Überleben im Homeoffice und andere Dinge

Petra Klein

• Verlag: publi4all
• Jahr: 2014
• eBook-ISBN: 9783955776923
• Thema: Negocios y empresa
• Thema: Pequeñas empresas

Wie man sich organisiert, wenn man im Homeoffice arbeitet. Was sind die Chancen und Herausforderungen. Wie kann ich Produktivitätsfallen ausweichen. Welcher Organisationstyp bin ich. Wie sieht mein ideales Zeitmanagement aus. Diese und viele anderen Fragen werden besprochen.

Sieben Tipps, wie Sie Ihren Arbeitsplatz effektiv gestalten

Zurücklegen. Weisen Sie Ihren Arbeitsutensilien einen festen Platz zu. Alle Stifte in einen Stifthalter; Locher, Tesafilm, Büroklammern, etc.. in eine bestimmte Schublade, Briefe und Zettel in spezielle Ablagen und so weiter. Auch gut: die Arbeitsgeräte zu sogenannten Themeninseln zu sortieren – also Stifte, Radierer und Spitzer zusammen oder Brieföffner, Tacker und Locher. Wichtig dabei: Nachdem Sie die Geräte benutzt haben, legen Sie sich jedes Mal auch wieder an ihren Platz zurück. Nicht einfach liegen lassen! Das spart Suchzeit.

Ordnen: Ordnen Sie Ihre Utensilien nach Gebrauch: Manche Dinge brauchen Sie öfter als andere. Die gehören in die Nähe Ihres Platzes, am besten in Griffweite. Andere können im Umfeld platziert werden. So werden Sie schneller.

Wegwerfen. Wie viele Stifte liegen in Ihrer Schublade? Wie viele zusätzlich auf dem Tisch? Und wie viele davon benutzen Sie regelmäßig? Eben. Stifte, die nicht mehr schreiben, gehören in den Mülleimer. Ansonsten reichen in der Regel ein Bleistift, ein Kuli, ein Fineliner und vielleicht noch ein paar Textmarker.

Ablegen. Überlegen Sie sich ein sinnvolles Ablagensystem für Papierpost ebenso wie für E-Mails oder Dateien auf dem Desktop. Entscheiden Sie etwa, was wirklich wichtig und dringend ist und was noch Zeit hat oder delegiert werden kann.

Vereinheitlichen. Versuchen Sie Ihre Ordner- oder Ablagesysteme möglichst gleichartig zu gestalten: Also stets dieselbe Art und Form der Beschriftung von Ordnern, diese möglichst auch vom selben Hersteller und alles in einem konsequenten Farbsystem. So sehen die Stehsammler im Regal nicht nur harmonischer aus, Sie behalten auch den Überblick über das Sammelsurium.

Zwischenspeichern. Im Verlauf eines Tages werden Sie vielleicht mal ein paar Telefonnummern, E-Mail-Adressen oder To-Do-Punkte notieren. Das auf „Post-it“ zu kritzeln, ist immer noch besser als den nächstbesten Zettel zu greifen und es auf eine Ecke zu schreiben. Ideal ist ein Schreibblock neben Ihrem Telefon oder Laptop. Dort finden Sie solche Notizen sofort wieder, und was erledigt ist, wird durchgestrichen. Am Abend reißen Sie das oberste Blatt einfach ab, übertragen Unerledigtes und schmeißen die papierne Zwischenablage weg.

Aufräumen. Machen Sie es sich zur Gewohnheit Ihr Büro jeden Abend nur akkurat zu verlassen. Sie starten am nächsten Morgen viel entspannter und organisierter in den Tag. Womit wir sogleich beim nächsten Thema wären: Sind Sie der Typ Homeworker, der seinen Kaffee vor der Arbeit zum Frühstück trinkt, oder gehören Sie zu jenen, die ihre Arbeit nicht beginnen können ohne eine Tasse heißen Kaffee auf dem Schreibtisch?

Wohlfühlambiente

Sie lieben Pflanzen? Dann stellen Sie sich eine Grünpflanze auf Ihren Schreibtisch. Die Farbe Grün vermittelt Augenruhe, denn der Blick ins Grüne ist niemals anstrengend, sondern stärkt das Auge für alle anderen Eindrücke.

