Rechnungen und Umsatzsteuer

Ausstellung, Pflichtangaben und Sonderformen

Wolters Kluwer Steuertipps, Akademische Arbeitsgemeinschaft

• Verlag: Wolters Kluwer Steuertipps GmbH
• Jahr: 2025
• eBook-ISBN: 9783868172669
• Auflage: 1
• Thema: Law
• Thema: Family Law

Wenn Sie als Selbstständiger eine Lieferung ausführen oder eine Dienstleistung erbringen, werden Sie in den meisten Fällen eine Rechnung ausstellen. Aber wann sind Sie als Unternehmer nach dem Umsatzsteuergesetz zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet? Welche Dokumente gelten als Rechnung?

Durch die verpflichtende Einführung der E-Rechnung ändert sich beim Thema »Rechnung« so einiges. Auch wenn es Übergangsregelungen gibt, gelten diese doch nur für Rechnungsaussteller, nicht für Rechnungsempfänger. Das heißt, ab dem 1.1.2025 können Sie als Unternehmer eine E-Rechnung erhalten und müssen diese dann auch akzeptieren. In unserem Ratgeber erfahren Sie

• wann es sich um eine E-Rechnung handelt,
• welche Formate es gibt und
• welche Übergangsfristen gelten.

Außerdem informiert Sie der Ratgeber unter anderem über diese Themen, die Ihnen im Zusammenhang mit Rechnungen begegnen:

• Welche Pflichtangaben sind in einer Rechnung gefordert?
• Sonderformen von Rechnungen, wie z.B. Kleinbetragsrechnungen und Gutschrift
• Wann müssen Sie eine Rechnung berichtigen?

Rechnungen: Was Sie als Unternehmer beachten müssen

1 Grundlegende Informationen

Die Rechnung ist ein Kernelement des Umsatzsteuerrechts. Denn sie dient in der »Unternehmerkette« als wichtiger Nachweis für den Vorsteuerabzug. Daher müssen Sie nach dem UStG dem Leistungsempfänger eine Rechnung ausstellen, wenn Sie als Selbstständiger eine Lieferung ausführen oder eine Dienstleistung erbringen. Natürlich können Sie zum Ausstellen einer Rechnung auch durch einen Vertrag verpflichtet sein. Besteht keine Verpflichtung, sind Sie berechtigt, eine Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 UStG).

Nach dem UStG müssen Sie eine Rechnung ausstellen:

• bei Leistungen innerhalb der »Unternehmerkette«, also wenn Sie Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen erbringen. Ist Ihr Kunde eine juristische Person, ist stets eine Rechnung auszustellen, auch wenn diese kein Unternehmer ist oder die Leistung für einen außerunternehmerischen Bereich bezieht. Keine Rechnung brauchen Sie von Gesetzes wegen auszustellen, wenn Ihre Leistung nach § 4 Nr. 8–28 UStG steuerfrei ist.
• unabhängig vom Empfänger Ihrer Leistungen, wenn es sich um grundstücksbezogene Werklieferungen und sonstige Leistungen handelt. Bei reinen Lieferungen besteht keine Verpflichtung.

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Tipp: Halten Sie die Rechnungsvorschriften unbedingt ein – auch um Ihre Kunden nicht zu verärgern. Denn unvollständige Angaben können Ihren Kunden den Vorsteuerabzug kosten. Und da es sich bei der Vorsteuer um bares Geld handelt, haben zum Vorsteuerabzug berechtigte Unternehmer wenig Verständnis für Rechnungsmängel.

Bei einem Anspruch auf Erteilung einer Rechnung sprechen Juristen von einer zivilrechtlichen Nebenpflicht, die sich aus § 242 BGB ergibt (Leistung nach Treu und Glauben). Bei Rechnungs-Streitigkeiten sind daher die Zivil- und nicht etwa die Finanzgerichte zuständig.

Beachten Sie: Hat der Leistungsempfänger einen Anspruch auf Erteilung einer Rechnung nach § 14 UStG, kann er das von ihm geschuldete Entgelt grundsätzlich zurückhalten, bis der Leistende ihm die Rechnung erteilt.

Dieser Grundsatz ist allerdings dann eingeschränkt, wenn ernstlich zweifelhaft ist, ob für die Leistung Umsatzsteuer anfällt. Dann kann eine Rechnung nur in zwei Fällen verlangt (und das Entgelt zurückbehalten) werden:

• Das zuständige Finanzamt hat den Vorgang bestandskräftig der Umsatzsteuer unterworfen oder
• der Leistungsempfänger hat das für die Umsatzsteuerfestsetzung des leistenden Unternehmers zuständige Finanzamt erfolgreich auf Feststellung verklagt, dass der betreffende Umsatz steuerbar und steuerpflichtig ist (BGH-Urteil vom 26.6.2014, VII ZR 247/13, DStRE 2014 S. 1887).

