Meetings mit Erfolg planen & moderieren

Incl. Bonus – Visuelle Meetings mit Kreativität & Fokus halten, Besprechungen & Konferenzen effektiv & effizient leiten, erfolgreich Protokolle schreiben

Simone Janson

• Verlag: Best of HR – Berufebilder.de®
• Jahr: 2025
• eBook-ISBN: 9783965960589
• Auflage: 7
• Thema: Volkswirtschaftslehre
• Thema: Marketingforschung

Auch in der 7. überarbeiteten und verbesserten Auflage, herausgegeben von einem staatlich geförderten und an EU-Programmen beteiligten Verlag, Partner des Bundesbildungsministeriums, erhalten Sie das geballte Fachwissen renommierter Experten (Übersicht in der Buchvorschau) , eingebettet in ein integriertes Wissenssystem mit Premium-Inhalten und Vorteilen von 75%. Gleichzeitig tun Sie Gutes und unterstützen nachhaltige Projekte.

Denn ein gängiges Vorurteil über Meetings lautet: Viele gehen rein, wenig kommt dabei heraus. Schließlich fehlt oft eine klare Struktur und Zielsetzung, Selbstdarsteller dominieren die Diskussion oder das Team kann sich gar nicht erst zu einer Entscheidung durchringen. Doch nicht nur als Führungskraft, auch als Mitarbeiter kann man mit der richtigen Struktur viel zum Gelingen eines Meetings beitragen und somit die Produktivität erheblich erhöhen.

Mit seinem integrierten Wissenssystem und dem Konzept "Infos nach Wunsch" war der Verlag nicht nur an einem EU-geförderten Programm beteiligt, sondern wurde auch mit dem Global Business Award als Publisher of the Year ausgezeichnet. Daher tun Sie mit dem Kauf des Buches auch Gutes: Der Verlag engagiert sich finanziell und mit persönlichem Einsatz in gesellschaftlich relevanten Projekten wie Baumpflanz-Aktionen, der Stiftung von Stipendien, nachhaltige Innovationen und vielen weiteren Ideen.

Das Ziel, Ihnen die bestmöglichen Inhalte zu Themen wie Karriere, Finanzen, Management, Recruiting oder Psychologie zu bieten, geht dabei weit über die statische Natur traditioneller Bücher hinaus: Das interaktive Buch vermittelt Ihnen nicht nur Fachwissen, sondern ermöglichen es auch, individuelle Fragen zu stellen und sich persönlich beraten zu lassen.

Dabei gehen Fachwissen und technische Innovation Hand in Hand, denn wir nehmen die Verantwortung, fundierte und gut recherchierte Inhalte zu liefern sowie das Vertrauen, das Sie in uns setzen, sehr ernst. Alle Texte stammen von Experten Ihres Fachs. lediglich zur besseren Auffindbarkeit von Informationen auf greifen wir auf KI-gestützte Datenanalyse zurück, die Sie bei Ihrer Suche nach Wissen unterstützt.

Sie erhalten auch umfangreiche Premium-Leistungen: So finden Sie in jedem Buch ausführliche Erläuterungen und Beispiele, die Ihnen das erfolgreiche Benutzen der für Buchkäufer kostenlosen Beratung erleichtern. Sie können darüber hinaus eKurse herunterladen, mit Workbooks arbeiten oder sich mit einer aktiven Community austauschen. So erhalten Sie wertvolle Ressourcen, die Ihr Wissen steigern, die Kreativität anregen, Ihre persönlichen wie beruflichen Ziele erreichbar und Erfolge erlebbar machen.

Genau deshalb haben Sie als Teil der Leser-Community die einmalige Gelegenheit, Ihre Reise zu persönlichem Erfolg noch unvergesslicher zu machen mit Reise-Deals von bis zu 75% Rabatt. Denn wir wissen, dass wahre Erfolgs-Erlebnisse keine reine Kopfsache sind, sondern vor allem durch persönliche Eindrücke und Erfahrungen entstehen.

Verlegerin und Herausgeberin Simone Janson ist zudem Bestseller-Autorin sowie eine der 10 wichtigsten deutschen Bloggerinnen laut Blogger-Relevanz-Index, außerdem war sie Kolumnistin und Autorin renommierter Medien wie WELT, Wirtschaftswoche oder ZEIT - mehr zu ihr u.a. in Wikipedia.

Effiziente Meetings im Überblick: Richtig Vorbereiten Kommunizieren Argumentieren [20 Checklisten & 10 Tipps]
// Von Simone Janson

Meetings bieten die optimale Möglichkeit, vor anderen zu glänzen und damit die eigenen Karrierechancen erheblich zu verbessern. Leider wird diese Gelegenheit oft verschenkt. Mit einer guten Vorbereitung, gekonnten Argumente und einer Portion Schlagfertigkeit überzeugen Sie Kollegen und Vorgesetzte von Ihren Kompetenzen.

