New Work vs. Deep Work 4.0

Praxistipps direkt von Startups aus dem Silicon Valley

Tom Illauer

• Verlag: Books on Demand
• Jahr: 2019
• ISBN drucken:
  9783743140912
• eBook-ISBN:
  9783749461578
• Auflage: 1
• Thema: Betriebswirtschaft
• Thema: Verwaltung

Liebe New-Work und Deep-Work Familie, da Sie dieses Buch in der Hand halten, attestiere ich Ihnen, dass Sie den Faktor Zeit als Währunganerkennen. Aber was ist Zeit und was unterscheidet erfolgreiche Menschen von wenigererfolgreichen Menschen?In jedem Unternehmen ist klar geregelt, wie man Parkgebühren einzureichen hat, wie man Portoeinsparen kann, wie man Urlaub beantragt, von wann bis wann man arbeiten muss und wo manin der Hierarchie angeordnet ist. Gleichzeitig habe ich noch kein Unternehmen interviewendürfen, in dem es klare Regeln und Verhaltensweisen für die Währung Zeit gibt.100 E-Mails täglich, Anrufe, die einen aus der konzentrierten Excel herausreißen, vier Meetings amTag, bei denen die Hälfte zu spät kommt und jeder am Ende nicht weiß, wer was zu tun hat.Kommt Ihnen das bekannt vor?Sie lesen die Geschichte von Michael Maßberg. Herr Maßberg ist 54 Jahre alt, als alleinigerGeschäftsführer tätig, arbeitet 65 Stunden die Woche und sein Leben definiert sich primär durchseinen beruflichen Erfolg. Vor sechs Monaten hat ihn seine Frau verlassen, seine zwei Kinderleben bei seiner Exfrau, seine körperliche Fitness ist stark eingeschränkt, die Ernährungsuboptimal und seine Wochenenden verbringt er am liebsten alleine vor dem Fernseher beimFußballgucken.Begleiten Sie Herrn Maßberg und seinen Coach Thomas Thöle bei seiner einjährigen Wandlungzum Zeit-Millionär, bei der Integration von Deep Work in seinem Unternehmen und bei derSchaffung einer New Work Unternehmenskultur.

Meetings: Der Zeitfresser Nr. 1 in Unternehmen

»Anhand deiner Liste Michael, haben wir gesehen das einer deiner größten Zeiträuber die Meetings sind. Wahrscheinlich spreche ich jedem Arbeitnehmer, Manager und Unternehmer aus der Seele. Jede Woche sieben Meetings, zweiwöchentliche Fixtermine beim Abteilungsleiter, Meetings mit mehr als fünf Personen, ohne Ergebnis und Ziel. Gehen wir davon aus, dass dir pro Tag neun Stunden zur Verfügung stehen. Ich kann aus eigener Erfahrung sagen, wie deprimierend es ist, wenn davon drei Stunden täglich für Meetings verplant werden.

Zu oft habe ich im Nachhinein darüber nachgedacht, ob meine Anwesenheit überhaupt dem Ziel förderlich war. Aufgrund dieser Systematik habe ich einige Spielregeln in die Unternehmen, bei denen ich tätig war oder welche ich unterstützt habe, eingeführt und getestet. Ich verspreche dir, dass diese Spielregeln dafür sorgen werden, dass sich dein Unternehmen schneller, effektiver und motivierter entwickeln kann. Marcel Remus, Immobilienmakler auf Mallorca, hat mal gesagt, dass er eine goldene Regel hat: Die fünf A´s. Alle anders als alle anderen.

Als Erstes wird kommuniziert, dass alle vereinbarten Termine verbindlich eingehalten werden. Wenn du zum Beispiel einem Mitarbeiter eine Aufgabe übertragen hast und dieser dir mitteilt, dass er den Termin nicht wahrnehmen möchte, weil er noch nicht so weit sei, dann erinnere ihn daran, dass alle Termine eingehalten werden. Dies suggeriert ebenfalls, dass du dir als Führungsperson verbindlich die Zeit nimmst und als Vorbild agierst. Lass dir in diesem Fall zeigen wie die bisherigen Ergebnisse aussehen oder wie du deine Mitarbeiter unterstützen kannst.