Sie lieben Bücher? Stellen Sie sich Ihr Lieblingsbuch auf Ihren Schreibtisch.

Ein paar wenige persönliche Dinge auf Ihrem Schreibtisch schaffen eine Bindung zu Ihrem Arbeitsplatz. Ihr Schreibtisch ist zu klein für persönliche Dinge? Dann hängen Sie ein Bild an die Wand oder einen bunten Kalender. Gestalten Sie Ihren Arbeitsplatz so, dass Sie sich morgens – oder wann immer Sie zu arbeiten beginnen – gerne an Ihren Schreibtisch setzen.

Nun haben Sie Ihren Schreibtisch aufgeräumt, Sie wissen welcher Schreibtischtyp Sie sind. Am liebsten würden Sie von früh bis spät in Ihrem Büro sein, weil es jetzt so schön eingerichtet ist. Wahrscheinlich nicht. Oder doch? Die Frage nach festen Bürozeiten stellt sich. Finden Sie heraus, wann Sie am besten arbeiten.

Café oder Terrasse

Brauche ich feste Bürozeiten?

Ich arbeite am liebsten unter Menschen. Ich liebe es, wenn Hektik und Trubel um mich herum herrschen. Die besten Ideen habe ich, wenn ich unterwegs bin. Ich bin diejenige, die Stunden lang in einem Café sitzt und an einer Präsentation arbeitet. Alleine zu Hause arbeiten? Für mich unvorstellbar.

Das habe ich allerdings erst herausgefunden, als ich mich vor gut einem Jahr mit meinen Unternehmen selbstständig gemacht habe. Davor sah mein Arbeitstag eher so aus:

Das Büro meines viel beschäftigten Chefs ist bis weit in die Nacht hinein noch hell erleuchtet. E-Mails werden beantwortet, wichtige Arbeitsaufträge verteilt. In spätabendlichen Besprechungen wird die Richtung für das neue Projekt festgelegt. Keiner wagt es, früher zu gehen. Was soll der Chef denn denken? Und was denken sich erst die Kollegen? Endlich geht im Chefbüro das Licht aus. Das Zeichen dafür, nun auch endlich nach Hause gehen zu dürfen.

Wie schön ist es da, wenn ich zu Hause mein Büro habe, dachte ich damals. Kein Chef, der darauf achtet, dass niemand früher nach Hause geht als er selbst. Keine Kollegen, die beobachten, ob ich früher als sie nach Hause gehe. Zu Hause bin ich mein eigener Chef. Wie schön! Oder doch nicht?

Eine Voraussetzung, um zu Hause produktiv und effektiv zu arbeiten, ist eine gute Portion Selbstdisziplin. Für den einen mag es sehr verführerisch sein, sich die Zeit selbst einteilen zu können, ohne dass einem ständig jemand über die Schulter blickt. Für andere kann die größte Herausforderung darin bestehen, Aufgaben nicht auf die lange Bank zu schieben. Diese Gefahr besteht natürlich im Homeoffice mehr als in einem externen Büro, wo einem die Kollegen auf die Finger schauen.

Herausforderung Home-Office! Zugegeben, sich morgens um 7:00 Uhr, wenn der Wecker klingelt, noch mal umzudrehen, ist doch schon sehr verführerisch. Oder tagsüber, wenn die Arbeit lästig wird, schnell mal nebenbei die Spülmaschine auszuräumen und die Fenster zu putzen. Dann ist das abends schon mal erledigt! Und zum Stichwort abends – wann soll der Feierabend beginnen? Wann höre ich auf, wann fange ich an? Nehmen die Tage denn überhaupt kein Ende mehr?

Zu Beginn meiner Zeiten im Homeoffice war für mich die Versuchung sehr groß, einfach aufzustehen, als ich wach wurde und dann langsam mit der Arbeit zu beginnen. So waren die nächtlichen Sessions bereits vorprogrammiert und produktiv war es auch nicht. Deshalb habe ich virtuelle Öffnungszeiten eingeführt und sitze nun jeden Tag zur gleichen Zeit an meinem Schreibtisch.