Meetings optimal argumentativ vorbereiten

Jeden Donnerstagnachmittag um 15 Uhr hat Herr P. Teamleitersprechung. Das Ziel: Die Teamleiter sollen sich austauschen und einen Eindruck von der Arbeit der anderen Abteilungen bekommen. Das sieht dann so aus, dass jeder irgendetwas, was ihm gerade einfällt, einwirft und ein paar Teilnehmer etwas dazu sagen.

Irgendwann – das Ende ist meist offen, daher weiß keiner so genau wann – beendet der Moderator das Meeting. Herr P. ist froh, wieder an seinen Schreibtisch zu kommen, denn er empfindet diese Besprechungen als reine Zeitverschwendung. Dabei könnt er sie effektiv für seine Karriere nutzen: Er müsste sich nur optimal vorbereiten, damit er seine Arbeit auch überzeugend präsentieren kann. Das ist eben ein typisches Meeting: Unklarer Anlass, unmotivierte Teilnehmer.

So informieren Sie sich über das Meeting

Bringen Sie optimal vorbereitet das Meeting voran – auch als Teilnehmer. Denn auch als einfacher Teilnehmer können Sie das Meeting durch Nachfragen oder konstruktive Vorschläge weiterbringen, ohne dem Moderator auf die Füße zu treten. Wenn das Meeting keinen Moderator hat: Bieten Sie selbst an, die Moderation zu übernehmen.

Für eine gezielte Vorbereitung brauchen Sie alle wichtigen Informationen. Fragen Sie gezielt danach, wenn diese nicht schon auf der Einladung stehen. Gerade bei Vorgesetzen macht Interesse einen positiven Eindruck. Wenn Sie selbst einladen, müssen Sie natürlich die anderen informieren. Listen Sie alle Informationen genauestens auf. Der Überblick hilft Ihnen, Ideen für Ihre Argumentation zu sammeln.

Checkliste: Was verrät die Einladung über das Meeting?

Die Einladung, die Sie zum Meeting erhalten haben, verrät schon Vieles, das Sie wissen müssen.

• Was ist das Thema des Meetings, um was geht es? Wie genau sieht die Tagesordnung aus? Wie viel Zeit steht jedem Teilnehmer zur Präsentation eigener Ideen zu Verfügung?
• Was ist das Ziel des Meetings, was soll dabei herauskommen? Werden Ideen, Ergebnisse oder ähnliches nur präsentiert oder sollen Entscheidungen gefällt und Lösungen gesucht werden?
• Gibt es einen Moderator? Wer moderiert das Meeting?
• Wie viele Personen nehmen teil? Wer nimmt teil? Kennen sich die Teilnehmer untereinander? Welche Vorkenntnisse haben die Teilnehmer? Ist das Wissen heterogen oder homogen?
• Ist die Teilnahme freiwillig oder verpflichtend? Ist der Termin passend – für Sie selbst und andere Teilnehmer?
• Wann genau beginnt das Meeting? Wann endet es? Wie viele Pausen sollen stattfinden? (Wichtig: ein fester Zeitrahmen)
• Wo findet die Besprechung statt? Wie ist der Raum ausgestattet (Licht, Temperatur, Tische, Bestuhlung, Verpflegung usw.) Wie sieht die technische Ausstattung des Raumes aus (Flipchart, Beamer, Projektor usw.)

Setzen Sie sich konkrete Ziele

Denken Sie nicht nur an Ihre persönlichen Ziele: Ein Meeting bedeutet immer auch, dass Sie gemeinsam mit anderen agieren und Lösungen finden. Versuchen möglichst, persönliche und gemeinsame Ziele in Einklang zu bringen. Herr P. etwa definiert als gemeinsames Ziel für die nächste Teamleiterbesprechung, dass das Unternehmen sparen und jeder dabei mithelfen muss. Sein persönliches Ziel: Sein Team soll so wenig wie möglich unter den Einsparungen leiden.

Ziele sollten Sie konkret definieren. Wenn Sie Ihre Ziele schriftlich, positiv und so konkret wie möglich festhalten, haben Sie gleich einen optimalen Aufhänger für Ihre Argumentation. Falsch: „Ich möchte, dass mein Team wenig einsparen muss.“ Richtig: „Ich will erreichen, dass mein Team nur in maximal zwei Bereichen einsparen muss.“

Checkliste: Gekonntes Argumentieren in Meetings

Behalten Sie Ihr Ziel stets im Auge. Mit den folgenden Tipps machen Sie sich die Ziele des Meetings klar. Wenn Sie wissen, was Sie wollen, fällt Ihnen die passende Argumentation viel leichter ein, weil Sie Ihren Standpunkt genau definiert haben.