Im zweiten Schritt machst du dir eine Liste mit allen Meetings für das nächste halbe Jahr. Wo ist deine Anwesenheit elementar bzw. was könntest du absagen? Wenn deine Anwesenheit nicht dem Ziel förderlich ist bzw. du keine Kompetenz besitzt eine Entscheidung treffen zu können, so sage diesen Termin ab und teile den Mitgliedern mit, dass man dir im Anschluss das Protokoll zur Verfügung stellt. Auch kann man dies ganz umdrehen. Im sogenannten Rowe-Ansatz muss man begründen, warum man jemanden einlädt, man dreht das Spiel also um. Wo könntest du das Meeting in eine Telefonkonferenz substituieren?

Im dritten Schritt kommunizierst du die Spielregel, dass zukünftig nicht mehr als vier Personen in einem Meeting zusammensitzen dürfen. Wichtig ist anzumerken, dass hier der fünfte Stuhl leer bleibt. Dieses Verfahren habe ich von Amazon adaptiert. Der leere Stuhl symbolisiert den Sitzplatz des Kunden. Es ist eine Metapher dafür, dass in jedem Meeting darauf zu achten ist, die Brille des Kunden, respektive die Kundenzufriedenheit als prominentestes und primäres Ziel zu berücksichtigen ist.

Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, wie oft es passiert, dass Termine vereinbart wurden, die nur dazu dienten, dass der Abteilungsleiter seine eigenen Ideen vorstellt. Um sicherzustellen, dass künftigen Meetings effizient gestaltet sind, muss allen Beteiligten eine vorherige Tagesordnung zur Verfügung gestellt werden. Auf dieser ist ebenfalls das Ziel des Meetings formuliert. Unterscheide hierbei immer, ob es nicht reicht, dass gewisse Mitarbeiter nach dem Meeting informiert werden, anstatt selber dabei zu sitzen.

Übrigens: Sorge dafür, dass keiner mehr zwei Termine hintereinander absolvieren muss. Wie soll denn jemand in null Sekunden von einem Ort beim anderen Ort sein? Dies hat bei der Planung ja schon zur Folge, das mindestens einer von beiden Terminen zu kurz kommt.

Im vierten Schritt kommuniziere die Spielregel, dass zukünftig Meetings nie mehr länger als 30 Minuten dauern dürfen. Eine Sache, die mich schon immer geärgert hat, ist nämlich, dass Outlook jeden Termin voreingestellt auf 60 Minuten stellt. Hier greift das Gesetz der Ausdehnung, auch als Parkinson Gesetz bekannt. Dies ist eine ganz leichte modifizierte Regelung, die kausal dazu führt, dass man sich in den Meetings effektiv ausschließlich um die zu besprechenden Inhalte kümmert. Das würde dazu führen, dass man sich nur an die Tagesordnung hält und sich um das Ziel des Meetings kümmert. Entstehen in diesem Meeting weitere Aufgaben oder Ideen, die nicht auf der Tagesordnung stehen, so ist ein Folgetermin zu vereinbaren. Ein Mitarbeiter wird dabei ein Protokoll führen, welches nicht länger sein darf als eine DIN-4 Seite.

Mein damaliger Vorstandsvorsitzender in der Sparkasse war das Paradebeispiel dafür, wie man Meetings so unproduktiv wie möglich machen konnte. Obwohl er Regionalleiter beschäftigte, wollte er mit allen 200 Mitarbeitern jährlich persönliche Gespräche führen. 200 Stunden zuzüglich Fahrtzeiten waren weg. Weiterhin hatte er eingeführt, dass er jede Woche mit jedem Abteilungsleiter einen Fixtermin wahrnahm. Dies führte dazu, dass jede Woche 14 fixe Termine stattgefunden haben, unabhängig vom eigentlichen Bedarf. Kausal lief es in der Realität so, dass er unvorbereitet in die Termine kam, meistens mit zehn Verspätungen und dem Hinweis, dass er in zehn Minuten gehen müsste.

Termine ergeben nur Sinn, wenn es einen festen Bedarf gibt und nicht nach Zeitintervallen. Fangen wir an, Termine nach Logik zu vereinbaren!

Eine einfache effektive Methodik, um den Alltagstrott zu entkommen ist das Spazierengehen. Viele meiner Jour Fixe Termine, Bewerbungsgespräche und Netzwerktermine, bei denen sich die Inhalte auf physische bilaterale Gespräche beziehen, absolviere ich beim 15- bis 30-minütigen Spaziergang um das Firmengelände oder im Park herum. Erstens profitiere ich dabei durch die Bewegungsenergie für die noch kommenden Stunden im Arbeitsalltag, zweitens ist es eine nette Abwechslung, um sich ohne Heimvorteil auszutauschen und drittens ist die Atmosphäre deutlich angenehmer als im fensterlosem Raum mit IKEA Schreibtischen.

