Organisation gestalten – Stabile und dynamische Unternehmensstrukturen

Götz Schmidt, Christian Konz

• Verlag: Schmidt, Götz
• Jahr: 2019
• eBook-ISBN: 9783945997154
• Thema: Betriebswirtschaft
• Thema: Verwaltung

Dieses Werk basiert auf dem Buch Organisation – Aufbauorganisatorische Strukturen. Die vorliegende 6. Auflage trägt nicht nur einen neuen Titel – das Werk wurde völlig neu bearbeitet und um weitere Kapitel ergänzt. Unverändert ist jedoch das Anliegen, hinter formale Strukturen und Stellenbeschreibungen zu blicken – Organisatoren und Organisationsentwicklern konkrete Hilfen für ihre professionelle Organisations- und Projektarbeit zu bieten. Seit jeher spiegelten sich in der Aufbauorganisation die Machtstrukturen eines Unternehmens oder einer Institution wider. Organigramme sind das Spiegelbild solcher Systeme. Sie machen die Leitungsstrukturen sichtbar – mehr jedoch nicht. Dieses Werk blickt hinter die Kulissen. Denn ob eine Organisation erfolgreich und für die Zukunft gewappnet ist, lässt sich nicht allein an der dokumentierten Struktur ablesen. Dauerhaft festgeschriebene Strukturen werden immer häufiger durch Regelungen ersetzt, die den Mitarbeitern relativ große Freiräume lassen, um flexibel und angemessen mit neuen, unvorhersehbaren Anforderungen umzugehen. In der sogenannten Agilen Organisation wird bewusst darauf verzichtet, die zu bewältigenden Aufgaben in feste Strukturen zu pressen. Diese hierarchiearmen Konzepte wurden ganz neu aufgenommen und auch in ihrer aktuell viel diskutierten holokratischen Form behandelt. Daraus könnte man schließen, dass die Aufbauorganisation damit an Stellenwert verliert. Das Gegenteil ist jedoch der Fall, denn es gibt kein Unternehmen ohne Organisation. Auch in Zukunft wird es betriebliche Bereiche geben, in denen die Aufgaben bis ins Einzelne vorgeschrieben sind, beispielsweise, weil rechtliche Vorschriften dies erfordern. Bewährte Formen der Primärorganisation, ebenso wie die hier behandelte Stellenorganisation finden sich nach wie vor in den meisten Unternehmen unterschiedlichster Größen und Branchen. Die projektorientierte Sekundärorganisation bietet in solchen Fällen eine sinnvolle Ergänzung des Leitungssystems, um Unternehmen aktiv entwickeln zu können. Und auch eine rollenbasierte, agile Organisation kann auf formale Strukturen nicht verzichten. Als Exkurs ist das Kapitel "Personalbemessung" ebenfalls neu aufgenommen worden und sehr praxisnah dargestellt. Hier steht die Ermittlung des aktuellen und zukünftigen Bedarfs an personellen Kapazitäten im Mittelpunkt, um die geplanten Aktivitäten effizient und effektiv durchführen zu können. In allen Kapiteln werden Arbeitshilfen für all diejenigen bereitgestellt, die aufbauorganisatorische Lösungen planen und umsetzen. Die Grundstruktur des Werkes folgt einem Modell, das jedes einzelne Kapitel in den Gesamtzusammenhang einbettet. Die Organisationsformen werden leicht verständlich und anwendungsorientiert dargestellt. Viele Beispiele und Grafiken fördern das Verständnis und die Umsetzung in der Praxis. So werden Modelle und Formen vorgestellt und auf ihre Stärken und Schwächen unter Berücksichtigung des situativen Kontexts untersucht. Hilfen für die praktische Gestaltung stehen damit im Vordergrund. Die 6. Auflage wurde erstmals von einem Autorenduo verfasst. Der erfahrene Praktiker, Trainer und Hochschullehrer Götz Schmidt hat die Stärken des Werkes bewahrt und ausgebaut. Christian Konz, erfahrener Organisator und Agiler Coach brachte organisatorische Ideen und Ansätze ein, die eine wertvolle Bereicherung darstellen.

1 Organisatorische Grundbegriffe

Ein einfaches Beispiel, das in den folgenden Abschnitten immer wieder aufgegriffen wird, soll den Einstieg in das Thema erleichtern. Nach diesem Einstieg wird dann der Gegenstand der Aufbauorganisation präzisiert und systematisiert.

