Projektmanagement Essenz

Kapieren statt Kopieren

Daniel Brönimann, Christoph Bommer

• Verlag: Books on Demand
• Jahr: 2020
• ISBN drucken: 9783751924672
• eBook-ISBN: 9783749405145
• Auflage: 1
• Thema: Informatik
• Thema: Informationstechnologie

In der Software-Entwicklung kennt man viele Projektmanagement-Methoden und -Standards (z.B. IPMA, PMI, Scrum, PRINCE2, SAFe). Die meistens davon sind sehr umfangreich und weisen dem Projektleiter eine Vielzahl von Aufgaben zu. In der Praxis kann man dadurch leicht den Überblick verlieren! Sind alle Aspekte in gleichem Masse relevant? Wenn nicht, was ist wichtig und was kann allenfalls weglassen werden? Keine der vorhandenen Methoden nimmt dem Projektleiter diese Denkarbeit ab, denn es genügt nicht, die einzelnen Aspekte fleissig, aber unreflektiert abzuarbeiten.Dieses Buch soll dem Leser helfen, die wesentlichen Aspekte des Projektmanagements zu erkennen. Dabei wird auf die einzelnen Kernaufgaben des Projektleiters eingegangen und aufgezeigt, was der eigentliche Sinn der jeweiligen Aufgabe ist.Da effektives Projektmanagement sowohl aus Handwerk als auch aus Softfaktoren besteht, werden beide Themenbereiche gleichermassen behandelt. Schenkt man diesen Essenzen die notwendige Aufmerksamkeit, kann das Projekt viel gezielter und effektiver gesteuert werden und bringt zusätzlich Struktur, Klarheit und Ruhe in das Projekt - egal ob traditionell oder agil geführt. Das Buch behandelt folgende Themenbereiche eines Projektes: - Vorbereitung und Start- Realisierung und Abschluss- Rollen und Beziehungen

Rollen und Beziehungen

Rollen

IST DAS ROLLENSPIEL LEDIGLICH EIN THEATER?

In den meisten Prozessen und Vorgehensmethoden werden unterschiedliche Rollen definiert. Je größer und komplexer ein Vorhaben ist, desto mehr Rollen werden festgelegt oder drängen sich auf. Es ist deshalb nachvollziehbar, wenn die Meinung entsteht, Rollen blähen das Projekt nur auf und machen es unnötig teuer. Soll ich in meinem Projekt überhaupt Rollen festlegen oder lasse ich das Theater und konzentriere mich auf das, was getan werden muss? Die Antwort lautet: Jein! Den Fokus auf den Projektauftrag zu legen ist sicherlich nicht falsch, doch wir sind der Ansicht, dass der Einsatz der richtigen Rollen den Projekterfolg klar unterstützt. Doch auch hier gilt es, das richtige Maß zu finden.

Warum braucht es Rollen?

Ein häufiger Umstand, weshalb Rollen in Projekten ungern besetzt oder als störend empfunden werden, liegt darin, dass diese nicht richtig implementiert wurden. Damit eine Rolle wirkungsvoll zum Tragen kommt, muss diese mit ihren Aufgaben, Verantwortungen und Kompetenzen in Einklang sein. Wobei es an Aufgaben und übertragenen Verantwortungen in den meisten Fällen nicht fehlt, ganz im Gegensatz zu den notwendigen Kompetenzen. Die Kompetenzen verbleiben in der Regel beim Projektleiter oder in der Organisation, ganz nach dem Motto: Wo kommen wir denn hin, wenn jeder selbstständig über Maßnahmen entscheiden kann? Fehlen für die Ausübung einer Rolle die notwendigen Kompetenzen, muss man sich nicht wundern, wenn auch die Verantwortung abgelehnt wird. Dies sind schlechte Voraussetzungen für eine ernsthafte Identifikation mit der Rolle und dem Projekt.

Es ist also wichtig, schon in der Projektvorbereitungsphase das AKV-Prinzip (AKV: Aufgabe, Kompetenzen und Verantwortung) zu definieren, wobei zwingend darauf geachtet werden muss, dass die drei Aspekte des AKV-Prinzips aufeinander abgestimmt und ausgeglichen sind. Damit ist jedem künftigen Rollenträger im Projekt bereits bei der Ressourcenallokation klar, worauf er sich einlässt. Erst jetzt kann man ernsthaft eine Zusage im Sinne eines Commitments erwarten, als Basis für die dringend notwendige Identifikation.

Welche Rollen soll ich nun implementieren?

