bwlBlitzmerker: Verbesserungsvorschlag "Zentrale Vertragsdatenbank im Unternehmen"

Christian Flick, Mathias Weber

• Verlag: Christian Flick / Mathias Weber
• Jahr: 2016
• eBook-ISBN: 9783961125173
• Thema: Business
• Thema: Accounting

Die Buchlinie "bwlBlitzmerker" beschäftigt sich mit aktuellen betriebswirtschaftlichen Themen. Dies geschieht mit dem Anspruch, dem Leser eine stark komprimierte und sehr kostengünstige digitale Buchvariante zu bieten. Somit entstehen hier regelmäßig frische und neue Impulsgeber für Prozessverbesserungen, betriebliche Verbesserungsvorschläge, KVP-Projekte, Personalmanagement, Führungskompetenz und Leitungsmethodik, wirtschaftspsychologische Ansätze als auch viele weitere Themenfelder im Sektor betriebliche Neuausrichtung und Umstrukturierung. Im Detail, zu den Themen: Konzepte für Verbesserungsvorschläge, Verhandlungsführungen, Umstrukturierungen in Abteilungen und Teams, Einkaufsmanagement und strategischer Einkauf, smartes Arbeiten und Leben, KVP und BVW-Projekte, Product Information Management (PIM), Kanban, KEP, Personalleasing und Leiharbeit, LED-Hallenbeleuchtungen, Mitarbeitermotivation, E-Commerce Vertrieb, Frachtkosten- und Logistikoptimierung, Mitarbeitergespräche, Kommunikation, Zitate für Manager, Business-Wissenstransfer und Selbstbewusstseinssteigerung (gestärktes Selbst) verbunden mit Persönlichkeitsentwicklung.

1. Verbesserungsvorschlag „Zentrale Vertragsdatenbank im Unternehmen“

 

In Unternehmen existieren in den unterschiedlichsten Abteilungen zahlreiche Verträge wie z. B. Pachtverträge, Provisionsvereinbarungen, Mietverträge, Wartungsverträge, Softwarelizenzverträge, die als Entwurf auf Dateiservern lagern und unterzeichnet in Aktenordern abgelegt sind.

 

Fristen für Kündigungen und Verlängerungen werden dabei oftmals nur bei Bedarf nachrecherchiert, wo es bereits zu spät sein kann, rechtzeitig zu reagieren. Viele Fristen sind gar nicht im Blickfeld der zuständigen Mitarbeiter und so verlängern sich Verträge unbemerkt zu vor langer Zeit vereinbarten Konditionen.

 

Über eine strukturierte Vertragsdatenbank-Lösung können Verträge zentral verwaltet werden. Dabei werden sowohl die editierbaren Vertragsdokumente (z.B. Word-Dokumente) als auch die unterzeichneten Scans (z.B. im PDF-Format) eingestellt. Die Verträge können Organisationseinheiten bzw. Kostenstellen zugeordnet werden, sodass automatisiert aktuelle und prognostizierte Kosten ermittelt werden können, z.B. bei Pachtverträgen, die sich jährlich verlängern.

 

Wichtig bei einer Vertragsdatenbank ist es, dass komplexe Regeln für Laufzeiten und Kündigungsfristen definiert werden können, z.B. eine jährliche Laufzeit mit automatischer Verlängerung sowie einer Kündigungsfrist von drei Monaten zum Vertragsjahresende.

 

Für die Bereitstellung und Auffindbarkeit der Verträge für Benutzer, die nach Schreib- und Leserecht sowie Organisationseinheit/Kostenstelle zu berechtigen sind, hat eine solche Softwarelösung einen zugänglichen Vertragspool, zumeist als browserbasiertes Web-Frontend im Intranet, das per VPN-Zugang auch externen Personen wie einer betreuenden Rechtsanwaltskanzlei bereitsteht. Dabei sollten umfangreiche Suchfunktionen, z.B. nach Vertragspartner, Ablaufdatum und Vertragsart, zur Verfügung stehen, darüber hinaus Exportmöglichkeiten in Microsoft Excel (z.B. eine Liste aller Dienstleistungsverträge, die im 1. Quartal des kommenden Jahres kündbar sind).

 

Für die Dateneinpflege der Verträge ist ein zwei- oder mehrstufiger Freigabe-Workflow denkbar, sodass ein Vier-Augen-Prinzip die Qualität der vorgehaltenen Daten sicherstellt.