Herr Buch hat vor vier Jahren einen Verlag gegründet. Die Geschäfte liefen sehr gut. Schon nach kurzer Zeit musste er weitere Mitarbeiter einstellen, die ihn bei seiner Arbeit unterstützen. Heute sind insgesamt acht Mitarbeiter beschäftigt, die jeweils nach Aufgabenanfall eingesetzt werden.

Im letzten Jahr hatten sich einige Probleme gehäuft. Obwohl Herr Buch davon ausgehen kann, dass alle Mitarbeiter voll motiviert sind und „an einem Strang ziehen“, kam es zu Kundenreklamationen wie

„bei Ihnen weiß die rechte Hand nicht, was die linke tut“

„ständig wird man weiter verbunden, bis man den richtigen Ansprechpartner gefunden hat“

„Auslieferungen dauern bis zu einer Woche“

„Zusagen werden nicht eingehalten“.

Auch intern kam es des Öfteren zu Reibereien. Immer wieder passierte es, dass zwei Mitarbeiter das gleiche machten, ohne sich vorher abzustimmen; oder dass Vorgänge liegen blieben, weil sich jeder auf den anderen verlassen hatte.

Mehrfache Appelle von Herrn Buch hatten nicht gefruchtet. Herr Buch beschließt aus diesen Gründen, einen Berater hinzuzuziehen und ihm seine Probleme zu erläutern. In dem ersten Gespräch wird schnell deutlich, dass es sich hier hauptsächlich um Probleme der Aufbauorganisation handelt.

1.1 Gegenstand der Aufbauorganisation

Herr Buch hat es bisher versäumt zu regeln, wer für was zuständig ist. Diese Situation ist in kleinen Unternehmen häufig anzutreffen, „weil ja sowieso jeder Bescheid weiß“, was der Kollege oder die Kollegin getan oder unterlassen hat. Wächst ein Unternehmen¹⁾, wird mit jedem weiteren Mitarbeiter jedoch die Situation zunehmend undurchsichtiger. Urlaubsabwesenheiten oder Krankheiten einzelner Mitarbeiter verschärfen die Probleme.

Der Berater empfiehlt Herrn Buch, die heute anfallenden Aufgaben und die wichtigsten Prozesse der Aufgabenerfüllung gemeinsam zu erheben und dann einzelnen Mitarbeitern zuzuordnen (Stellenbildung). Die damit geschaffenen klaren Zuständigkeiten erleichtern die Zusammenarbeit und steigern die Effizienz.

Ein zentraler Prozess in einem Verlag ist beispielsweise die Auslieferung von Buchsendungen an den Handel. Dieser Prozess beginnt beim Kunden mit einer Bestellung und endet beim Kunden mit einer Auslieferung. Bei der Stellenbildung sollte versucht werden, zentrale Prozesse so zu gestalten, dass sie möglichst glatt – ohne viele Schnittstellen – und mit möglichst eindeutigen Ansprechpartnern abgewickelt werden können.

Ein Mitarbeiter ist zuständig für die Auftragsannahme, die Bonitätsprüfung, die Erstellung der internen Lieferunterlagen und die Fakturierung. Ein anderer Mitarbeiter stellt die Sendungen im Lager zusammen, macht sie versandfertig und sorgt für die Auslieferung.

Abb. 1.01: Bündeln von Aufgaben auf Stellen

Voraussetzung dieser aufbauorganisatorischen Regelung ist nun allerdings, dass

die Aufgaben

die Mengen (Häufigkeiten) sowie

die Zeit, die zur Aufgabenerfüllung benötigt wird,

bekannt sind. Nur dann kann festgestellt werden, ob der Mitarbeiter die Aufgaben auch quantitativ bewältigen kann.

Wenn Herr Buch sich für eine neue Aufbauorganisation entscheidet, muss er den Mitarbeitern verbindlich bestimmte Aufgabenfelder zuordnen und diese abgrenzen. So könnte er vorsehen, einen Gruppenleiter für den Vertrieb zu benennen. Diesem Gruppenleiter würden dann einige Mitarbeiter unterstellt.

Wenn dieser Gruppenleiter zum Vorgesetzten wird, werden ihm Weisungsrechte übertragen. Die Weisungsrechte werden im sogenannten Leitungssystem geregelt. Ein Leitungssystem ist ein hierarchisches Beziehungsnetz, in das die einzelnen Stellen eingegliedert werden. Die Regelung derartiger Weisungsbeziehungen gehört ebenfalls zur Aufbauorganisation.