Beschäftigen Sie sich zunächst mit den gemeinsamen Zielen. Schreiben Sie diese so konkret wie möglich auf:

• Wie sehen die Standpunkte der verschiedenen Teilnehmer aus? Welche Wünsche und Bedürfnisse haben sie? Welche Ziele und Interessen stehen dahinter?
• Von welchem Ergebnis haben alle oder doch die Meisten den größtmöglichen Nutzen? Wie könnte ein Ergebnis aussehen, mit dem alle zufrieden sind?

Dann machen Sie sich Ihre eigenen Ziele klar. Formulieren Sie auch hier wieder ganz genau. Die Übersicht ist natürlich nur für Sie und geht niemanden etwas an.

• Was möchten Sie? Wie sehen Ihre Wünsche und Bedürfnisse aus? Wovon würden Sie selbst profitieren?
• Über welches Ergebnis würden Sie sich am ehesten freuen? Oder: Was möchten Sie nicht? Worüber würden Sie sich ärgern?

Wenn Ihre persönlichen Interessen im Widerspruch zu den gemeinsamen Interessen aller stehen, fragen Sie sich: Worin liegt für Sie ein annehmbarer Kompromiss? Und welches Ergebnis könnten Sie auf gar keinen Fall akzeptieren? Setzen Sie für sich ganz klar Ihre Grenzen.

Bereiten Sie sich auch in kurzer Zeit inhaltlich vor

Zeit sparen Sie, indem Sie Fakten zielgerichtet recherchieren. Nicht jedes Meeting behandelt auch Ihr Fachgebiet, auf dem Sie dann glänzen können. Machen Sie sich dennoch mit den Fakten vertraut, damit Sie etwas Vernünftiges zum Thema beitragen können. Sparen Sie kostbare Zeit, indem Sie die Masse an Informationen von vorneherein durch eine gezielte Fragestellung eingrenzen – so eng wie möglich. Nur auf präzise Fragen bekommen Sie auch genaue Antworten.

Legen Sie eine Tabelle an. Formulieren Sie in der ersten Spalte konkrete Frage, in der zweiten Spalte bewerten Sie, wie wichtig diese Frage ist. Mit diesen Informationen fangen Sie an, nur wenn Sie später noch Zeit haben, nehmen Sie sich auch die anderen vor. In Spalte drei schreiben Sie schließlich, wo Sie die Informationen finden.

Jemand anders recherchiert für Sie

Wenn Sie selbst keine Zeit für die Recherche haben, können Sie jemand anderen darum bitten. Achten Sie aber hier besonders auf konkrete Fragen und Handlungsanweisungen, damit das Ergebnis für Sie auch verwertbar ist.

Herr P. möchte Vorschläge machen, wie das Unternehmen sparen kann und gleichzeitig mit Fakten und Argumenten gewappnet sein, wenn andere Teamleiter vorschlagen, in seinem Team zu sparen. Die Frage „Wie kann ich am besten sparen?“ bringt ihn nicht weiter, sie ist zu unkonkret. Stattdessen überlegt er sich verschiedene Alternativen und stellt zu jeder konkrete Fragen. Am Ende weiß er dank seiner Übersicht genau, nach was er sucht und womit er anfängt.

Beispiele für genaue Fragestellungen	Wo finde ich die Informationen?	Wichtig?
Wie haben andere Abteilungen gespart?	Erfahrungen von Kollegen,. Zahlen aus der Firma	Wichtig
Welche Auswirkung hat das Sparen auf die Motivation der Kollegen?	Erfahrungen von Kollegen,. Zahlen und Material aus der Firma	Nicht so wichtig
Wirkt sich das Sparen auf die Qualität der Arbeit aus? Gibt es dazu Zahlen?	Erfahrungen und Zahlen aus der Firma, Wissenschaftliche Studien (Internet)	Wichtig
Wirkt sich ein Qualitätsverlust auf den Gesamtumsatz der Firma aus? Gibt es dazu Zahlen?	Umsatzahlen aus der Buchhaltung; Erfahrungen vergleichbarer Firmen (Presseberichte und Internet)	Sehr wichtig

So finden Sie mit einem eigenen Archiv schnell passende Informationen

Sicherlich kennen Sie auch einige Themen, die echte Dauerbrenner sind. Damit Sie nicht jedes Mal neu recherchieren müssen: Legen Sie ein eigenes Archiv für bestimmte Themen an, das Sie zwischendurch immer wieder pflegen.

In das Archiv gehört alles, was Sie zu dem Thema finden. Wichtig ist, dass Sie das Archiv ordentlich führen, am besten alphabetisch und es stets auf dem neuesten Stand ist – denn Sie wollen ja auch immer aktuelle Informationen darin finden und müssen sich darauf verlassen können. Bei den Informationen, die Sie sammeln, sind Ihnen keine Grenzen gesetzt.

