Und plötzlich ist die Kamera an ...

Souverän wirken in Videokonferenzen, Webinaren & Co.

Monika Matschnig

• Verlag: GABAL Verlag
• Jahr: 2021
• eBook-ISBN: 9783967401035
• Auflage: 1
• Thema: Persönliche Entwicklung
• Thema: Unternehmenskommunikation

Die Kommunikation über digitale Medien ist relevanter denn je. Wie würde unser Arbeitsalltag ohne MS Teams, Zoom, Jitsi und Konsorten aussehen? Die Akzeptanz steigt, doch es fehlt oft noch an der digitalen Wirkungskompetenz. Nicht nur Entscheidungsträger, Vertriebler, Projektleiter oder HRler, sondern jeder Büroarbeiter hat inzwischen die Aufgabe, auch über digitale Medien, wie Videokonferenzen, Videos, Life-Aufnahmen, Webcasts oder Webinare effektiv mit Kollegen, Mitarbeitern, Kunden und Partnern zu kommunizieren. Die Gesprächs- und Wirkungsregeln in der digitalen Welt erfordern dabei jedoch eine andere Performance, als wir das aus unserem Präsenzalltag gewohnt sind. Denn vor Kamera und Mikrofon kommt es nicht nur darauf an, was jemand sagt, sondern vor allem, wie jemand es sagt. Ohne das Wie ist das Was nichts!

Hybrides Arbeiten wird der Motor für eine erfolgreiche Zukunft sein. Jeder sollte sich somit Gedanken machen, wie er auch in virtuellen Meetings oder auf Videos eloquent und souverän wirkt. Für viele ist dies eine neue Welt, doch wir sollten diese Veränderung und die Chancen, die in ihr stecken, nutzen, um unsere Meetingkultur bewusst zu verbessern und uns Gedanken darüber zu machen, was eine produktive und ergiebige Kommunikation ausmacht – egal ob virtuell oder physisch.

In diesem Ratgeber erhalten die Leser viele nützliche Informationen und direkt umsetzbare Tipps und Tricks, wie sie Ihre virtuelle Performance verbessern können. Von der Vorbereitung über die richtige Technik bis hin zu ganz konkreten Kniffen, wie sie Ihre Körpersprache vor der Kamera optimal und überzeugend einsetzen, gibt Deutschlands Köpersprache-Expertin Nummer 1 ihnen einen umfassenden Leitfaden an die Hand, um in der digitalen Welt präsent und souverän zu wirken.

1. Vorbereitung ist die halbe Miete – Grundlagen für eine überzeugende virtuelle Präsenz

»Papa, was machst du hier?«

»Homeoffice.«

»Du spielst World of Warcraft!«

»Führungskräfteseminar!«

Webinar, Videokonferenz & Co. – Unterschiede und Besonderheiten virtueller Formate und Plattformen

Onlinemeeting, Videokonferenz oder Webinar waren bis zum Frühjahr 2020 für die meisten wohl eher exotische Ausnahmen im Joballtag, wenn nicht gar völliges Neuland. Galten bis dahin persönliche Treffen und zwischendurch höchstens einmal eine Telefonkonferenz als Standard, wurden wir plötzlich in eine ganz neue Realität geworfen. Eine Realität, die sich in virtuellen Gefilden namens Zoom, Teams oder Webex abspielt.

Auch wenn so mancher bestimmt schon einmal via Skype mit Familienmitgliedern oder Freunden kommuniziert hatte, die weiter weg wohnen, erlebten die meisten in puncto Videokonferenz & Co. doch ihre absolute Premiere. Kein Wunder also, dass noch immer ein gehöriges Maß an Unklarheit herrscht. Zum einen darüber, welche wohl die optimale Plattform ist – zum anderen darüber, welche Anforderungen und Besonderheiten die verschiedenen virtuellen Formate mit sich bringen. Versuchen wir also, ein wenig Licht ins Dunkel zu bringen.