Abb. 1.02: Einfaches Leitungssystem

Um ihre Aufgaben erledigen zu können, benötigen die Mitarbeiter Informationen. Der für die Auftragsbearbeitung zuständige Sachbearbeiter braucht Informationen über Bestände („Kann überhaupt geliefert werden?“), Preise, Rabattstaffeln, Zahlungsverhalten und Bonität des Kunden etc. Wenn also jemandem eine Aufgabe übertragen wird, müssen ihm auch die relevanten Informationen zur Verfügung gestellt werden. Damit zählt auch die Bereitstellung von Informationen bzw. die Regelung, auf welche Informationen jemand zugreifen darf, inwieweit externe Informationsquellen etwa über das Internet genutzt werden sollen oder dürfen, zur Aufbauorganisation. Diese Sachverhalte werden in einem sogenannten Informationssystem geregelt. Darauf wird hier nicht näher eingegangen, da die heutigen Informationssysteme in Projekten der IT gestaltet werden. Aufbauorganisatorisch werden dann nur noch die Rechte und Pflichten vergeben, d. h. wer Zugriffsberechtigung zu bestimmten Informationen hat, wer sie verändern darf und wer Informationen erfassen und pflegen muss.

Neben dem Abruf bzw. der Eingabe von Informationen in ein IT-System sind auch die Wege zum Transport von Informationen zu regeln, die auch als Kommunikationswege bezeichnet werden. Die Regelung der Transportwege kann gedanklich von den Regelungen des Informationssystems getrennt werden und wird in der Praxis meistens auch von unterschiedlichen Spezialisten (z. B. Netzwerkadministrator) bearbeitet.

Neben den Kommunikationswegen für Daten gibt es auch noch Wege für Sprache, Texte und Bilder. Dabei ist nicht nur an technische Einrichtungen wie z. B. Leitungen, Netzwerke, Telefonkonferenzen oder die netzbasierte Kommunikation zu denken, sondern auch an den physischen Transport von Briefen, Listen, Berichten etc. wie auch an persönliche Treffen zum Informationsaustausch wie Sitzungen, Meetings, Workshops, Konferenzen usw. Auch das sind Einrichtungen zur Kommunikation. Die Einrichtung dieser Wege zum Transport von Informationen ist ebenfalls Bestandteil der Aufbauorganisation. Die Regelungen und die zugehörige Infrastruktur werden als Kommunikationssystem bezeichnet. Auch diese Thematik soll hier nicht vertieft werden.

Jeder Mitarbeiter benötigt einen Arbeitsplatz, der mit Sachmitteln auszustatten ist. Andere Sachmittel werden zentral bereitgestellt, wie z. B. Kopierer, Transportmittel usw. Welche Sachmittel benötigt werden, hängt unmittelbar ab von den zu erfüllenden Aufgaben. Dieser Sachmitteleinsatz wird ebenfalls zur Aufbauorganisation gerechnet. Da es sich dabei um ein Spezialgebiet handelt, soll hier nur darauf hingewiesen werden, dass zu einer vollständigen Aufbauorganisation auch diese Sachverhalte geregelt werden müssen.

Informations-, Kommunikations- und Sachmittelsystem sollen hier unter dem Begriff „Unterstützende Systeme“ zusammengefasst werden.

Zur Aufbauorganisation gehören somit Regelungen über:

die Zuordnung von Aufgaben (Stellen-/Rollenbildung)

hierarchische und hierarchiearme Organisationsmodelle

unterstützende Systeme

- Informationssystem

- Kommunikationssystem

- Sachmittelsystem.

Hier wird von folgender Definition der Aufbauorganisation ausgegangen:

Die Auf...

Inhaltsverzeichnis

• Cover
• Titel
• Impressum
• Vorwort zur 6. Auflage
• Inhaltsverzeichnis
• 1. Organisatorische Grundbegriffe
• 2. Grundlagen der organisatorischen Gestaltung
• 3. Stellen- und Rollenbildung
• 4. Leitungssysteme – Hierarchische Modelle der Primärorganisation
• 5. Sekundärorganisation
• 6. Hierarchiearme Agile Organisationsformen
• 7. Rahmenorganisation
• 8. Unterstützende Systeme
• 9. Personalbemessung und Maßnahmen zum Kapazitätsausgleich
• Literaturverzeichnis
• Stichwortverzeichnis
• Endnoten