Um organisatorisch die Räume zu verwalten, empfehle ich die Räume in Microsoft Outlook anzulegen, sodass jeder Arbeitnehmer die Möglichkeit hat sich diesen Raum zu blocken, respektive eigenständig zu prüfen, ob dieser frei ist. Ich kenne ein Unternehmen, in dem gibt es zwei Personen, darunter die Assistentin der Geschäftsführung, die unternehmensweit für die Organisation und Buchung der Räume verantwortlich ist. Stelle Dir mal vor, wie viel Zeit pro Woche dafür verwendet wird, Räume zu buchen.

Auch eine subjektive Empfehlung möchte ich einfließen lassen. Mir ist bewusst, auch wenn du mich nicht lange kennst, dass ich in der Organisation sowie im Zeitmanagement an die Grenze des Autismus stoße, aber, wenn ich eins hasse, dann ist es Zeiten und Termine nicht einzuhalten oder zu spät zu kommen. Für mich stellt dies das größte Maß der Respektlosigkeit innerhalb einer Unternehmensökologie dar. Wenn Du eine Stunde für das Meeting angesetzt hast und 10 Minuten zu spät kommst, so sind die 16 % der eingeräumten Meeting-Zeit vorbei.

Der schon Anwesende muss auf dich warten und hat nicht die Zeit, in der Opportunität an etwas Anderem zu arbeiten. Für mich steht fest, dass Manager und Arbeitnehmer, die dauerhaft fünf Minuten zu spät kommen, während der Meetings an das Telefon gehen und dann auch noch losmüssen, zum Scheitern verurteilt sind. Der Grund ist banal:

Ein solches Verhalten führt dauerhaft zur respektlosen Wahrnehmung innerhalb der Belegschaft sowie zur Schaffung der unverbindlichen Transparenz der obersten Hierarchie. Und als letzten Tipp, den für mich effektivsten: Schaffe Zeiten und Intervalle für Meetings! Richtig gehört. Zum Beispiel 14:00 bis 17:00 Uhr. Warum? Darauf kommen wir noch zu sprechen. Nun das reicht für heute«, sagte Thomas und zückte seinen Lederkalender, um einen Termin in zwei Wochen zu vereinbaren. Er gab mir eine Zusammenfassung und verabschiedete mich mit den Worten: »Michael, du wirst es nicht bereuen. Setz es um! Du hast nichts zu verlieren«.

Zusammengefasst:

1. Lehnen Sie konsequent 10 bis 20 % der Meetings in Substitution des Protokolls ab!
2. Begrenzen Sie die maximale anwesende Anzahl der Teilnehmer!
3. Jede Einladung erhält die Ortsangabe, die Tagesagenda und Informationen zur Vorbereitung.
4. Sie tragen sich das Meeting in den Kalender ein, markieren Meetings in der Farbe Blau und tragen sich für den Vortrag und für den Tag nach dem Meeting die Vorbereitungs- sowie die Nachbereitungszeit ein.
5. Verboten sind die Punkte »Sonstiges« in der Tagesagenda. Der Grund dafür ist banal: Sie haben alle wichtigen Punkte aus der Tagesagenda abgearbeitet und aus Erfahrung wird dieser Tagesagenda-Punkt für andere Thematiken, Belange oder Smalltalk sowie Informationsphrasen genutzt. Konzentrieren Sie sich auf die verbindlichen Inhalte der Tagesagenda!
6. Sie kaufen sich ein DIN A4 Lederbuch und dokumentieren jedes Meeting mit Datum, anwesenden Personen, Inhalte und Todo´s. Empfehlen kann ich Ihnen hier auch das Rocket Buch, welches sich per Code abscannen lässt, Sie sich somit die handschriftlichen Notizen digital ablegen können.
7. In jedem Meeting sind kurz vor Ende zu klären: Wer macht was bis wann?
8. Nach jedem Meeting erhalten alle Anwesenden das Protokoll zur Verfügung gestellt.
9. Jedem Meeting wird ein Betrag in Euro zugeordnet. Damit wird klargemacht, dass jedes Meeting diese Zeit wert sein muss. Beispielsweise 5 Personen a 100 Euro (inkl. Opportunität) = 500 Euro.