Onlinemeetings im Stundentakt

Ebenso schnell wie das Format »Videokonferenz« im wahrsten Sinne des Wortes auf der Bildfläche erschien, war es auch schon nicht mehr wegzudenken. Das ist nur allzu verständlich. Sich jederzeit, von jedem Ort aus, auch ganz spontan und mit so vielen Teilnehmern wie gewünscht zu besprechen, lässt die Entscheidung, ob ein Meeting tatsächlich nötig ist, in der Regel in Richtung »Ja« tendieren. Dennoch sollte nicht jede Notwendigkeit, etwas zu besprechen, zu einem Onlinemeeting führen. Manchmal reicht auch eine Telefonkonferenz oder eine Rundmail. Der beliebte Spruch »I survived another meeting, that should have been an email« trifft auf viele Videokonferenzen noch mehr zu, als es vorher bei echten Treffen der Fall war.

Schauen wir uns erst einmal an, welche digitalen Formate sich seit Social Distancing etabliert haben und in welcher kommunikativen Situation sie ihr volles Potenzial entfalten können.

Webinare – Weiterbildung goes digital

So wie die gesamte Veranstaltungsbranche hat auch der Sektor der Fort- und Weiterbildung spürbar unter den Pandemiemaßnahmen gelitten und wird sich vermutlich nachhaltig verändern. Anders als im Fall von Großveranstaltungen stehen hier allerdings durchaus effektive und leicht umsetzbare digitale Möglichkeiten zur Verfügung.

In Webinaren fehlen zwar das direkte Miteinander und das klassische Networking in der Kaffeepause, doch Inhalte lassen sich auf virtueller Ebene ebenso gut, wenn nicht – dank zahlreicher technischer Tools – sogar noch besser transportieren als bei einem Präsenzseminar. Der große Vorteil von Webinaren besteht schließlich in ihren interaktiven Möglichkeiten. Referenten und Teilnehmer können sich in beide Richtungen austauschen, entweder über einen parallelen Chat oder indem Teilnehmer sich direkt mit eigenen kurzen Präsentationen und Wortmeldungen in das Event einbringen. Die Teilnehmerzahl ist dabei unbegrenzt und erlaubt auch Onlineseminare im großen Stil.

Was Inhalte und Auswahl eines Webinars betrifft, läuft es so wie bei analogen Fort- und Weiterbildungen zu ganz bestimmten Themen und Schwerpunkten. Die Teilnehmer registrieren sich aus fachlichem Interesse gezielt für ein Webinar, an dem sie dann direkt teilnehmen oder das sie – falls angeboten – später als aufgezeichnete On-Demand-Version nutzen (dann aber ohne die Möglichkeit der interaktiven Teilhabe).

Webcasts – Vorträge auf Abruf

Im Gegensatz zu einem Webinar läuft ein Webcast nur in eine Richtung. Ein bestimmter Content wird live im Netz übertragen oder ist in aufgezeichneter Form dauerhaft als Video abrufbar. Die Inhalte von Webcasts können dabei ganz unterschiedlichen Zwecken dienen – das reicht von der reinen Wissensvermittlung über die Übertragung einer Pressekonferenz bis hin zum Livestream wichtiger Businessevents.

Wie bei einem Vortrag im realen Leben sind auch beim Webcast keine oder nur sehr eingeschränkte Möglichkeiten der Interaktion gegeben, beispielsweise durch Kontaktaufnahme nach dem Event.

Virtuelle Konferenzen – Digitales Networking inklusive

Die Königsdisziplin unter den digitalen Formaten ist eine virtuelle Konferenz, bei der mehrere Inhalte / Sessions nacheinander oder parallel auf dem Programm stehen. Daraus ergeben sich einige Besonderheiten und Herausforderungen. Die größere Bandbreite der Formate, Inhalte und Themen spricht automatisch ein größeres Publikum und eine heterogenere Zielgruppe an. Wie bei Livekonferenzen gibt es ein komplexes Programm aus Keynotevorträgen und virtuellen Workshops. Jeder Teilnehmer kann aus dem Gesamtprogramm seine individuelle Agenda zusammenstellen und zusätzlich in sogenannten Breakout-Sessions in kleinen Gruppen spezielle Themen bearbeiten, die anschließend in der Konferenz präsentiert werden. Ergo: Ein vielfältiges Angebot, das nicht nur eine gründliche Vorbereitung und technisch einwandfreie Umsetzung verlangt, sondern auch eine professionelle Moderation, um alle Referenten und Speaker anzukündigen sowie professionelle Übergänge zu gestalten.