Im Umfeld der Softwareentwicklung wurden im Laufe der Zeit sehr viele Rollen vorgeschlagen und eingeführt, sodass man leicht den Überblick verlieren kann. Sicherlich gibt es nicht die eine Rollenzuteilung, die für alle Projekte passt, aber unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass in jedem Projekt, so unterschiedlich diese sein können, folgende vier Rollen mindestens besetzt sein sollten:

• Produkteigentümer (PE)
• Projektleiter (PL)
• Architekt und/oder Implementierer (AR)
• Qualitätseigentümer/Qualitätsmanager (QM)

Produkteigentümer (PE)

In jedem Projekt gibt es eine Person, oder eine Personengruppe, die entscheiden kann, was genau in welcher Ausprägung realisiert werden soll. Diese Person kann beurteilen und entscheiden, was wichtiger ist (Prioritäten) und wann ein Arbeitsresultat und/oder das Projekt das Ziel erreicht hat (Abnahme). Diese Person prägt also wesentlich das im Projekt entstehende Produkt und hat damit die Produkteigentümerschaft. Häufig nimmt der Auftraggeber bzw. Sponsor diese Rolle ein.

Projektleiter (PL)

In jedem Projekt muss es jemanden geben, der sich verpflichtet (committet), unter den zum Meilenstein C definierten Rahmenbedingungen das Projekt zu leiten (siehe Kapitel Meilensteine). Diese Person ist die erste Anlaufstelle für alle Stakeholder. Sie organisiert, plant und steuert die Ressourcen und legt fest, wie das Ziel erreicht wird (Prozesseigentümer).

Der richtige Projektleiter

Es gibt nicht „den guten Projektleiter“, der alle Projekte gut leiten kann, denn so einmalig die Projekte sind, so einmalig muss auch der passende Projektleiter sein. Es ist also sehr wichtig, nicht den besten, sondern den passendsten Projektleiter einzusetzen.

Unsere Erfahrungen haben auch gezeigt, dass es Projektleiter ohne Domänen-Know-how schwer haben. Es fehlt ihnen das Bauchgefühl, um Projektereignisse zu antizipieren und richtig einzuschätzen.

Und, bist du der richtige Projektleiter für dein spezielles Projekt?

Architekt (AR)

In jedem Projekt gibt es eine Person oder Personengruppe, welche das grundlegende Zusammenspiel der Softwarekomponenten festlegt. Das sind meist Fachleute, die über das Wissen verfügen, mit welcher Technologie die Anforderungen in ihrem Umfeld implementiert werden sollen. Zudem können sie Arbeitspakete realisieren. Diese Personen sind die Technologieeigentümer.

Qualitätseigentümer (QM)

Jeder Auftraggeber erwartet vom Auftragnehmer (Projektteam), dass die beauftragten Arbeiten in einer hohen oder zumindest klar definierten Qualität umgesetzt werden (siehe Kapitel Softwarequalität). Das einfachste Prinzip der Qualitätssicherung ist das Vier-Augen-Prinzip. Das hat nichts mit mangelndem Vertrauen zu tun, sondern mit der Einsicht, dass niemand unfehlbar ist. Vier Augen sehen mehr, insbesondere weil das zweite Augenpaar eine Außensicht repräsentiert und dadurch die Gefahr der Betriebsblindheit reduziert wird. Diese Person ist der Qualitätseigentümer.

Wie sieht das AKV-Prinzip dieser vier Grundrollen aus?

In der nachfolgenden Tabelle weisen wir jeder dieser vier Grundrollen die mit dem AKV-Prinzip angesprochenen drei Aspekte zu. Zudem ist aus unserer Sicht jede Rolle für einen Schwerpunkt im Projekt zuständig: So beeinflusst beispielsweise der Produkteigentümer die Priorisierung des Product Backlog und damit das WAS und das WANN und sorgt so für die Effektivität im Projekt und dadurch den optimalen Kundennutzen. Auch die drei anderen Rollen beeinflussen ihre Themenfelder: Der Projektleiter sorgt mit dem WIE (wird es getan) für Effizienz im Projekt, der Architekt entscheidet als Technologieverantwortlicher, WIE Anforderungen umgesetzt werden, und der Qualitätseigentümer sorgt für die Einhaltung der Verpflichtungen bzgl. der Qualitätsaspekte.

