zumeist von Teilnehmern aus früheren Kursen, die mit eigenen Worten versucht hatten, das Wesentliche au...

Inhaltsverzeichnis

• Inhaltsverzeichnis
• Tabellenverzeichnis
• Einleitung
• 1 Projektmanagement-Zertifizierungen
• 2 Was will dieses Buch?
• 3 Richtig lernen
• 4 Gezielt lernen
• 5 Was tun gegen Prüfungsstress?
• 6 Umgang mit einem Blackout
• 7 Die IPMA-Zertifizierungsprüfungen der österreichischen pma
• 8 Die Zertifizierungsprozesse für die 4 Levels der IPMA/pma
• 9 Fragenkatalog für den pm-Test
• 10 Fallstudien für den schriftlichen Test IPMA/pma Level D
• 11 Typische Interviewfragen
• 12 Lösungen des Fragenkatalogs
• 13 Literaturverzeichnis
• Impressum