 

Eine besonders effiziente Funktionalität für die Benutzer sind konfigurierbare automatische Notifier für die Benachrichtigung bei Erreichen von Kündigungsfristen. So müssen Benutzer nicht proaktiv nach zu kündigenden Verträgen suchen, sondern werden automatisiert vom System benachrichtigt. Z.B. möchte ein Einkäufer zwei Wochen vor Erreichen des nächsten Kündigungsdatums eines Vertrages per E-Mail informiert werden.

 

Ein Einführungsprojekt für eine Vertragsdatenbank ist erfahrungsgemäß mit ca. 6-12 Monaten als mittelfristiger Zeitraum zu sehen. Der größte Arbeitsaufwand neben der technischen Implementierung ist die einmalige Zusammenstellung aller relevanten Verträge aus ihren bisherigen Quellen und die manuelle Übertragung in die Datenbank. Ist diese Initialaufgabe erledigt, wird das Verwalten der Verträge zukünftig entscheidend vereinfacht.

 

Aus Erfahrung ergibt sich der größte Nutzen einer solchen Maßnahme für die Abteilungen Recht, Einkauf und IT. Neben der schnellen Verfügbarkeit und Einsichtnahme der Verträge für berechtigte Benutzer ergibt insbesondere die automatische Benachrichtigung für die rechtzeitige Einhaltung von Kündigungsfristen einen essentiellen Vorteil für Unternehmen. Resultierend daraus eröffnet sich die Chance, Konditionen rechtzeitig vor automatischer Vertragsverlängerung nach zu verhandeln und so Kosten zu senken.

 

Ein ROI ist ggf. mit der Gegenüberstellung von Software- und IT-Kosten sowie dem einmaligen Personalaufwand zu der Ersparnis durch über die Datenbank initiierte Vertragsverhandlungen kalkulierbar.

2. Buchvorstellungen Best Practice Ratgeber

Betriebliche Verbesserungsprojekte als Erfolgsfaktor im Mittelstand

Best Practice Ratgeber mit 123 Umsetzungskonzepten im Bereich KVP und BVW

Komplette Konzepte zum direkten Umsetzen, zum sofortigen Sparen und ebenso als Stellschraube für direkte Gewinnung von hohen Prämien.

Dieses 375 Seiten umfassende Buch soll Ihnen ein hilfreicher und praxisorientierter Ratgeber sein. Es richtet sich sowohl an Firmeninhaber als auch an Mitarbeiter, die konkrete Impulse für betriebliche Verbesserungen und Ideen für das betriebliche Vorschlagswesen suchen. Hierbei wird in jedem einzelnen Konzept offengelegt, was das jeweilige Verbesserungsthema konkret ist, wie man es umsetzen kann, mit welchen Dienstleistern/Lieferquellen es umzusetzen wäre und auch, wie der ROI (Return-on-Invest) einzuschätzen ist.

WIR WÜRDEN UNS SEHR FREUEN, WENN AUCH SIE INTERESSE AN DIESEM RATGEBER HABEN WERDEN.

Für eine ausführliche Erklärung haben wir für Sie die u.g. Website eingerichtet, die alle Details zum hier genannten Buch erklärt und auch die signifikanten Bezugsquellen nennt:

www.verbesserungsvorschlag-beispiele.de

ISBN: 9783958496606

Königsdisziplin: Strategische Verhandlungsführung

Der komprimierte Best Practice Ratgeber für versierte Einkäufer und kundenorientierte Lieferantenpartner

Auf über 75 Seiten erhalten Sie einen umfassenden Leitfaden für die Vorbereitung, Zielsetzung, Durchführung und Nachbereitung von Verhandlungen im Einkaufsumfeld von Unternehmen. Mit dieser wertvollen Sammlung von Best Practice Methoden erweitern Sie Ihr Fachwissen für wichtige Vertragsverhandlungen und erhalten einen Schlüssel zur sicheren Erreichung von essentiellen Ergebnissen.

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Für eine ausführliche Erklärung haben wir für Sie die u.g. Website eingerichtet, die alle Details zum hier genannten Buch erklärt und auch die signifikanten Bezugsquellen ne...

Inhaltsverzeichnis

• Impressum
• Vorwort
• Inhaltsverzeichnis
• Abkürzungsverzeichnis
• Autorenprofile
• Bloghinweis
• 1. Verbesserungsvorschlag „Zentrale Vertragsdatenbank im Unternehmen“
• 2. Buchvorstellungen Best Practice Ratgeber
• 3. Leitfäden & Agenden
• 4. Themenrelevante Firmeninterviews
• Schlusswort