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Aufwand-Analyse und Stress-Bekämpfung: Wie Sie Ihren Tagesablauf verbessern
// Von Simone Janson
Vielleicht gehören Sie auch zu den flexiblen Leuten, die gerne alles spontan aus dem Ärmel schütteln. Dann finden Sie es möglicherweise überflüssig zu planen, denn “es kommt ja eh immer alles anders, als man denkt!”. Dennoch hilft eine Aufwand-Analyse Ihnen, Stress zu bekämpfen und Ihren Tagesablauf zu verbessern.
Sie sind lieber spontan
Sie wollen sich lieber spontan auf neue Gegebenheiten einstellen, statt sich an einen festen Plan zu halten, den Sie ohnehin ständig umschmeißen müssten. Und außerdem haben Sie jeden Tag so viel zu, dass Ihnen Planung wie die reinste Zeitverschwendung vorkommt. Wenn sie dann trotzdem den Überblick behalten und allen Anforderungen gerecht werden: herzlichen Glückwunsch. Generell aber gilt: Je höher die Anforderungen werden, desto eher müssen Sie auf eine gute Organisation als wichtiges Hilfsmittel zurückgreifen. Und desto besser sollte Ihre Planung sein, damit Sie sich im Bedarfsfall auch darauf verlassen können.
Vielleicht können Sie sich Ihre Termine auch im Kopf merken. Wenn Sie aber immer mehr Termine haben und auch immer langfristiger planen müssen, wird das bald nicht mehr gehen: Dann brauchen Sie eine gut strukturierte und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Terminplanung.
Planung – Theorie vs. Praxis
Vielleicht haben Sie aber auch schon einmal versucht, Ihre Arbeitsabläufe genau zu planen und sind daran kläglich gescheitert, weil Sie die Planung aus der Theorie einfach nicht in die Praxis umsetzen konnten (warum das so gewesen sein könnte, erfahren Sie in einem späteren Kapitel). Nun wollen Sie von Planung nichts mehr wissen und Sätze wie “Das funktioniert vielleicht bei anderen, aber bei mir nicht!” oder “Dafür bin ich einfach nicht konsequent genug” schießen Ihnen durch den Kopf. Doch Sie sollten nicht aufgeben, sondern es wieder versuchen – Rom ist schließlich auch nicht an einem Tag erbaut worden. Eine optimale Arbeitsorganisation ist eine wichtige Grundvoraussetzung für den beruflichen Erfolg. Wenn Sie sich darauf verlassen, dass Ihnen im Ernstfall schon spontan das richtige einfallen wird, kann das schiefgehen. Außerdem reagieren Sie dann meist nur passiv auf die Ereignisse. Wenn Sie hingegen vernünftig planen und Ihre Ziele dabei im Auge behalten, können Sie diese auch aktiv umsetzen.
Selbstmanagement bedeutet nicht, stur einen Plan zu entwerfen und diesen 1zu1 in die Praxis umzusetzen, denn manchmal müssen Sie Ihre Organisation auch einfach über Bord werfen und flexibel reagieren. Aber ein guter Plan hindert Sie nicht daran, auch mal spontan zu sein – wenn aber Schwierigkeiten auftreten, haben Sie nur einfach mehr Möglichkeiten.
Ihre Zeit analysieren
Sie wollen endlich tun können, was Sie wollen, selbstbestimmt und ohne Vorgaben – und nun sollen Sie sich schon wieder nach einem Zeitplan richten? Bevor Sie jetzt entrüstet das Buch weglegen, sollten Sie bedenken, dass es da einige Unterschiede gibt: Wenn Sie bisher als Arbeitnehmer gearbeitet haben, war Ihr Tagesplan zumindest grob von Ihrem Chef vorher bestimmt und Sie hatten wenig Möglichkeiten, die Arbeitszeiten zu hinterfragen. Als Selbständiger können Sie hingegen selbst bestimmen, wann Sie arbeiten wollen und wann nicht.
Weitestgehend zumindest, denn wenn Sie einen eigenen Laden betreiben, müssen Sie sich nach dem Ladenschlussgesetz richten und öffnen, wenn Ihre Kunden bei Ihnen einkaufen wollen, wenn Sie an der Volkshochschule unterrichten, müssen Sie sich an die Unterrichtszeiten halten und auch wenn Sie freiberuflich von zu Hause aus arbeiten, sollten Sie zumindest gelegentlich zu normalen Bürozeiten für Ihre Auftraggeber erreichbar sein. Dennoch bietet die berufliche Selbständigkeit optimale Möglichkeiten zur freien Zeiteinteilung wie sonst keine Berufstätigkeit. Viele Selbständigen schätzen gerade ihre freie Zeiteinteilung schätzen. Die aber birgt auch mögliche Gefahren:
Zu viel Arbeit
Lassen Sie uns einmal beim Beispiel berufliche Selbständigkeit bleiben, denn es zeigt sehr gut, wie sehr Menschen selbst verantwortlich sind für Über- oder Unterforderung, Stress und fehlende Effizienz: Gerade am Anfang der Selbständigkeit, wenn ein Gründer stark motiviert ist, das eigene Unternehmen aufzubauen, aber auch wenn Kunden ausbleiben und Existenzängste kommen, neigen viele Selbständige dazu, übermäßig zu arbeiten. Besonders dann, wenn sie vom Charakter her eher der nervöse Typ sind.
