Rechnungen schreiben sollte doch eigentlich etwas Schönes sein – oder sogar automatisch ablaufen. Fast jedes Unternehmen hat eine Business-Software, doch sehr oft macht die Arbeit damit leider gar keinen Spass. Viele Aufgaben sind umständlich zu erledigen, und man fragt sich, ob das alles nicht viel einfacher gehen könnte.
Der Beschluss ist gefasst: Ein neues ERP soll es richten! Klar ist man sich allerdings auch schnell, dass nicht nur Rechnungen betroffen sind. Das ERP weist Funktionen in allen Geschäftsbereichen auf, es ist das Rückgrat des Unternehmens. Dieses stark und fit zu machen, ist eine interessante Aufgabe!
Aus langjähriger Erfahrung als Berater und Coach in vielen Projekten weiss
Dr. Marcel Siegenthaler, worauf es ankommt, damit das ERP zum Erfolgsfaktor im Unternehmen wird.
Häufig gestellte Fragen
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Mit einer Investition von etwa 12’000.- CHF pro Mitarbeiter gehört ein Enterprise-Resource-Planning-System, kurz ERP genannt, schon rein finanziell gesehen zu den grösseren Ausgaben einer Firma. Diesen Ausgaben stehen auch konkrete Nutzen gegenüber, welche einem Unternehmen entscheidende Wettbewerbsvorteile ermöglichen können. Die Business-Software erlaubt:
Enge Anbindung an Kunden und Lieferanten
Kürzere Reaktionszeiten am Markt
Kleinere Lager
Kontrollierten Auftragsablauf mit Rückverfolgbarkeit
Das ERP durchdringt das ganze Unternehmen und betrifft alle Prozesse. Mit der heutigen grossen Funktionsbreite der ERP-Lösungen entsteht ein weiterer Vorteil durch die Mehrfachnutzung der Daten. Historisch gewachsene IT-Insellösungen verursachen überproportional viel Aufwand im Betrieb. Medienbrüche, unterschiedliche User-Interfaces, Datenredundanzen und diverse weitere Nachteile können die Ablösung durch ein integrierendes Gesamtsystem durchaus rechtfertigen.
Um die Vorteile eines modernen ERP auszuschöpfen, ist bei der Auswahl mit grosser Sorgfalt vorzugehen. Das ERP muss möglichst genau zu den Produkten, der Fertigungsart, den Prozessen und der Organisation des Unternehmens passen. Gerade kleinere Unternehmen können sich teure Anpassungen der Software kaum leisten.
Als “Erfolg” des IT-Projektes lässt sich definieren, dass die Abläufe und die Mitarbeitenden im Unternehmen längerfristig umfassend von der Software unterstützt werden. Natürlich sind dabei die finanziellen und zeitlichen Rahmenbedingungen ebenfalls einzuhalten. Um diesen Erfolg zu erreichen, hat sich ein prozessorientierter Ansatz in der Praxis vielfach bewährt; er ist im Kapitel 8 beschrieben.
Letztlich muss das Projekt einer ERP-Einführung mehr leisten als lediglich eine Software mit vielen Funktionen zur Verfügung zu stellen: Es geht um Kommunikation, Kooperation und Aufbau von Wissen im Unternehmen. Das ERP-Projekt wird idealerweise als Chance verstanden, das Unternehmen weiterzuentwickeln.
2. Grundlagen ERP
Eine Business-Software ist heute in fast jedem schweizerischen Unternehmen anzutreffen. Entsprechend dem Einsatzzweck oder der Herkunft der Software werden die unterschiedlichsten Bezeichnungen verwendet. Auch für Fachleute ist es sehr schwierig, einen Überblick über die eingesetzten Produkte und die aktuellen Schlagworte zu behalten.
Dieser Leitfaden konzentriert sich darauf, die Softwaresituation zu klären, und zwar für kleine und mittlere Unternehmen, welche in Produktion, Handel und / oder Dienstleistung tätig sind. Durch die anhaltend schnelle Entwicklung in der Informationstechnologie ist jede Marktabbildung und jede Produktempfehlung zeitlich nur begrenzt aktuell. Hier wird deshalb die Vorgehensmethodik zur Software-Evaluation und -Einführung beschrieben und auf internetbasierte Quellen zur Marktübersicht verwiesen, z.B. www.topsoft.ch.