10 Tipps: Gezielt Informationen sammeln

Häufen Sie nicht wahllos irgendwelche Unterlagen an…. Denn: Übersichtlich sortiertes Material findet sich leichter! Beachten Sie daher die folgenden 10 Hinweise:

1. Schnelle Informationen aus dem Internet sind beliebt, aber nicht immer qualitativ hochwertig. Nutzen Sie auch Bibliotheken oder die Archive von Zeitschriften und Zeitungen – auch hier können Sie mit Schlagworten suchen.
2. Ob Artikel aus Zeitschriften und Zeitungen, Kopien aus Büchern oder statistisches Material: Verzeichnen Sie stets Autor, den vollständigen Titel des Erscheinungsmediums und des Artikels, Erscheinungsort und – datum. So ist das Wissen um Quelle und Datum auch nach Jahren noch verfügbar.
3. Greifen Sie auf eigene oder fremde Erfahrungen und Gespräche zurück –. Solche Subjektiven Fakten sind hilfreich, wenn Sie emotional argumentieren oder Beispiele bringen wollen. Notieren Sie dazu, was Ihnen oder anderen widerfahren ist, welche Ideen und Eindrücke Sie hatten und in welchem Kontext.
4. Sammeln Sie alles, Texte, Bilder, Grafiken oder Tonmaterial (z.B. als MP3). Diese können Ihre Argumentation unterstützen.
5. Nutzen Sie das Internet, um alle Informationen gezielt zu suchen.
6. Wenn Sie beispielsweise in Google nach mehreren Begriffen suchen, setzen Sie diese in Anführungszeichen, etwa: „Geld sparen“, das führt zu allen Treffern, die beide Worte enthalten und dann zu den Treffern, die nur das eine oder andere enthalten.
7. Wenn ein Begriff unbekannt ist, setzen Sie an seiner Stelle ein Sternchen
8. Wenn Sie einzelne Begriffe ausschließen wollen, setzen Sie vor das entsprechende Wort ein Minuszeichen
9. Wenn Sie nur deutschsprachige Informationen suchen, gehen Sie nur auf die deutsche Site der entsprechenden Suchmaschine oder klicken Sie die entsprechende Option an.
10. Wenn Sie Bilder suchen, können Sie bei Google speziell danach suchen, indem Sie auf die Option „Bilder“ klicken und einen Suchbegriff eingeben.

Bauen Sie eine überzeugende Argumentation auf

Schreiben Sie Ihre Argumente auf – am besten stichwortartig, so dass Sie sich im Meeting darauf stützen können, nicht aber in Gefahr kommen, abzulesen. Ihre Argumentation, egal wie kurz Sie auch sei, sollte aus drei Teilen bestehen:

Vor dem Meeting gilt: Fixieren Sie Ihre Argumentation schriftlich, damit Sie sie immer griffbereit haben.

Sorgen Sie für einen guten Einstieg

In der Kürze liegt die Würze. Sprechen Sie gleich über das Wesentliche, verschwenden Sie keine Zeit mit allgemein bekannten Banalitäten wie „Wir sind ja hier zusammengekommen, um über die Sparzwänge in der Firma zu diskutieren.“ ...

Inhaltsverzeichnis

• Impressum
• Einleitung: So unterstützt Sie dieses Buch
• Meetings erfolgreich durchführen: 2 X 7 Tipps zur erfolgreichen Vor- und Nachbereitung // Von Matthias K. Hettl
• Kreatives Management: Gruppendynamik nutzen // Von Wolfgang Traub
• Internationale Teams führen: 3 Tipps für virtuelle Zusammenarbeit // Von Gerd Mittmann
• Hochsensibilität im Beruf: Sinnvolle Meetings und Small Talk mit Tiefgang // Von Kathrin Sohst
• Führungskompetenz durch Systemische Moderation: 5 Tipps für bessere Meetings // Von Michaela Stach
• Visuelle Kommunikation und Storytelling: 7 Tipps für bessere Bildsprache // Von Miriam & Marko Hamel
• Protokoll schreiben in 4 Schritten: Die Meeting-Chronologie // Von Prof. Dr. Martin-Niels Däfler
• Effiziente Meetings im Überblick: Richtig Vorbereiten Kommunizieren Argumentieren [20 Checklisten & 10 Tipps] // Von Simone Janson
• Meetings ohne Chef-Allüren: 9 Tipps gegen Selbstdarsteller im Team // Von Simone Janson
• Schlusswort
• Autoren-Übersicht
• Über den Verlag Best of HR - Berufebilder.de®
• Hinweise zur Übersetzung