Tatsächlich arbeiten viele Gründer Nächte und Wochenenden durch, vernachlässigen private Kontakte, das Sportprogramm und eine ausgewogene Ernährung und verschieben den Urlaub immer wieder. Tatsächlich kursieren Checklisten “Sind Sie ein Unternehmertyp”, in denen sich u.a. auch die Frage findet: “Sind Sie bereit, in den ersten drei Jahren auf Sport und Urlaub zu verzichten?”.
Tatsache ist: Man kann, ja muss diese Frage getrost verneinen und trotzdem ein erfolgreicher Unternehmer werden: Zu einem erfolgreichen Privatleben gehört auch, dass Menschen im Allgemeinen auf Ihre Gesundheit achten und einen Ausgleich zu Ihrer fordernden Tätigkeit haben – sonst sind Sie nicht nur ständig gestresst, sondern verderben sich auf Dauer auch die Freude an der Arbeit.
Zu wenig Arbeit
Andere Mensch, vor allem auch phlegmatische Naturen, haben aber vielleicht eher das umgekehrte Problem: Sie tun zu wenig, weil Sie durch die freie Zeiteinteilung verführt sind, sich stärker Ihrem Privatleben zu widmen.
Andere verdrängen gerne, wenn es mal nicht so läuft, indem Sie sich mit den schönen Dingen des Lebens ablenken, statt zum Beispiel der fehlenden Kundennachfrage mit Akquise-Maßnahmen zu begegnen und so das Problem zu lösen. Denn in jedem Fall wirkt sich Ihr persönlicher Einsatz in der Regel direkt auf Ihr Einkommen aus.
Zu viel und zu wenig Arbeit gleichzeitig
Auch das kann passieren, denn nicht zu allen Tätigkeiten sind Sie gleich stark motiviert. Vermutliche widmen Sie sich lieber den Dingen, von denen Sie Ahnung haben, etwa Ihrem Fachgebiet. Aufgaben die Sie als unangenehm empfinden behandeln Sie möglicherweise eher stiefmütterlich. Das kann (muss aber nicht) zu Problemen führen.
Eine gute Zeitplanung hilft in jedem Fall, die drei oben genannten Probleme zu umgehen. Gute Zeitplanung bedeutet aber nicht, sich von der Uhr oder Ihrem Timer hetzen zu lassen, sondern passt sich flexibel Ihren Wünschen an. Denn natürlich lässt sich Zeit nicht sparen. Aber sie lässt sich gewinnen und effektiveres Arbeiten.
Analysieren Sie Ihre Zeit schriftlich
Um das zu erreichen, sollten Sie einmal mit Hilfe der folgenden Übersicht mindestens eine Woche lang Tag für Tag genau analysieren, wie Sie Ihre Zeit herumbringen. Für jeden neuen Tag erstellen Sie eine Tabelle wie in dem unten gezeigten Beispiel. Notieren Sie für jede Tätigkeit die Startzeit. Tragen Sie dann die Art der Tätigkeit in Stichworten eine. Benutzen Sie für jeden Tätigkeitswechsel eine neue Zeile. Kreuzen Sie das Feld Routine an, wenn es sich um eine Routinetätigkeit handelt. Schreiben Sie in der nächsten Spalte genau, auf, ob und durch was Sie bei Ihrer Arbeit unterbrochen wurden oder ob Sie eine Pause eingelegt und sich aktiv entspannt haben. Tragen Sie dann in die letzte Spalte die Dauer der Tätigkeit, der Störung beziehungsweise der Pause in Minuten ein. Legen Sie diese Übersicht so ab, dass Sie sie wiederfinden: Sie werden sie für Ihre Zeitplanung und auch die Umsetzung immer wieder brauchen.