2.1 Definition und Übersicht
Die eingesetzten Begriffe im Umfeld der Software für Firmen sind weder trennscharf noch eindeutig definiert. Grundsätzlich geht es hier um Computerprogramme zur Unterstützung von Arbeitsabläufen in Firmen, also um Software zur Geschäftsprozessunterstützung. Je nach Herkunft der zu unterstützenden Prozesse wird von «betriebswirtschaftlicher Software» gesprochen oder von «Produktionsplanungs-Software». Alles umfassend wird der Begriff «Business-Software» verwendet.
Unter «Enterprise Resource Planning»-Systemen (ERP-Systemen) versteht man Softwarepakete, welche alle für ein Unternehmen relevanten Daten zur Bewirtschaftung der Ressourcen – Finanzen, Arbeitskräfte, Maschinen, Material, Zeit usw. – integrieren und damit operative und strategische Entscheidungen ermöglichen.
Wie in der Praxis sinnvoll und üblich, konzentriert sich dieser Leitfaden auf Standardsoftware. Auf Branchen- und Individualsoftware wird in den Kapiteln 7.3 und 7.4 eingegangen.
So vielfältig die unterschiedlichen Firmen mit ihren individuellen Leistungen und Abläufen sind, so stark unterscheiden sich auch ihre Anforderungen an die betriebliche Software. Eine Unterteilung in Gruppen mit ähnlichen Anforderungen ist auf folgender Stufe möglich:
Handel
Dienstleistung
Produktion
Die Anforderungen von Handelsbetrieben an die Softwareunterstützung sind insbesondere bezüglich der Integration zu Lieferanten und Abnehmern ausgeprägt, aber auch in Bezug auf die teilweise enormen Sortimentsgrössen und Lagerbewegungen. Diese Anwendungen werden oft als Warenwirtschaftssysteme bezeichnet. Der Software für E-Business – integriert im ERP oder eigenständig – kommt im Handel eine zunehmende Bedeutung zu.
Im reinen Dienstleistungsgeschäft werden nichtmaterielle Leistungen wie Beratung, Produktentwicklung oder Buchführung angeboten. Der Fokus liegt dabei oft auf der Projektführung, dem Dokumentenmanagement und der Kommunikation mit den Auftraggebern.
Produzierende Firmen transformieren Materialien und stellen in Bezug auf die Planung und Steuerung hohe Ansprüche, zunehmend auch an die Rückverfolgbarkeit und an die Kommunikation mit Produktionsmaschinen und Prüfgeräten. Oft verfügen diese Firmen über eine Produktentwicklung, welche hinsichtlich der Datenintegration eine anspruchsvolle Aufgabe darstellt (Abschnitt 3.7).
Bei produzierenden Firmen ist häufig die Kombination mit Handels- und Dienstleistungsaufgaben anzutreffen, was die Komplexität steigert und die Berücksichtigung vieler Spezialitäten verlangt. Diese «zusätzlichen» Prozesse werden bei der Ausschreibung einer Business-Software leicht vergessen. Beispiele für solche verrechenbare, nichtmaterielle Leistungen sind Expertisen oder Entwicklungen von Kundenprozessen.
2.2 Abgedeckte Prozesse / Funktionsumfang
Die Prozesse in den Firmen werden in folgende zwei Kategorien aufgeteilt:
Wertschöpfende Prozesse
Unterstützende Prozesse
Wertschöpfende und unterstützende Geschäftsprozesse
Funktionen der Business-Software stehen für die meisten der in der vorherigen Tabelle aufgeführten Prozesse zur Verfügung. In der Regel werden aber Produkt- und Prozessentwicklung, wie auch Firmenentwicklung, von der ERP-Software nur schwach unterstützt.