Nachgedacht

Wenn Sie sich die folgenden Fragen beantworten, merken Sie schnell, ob Sie eher der Typ Homeworker oder ein Fan von Unruhe und Zusammenarbeit sind:

Tendiere ich dazu, Aufgaben aufzuschieben?

Kann ich mich selbst motivieren?

Kann ich Aufgaben auch ohne direkte Kontrolle termingerecht erledigen?

Welches Zeitmanagement habe ich? Neige ich dazu, Zeit zu vertrödeln?

Auch fachliche Kompetenz und Urteilsvermögen sind wichtig, um zu Hause produktiv arbeiten zu können. Bei Schwierigkeiten gibt es niemanden, den man einfach mal schnell fragen kann. Man ist auf das Telefon angewiesen und seine Kontakte zu anderen Geschäftspartnern.

Deshalb können sich viele Menschen nicht vorstellen, alleine in einem Büro zu arbeiten – wie das ja im Homeoffice der Fall ist. Sie brauchen den Kontakt zu anderen, das kurze Gespräch zwischen Tür und Angel, das gemeinsame Mittagessen mit Geschäftspartnern oder Kollegen. Sie brauchen die Motivation durch ihre Kollegen und finden dort Rückhalt, wenn einmal etwas schiefläuft. Für diese Menschen bedeutet die Arbeit im Homeoffice soziale Isolation.

Weitere Fragen

Fällt mir das Alleinsein schwer?

Brauche ich andere Menschen, um mich zu motivieren?

Sind mir Gespräche mit Kollegen und Geschäftspartnern wichtig?

Für Angestellte besteht meist die Möglichkeit, wieder in das gewohnte Büroumfeld zurückzukehren. Einzelunternehmer und Selbstständige haben diese Möglichkeit nicht, wenn sie mit dem Alleinearbeiten im eigenen Büro nicht zurechtkommen. Hier stellt sich nun die Frage, wo ich arbeiten soll: im Café unter Menschen oder alleine auf der Terrasse? Zum Glück gibt es noch andere Alternativen:

Bürogemeinschaften

Hier teilen sich mehrere Personen gemeinsam Büroräume. Meist gehören die Personen nicht dem gleichen Unternehmen an. Sondern sind beruflich eigenständig. Neben den Räumen teilen sie sich auch das dazugehörige Inventar, wie zum Beispiel Drucker, Kopiergerät, und dergleichen.

Der Vorteil einer Bürogemeinschaft ist neben der Kostenaufteilung vor allem auch die soziale Komponente. Wenn sich die richtigen Berufsgruppen zusammenschließen, kann es in der Bürogemeinschaft zu einem kreativen Austausch zwischen allen Beteiligten kommen. Und das kann auch dazu beitragen, neue Kunden zu gewinnen. Wer ein Büro für sich alleine möchte und doch unter Menschen sein will, der hier ist gut aufgehoben.

Coworking

Der Trend des Coworkings ist vor einigen Jahren im Bereich Neue Arbeitsformen entstanden und wächst ständig. Hier schließen sich Freiberufler, kleinere Startups oder Kreative zusammen, die unabhängig voneinander in unterschiedlichen Firmen und Projekten aktiv sind. Coworking-Spaces stellen Arbeitsplätze – meist in einem größeren Raum – und Infrastruktur zur Verfügung. Oft gibt es auch geneinsame Veranstaltungen, Workshops und weitere Aktivitäten, um die Gemeinschaft zu fördern. Diese Arbeitsform ist besonders geeignet für Kommunikative und Kreative.

Allein zu arbeiten macht auf Dauer keinen Spaß. Es ist zwar effektiv, nicht mehr von externen Einflüssen wie Kollegen gestört zu werden. Aber zum einen gibt es Störeinflüsse auch im Homeoffice und außerdem ist der Mensch nun einmal ein soziales Wesen. Obendrein bringen „Gespräche in der Kaffeeküche“ meist den größten Effektivitätsschub, auch wenn diese Gespräche vor allem den Chefs wie Zeitverschwendung anmuten. Trotzdem – bestimmt haben Sie auch schon mal erlebt. dass allein das Reden dabei helfen kann, auf die Lösung eines Problems zu kommen.