| Wochentag und Datum: Montag, 16.04 |
| Zeit | Tätigkeit | Routine | Störung/Pause | Wert | Dauer |
| 8.00 | Projektkonzeption | | | A | 30 Min. |
| 8.33 | | | Störung durch Kundenanruf | C | 10 Min. |
| 8.43 | Projektkonzeption | | | A | 95 Min. |
| 10.18 | | | Pause | | 19 Min |
| 10.37 | Rechnungen Schreiben | X | | B | 23 Min. |
| 11.00 | Morgenbesprechung | | | D | 69 Min. |
| 12.09 | | | Mittagessen | | 51 Min. |
| 13.00 | Kundengespräch | | | C | 53 Min. |
| 13.53 | | | Pause | | 9 Min. |
| 14.02 | Vorbereitung Telefonakquiese | X | | B | 33 Min. |
| … | … | … | … | | … |
Wie Sie mit Stress umgehen
Wahrscheinlich kennen Sie das auch: Gerade wenn Sie es besonders eilig haben, scheint plötzlich alles schief zu gehen und Ihr sorgsam gemachter Zeitplan gerät vollends aus dem Lot. Die ganze Welt scheint sich gegen Sie verschworen zu haben. Doch dieser Eindruck täuscht: Tatsächlich ist es einfach so, dass Sie bei übermäßigem negativem Stress in der Regel weniger achtsam sind und die Dinge dadurch eher schieflaufen
Eigentlich ist Stress eine natürliche und nützliche Reaktion des menschlichen Organismus auf Reize, Anforderungen oder Bedrohungen der Umwelt. Zum ernsten Problem für Gesundheit und Leistungsfähigkeit wird er, wenn Anforderungen ständig über den Kopf wachsen und keine Mittel und Wege in Sicht sind, diese Anforderungen zu bewältigen. Daher ist Stress heute zum Sammelbegriff für Hektik, Überforderungsgefühle, unkontrollierbare Situationen, unangenehme Erlebnisse oder ständig enttäuschte Erwartungen geworden.
Stress ist auch Ansporn
Stress ist nicht nur schädlich, sondern auch ein Ansporn. Erfolgreich bewältigte Stresserlebnisse können das Vertrauen stärken, Herausforderungen zu meistern. Bleiben solche Situationen eingegrenzt, kann der Stress abgebaut werden. Körperlichen und psychischen Funktionen wie Herzschlag, Blutdruck, Atmung und Konzentration werden wieder auf ein Normallevel gebracht. Dauert dieser Alarmzustand aber über lange Zeiträume an, fehlt dem Körper das Zurück in die Normalität.
Bei Dauerstress geraten Stoffwechselprozesse und psychische Verarbeitungsmuster schleichend aber dauerhaft aus dem Ruder: Blutdruck, Herzfrequenz, Blutfett- und Blutzuckerspiegel und der Immunstatus können kritische Werte erreichen. Die gesteigerte Muskelspannung führt zu Schmerzen im Rücken-, Nacken- und Schulterbereich, auf die Dauer können ernsthafte Organschäden auftreten. Auch die psychischen Beeinträchtigungen sind nicht ohne: Chronischer Stress kann zu ständiger Gereiztheit, Konzentrationsmängeln und Schlafstörungen führen. Arbeitsstress ist eine häufige Ursache von Depressionen und Burn-Out. Der Körper sendet in der Regel schon lange vorher Warnsignale, wenn er unter schädlichen Dauerstress geraten ist, etwa ständige Müdigkeit, Mattigkeit, häufige Gereiztheit, Nervosität, anhaltende Schlafstörungen, Konzentrationsschwächen, Vergesslichkeit, zunehmender Konsum von Genussmitteln, abnehmende Bereitschaft oder Fähigkeit zur Entspannung.
Vor allem der wirtschaftliche Druck ist eine Stressquelle, die in Ihrem Alltag immer wieder neu gespeist wird. Sie müssen mit negativen Faktoren umgehen lernen und Sie sich selbst immer wieder motivieren. Auch das Problem, wie Sie bei häufig wiederkehrendem Stress Ihren Zeitplan überdenken (und weniger vollpacken!) sollten, sollten Sie lösen. Dennoch ist es wichtig, dass Sie bei dauernd hoher Belastung auch Techniken erlernen, mit denen Sie ein gewisses Maß an Stress akzeptieren können, um gesundheitliche Auswirkungen unter Kontrolle zu halten.
Persönliche Einstellungen und Bewertungen überprüfen und ändern
Nicht alle Menschen sind gleich anfällig gegen Stress. Bestimmte persönliche Sichtweisen und Einstellungen erhöhen das Risiko, immer wieder unter schädlichen Stress zu geraten. Diese Grundmuster wurden zumeist über lange Zeiträume erlernt und werden in der Alltagserfahrung gar nicht mehr wahrgenommen. Dazu gehören:
- Perfektionismus: An sich selbst sehr hohe Ansprüche stellen und alles stets fehlerfrei machen wollen
- Pessimismus: Stets negativen Seiten der Arbeits- und Alltagerlebnisse sehen
- Überhöhte Ansprüche: die Bereitschaft, sich ständig stark zu verausgaben und dabei nicht auf die Warnsignale des Körpers zu achten
- Geltungsbedürfnis und Konkurrenzdenken: Die Arbeit und Leistung immer auch mit Konkurr...