Rolle	Aufgabe	Kompetenzen	Verantwortung
Produkteigentümer		sorgt für die Erreichung der Effektivität
PE	- steuert den Product Backlog - priorisiert	- entscheidet über das WAS und das WANN - nimmt die Arbeitsresultate ab	- Budget-Verantwortung - maximaler Kundennutzen
Prozesseigentümer		sorgt für die Erreichung der Effizienz
PL	- Projekt- abwicklung - Ansprechpartner	- entscheidet über das WIE (die Art der Abwicklung) -Ressourceneinsatz	- Zielerreichung bzgl. Kosten, Termin und Funktionsumfang
Technologieeigentümer		sorgt für die Realisierung der Funktionalität
AR	- setzt Anforde- rungen um - stellt die Qualität sicher	- entscheidet über das WIE (Architektur) - entscheidet über die Art der Implementierung	- Einhaltung der Anfor derungen - Umsetzungsverantwortung
Qualitätseigentümer		sorgt für eine Qualitätskultur
QM	- legt die Qualität fest	- Freigabe von Projektartefakten	- Einhaltung der Qualitätsvorgaben
	- stellt Vier-Augen- Prinzip sicher	(Dokumente, Meilensteine etc.)

Tipp

Die Anzahl der Rollen ist ungleich der Anzahl der Personen, es kann also eine Person gleichzeitig mehrere Rollen einnehmen. Dies hat jedoch Grenzen. Einerseits durch die Arbeitslast und andererseits setzen unterschiedliche Rollen unterschiedliche Fähigkeiten und Charaktereigenschaften voraus. Zudem können gewisse Rollen gegenläufige Interessen mit sich bringen. Um diese potenziellen Interessenkonflikte zu vermeiden, sind daher gewisse Kombinationen von Rollen nicht zulässig (siehe Abb. 10).

Abbildung 10: Rollenübersicht

Wie du siehst, verhält es sich mit den Rollen wie in einem Theaterstück: Sind sie richtig besetzt und mit den notwendigen Kompetenzen ausgestattet, leisten die Rolleninhaber einen gewinnbringenden Projektbeitrag. Richtig zugewiesene Rollen sind essenziell und tragen wesentlich zum Erfolg bei. Lege daher zu Projektbeginn die genannten vier Rollen fest und kümmere dich um eine geeignete Besetzung.

Essenz

• Eine definierte Rollenverteilung mit ausgewogenem AKV-Prinzip sorgt für Klarheit und somit für eine Entlastung des Projektleiters sowie für Ruhe im Projekt.
• Der Nutzen einer Rolle ist nur so gut wie deren Besetzung – ein reines Organigrammvervollständigen bringt das Projekt nicht weiter.
• Rolleninhaber müssen unbedingt mit dem ganzen AKV-Prinzip ausgestattet werden – insbesondere mit den notwendigen Kompetenzen.
• Jedes Projekt sollte mindestens die vier Grundrollen Produkteigentümer, Projektleiter, Architekt und Qualitätseigentümer besetzen – sie beeinflussen jeweils einen wesentlichen Aspekt im Projekt.

Projektleiter und Agilität

EIN AUSLAUFMODELL IM AGILEN PROJEKTMANAGEMENT?

Frage: Ist noch in der agilen Welt ein Projektleiter nötig? Die Frage ist berechtigt, da heutzutage in den meisten Projekten agile Methoden wie Scrum zum Einsatz kommen und damit die drei Rollen Scrum Team, Scrum Master und Product Owner. Der Projektleiter als solcher ist darin nicht vorgesehen. Heißt das, dass der Projektleiter unnütz ist und nicht mehr benötigt wird? Bei Weitem nicht!

Obwohl agile Methoden wie Scrum viel Gutes bewirkt haben, hat die fehlende Rolle des Projektleiters für einige Verwirrung gesorgt, denn Unternehmen planen Projekte, geben dafür Budget frei und wollen konkrete Ansprechpartner, die sich um die „geschäftlichen“ Faktoren eines Projektes kümmern. Wie lässt sich dieser Konflikt lösen?

Aufgaben in der Projektführung

In der agilen Welt könnte man sich also fragen, wer eigentlich die Aufgaben erledigt, welche bisher durch den Projektleiter übernommen wurden? Betrachten wir für diesen Vergleich die re...

Inhaltsverzeichnis

• Danksagung
• Inhaltsverzeichnis
• Warum dieses Buch?
• Projektmanagement auf einen Blick
• Vorbereitung und Start
• Realisierung und Abschluss
• Rollen und Beziehungen
• Schlusswort
• Anhang
• Über die Autoren
• Webseite zum Buch
• Impressum