Doch was ist mit dem Aspekt des Networkings, der Teilnehmern einer Konferenz in der Regel mindestens ebenso wichtig ist wie vermitteltes Expertenwissen und Impulse? Professionelle digitale Konferenzen bedienen auch diesen entscheidenden Bereich – beispielsweise durch das Angebot eines virtuellen Cafés, in dem Teilnehmer während der Pausen über Videochat miteinander kommunizieren können. Und auch für das offizielle Programm gehören verschiedene Interaktionsmöglichkeiten inzwischen zum Standard guter Onlinekonferenzen – in Form von Votings, Umfragen oder Q&A-Sessions.

Achtung: Ein wichtiger Punkt bei der Planung virtueller Konferenzen ist die Länge der Vorträge, denn die Aufmerksamkeit vor dem Bildschirm lässt viel schneller nach als bei einer Livekonferenz. Am besten funktionieren kurze Vorträge und Interviews mit einer Länge von 15 bis 20 Minuten.

Digitale Kommunikationsplattformen – Die Qual der Wahl

So weit zu den gängigsten virtuellen Formaten, von denen jedoch ohne Zweifel die Videokonferenz als digitale Variante der klassischen Besprechung inzwischen am meisten unseren Joballtag bestimmt – und uns vor die Aufgabe stellt, auch via Bildschirm mit unserer Körpersprache zu überzeugen und damit eine optimale Wirkung zu erzielen.

Grundvoraussetzung für eine wirkungsvolle Onlinepräsenz ist der kompetente und sichere Umgang mit den diversen Plattformen, die zur Auswahl stehen und die sich hinsichtlich ihrer Funktionen und Details durchaus unterscheiden.

Hier ein kurzer Überblick über die wichtigsten Collaboration-Tools für Remote Meetings:

Google Meet

Bis zu 100 Personen können bei der Free-Version von Google Meet an Video- und Telefonkonferenzen teilnehmen (das Zeitlimit liegt hier allerdings bei 60 Minuten), in der kostenpflichtigen Pro-Version sind es sogar bis zu 250. Nutzen sowohl Host als auch Teilnehmer den Google-Kalender, ist die Organisation einer Google-Meet-Konferenz denkbar einfach und eingeladene Teilnehmer müssen lediglich einem Link folgen. Über Kamera- und Mikrofonnutzung kann jeder Teilnehmer individuell entscheiden. Zusätzlich steht ein Chat zur Verfügung und der eigene Bildschirm kann mit allen anderen geteilt werden.

Google Meet ist fest integriert in Googles Office-Produkt Workspace und bietet praktische Features wie Untertitel in Echtzeit auf Englisch, ein individuelles Layout sowie die Bildschirmfreigabe und das Aufsetzen von Terminen. Wie die meisten Google-Dienste ist Meet für Google Chrome und andere Browser auf Chromium-Basis konzipiert. Daneben sind mobile Anwendungen für Android und iOS verfügbar. Bei Gmail-Nutzern ist die Meet-Funktion außerdem in ihrem Mailprogramm integri...

Inhaltsverzeichnis

• Cover
• Titel
• Impressum
• Inhalt
• Vorwort
• Einleitung: Warum sind Videokonferenzen so anstrengend?
• 1. Vorbereitung ist die halbe Miete – Grundlagen für eine überzeugende virtuelle Präsenz
• 2. Virtuelle Körpersprache – Vor der Kamera ist alles etwas anders
• 3. On air – Authentisch und überzeugend wirken auf dem Bildschirm
• Fazit
• Literatur
• Die Autorin