Der tägliche E-Mail Tsunami:

Es ist ein Dienstagnachmittag, 16:57 Uhr. Thomas und ich haben uns an einem See verabredet. Ich weiß zwar nicht, was wir hier wollen, habe mich aber auf den Ort eingelassen. Ich stehe am verabredeten Parkplatz und um Punkt 16:59 Uhr fährt ein schwarzer Ferrari vorgefahren. Thomas steigt aus, trägt mal wieder eine graue Anzughose, ein enges weißes T-Shirt und eine Sonnenbrille. Wir begrüßen uns freundlich, wie immer mit einer intensiven Umarmung und Thomas fordert mich auf, mit ihm spazieren zu gehen.

»Nun, Michael, heute sprechen wir über eines deiner weiteren größeren Engpässe, die deine Zeit rauben und dir Opportunität für deine Unternehmeraufgaben nehmen. Wir hatten festgestellt, dass du pro Tag mehrere Stunden benötigst, um deine elektronische Post zu bearbeiten. Das geht leider vielen so. Die E-Mail wurde erfunden als elektronisches Kommunikationsmittel, um die Kommunikation zwischen zwei Personen bilateral zu verbessern. Leider hat uns die Historie im Wandel der Digitalisierung gezeigt, dass die E-Mail oft in großen Unternehmen als primäres Kommunikationstool genutzt wird und somit die eigentliche Aufgabe die Kommunikation zu verbessern paradoxerweise proportional entgegenwirkt. Es ist wie mit der Zeit, in den wenigsten Unternehmen gibt es Regeln zum ordnungsgemäßen Umgang mit elektronischer Post.

Jeder von uns kennt es. Täglich hunderte neue E-Mails. Informationen, die in den wenigsten Fällen für uns relevant sind. Nachrichten bei denen man in BCC gesetzt wird, Inhalte mit denen man sich gar nicht beschäftigen muss und ein Postfach mit 1.000 unbeantworteten E-Mails nach einer Woche Urlaub. Sieht so eine idealtypische Kommunikation aus? Richtig eingesetzt können E-Mails dafür sorgen, Informationen effektiver an relevante Personen zu übermitteln. Sie wurden ›erfunden‹, um Telefonate produktiver zu gestalten.

Beim Senden der Antwort-Mail fliegt direkt eine neue E-Mail in dein Postfach, der Benachrichtigungshinweis informiert dich über die neue E-Mail, worauf du das Verfassen eines Textes abrupt unterbrechen musst, um nach dem Inhalt der Mail zu gucken. Nachdem man festgestellt hat, dass die E-Mail keine wichtige Aufgabe beinhaltet, antwortet man schnell und konzentriert sich wieder auf das Verfassen eines Textes, bis erneut der Benachrichtigungston ertönt. Aber was ändern?

Bei meinen Klienten mache ich folgende Änderung. Diese werden als Arbeitsanweisung allen Mitarbeitern bekannt gegeben. Als allererstes werden die Benachrichtigungstöne, respektive die Hinweise für Benachrichtigungen unternehmensweit ausgeschaltet. E-Mails können erst ab 12:00 Uhr morgens eingesehen werden, weil der Server diese erst dann freigibt. Den Grund dafür erzähle ich dir später, wichtig ist aber, dass du dies zeitnah einführst. Bei wichtigen oder dringenden Themen bleibt das Telefon als Kommunikationsmittel Nr. 1 zur Verfügung stehen, unter Beachtung der noch kommenden produktiven Spielregeln.

Dabei gilt: Es ist immer zuerst eine E-Mail anzufertigen, anstatt das Telefon zu nutzen. Der Grund ist ganz banal. Beim Telefon wird der angerufene Mitarbeiter aus seiner Arbeit herausgerissen und das wollen wir verhindern. Wenn ich etwas telefonisch klären möchte, dann rufe ich meinen Ansprechpartner dann an, wenn es mir passt. Gleichzeitig bedeutet dies aber, dass mein Gegenüber nicht damit rechnet und aus seinem geplanten Arbeitsalltag herausgerissen wird. E-Mails haben den Vorteil, dass der Mitarbeiter selber entscheiden kann, wann er sich mit dem Thema auseinandersetzt. Diese bisherigen Regeln führten dazu, dass jeder Mitarbeiter die Zeit hat, sich morgens um die wichtigen Aufgaben zu kümmern. Handelt es sich also um einen Monolog oder eine Aufgabe, dann greife zu einer E-Mail. Bedarf es eines Dialogs, dann vereinbare einen persönlichen Termin. Handelt es sich um eine Rücksprache, z.B. wo etwas liegt, dann nutze Skype oder Slack.