Wer aber nun als Einzelunternehmer arbeitet, der hat meist nur die Wahl zwischen Homeoffice und Bürogemeinschaft. Genau dazwischen findet sich das Coworking wieder. man ist nicht allein wie im Homeoffice, aber auch nicht so gebunden wie bei einer Bürogemeinschaft.

Mieträume

In größeren Städten gibt es stets Möglichkeiten, Büroräume mit einer entsprechenden Ausstattung anzumieten, um sich mit Kunden und Geschäftspartnern zu treffen. Wer auf ein repräsentatives Umfeld Wert legt, der ist hier genau richtig.

Nachgedacht

Brauche ich ansprechende und repräsentative Büroräume? Bin ich gerne unter Menschen oder sitze ich lieber im Dachgeschoss meines Reihenhauses? Kann ich konzentriert arbeiten, auch wenn das Leben um mich herum tobt? Bin ich flexibel genug, um immer wieder an anderen Schreibtischen zu arbeiten?

Fakt ist: Jeder sollte das Modell nutzen, mit dem er am produktivsten ist. So verschieden die Menschen sind, so verschieden sind auch die Arbeitsmethoden, die ihnen zusagen. Ich gebe zu: ich bin nicht der klassische Homeoffice-Typ. Am Anfang meiner Selbstständigkeit war ich sehr flexibel mit meinem Büro zu Hause. Mein Büro war dort, wo auch mein Laptop war. Das war einmal im Wohnzimmer auf der Couch, in der Küche am Esstisch oder auch auf dem Balkon im Liegestuhl. Bis mir die Decke auf den Kopf fiel.

Viele meiner Bekannten erzählen mir von der himmlischen Ruhe in ihrem Homeoffice und wie viel sie dort schaffen, Das wäre in einem Büro gar nicht machbar. Ich glaube ihnen. Sie haben ihr Arbeitsumfeld gefunden, in dem sie am produktivsten sind. Ich hingegen bin am produktivsten, wenn ich unter Menschen bin. Ich fühle mich wohl, wenn Geräusche um mich herum sind. Ein paar Wortfetzen, Lachen, Mobiltelefone summen – bei dieser Geräuschkulisse fühle ich mich wohl und die Arbeit geht wie von alleine.

Ein Cafè ist auch sehr gut. Menschen um mich herum, Gespräche im Hintergrund, Tassengeklimper – herrlich! Einziger Nachteil – man kann nicht den ganzen Tag dort arbeiten. Die Lösung lautet für mich: Arbeiten in einem Coworking Space. Auch wenn ich dort mit Menschen einem Raum sitze, die an völlig anderen Projekten arbeiten und in einer ganz anderen(Geschäfts)Welt unterwegs sind. Allein der Austausch mit ihnen hilft mir, neue Ideen zu finden und alles auch mal aus einem anderen Blickwinkel zu betrachten Deshalb bin ich an manchen Tagen im Coworking-Space des Impact HUB Munich. und arbeite an meinen Projekten. Dieses eBook ist auch zum grossen Teil dort entstanden. Was mir besonders gut gefällt – HUB Impact Coworking gibt’s rund um die Welt, es gibt Workshops, Messen, Netzwerktreffen. Es ist immer etwas los – fast wie einer Familie.

Seit ich selbstständig bin, hat sich die Grenze zwischen Arbeit und Freizeit verwischt. Diese Lebensweise passt zu mir, Und doch: ich brauche gewisse Elemente, die mich dabei unterstützen, dass die Bereiche Arbeit und Freizeit wenigstens noch ansatzweise bestehen bleiben und nicht komplett zu einer Einheit verschmelzen. Dabei hilft mir die räumliche Distanz, die ich habe, wenn ich in einem Coworking Space arbeite.

Für mich macht’s die Mischung. Ich arbeit...

Inhaltsverzeichnis

• Überleben im Homeoffice und andere Dinge
• Impressum
• Überleben im Homeoffice und andere Dinge
• Der Schreibtisch: Spiegelbild seines Besitzers
• Gestaltung meines Arbeitsplatzes
• Sieben Tipps, wie Sie Ihren Arbeitsplatz effektiv gestalten
• Ablenkungen, Störungen & Co.
• Die Autorin