Microsoft Office Access 2013 - Desktop Grundlagen

Erstellung, Abfrage und Bearbeitung von Desktop-Datenbanken

Frank Stelzer

• Verlag: Books on Demand
• Jahr: 2016
• ISBN drucken:
  9783739242293
• eBook-ISBN:
  9783741216077
• Auflage: 1
• Thema: Informatik
• Thema: Informatik Allgemein

Mit Microsoft Office Access 2013 ist das dritte Buch aus der Office 2013 - Reihe erschienen. Nach Word und Excel befasst sich dieses Buch ausschließlich mit den Grundlagen der Desktop-Datenbank. Die Erstellung von Web Apps wird in einem späteren Band beschrieben.Vor der Einführung in Access werden die Grundlagen von Datenbanken und die Aufbereitung von Daten und deren Normalisierung entsprechend der Regeln behandelt.Das Buch richtet sich ausdrücklich an Einsteiger bzw. Umsteiger von sehr frühen Office-Versionen.

Die Erstellung einer Desktop- Datenbank

Unter <Neu> kann man eine neue Datenbank öffnen. Weiterhin kann man nach Online-Vorlagen und unter dem Menü <Öffnen> schon vorhandene Datenbanken öffnen. Legt man eine neue, leere Datenbank an, passiert etwas, das man von Word oder Excel nicht kennt.

Access fordert dazu auf, die noch nicht erstellte Datenbank zu benennen, also einen Datenbanknamen zu vergeben und zu speichern. Das liegt daran, dass später bei der Dateneingabe in eine Tabelle nicht mehr separat gespeichert wird.

Sobald man einen Datensatz fertig eingegeben hat, wird dieser auf der Festplatte unter DATENBANKNAME.accdb gespeichert. Deswegen braucht Access den Dateinamen schon beim Erstellen. Es ist gut, wenn man sich an dieser Stelle daran gewöhnt, den Dateinamen der Tabellen, in die man innerhalb der Datenbank anlegt im Präfix mit tbl_ zu benennen. So kann man sie später von der Datenbank trennen, in der die Aufbereitung der Daten passiert, bzw. von Abfragen (qry), Reports (rep) usw. separieren (siehe auch „Ungarische Notation“).

In der Registerkarte <Erstellen> lassen sich unterschiedliche Objekte entwickeln, die jeweils einem bestimmten Zweck innerhalb der Datenbank dienen. Die Objekte haben folgende Funktionen:

• Tabellen speichern Daten
• Abfragen sammeln die angeforderten Daten aus einer oder mehreren Tabellen, damit sie die Daten ansehen, bearbeiten oder in einem Bericht drucken können.
• Formulare zeigen Daten aus Tabellen oder Abfragen zusammen an, damit sie die Daten ansehen, bearbeiten oder eingeben können.
• Berichte fassen Daten aus Tabellen und Abfragen zusammen und präsentieren sie, damit sie Sie drucken können.
• Makros automatisieren Ihre Datenbank, indem sie ohne Programmierung die von Ihnen angegebenen Aktionen durchführen.
• Module speichern Access Basis-Code, den sie schreiben können, um Ihre Datenbank zu erweitern, zu optimieren und ihren Erfordernissen anpassen.
• Die letzten beiden Funktionen werden hier nicht erläutert, da dies eindeutig Bereiche für Profis sind. Das sind wir in diesem Kurs eindeutig nicht.

Um die Beziehungen der verschiedenen Access-Elemente nachvollziehen zu können, folgende Abbildung:

Die erste Tabelle

Vorüberlegung

Es sollte bisher klargeworden sein, dass ein Großteil der Arbeit schon vor dem eigentlichen Erstellen der Datenbank in der theoretischen Organisation liegt. Da hilft nur eins: Man muss vorher an den Schreibtisch und mit Papier und Bleistift überlegen, was man eigentlich will. Es ist zwar möglich, Datenbankstrukturen auch im Nachhinein zu ändern, aber das kostet Mühe und ist eventuell auch Quelle von Datenverlusten.

Die Aufgabe, die in diesem Kapitel zu lösen ist, bezieht sich auf den universitären Bereich. Die Universität verwaltet Studenten, Professoren, Seminare, Prüfungen etc. mit Hilfe einer Datenbank. An unserer Universität wurde sich für die Access-Datenbank entschieden; aber nur weil es im Auenland auf Mittelerde keine bessere Datenbank gibt und die Anzahl der Studenten 100 nicht übersteigt.

Festlegung der Tabellenanzahl

Wenn man weiß, welche Daten in der Datenbank verwaltet werden und ihr einen Namen gegeben hat, muss man sich die logischen Verbindungen der einzelnen Datengruppen (Matrikelnummer, persönliche Daten der Studenten…) klarmachen, um entscheiden zu können, welche zusammen in eine Tabelle gehören und welche nicht.

Es gibt eine Fülle von Informationen, die sicherlich nicht alle in eine Tabelle gehören, aus den Gründen die im ersten Kapitel (redundante Informationen, Gewährleistung einer schnellen Abfrage, Übersichtlichkeit) genannt worden sind.

Bei unserem Beispiel sind die logischen Zusammenhänge eigentlich klar.

Zur Matrikelnummer gehören die persönlichen Daten der Studenten wie der Name, die Adresse usw. und zu den Personalnummern der Professoren natürlich auch deren Namen. Was würde es für einen Sinn machen die Namen der Professoren zusammen mit den Adressen der Studenten in einer Tabelle aufzuführen? Es würde zu einem großen Durcheinander führen; die Studenten bekämen evtl. die Prüfungsunterlagen ihrer Professoren zugeschickt. Fatal. Folgende Abbildung zeigt eine Beispieltabelle für die persönlichen Daten der Studenten.

Ähnliche Informationen kann die Tabelle für persönliche Daten der Professoren enthalten.

Wie erstellt man so eine Tabelle?

...

Inhaltsverzeichnis

• Inhaltsverzeichnis
• Datenbanken - Theoretische Grundlagen
• Primärschlüsselfelder und Fremdschlüsselfelder
• Normalisierung von Relationen
• Die Benutzeroberfläche von Access 2013
• Die Erstellung einer Desktop-Datenbank
• Eingabe und Änderung von Daten
• Datensätze in der Tabellenansicht suchen
• Tabellen verknüpfen
• Abfragen
• Komplexe Abfragen
• Ereignisabfragen
• Formulare erstellen
• Arbeiten mit Formularen
• Ändern eines Formularentwurfs
• Berichte – Drucken in Access
• Listendruck mit dem Berichtsassistenten
• Nachbesserung von Hand
• Impressum