Und auch als Kleinunternehmer sind Sie bei steuerpflichtigen Umsätzen zur Ausstellung von Rechnungen verpflichtet. Allerdings dürfen Sie die Umsatzsteuer nicht gesondert ausweisen (§ 19 Abs. 1 Satz 4 UStG).

Wenn Sie als Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, sollten Sie umgekehrt Ihre Eingangsrechnungen stets auf Vollständigkeit überprüfen. Denn aufgrund der umfangreichen formalen Vorschriften nehmen Außenprüfer des Finanzamts Rechnungen sehr gerne und genau unter die Lupe. Bei unvollständigen Rechnungsangaben kann Ihnen der Vorsteuerabzug nachträglich aberkannt werden. Worauf Sie als Rechnungsempfänger achten sollten, um Ihren Vorsteuerabzug nicht zu gefährden, erfahren Sie in unserem Beitrag zum Vorsteuerabzug.

2 Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung

2.1 Leistungen an Unternehmer und juristische Personen

Als Unternehmer sind Sie verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Leistungsausführung eine Rechnung auszustellen, wenn:

• der Leistungsempfänger ebenfalls ein Unternehmer ist und Sie Ihre Leistung für dessen Unternehmen erbracht haben;
• es sich bei Ihrem Kunden um eine juristische Person handelt, die nicht Unternehmerin ist (Verein, Behörde, Stiftung etc.).

Eine Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht dann nicht, wenn Ihre Leistung nach § 4 Nr. 8 bis Nr. 28 UStG von der Umsatzsteuer befreit ist.

Erhalten Sie von einem solchen Kunden eine Voraus- oder Anzahlung auf eine von Ihnen noch zu erbringende Leistung, müssen Sie ebenfalls eine Rechnung ausstellen. Dann haben Sie sechs Monate ab dem Zeitpunkt des Geldeingangs Zeit (Abschn. 14.1. Abs. 3 UStAE).

Halten Sie die 6-Monats-Frist im eigenen Interesse ein. Ansonsten handeln Sie ordnungswidrig. Ihnen droht dann eine Geldbuße in Höhe von bis zu 5.000,– €.

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Tipp: Im Zweifel sollten Sie einfach immer eine Rechnung ausstellen. So vermeiden Sie Beschwerden Ihrer Kunden. Und die 6-Monats-Frist spielt dann für Sie auch keine Rolle.

Dann brauchen Sie nicht zu unterscheiden, welcher Leistungsempfänger Unternehmer ist. Und auch keine Rolle spielt, ob ein Unternehmer die Leistung für sein Unternehmen oder für seinen Privatbereich bezieht.

2.2 Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück

Wenn Sie als Unternehmer eine Werklieferung oder eine sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück ausführen, sind Sie immer verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung oder Erhalt einer Anzahlung eine Rechnung auszustellen. Und zwar gilt dies unabhängig davon, wer Empfänger der Leistung ist. Der Gesetzgeber will durch diese Vorschrift Schwarzarbeit verhindern (§ 14 Abs. 2 Nr. 1 UStG).

Von einem Zusammenhang mit einem Grundstück ist insbesondere auszugehen, wenn die Leistung (überwiegend) der Erschließung, Bebauung, Verwertung, Nutzung, Unterhaltung, Veräußerung oder dem Erwerb eines Grundstücks dient. Unerheblich ist, ob der Leistungsempfänger Eigentümer oder Mieter der Immobilie ist.

Für reine Lieferungen gilt die Vorschrift zwar nicht. Aber bei Lieferungen an Unternehmer für deren Unternehmen sind Sie ohnehin zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet.

Diese Leistungen stehen im Zusammenhang mit Grundstücken

Zunächst sind alle Bauleistungen grundstücksnah, die zu einer Umkehr der Steuerschuldnerschaft führen, wenn der Leistungsempfänger ein Unternehmer ist, der nachhaltig Bauleistungen erbringt (§ 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG; § 13b Abs. 5 UStG). Das sind Leistungen, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen.

Daneben sind auch solche Werklieferungen oder sonstige Leistungen betroffen, die

• der Erschließung von Grundstücken oder der Vorbereitung von Bauleistungen dienen oder
• die sich nach den tatsächlichen Umständen überwiegend auf die Bebauung, Verwertung, Nutzung oder Unterhaltung, aber auch Veräußerung oder den Erwerb des Grundstücks selbst beziehen.

Das sind beispielsweise planerische Leistungen, Bau...

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