Im nächsten Schritt führten wir ein, dass BC und BCC Mails verboten werden. Wenn ein Mitarbeiter der Meinung ist, dass die Mail irrelevant für ihn ist, so teilt er es dem Absender mit. Dies führte dazu, dass der Absender sich im Vorfeld Gedanken machen muss, für wen die Inhalte seiner Mail relevant sind. Auch wurde eingeführt, dass die Inhalte der E-Mails nicht länger sein dürfen als zehn Zeilen Text und mit Absätzen bzw. Überschriften deklariert werden müssen. Das Thema ist im Betreff zu nennen, damit jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, sich die Priorität für diese E-Mail eigenständig einzuordnen. Aufgaben und Informationen sind getrennt voneinander im Betreff zu kennzeichnen.

Beim Abarbeiten von E-Mails gelten ebenfalls neue Spielregeln. Erstens muss jedem bewusst sein, dass eine E-Mail immer rational zu schreiben ist. Wie oft kommt es vor, dass wir versuchen Emotionen anhand von aneinandergereihten Buchstaben zu ermitteln und ärgern uns über Personen, die uns eigentlich etwas ganz Anderes vermitteln wollten. Dies kennst du bestimmt aus der Kommunikationslehre beim Sender- und Empfänger-Engpass. Emotionen haben nichts in E-Mails zu suchen! Die Gefahr, dass dein Gegenüber die Emotion falsch oder unkorrekt interpretiert, ist proportional größer als die Wahrscheinlichkeit, deine Emotion auf die des Empfängers zu adaptieren.

Möchtest du eine E-Mail schreiben, die die Regel der Länge überschreitet, so ist mit dem Empfänger ein Telefontermin zu vereinbaren. Dabei möchte ich ebenfalls auf folgende Sache hinweisen, Michael. Wenn ich einen Termin vereinbaren möchte, dann sende ich immer drei Terminvorschläge oder nutze dafür das Tool ›Doodle‹ oder ähnliche Terminfindungstool. Ich glaube, jeder kann nachvollziehen, wie viel Zeit es raubt, einen Termin über E-Mail zu koordinieren. Der Termin sollte nie länger als 15 bis 30 Minuten dauern. In jeden Termin bei Microsoft Outlook fügen wir dabei alle relevanten Daten mit ein, sodass der Empfänger sich darauf vorbereiten kann, damit wir als Sender schnellstmöglich und so produktiv wie möglich die fehlende Information bekommen können. Dabei greift natürlich das Monkey Management. Sollte ein Mitarbeiter dir unstrukturierte Daten zur Verfügung stellen, damit du den Job übernimmst, dies aber unvollständig sein, so lehne ich diesen Termin umgehend ab.

Nun wie beantworte ich meine E-Mails? Ich nutze den Mechanismus von ›Touch it ones‹ und die Regel des leeren Posteingangs. Zweimal täglich überprüfe ich zu festgelegten Zeiten, dazu kommen wir später noch, meinem Posteingang. Die Zeit, die ich für die Bearbeitung benötige, ist im Kalender fix eingetragen. Bei den 20 offenen E-Mails fange ich an zu selektieren. Informationen, die mir in meiner Arbeit dienen oder die Branche betreffen, verschiebe ich in den Microsoft Outlook Ordner Informationen. Hierfür habe ich mir jeden Freitag eine Stunde fix eingetragen, um mich up to date zu halten. E-Mails bei denen ich nur ›zur Info‹ hinzugefügt werde, lese ich sofort oder ich füge die E-Mail mit Copy and Paste bei Trello ein.

Trello zeige ich dir später, Michael. E-Mails mit Aufgaben und relevanten To-dos unterscheide ich in dringend und wichtig. Hier greift meine 5-Minuten-Regel. Kann ich die E-Mail innerhalb vo...

Inhaltsverzeichnis

• Inhaltsverzeichnis
• Über den Autor
• Vorwort
• Sonntagmorgen: Der erste Tag
• Unternehmer, Manager oder Fachkraft?
• Mehr Zeit für alle: Die Aufräumaktion
• Das dreifache Pareto-Gesetz
• Risikomanagement > Chancenmanagement
• Fokussiertes Arbeiten: Deep Work
• Meetings: Der Zeitfresser Nr. 1 in Unternehmen
• Der tägliche E-Mail Tsunami
• Deine neue Sekretärin: Die Heldin deiner Zeit
• Kompetenzen für Mitarbeiter? Ja, bitte!
• Tunnelarbeit oder Multitasking?
• Führung: Aus Theorie wird Praxis
• Ziele, Visionen und Werte: Leere Phrasen?
• KPI, ROAS … das Dilemma von Kennzahlen
• Privatleben: Tages-Routinen für den Erfolg
• Impressum