Einen bestimmten Prozess mit einer Software zu unterstützen, ist die Ausgangslage aus der die meisten Business-Softwarelösungen entstanden sind. Speziell häufig wurden Programme für das Finanz- und Rechnungswesen entwickelt, gefolgt von solchen für Verkauf, Einkauf und Produktion. Unter dem Stichwort CRM (Customer Relationship Management) stiessen später Programme zur Unterstützung von Auftragsgewinnung und Kundendienst dazu.
Viele Programmpakete sind in Module unterteilt, die vielleicht aus der Entwicklungsgeschichte heraus erklärbar sind oder die es braucht, um am Markt gefragte Programmteile einzeln anbieten zu können. Heute werden so der Leistungsumfang und die Lizenzkosten an die Bedürfnisse des jeweiligen Einsatzes angepasst. Dies ist notwendig, denn die angebotene Standardsoftware deckt einen grossen Leistungsumfang ab, der oft weit über die Anforderungen hinausgehen würde. Mit der Auswahl der geeigneten Module kann der Anbieter ohne zu Programmieren mithilfe von „Schaltern“ den Umfang schon mal grob an den gewünschten Bedarf anpassen. Hier als Beispiel die Softwaremodule bei Abacus:
Auftragsbearbeitung
Fakturierung
Produktionsplanung und -steuerung
Service- und Vertragsmanagement
Leistungs- / Projektabrechnung
E-Business
Adressmanagement / CRM
Finanzbuchhaltung
Debitorenbuchhaltung
Kreditorenbuchhaltung
Anlagenbuchhaltung
Lohnbuchhaltung
Human Resources
Electronic Banking
Archivierung
Informationsmanagement
Tools
2.3 Die Rolle der Datenbank im ERP
Betriebsintern existieren ganz unterschiedliche Bedürfnisse an die Business-Software und auch sehr unterschiedliche Interessen an den zu bearbeitenden Daten. Diese unterschiedlichen Sichten können dazu führen, dass mehrere eigenständige Programme eingesetzt werden und mit der Zeit eine heterogene Systemarchitektur mit vielen redundanten Daten entsteht.
Ein ganz grosser Vorteil eines umfassenden ERP-Systems ist es, dass sämtliche Daten in einer einzigen zentralen Datenbank gespeichert werden, wie dies in der folgenden Abbildung nach Davenport[1] illustriert wird. Der Zusammenhang der Daten aus den unterschiedlichen Abteilungen kann damit jederzeit gewährleistet werden, Redundanzen werden vermieden, zentrale Auswertungen sind möglich, um nur einige Vorteile zu nennen.
Zentrale Rolle der Datenbank im ERP [Davenport]
Die Datenstruktur, auf der ein ERP-System basiert, ist extrem umfangreich und komplex. Die Anzahl der verwendeten Tabellen (analog einer Excel-Tabelle mit mehreren Spalten) liegt auch bei kleineren Systemen in der Grössenordnung von tausend, bei sehr umfangreichen ERP-Systemen sogar zehntausend. Durch die Anbindung mit standardisierten Interfaces ist es vielen ERP-Anbietern möglich, die Datenstruktur auf unterschiedliche Datenbanken zu portieren, je nach Kundenwunsch.
Die folgende Tabelle zeigt eine kleine Auswahl häufig eingesetzter Datenbanken für ERP-Software:
In ERP-Systemen wird zwischen Stamm- und Bewegungsdaten unterschieden. Sämtliche Daten, welche unabhängig von konkreten Aufträgen geführt werden, sind Stammdaten. Diese definieren beispielsweise Produkte, Kunden, Lagerplätze usw. Bewegungsdaten hingegen entstehen aus der Arbeit mit der Software und beinhalten Angaben wie Bestelltermin, Auftragsstatus, Bestellmenge usw. Die Bewegungsdaten sind eher kurzlebig und eng mit der Logik des IT-Systems verknüpft.
2.4 Systemarchitektur
Um eine Business-Software zu betreiben braucht es Hardware und auch noch einiges an zusätzlicher Software z.B. als Terminal-Server, Webserver, ...
